蒙天池

【摘要】事業(yè)單位必須充分引入先進(jìn)的信息技術(shù)，重視加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案工作規(guī)范化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，組建完善的檔案信息化平臺(tái)，對(duì)各種檔案文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)以方便后期查詢、調(diào)閱與更新。本文在簡述檔案工作規(guī)范化管理問題的基礎(chǔ)上綜合探討如何發(fā)揮檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的促進(jìn)作用，希望能為檔案管理工作提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】規(guī)范管理;檔案管理;辦公室

一、辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性

（一）單位整體工作效率明顯提升。對(duì)企業(yè)而言，辦公室檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的工作開展有著良好的促進(jìn)作用，也是企業(yè)日常工作當(dāng)中最重要的環(huán)節(jié)，因企業(yè)的工作性質(zhì)以及崗位的特殊性，工作量是非常復(fù)雜且繁重的，經(jīng)常會(huì)投入大量的財(cái)力以及物力，但是往往未達(dá)到理想的效果，因此，辦公室檔案管理規(guī)范化是極其必要的，在對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效的改進(jìn)工作之后，會(huì)為原來復(fù)雜的工作流程省去不少麻煩，且極大減少了許多不必要的消耗，對(duì)于檔案管理工作人員而言，減輕了繁瑣的工作內(nèi)容，效率得到了相應(yīng)的保障，同時(shí)，還促進(jìn)了企業(yè)管理效率以及工作進(jìn)度的提升，使公司的管理水平以及發(fā)展穩(wěn)步提高。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理規(guī)范化工作在不斷落實(shí)過程中，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)重視對(duì)于人才的培養(yǎng)，投入精力到人才的培養(yǎng)當(dāng)中，加強(qiáng)工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，同時(shí)提升工作人員各方面的能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化。人才的能力和工作效率是成正比的，且兩者之間相互促進(jìn)，相輔相成，而檔案工作的逐漸改變也會(huì)影響管理人員的工作方式以及效率，與之前傳統(tǒng)的人工操作管理模式不同的是，檔案管理規(guī)范化之后采用最新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，多數(shù)情況下，基本上已被電子計(jì)算機(jī)逐漸代替操作。隨著工作模式發(fā)生改變，新的工作環(huán)境當(dāng)中，管理人員必須具備熟練的電腦操作技能，并應(yīng)熟悉相關(guān)檔案管理軟件。管理人員的綜合素質(zhì)以及能力也因?yàn)楣ぷ髂Ｊ降母淖兌饾u提高，而管理人員在工作能力提升的同時(shí)，個(gè)人價(jià)值也將有所體現(xiàn)。

（三）規(guī)范化管理方式的改變。隨著科技的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們的生活發(fā)生了巨大的變化，信息社會(huì)的到來使得數(shù)據(jù)井噴式爆發(fā)與融合，且信息量日益龐大，因此傳統(tǒng)的管理模式顯然不適用于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作，在科技逐漸普及的現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流，借助目前高效的軟件對(duì)數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行處理和儲(chǔ)存，將這些復(fù)雜的工作內(nèi)容進(jìn)行簡化。因此，計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件應(yīng)用已經(jīng)逐步走進(jìn)辦公室日常檔案管理工作當(dāng)中，管理人員可以充分利用計(jì)算機(jī)帶來的便捷，對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)性的分類，再進(jìn)行存儲(chǔ)和高效管理，在高科技應(yīng)用的基礎(chǔ)上，極大豐富了企業(yè)的管理模式。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略

（一）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，明確檔案人員的職責(zé)。事業(yè)單位日常工作中各部門的職責(zé)繁多，涉及面較廣，事業(yè)單位檔案涵蓋了文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、電子聲像檔案以及實(shí)物等各類檔案，其中還有設(shè)備檔案、科研檔案、基建檔案等。事業(yè)單位做好辦公室檔案管理工作需要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，使檔案管理能夠有據(jù)可行，有章可依，在制度上保證事業(yè)單位檔案工作程序化、規(guī)范化。在檔案的保管中，管理人員要保證檔案資源的安全性和完整性，使檔案資源發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

