郝曉燕
【摘要】對于一個企業(yè)來說,檔案管理是重要的工作內容之一,不僅對企業(yè)的文化建設有重要意義,而且也是推動經(jīng)濟效益提升的重要工作。精細化管理在企業(yè)管理中得到了越來越高的重視,對于提高檔案管理工作質量和效率,推動檔案工作標準化有非常重要的價值。
【關鍵詞】精細管理;檔案工作;企業(yè)
檔案是一個企業(yè)在成長過程中,獲取、收集或產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、信息、資料的記錄。這既是一個企業(yè)發(fā)展成長的記錄,也是企業(yè)最寶貴的經(jīng)驗和教訓的總結,對后續(xù)企業(yè)的發(fā)展有至關重要的意義。忘記歷史,就意味著背叛。沒有做好檔案工作,對于企業(yè)來說,就是割裂歷史,拋棄了寶貴的經(jīng)驗教訓財富。然而,如何做好現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作,對于很多企業(yè)來說依然是一個難題。今天,很多企業(yè)在管理過程中應用了精細化管理,產(chǎn)生了很好的效果。將精細化管理應用于企業(yè)檔案管理中,同樣有顯著效果。本文重點探討如何將精細化管理應用于檔案管理中。
一、檔案精細化管理的意義
(一)推動企業(yè)發(fā)展進步。精細化管理,是現(xiàn)代企業(yè)管理中產(chǎn)生的一種新型管理模式,對提高企業(yè)管理效率產(chǎn)生了積極影響。將其合理應用于檔案管理中,同樣能夠推動檔案管理工作效率的提升,進而為企業(yè)效益最大化提供應有的幫助。企業(yè)檔案,既是企業(yè)發(fā)展運營過程中的各種記錄,也是企業(yè)成長經(jīng)歷的總結,還是企業(yè)未來決策的重要依據(jù),對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有重要價值。企業(yè)檔案中包含的信息非常全面,種類繁多,既有各種經(jīng)營數(shù)據(jù),也有各種參考資料,還有各種文件憑證等等,只有以精細化管理才能夠從中提取更有價值的信息,為企業(yè)發(fā)展作出更大的貢獻。
(二)提高企業(yè)服務效益最大化。精細化管理應用于企業(yè)檔案管理工作,能夠對企業(yè)服務效益產(chǎn)生較大的正面影響,進而推動企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。精細化管理是企業(yè)管理的新型思想,所以檔案管理中精細化管理的應用要向企業(yè)管理領域推進,這需要企業(yè)文化具有較強的引導能力,從而在企業(yè)內部建立統(tǒng)一的價值觀。這對于企業(yè)文化的建設也有積極作用。同時,還必須要致力于建設人性化的工作氛圍,使企業(yè)內部形成一種積極向上的環(huán)境,讓員工看到自己的價值,并接受精細化思想,進而將這種思想融入自己的日常工作中,進而為企業(yè)發(fā)展提供更強大的支持。
(三)推動檔案管理的科學化。企業(yè)的管理離不開各項規(guī)章制度,檔案管理同樣如此。檔案工作的精細化管理,有助于檔案管理的科學化和規(guī)范化。在精細化管理的約束下,檔案管理人員的工作內容更加明確,工作流程更加科學,工作標準更加規(guī)范:一方面,讓檔案管理人員的工作變得更加清晰和簡潔;另一方面,讓彼此之間的職責更加明確,以推動檔案管理的有效性。所以說,精細化管理的執(zhí)行,能夠讓檔案管理的科學化程度得到有效提升,對于員工的積極性和工作熱情也是有效的激發(fā)。
二、當前企業(yè)檔案管理存在的問題
(一)管理理念落后。觀念決定行為,管理觀念的落后是很多企業(yè)檔案管理工作的根本性問題所在。一些企業(yè)領導,將檔案工作認為僅僅是各種文件、資料的收集、整理和保存,不僅內容單一工作簡單,而且作為一類輔助性工作,對企業(yè)的發(fā)展和成長無法創(chuàng)造價值。所以,對其重視程度嚴重不足。同時,企業(yè)檔案管理人員對這項工作也認識不全,認為領導不重視,所以提不起工作的興趣;或者自己也認為就是資料的管理者。這種落后的管理理念,既嚴重抑制了工作人員的工作熱情,也導致檔案管理工作的價值沒有得到體現(xiàn),檔案的價值被埋沒,所以必須要予以糾正。
