地方志書，是指全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻。 某一個單位的志書，屬于其中的部門志，只記述本部門從事的工作范圍內(nèi)發(fā)生的歷史事實。科研院所，是全國科技系統(tǒng)的重要組成部分，做好本部門志書的編纂，對于保存歷史資料、整理發(fā)展脈絡、延續(xù)文化傳承、服務現(xiàn)實決策有著重要的作用和意義。編纂志書是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，涉及許多理論和實踐問題。從編纂《山東省科學院志（1994-2017）》的經(jīng)驗來看，做好科研院所志書的編纂需要做好以下幾個

方面：

1 充分認識編纂工作的重要性

作為一個基層的科研單位，并沒有編寫志書的專業(yè)隊伍，也缺少實踐經(jīng)驗。而志書的編寫，不是一個部門能夠完成，舉要舉全院之力。因此，必須能夠引導全院上下充分認識到編寫院志的重要性，才能充分調(diào)動各部門工作人員的積極性。

1）院志的編寫，是對本單位發(fā)展歷史的系統(tǒng)記錄，對于整理和保存檔案資料具有重要意義。盛世修志，志載盛世。經(jīng)過40多年的發(fā)展，山東院經(jīng)歷了科技體制改革的跌宕起伏，也抓住了深化改革的發(fā)展機遇，近年來迎來了歷史上最好的發(fā)展時期。而該院只有在建院15年時出版過一本《山東省科學院志（1979-1993）》，之后沒有編寫過院志。該院的年鑒自2004年開始編寫，從1995到2003年之間的發(fā)展歷程，沒進行過系統(tǒng)的整理。隨著工作人員的不斷更新，存在部分資料缺少有效整理、出現(xiàn)斷檔的可能。而該單位在2017年與齊魯工業(yè)大學進行整合，對于山東省科學院獨立存在歷史的有效整理更是必須提上議程。

2）部門志的編寫，是對該單位發(fā)展經(jīng)驗的系統(tǒng)總結(jié)?！靶拗締柕?，以啟未來”。《山東省科學院志（1979-1994）》通過科研、人事、產(chǎn)業(yè)、國際合作、人才、后勤管理、精神文明等多個章節(jié)的編寫，梳理出1995年以來山東院發(fā)展的工作重點的變化、工作內(nèi)容的增減、業(yè)務體量的提速、制度體系的變遷。同時通過概述，將山東院多年來的發(fā)展進行高度凝練概括，總結(jié)為以科研為中心、以經(jīng)濟建設(shè)為中心、以科研為中心、科研和教育雙輪驅(qū)動的四個歷史階段，既是對本單位發(fā)展的總結(jié)，又是對全國科技體制改革發(fā)展大潮的呼應與印證。

3）部門志的編寫，是對職工進行愛崗教育的最好教材。經(jīng)過多年的發(fā)展，山東院形成了“敢為人先、爭創(chuàng)一流”的科院文化，沉淀了獨特的科院精神。院志是這種文化的最好載體，每個部門的職工都能從院志的相應的章節(jié)中了解到自己工作的“來路”，體會發(fā)展到目前的艱辛與不易，從而更好地堅定發(fā)展信心、激發(fā)工作斗志。

2 做好篇目編寫

編寫單位的志書，最重要的一項工作，不是內(nèi)容的撰寫，而是制定完善的篇目。所謂綱舉目張，合理的篇目，能夠精準地反映一個單位的整體工作特色，合理地串聯(lián)起各項工作內(nèi)容，也為撰稿人員的工作提供基本的遵循。因此，篇目的制定，需要慎之又慎。

1）要突出特點。志書的一個重要特點，就是其區(qū)域性，一般是以一定區(qū)域內(nèi)的某一類事物作為記述對，要突出區(qū)域特色?？蒲性核膯挝恢?，就要以科研院所的主業(yè)為特點，以本單位的系統(tǒng)為范圍，來選擇編纂成書的材料。因此，在編纂篇目的設(shè)計上，就要對本單位的業(yè)務特色有著清晰的定位和認識。 作為科研單位的志書，除了一般單位志書所常有的組織機構(gòu)、黨群工作、職工隊伍、人物等篇章之外，應該設(shè)立科學研究、成果轉(zhuǎn)化等篇章，鮮明地反映出事業(yè)發(fā)展的時代特點。

2）要兼顧古今。由于志書記述的時間一般都比較長，單位的重點工作方向可能會發(fā)生變化，例如在山東省科學院的發(fā)展歷史上，工作重心曾經(jīng)發(fā)生過從科研到產(chǎn)業(yè)再到科研的變化。因此，在篇目的設(shè)計上，不能只按照當前的情況進行框架編寫，必須兼顧過去與現(xiàn)在，充分尊重已經(jīng)發(fā)生的歷史，對工作發(fā)展脈絡做客觀的記述，以承前啟后、啟迪未來。

