戴芳 湯洋 合思琦 郭映秋

【摘要】辦公室作為一個(gè)單位的窗口部門(mén)和樞紐部門(mén)，承擔(dān)著聯(lián)系各級(jí)部門(mén)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理行政事務(wù)，協(xié)調(diào)整個(gè)單位之間的關(guān)系，保證各部門(mén)靈活、高效運(yùn)作的重要任務(wù)，是單位的關(guān)鍵科室。本文以科研院所辦公室為研究對(duì)象，通過(guò)分析科研院所辦公室服務(wù)水平現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出提升辦公室服務(wù)水平現(xiàn)狀的高效方法和途徑，以期為促進(jìn)科研院所高水平服務(wù)提供建議。

【關(guān)鍵詞】科研院所;辦公室;服務(wù)水平

一、科研院所辦公室服務(wù)水平

科研院所辦公室要參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)，有時(shí)事務(wù)纏身，經(jīng)常性事務(wù)多，突擊性任務(wù)重，要做好辦公室工作，必須有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，較高的服務(wù)水平。

習(xí)近平總書(shū)記到中辦視察工作時(shí)提出“五個(gè)堅(jiān)持”的要求，即堅(jiān)持絕對(duì)忠誠(chéng)的政治品格、堅(jiān)持高度自覺(jué)的大局意識(shí)、堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、堅(jiān)持無(wú)怨無(wú)悔的奉獻(xiàn)精神、堅(jiān)持廉潔自律的道德操守。他要求辦公室要不斷提升“三服務(wù)”水平：一要特別講忠誠(chéng);二要特別顧大局;三要特別敢擔(dān)當(dāng);四要特別能奉獻(xiàn);五要特別守紀(jì)律?？蒲性核k公室承擔(dān)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)和對(duì)外交往的任務(wù)，是科研院所的重要樞紐，也是科研院所整個(gè)工作運(yùn)行的重要組成部分。新形勢(shì)下，隨著信息技術(shù)和科技水平的提高，對(duì)科研院所辦公室工作的要求越來(lái)越嚴(yán)格，提高辦公室服務(wù)水平勢(shì)在必行。

二、科研院所辦公室服務(wù)現(xiàn)狀

科研院所是我國(guó)科研體系的重要組成部分，科研院所辦公室是科研院所的核心服務(wù)機(jī)構(gòu)，新時(shí)期、新形勢(shì)對(duì)辦公室服務(wù)水平提出更高要求。但是，目前科研院所辦公室服務(wù)水平現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，辦事積極性不夠高，缺乏過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力，管理精細(xì)化程度不夠，面臨科技發(fā)展的形勢(shì)需要，科研院所辦公室存在諸多問(wèn)題和不足。

（一）缺乏辦事的主動(dòng)性。新形勢(shì)下，科研院所辦公室工作涉及范圍越來(lái)越廣，包含信息傳送、政務(wù)公開(kāi)、檔案管理、協(xié)調(diào)綜合、協(xié)調(diào)把關(guān)等工作職能。作為綜合部門(mén)，平時(shí)事務(wù)繁雜，突發(fā)事件也較多，有時(shí)應(yīng)接不暇，辦公室人員面對(duì)眼前事務(wù)容易按部就班、被動(dòng)等待，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)未安排部署的工作缺乏主動(dòng)思考，對(duì)工作滯后反映得多，預(yù)見(jiàn)性和前瞻性不強(qiáng)，參謀作用沒(méi)有充分發(fā)揮。

（二）缺乏過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力。科研院所辦公室要參與政務(wù)、管理事務(wù)和搞好服務(wù)，做好辦公室工作需要較強(qiáng)的綜合素質(zhì)：站起能說(shuō)、坐下能寫(xiě)、出去能干、進(jìn)來(lái)能謀。但在辦公室的日常業(yè)務(wù)中，具備辦公室綜合業(yè)務(wù)能力的工作人員并不多。平時(shí)由于工作繁忙，瑣事較多，科研院所辦公室人員疲于處理繁雜事務(wù)，對(duì)各方面綜合能力的學(xué)習(xí)和提升不夠。此外，由于辦公室人員流動(dòng)性較大，新員工往往缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)技術(shù)不熟練，整體素質(zhì)有待提升。

（三）管理精細(xì)化程度不夠?？蒲性核k公室人員相對(duì)較少，工作人員通常兼職多項(xiàng)具體工作，要使每項(xiàng)工作都突出存在一定的困難。尤其在各行部辦公室更加明顯，各行部辦公室承擔(dān)職責(zé)較多、人手更為缺乏，很難將辦公室的“辦文”“辦事”有效結(jié)合起來(lái)。

（四）人員結(jié)構(gòu)老齡化?？蒲性核鶎儆谑聵I(yè)單位，行政管理部門(mén)的在編人員年齡老化、結(jié)構(gòu)失衡。受編制等因素影響，單位為避免超編，消化超編的人員，多年未進(jìn)入新的年輕員工，造成人員老齡化的情況。編制的剛性管理與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求已經(jīng)不相適應(yīng)，老齡化的人員結(jié)構(gòu)也不適應(yīng)新形勢(shì)下科研院所辦公室的管理需求。

（五）缺乏創(chuàng)新精神?？蒲泄ぷ餍枰?jiǎng)?chuàng)新，科研院所辦公室工作同樣需要注入活力，但目前的辦公室工作創(chuàng)新意識(shí)并不足，主要表現(xiàn)為缺乏有效的管理手段，對(duì)工作按部就班，多數(shù)時(shí)候?yàn)楸粍?dòng)接受工作，滿足于完成任務(wù)，創(chuàng)新活力不足，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，敢闖、敢拼的意識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