(二)管理模式與制度不科學。管理模式與制度,直接影響了檔案管理的效率和其價值的發(fā)揮。企業(yè)檔案蘊藏著豐富信息,是非常有價值的信息資源;然而這些資源的價值只有經(jīng)過科學的管理,才能夠得到發(fā)揮。但是,當前很多企業(yè)檔案工作管理模式陳舊,管理制度不健全。企業(yè)在不斷發(fā)展壯大,檔案部門卻沒有同步發(fā)展,功能沒有擴充,技術沒有升級,檔案管理依然沿用傳統(tǒng)模式紙質存儲,檔案的借用依然通過手工記錄,檔案的管理靠工作人員人力勞動;制度層面的不足導致資料管理不善,一些資料被員工帶走,甚至遺失,完整程度堪憂;一些新的資料沒有及時入檔,或者入檔后找不著等等,歸根結底是由于模式與制度不科學造成的。
(三)管理人員綜合素質不佳。企業(yè)檔案管理工作,需要較高的專業(yè)素質。很多企業(yè)的檔案管理人員,或從其他部門借調,或以兼職方式出現(xiàn),或被認為是閑職隨便安排人負責,或干脆是走后門進來的。這樣的管理人員,不論是專業(yè)知識,還是綜合素質,都存在很大的問題,更不要說情報學、圖像學、信息管理、計算機、法律等復合型人才。總的來說,管理人員綜合素質不佳,嚴重制約了檔案管理工作的正常開展。
三、企業(yè)檔案精細化管理的策略
(一)建立精細化工作理念。檔案工作精細化管理,首先必須要轉變工作理念。當前我們正處于知識經(jīng)濟的時代,信息技術的高速發(fā)展,使得我們提取信息、分析信息和應用信息的能力大大提升。檔案工作,就是對信息的管理。所以,對于檔案管理“就是文件和資料的整理和保管”這樣的錯誤認識,必須堅決予以摒棄,建立正確的、現(xiàn)代化的檔案管理理念。充分認識到挖掘、分析和運用檔案信息對企業(yè)發(fā)展的巨大作用。
(二)實施精細化服務方式。在檔案管理工作中,要緊密圍繞科學化、精細化管理,對信息資料實施有效整合。今天,信息技術不斷成熟,知識和信息的價值不斷提升,所以檔案工作要與時俱進,創(chuàng)新檔案管理,用好檔案資料,使檔案資源的價值得到有效發(fā)揮。讓檔案信息成為企業(yè)發(fā)展的重要參考和依據(jù)。在服務方式上,要依托現(xiàn)代科技,不斷完善。一方面,要做好檔案資源的分類信息化整理,使資料的可分析和可利用度得到提升;另一方面,在資料的收集方面,要多利用現(xiàn)代化手段,包括網(wǎng)絡、電話等方式,對檔案資料的準確性、全面性做好確認,保證檔案的有效性;此外,檔案工作要實現(xiàn)從以前的資料整理向信息管理的邁進,通過對檔案信息的有效管理,對其中有價值的信息進行有效的提煉、總結。檔案工作要轉被動為主動,傳統(tǒng)的檔案管理,都是被動接受用戶的存檔、查閱;隨著信息化技術的不斷發(fā)展,檔案管理工作應主動從檔案中提煉有價值的信息,并將相關的信息發(fā)送給企業(yè)領導以供決策參考。
(三)創(chuàng)新檔案管理模式。隨著社會的不斷發(fā)展,檔案工作的精細化管理也需要管理模式的與時俱進。檔案室要從傳統(tǒng)的檔案存儲室向企業(yè)信息中心發(fā)展;從傳統(tǒng)的接收、存儲、提供各類實體檔案資源的管理模式,發(fā)展成為現(xiàn)代化企業(yè)的資料庫、情報庫、智力庫,以虛實資料相結合、以歷史和顯示信息相呼應、以主動服務和被動管理相融合的新型管理模式。這樣的企業(yè)信息中心,對于企業(yè)的發(fā)展將產(chǎn)生不可或缺的重要意義,成為企業(yè)發(fā)展的智囊和重要的決策支持機構。
(四)管理流程的精細化。對于精細化企業(yè)檔案工作來說,精細化管理流程同樣不可缺。現(xiàn)代化的企業(yè)信息中心,其檔案管理包括了實體資料管理和電子文件管理兩大部分。實體資料的管理,至少應當包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和移交六大環(huán)節(jié),在每個環(huán)節(jié)中,都以精細化理念執(zhí)行,確保檔案資料的準確性和有效性。對電子文件的管理,則需要信息管理的專業(yè)技術,從其形成、存儲、安全管理等各方面做好管理。流程的精細化,是資源價值永久得以發(fā)揮的基礎。
四、小結
綜上所述,隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展,企業(yè)檔案工作也需要與時俱進,精細化管理對于推動現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的效率和質量提升,推動檔案管理的標準化,有至關重要的價值。另外,高素質的檔案管理人才,對于企業(yè)檔案精細化管理同樣不可或缺,所以必須要重視人才的引進和培養(yǎng),為檔案工作的開展提供充足的智力支持。
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