（二）強(qiáng)化辦公室檔案管理的保密工作。檔案管理人員在對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行存儲(chǔ)以及保存的同時(shí)，務(wù)必按照我國相關(guān)的檔案管理制度規(guī)定，對(duì)事業(yè)單位重要文書檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，管理人員不得私自進(jìn)行復(fù)制、抄錄以及拍攝。檔案管理人員在確定檔案保密級(jí)別的同時(shí)，需要根據(jù)檔案文書的具體利用對(duì)象，對(duì)文書檔案的實(shí)際保密時(shí)間和保密范圍進(jìn)行規(guī)范，與此同時(shí)，管理人員需要根據(jù)文書檔案的不同保密級(jí)別依次分類處理，這樣有助于確保檔案的安全。

（三）提高辦公室文書檔案管理信息化技術(shù)水平。運(yùn)用信息技術(shù)是提高檔案管理水平和工作質(zhì)量的主要途徑，信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理人員提供便利，文書整理、檔案管理等可以借助相應(yīng)的輔助設(shè)備通過文字圖像等方式錄入存儲(chǔ)，使文書檔案更具有規(guī)范性，并且信息技術(shù)的應(yīng)用也符合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，辦公室檔案管理信息化發(fā)展是事業(yè)單位進(jìn)行改革提升的一個(gè)支點(diǎn)，良好的文書檔案服務(wù)于檔案資源的利用是一個(gè)重要的前提。另外，二維碼技術(shù)在檔案數(shù)字化、規(guī)范化管理中具有重要的作用，二維碼存儲(chǔ)的信息量大、成本低、容易制作，運(yùn)用二維碼對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以使檔案以信息化的形式進(jìn)行保存。二維碼運(yùn)用于檔案管理中，只需要運(yùn)用手機(jī)進(jìn)行掃描，就可以讀出檔案所在的位置，方便對(duì)檔案資料的查閱。運(yùn)用二維碼技術(shù)可以大大提高檔案管理的效率，有利于實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的長期保存，從而提高檔案管理的水平。二維碼的運(yùn)用打破了字符數(shù)的限制，可以運(yùn)用二維碼記錄相關(guān)的摘要和目錄信息，還可以對(duì)檔案所在的排架位置進(jìn)行定位，有助于節(jié)約檔案管理時(shí)間，便于查找相關(guān)的信息。

（四）提升檔案信息真實(shí)可靠性。在檔案管理工作規(guī)范化過程中，既要保障工作的效率，同時(shí)也要對(duì)檔案材料的真實(shí)性進(jìn)行核查。規(guī)范化檔案管理并不是一味提升工作速度，而是提升整體的工作效率，從質(zhì)量上發(fā)生改變。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，我們所接觸的數(shù)據(jù)越來越廣泛，且數(shù)量呈爆炸式增長，網(wǎng)絡(luò)上的許多信息存在一定的不確定性，因此，在檔案整理中，需要不斷降低檔案整理過程中的錯(cuò)誤率。此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步引導(dǎo)檔案管理人員建立良好的工作作風(fēng)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，激勵(lì)工作人員以飽滿的熱情投入到工作當(dāng)中，并且盡量與其他各個(gè)部門加強(qiáng)聯(lián)系，這樣做有利于第一時(shí)間掌握相關(guān)數(shù)據(jù)以及材料，并且大大提升了數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。提高工作人員的責(zé)任感，對(duì)于工作應(yīng)當(dāng)做到一絲不茍，良好積極的心態(tài)對(duì)于有效開展工作至關(guān)重要。

三、總結(jié)

為了提升文書檔案工作水平，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)當(dāng)前的檔案設(shè)備進(jìn)行全面檢查，對(duì)一些陳舊的設(shè)備進(jìn)行更換，并且注意計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)更新，確保設(shè)備能夠滿足辦公室檔案管理的日常需要。同時(shí)調(diào)用監(jiān)督能力較強(qiáng)的工作人員對(duì)辦公檔案管理工作以及日常財(cái)務(wù)檔案、檔案整理進(jìn)行必要的監(jiān)督和檢查。

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