3）要充分征求意見。在志書編寫之前，要將篇目拿出來廣泛征求意見。山東院的院志編寫中，先后兩次召開篇目評審會，向每個參與部門充分了解整本志書的編寫目的、思路，熟悉整體框架，讓大家樹立一盤棋的思想。同時讓參與部門了解本部門所負責部分在整體中的地位和作用，不同篇目之間的內(nèi)部聯(lián)系，從而做到立足本業(yè)、照應全局。另外，通過評審會的形式，讓每個編寫部門都參與和發(fā)表意見，充分吸納集體的智慧，有利于將篇目進一步梳理清楚，使得整個篇目設(shè)計更加科學合理。

3 建立科學有效的編審體系

一本志書的嚴謹性，要通過嚴格的編審體系來實現(xiàn)。如何保證入職材料的準確、科學，需要編審體系來解決的問題。在編寫中要發(fā)揮廣大基層人員的積極性，在審核中要突出部門負責人、單位分管領(lǐng)導的作用，做到相互配合、相互促進。山東院在院志編寫中，制定了三審三評的評審體系，即承纂單位、院志編纂領(lǐng)導小組辦公室、院志編纂領(lǐng)導小組三級審核體系。

4 充分發(fā)揮現(xiàn)有檔案的作用

志書所存資料的廣泛性是其本質(zhì)特征，它強調(diào)“橫不缺項，縱不斷線”，內(nèi)容廣泛，涉及百科。另外，志書的取材非常廣泛，有文字材料、實物材料、口述材料、音像材料等等。這些材料，最可靠、最豐富的來源，是單位的檔案室。檔案材料是第一手資料，是編寫志書最基本的資料，具有權(quán)威性、原始性、完整性、系統(tǒng)性等特點，其可靠程度超過任何其它資料。因此，在單位志編寫的過程中，本單位檔案材料的豐富程度和現(xiàn)有利用程度，對該書的編寫會產(chǎn)生非常大的影響。對于科研單位來說，歷年的工作報告、會議講話、規(guī)章制度、內(nèi)部刊物等，都是很好的資料來源。離退休老同志的回憶錄、著作、采訪資料等，也是對現(xiàn)有檔案的很好補充。

在資料搜集中，首先要注意資料的廣泛性。全面地掌握基礎(chǔ)資料，是能夠編纂好一本志書的前提條件。編纂人員首先要站在工作的全局搜集資料?！吧碓诒?，胸為帥謀”，每個編寫部門在搜集資料的過程中都要站在整個單位的角度考慮問題，而不是局限于一個處室、一個單位的職責工作。另外，要充分重視實物檔案、照片檔案的作用，在編輯過程中適當插入相應檔案資料，豐富表現(xiàn)形式。其次，要注意資料的連續(xù)性。志書的編寫強調(diào) “橫不缺項，縱不斷線”。所謂的“縱不斷線”，就是指在志書編寫的斷限內(nèi)，要將每一年度發(fā)生的事件資料盡量搜集全，不能出現(xiàn)大的時間斷檔和重大事件的缺項。對于一項工作的記述，要有頭有尾，系統(tǒng)連貫。

5 注意志書文體規(guī)范

志書行文寫作的基本要求是“述而不論”，寓褒貶于記述之中。科研單位的工作人員，對于志書編寫大多都是門外漢，對于志書的文體規(guī)范知之甚少。最突出的一點，就是往往容易將志書的問題與公文文體發(fā)生混淆。

公文文體固定，主要有通知、報告、請示、批復、命令等。對于每一種公文文體的表現(xiàn)內(nèi)容、格式、行文要求，國家都有明確規(guī)定。志書的體裁，主要包括述、記、志、傳、圖、表、錄，每種體裁有其表現(xiàn)的特點，但是沒有固定的格式要求。公文要求精煉概括，對于索要表現(xiàn)的內(nèi)容要有明確的傾向性意見，表達明確的訴求。志書則重在記述歷史發(fā)展的過程和內(nèi)容，通過事實的編排，反映發(fā)展的經(jīng)驗教訓，講究“述而不論，寓議于述”，強調(diào)只作客觀記述，不作分析評論。因此，科研單位在編寫志書的過程中，要對編纂人員進行專門培訓，為提高成書水平奠定良好基礎(chǔ)。

作者簡介

于萍（1980-），女，漢族，山東省青州市人，中級，碩士研究生，研究方向：科技管理。