賀冰花

【摘要】高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)用大數(shù)據(jù)探索新的工作模式是現(xiàn)階段的研究熱點(diǎn)，文章根據(jù)高校檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)分析其與大數(shù)據(jù)間的矛盾，指出高校檔案工作在大數(shù)據(jù)背景下不宜盲目跟風(fēng)，需保持理性，從容應(yīng)對(duì)。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高校檔案;數(shù)字化

“大數(shù)據(jù)”和“大數(shù)據(jù)時(shí)代”概念提出后，以“BAT”三大網(wǎng)絡(luò)巨頭為首的強(qiáng)大基礎(chǔ)上得以快速的發(fā)展，不管是云計(jì)算、社交網(wǎng)絡(luò)，還是物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和智慧城市，要全面應(yīng)用大數(shù)據(jù)，不僅給其他IT業(yè)以及大中小型企業(yè)帶來(lái)了嚴(yán)重的沖擊與挑戰(zhàn)，對(duì)政府與學(xué)術(shù)界亦影響深遠(yuǎn)，同樣給檔案信息化工作帶來(lái)了新理念、新技術(shù)，也帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。那么，大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案發(fā)展方向，如何迎接新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們檔案工作者需深入探討。

一、大數(shù)據(jù)在檔案工作中的發(fā)展現(xiàn)狀

以“大數(shù)據(jù)”和“檔案”為主題在中國(guó)知網(wǎng)上進(jìn)行檢索時(shí)，從2012年到2019年，共獲得4380篇相關(guān)文章，其中以2012年作者施永利的《大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)探討》為先驅(qū)，2013年檢索到52篇，從2014年開始呈現(xiàn)爆發(fā)性增長(zhǎng)的趨勢(shì)，檢索到219篇，2018年1153篇，截至2019年9月，已經(jīng)有968篇。研究?jī)?nèi)容從大數(shù)據(jù)的概念、內(nèi)涵及特點(diǎn)，到檔案數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)字檔案建設(shè)、檔案大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用等，以及檔案大數(shù)據(jù)的價(jià)值、檔案工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)、服務(wù)方式轉(zhuǎn)變等，甚至包括大數(shù)據(jù)對(duì)檔案學(xué)科影響的分析，涉及內(nèi)容廣泛。相關(guān)研究主要局限于宏觀層面的探討，缺乏系統(tǒng)分析和技術(shù)可行性研究，檔案機(jī)構(gòu)和學(xué)術(shù)界也缺乏相應(yīng)的法律、政策法規(guī)配套方面的系統(tǒng)論述和指引。

二、高校檔案與大數(shù)據(jù)間的矛盾分析

IT行業(yè)中大數(shù)據(jù)是指無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)，其符合IBM提出的“5V”特點(diǎn)：大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variety）、低價(jià)值密度（Value）、真實(shí)（Veracity）。而高校檔案大數(shù)據(jù)與IT大數(shù)據(jù)有本質(zhì)的區(qū)別，具體為以下幾點(diǎn)：

（一）高校檔案數(shù)據(jù)的滯后與IT大數(shù)據(jù)的高速相矛盾。高校檔案是學(xué)校從事教育事務(wù)而直接形成的歷史記錄，具體包括已經(jīng)辦理完畢的文件和教學(xué)過(guò)程中形成的教學(xué)檔案，而非“實(shí)時(shí)”“在線”的數(shù)據(jù);IT大數(shù)據(jù)強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性以及數(shù)據(jù)高速增長(zhǎng)，而非數(shù)據(jù)量上的“大”?？梢姡咝n案數(shù)據(jù)雖然數(shù)量巨大，但與IT大數(shù)據(jù)的快速增長(zhǎng)、動(dòng)態(tài)采集、實(shí)時(shí)獲取等性質(zhì)相差甚遠(yuǎn)，不可偷換概念。