三、改善科研院所辦公室服務(wù)水平的措施

（一）增強(qiáng)五個(gè)意識(shí)。1.增強(qiáng)大局意識(shí)?？蒲性核k公室為所領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)，無(wú)論是出謀劃策、貢獻(xiàn)智慧，還是報(bào)送信息、反映情況，無(wú)論是督查督辦、推動(dòng)落實(shí)，還是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、搞好保障，都要以大局為先、以大局為重，緊緊圍繞大局、時(shí)時(shí)聚焦大局、處處服務(wù)大局，找準(zhǔn)位置，發(fā)揮作用，確保為所領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、指導(dǎo)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2.增強(qiáng)發(fā)展意識(shí)。隨著科技和信息的不斷進(jìn)步，科研院所應(yīng)根據(jù)當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)做好信息儲(chǔ)備工作，圍繞所內(nèi)不同的工作重點(diǎn)，提出新觀點(diǎn)、新思路、新辦法和新舉措，達(dá)到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)班子為所內(nèi)發(fā)展和整體推進(jìn)建言獻(xiàn)策的目的。3.增強(qiáng)協(xié)調(diào)意識(shí)。辦公室處于科研院所的中心樞紐位置，經(jīng)常扮演統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的關(guān)鍵角色?？蒲性核k公室人員需要樹(shù)立協(xié)調(diào)意識(shí)，提高溝通協(xié)調(diào)能力，對(duì)內(nèi)做好統(tǒng)籌安排工作，既能分工協(xié)作，又能總體一致;對(duì)外要當(dāng)好關(guān)鍵位置的黏合劑，促進(jìn)科室與科室之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)，爭(zhēng)取各方面的支持和配合，確保任務(wù)圓滿完成。4.保密意識(shí)。科研院所辦公室處于單位的核心部門(mén)，也是信息的集中地，很多所內(nèi)的一手信息都能匯集到辦公室，其中很多信息可能涉及所內(nèi)機(jī)密或決策層尚未決定公開(kāi)的信息，辦公室工作人員在為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，提供決策信息的同時(shí)，需要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ芤庾R(shí)。5.奉獻(xiàn)意識(shí)。甘于奉獻(xiàn)是共產(chǎn)黨人的崇高品質(zhì)。當(dāng)前，是深化體制改革的關(guān)鍵時(shí)期，科研院所辦公室各方面工作任務(wù)十分繁重，更需要發(fā)揚(yáng)為黨為人民矢志不渝的奉獻(xiàn)精神，要把工作當(dāng)成是一種修行，不斷提升內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，為院所發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

（二）提升業(yè)務(wù)能力?？蒲性核k公室人員需要有較強(qiáng)的寫(xiě)作能力，熟練掌握日常應(yīng)用文體的寫(xiě)作技巧，對(duì)辦公室日常收發(fā)文進(jìn)行修改和把關(guān);口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力。是辦公人員必備的重要能力之一，辦公室人員需要有較強(qiáng)的表達(dá)能力，開(kāi)口能總結(jié)自己的工作，出筆能寫(xiě)出令人滿意的文章，具備較強(qiáng)的綜合業(yè)務(wù)能力。

（三）加強(qiáng)精細(xì)化管理。辦公室工作常常被形容為上面千條線，下面一根針。作為穿針引線的關(guān)鍵部門(mén)，相比其他部門(mén)，科研院所辦公室人員的工作量較大，任務(wù)較為繁雜和繁重，要做好辦公室工作，更需要加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理，把辦公室工作效能化、條理化，確保辦公室工作有序、高效進(jìn)行。從完善工作制度、優(yōu)化工作流程、明確崗位職責(zé)等方面抓起，轉(zhuǎn)變觀念，精益求精，進(jìn)一步提高辦公室服務(wù)水平。辦公室工作沒(méi)有最好，只有更好。從事辦公室工作，要始終將精益求精、規(guī)范高效作為追求的目標(biāo)，努力讓每件事體現(xiàn)出優(yōu)質(zhì)高效。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。科研院所辦公室對(duì)人員素質(zhì)的要求較高，全面的知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)能力是做好辦公室工作的前提和基礎(chǔ)，在用人方面不論資排輩，因人設(shè)崗，人盡其才。提高辦公室年輕化程度，培養(yǎng)辦公室精英成員，建立辦公室精英團(tuán)隊(duì)，辦公室工作才能越來(lái)越出色，辦公室工作才能得到領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的認(rèn)同。同時(shí)，堅(jiān)持“以人為本”，激發(fā)辦公室員工活力，形成一股強(qiáng)大的凝聚力。

（五）加大工作創(chuàng)新力度。時(shí)代在進(jìn)步，技術(shù)在更新。辦公室涉及的業(yè)務(wù)范圍較為廣泛，只有不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，更新新知識(shí)，才能跟上時(shí)代的步伐，勝任眼前的工作。辦公室工作必須與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，在不同的時(shí)期要根據(jù)不同的情況，提出解決問(wèn)題的不同辦法。如果我們單憑老方式、老辦法想問(wèn)題、做工作，就參不到點(diǎn)子上，謀不到要害處，辦公室的工作就成了“馬后炮”。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室是科研院所的形象窗口，是承上啟下的樞紐橋梁。新形勢(shì)下的辦公室工作應(yīng)該樹(shù)立開(kāi)放的、創(chuàng)新的思維模式，全方位、多角度思考和解決問(wèn)題，形成新的工作思路和工作方法。面對(duì)新形勢(shì)，立足崗位，有所作為，使辦公室工作保持較高的服務(wù)水平，始終充滿生機(jī)和活力。

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