（二）高校檔案的穩(wěn)定性與IT大數(shù)據(jù)的多樣性相矛盾。高校檔案機(jī)構(gòu)每年都要收集涵蓋高校一切活動(dòng)的十一大類檔案，包括黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、人物等，信息資源穩(wěn)定。檔案信息化建設(shè)主要是電子文件的歸檔和紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作，形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)單一;而IT大數(shù)據(jù)的多樣化體現(xiàn)在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的多樣化，包括結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)越來(lái)越成為數(shù)據(jù)的主要部分。

（三）高校檔案的憑證作用與IT大數(shù)據(jù)的低價(jià)值密度相矛盾。高校檔案機(jī)構(gòu)在收集整理檔案的過(guò)程中嚴(yán)格把關(guān)，其資源信息具有真實(shí)性、原始性、關(guān)聯(lián)性等其他信息不可比擬的優(yōu)勢(shì)。而IT大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量在不斷增加，無(wú)意義的冗余、垃圾數(shù)據(jù)也會(huì)越來(lái)越多，而且其增長(zhǎng)的速度比數(shù)據(jù)信息更快，尋求的重要數(shù)據(jù)信息或客觀真理往往會(huì)被龐大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的噪聲所淹沒(méi)。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作發(fā)展的對(duì)策

（一）保持理性，緊抓高校檔案的特點(diǎn)和任務(wù)。提供證據(jù)、給予公眾解惑是檔案的核心功能，高校檔案的利用者可按身份進(jìn)行劃分，包括：學(xué)生及校友、教工、企業(yè)和專業(yè)機(jī)構(gòu)。學(xué)生及校友對(duì)高校檔案利用并不頻繁，需求簡(jiǎn)單，一般是遇到問(wèn)題才會(huì)進(jìn)行查詢，但是一旦有利用需求，必定與自身利益密切相關(guān)，所以他們對(duì)高校檔案信息服務(wù)的要求是能簡(jiǎn)單、快速、高效地解決問(wèn)題，并獲得滿意的服務(wù)。教工對(duì)高校檔案的查閱利用則非常專業(yè)，他們需要第一手的資料和原始數(shù)據(jù)，如基建人員需要學(xué)校建設(shè)招投標(biāo)計(jì)劃書、方案、圖紙、施工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等專業(yè)資料;科研人員需要科研活動(dòng)中形成的、有價(jià)值的文字材料、計(jì)算數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像等全面、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分析研究;行政管理人員需要學(xué)校行政管理活動(dòng)中形成的文件、資料、報(bào)告、批件、證書、圖片、聲像及電子檔案和榮譽(yù)實(shí)物等檔案材料。所以教工對(duì)檔案信息服務(wù)的要求是能夠提供豐富的檔案信息資源，并確保這些資源分類合理、全面系統(tǒng)，便于查找利用，且查詢到的資料具有真實(shí)性、系統(tǒng)性、有效性、完整性。企業(yè)和專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)高校檔案的查閱利用多為常規(guī)工作所需，他們只關(guān)注與其工作相關(guān)的信息，如對(duì)新入職員工的學(xué)歷學(xué)位資格審查、在校情況調(diào)查等。因此，他們對(duì)高校檔案信息服務(wù)的要求是能夠簡(jiǎn)單、快捷地獲取真實(shí)、實(shí)用的資料供其參考。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，雖然高校用戶信息需求增加，但歸檔過(guò)程中對(duì)高校事務(wù)產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)是有甄別的，只有真實(shí)可靠、具有保存價(jià)值的原始性、憑證性的信息才屬于歸檔范圍。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)并未對(duì)檔案的保存和應(yīng)用造成翻天覆地的變化，不能因?yàn)閿?shù)據(jù)多了，技術(shù)高了，就否定傳統(tǒng)的檔案管理方法。目前雖然數(shù)字檔案館已經(jīng)如火如荼開展了幾年，但大多停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的電子掃描、目錄檢索查詢索引等輔助工作，對(duì)于專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、檔案管理系統(tǒng)、校內(nèi)或校際檔案部門間交叉訪問(wèn)等還存在著很多不足。我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到這些不足，并通過(guò)軟硬件的建設(shè)，更加科學(xué)規(guī)范地管理檔案，建立起真正意義上的數(shù)字檔案，逐步向大數(shù)據(jù)檔案模式轉(zhuǎn)變。

（二）正確定位，勿盲目跟風(fēng)。大數(shù)據(jù)應(yīng)用于高校檔案是比較新的大膽的嘗試，面對(duì)高校檔案目前館藏結(jié)構(gòu)單一、功能簡(jiǎn)單、管理及推廣落后的現(xiàn)狀，高校檔案機(jī)構(gòu)首先需要端正態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)到高校檔案應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)是為了提供更加優(yōu)質(zhì)、方便的服務(wù)，而不是為了跟風(fēng)，一味追求新鮮事物。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、建立高校數(shù)字檔案需要軟硬件平臺(tái)的建設(shè)和專業(yè)化技術(shù)人員的支持與指導(dǎo)，不是一朝一夕能完成的簡(jiǎn)單工作，需要打一場(chǎng)持久戰(zhàn)。一定要避免建立了軟硬件平臺(tái)之后，缺乏技術(shù)人員，疏于管理，久而久之變得無(wú)人管理，無(wú)人訪問(wèn)。目前我國(guó)的檔案信息化建設(shè)中的技術(shù)類工作如軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、軟件系統(tǒng)開發(fā)、檔案數(shù)字化掃描等大多采用招標(biāo)和外包的形式，檔案工作人員對(duì)于大數(shù)據(jù)的概念只停留在了解的層面。大數(shù)據(jù)技術(shù)目前是以“BAT”三個(gè)IT巨頭應(yīng)用于商業(yè)預(yù)測(cè)與支持和交通領(lǐng)域的交通規(guī)劃管理，對(duì)于檔案大數(shù)據(jù)的研究和應(yīng)用要理性認(rèn)識(shí)、研究“怎么用”大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源利用最大化的問(wèn)題，而不是“大數(shù)據(jù)技術(shù)去實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)”，切忌盲目跟風(fēng)建設(shè)，緊盯著檔案數(shù)字化建設(shè)中數(shù)字資源總量的膨脹，而忽略大數(shù)據(jù)的本質(zhì)特性。

（三）高校檔案館的發(fā)展策略。不可否認(rèn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)使檔案數(shù)據(jù)迅速擴(kuò)張，這些數(shù)據(jù)中隱含的信息稍縱即逝，因此，檔案歸檔范圍勢(shì)必?cái)U(kuò)大，如何實(shí)時(shí)鑒別捕獲有歸檔價(jià)值的電子文件，如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、自動(dòng)歸集將是我們首要關(guān)注的問(wèn)題。另外，我們依然要大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)，對(duì)于基礎(chǔ)性的工作依然要堅(jiān)守前任留下的優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)和理論。只有擁有足夠的有價(jià)值的數(shù)據(jù)積累，才能為大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘提供基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)源，為檔案大數(shù)據(jù)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。檔案部門在新興技術(shù)方面不具有優(yōu)勢(shì)，信息化專業(yè)人才缺失，建設(shè)水平不高，因此，檔案館的跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)、跨部門的合作非常重要，在信息技術(shù)和數(shù)字化建設(shè)方面可以與校內(nèi)信息管理處合作建立牢固的技術(shù)支持，與軟件信息公司建立長(zhǎng)短期合作，聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的搭建，加強(qiáng)與其他高校檔案機(jī)構(gòu)、檔案協(xié)會(huì)的聯(lián)動(dòng)與合作，推動(dòng)檔案信息資源的優(yōu)化配置、成果共享。

四、結(jié)論

高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下，其工作模式和服務(wù)方式必然會(huì)發(fā)生變革和創(chuàng)新，如何抓住大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的契機(jī)，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)、提升高校檔案服務(wù)水平是我們面臨的新挑戰(zhàn)。在變革和創(chuàng)新的過(guò)程中，應(yīng)正確定位，勿盲目跟風(fēng)，削足適履，而是應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前檔案數(shù)字化的程度，結(jié)合檔案信息的特點(diǎn)，在做好目前傳統(tǒng)工作和數(shù)字化工作的基礎(chǔ)上，適當(dāng)拓展，以尋找適合自己發(fā)展的新路徑。

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