孫亮

摘 要：在城市建設(shè)發(fā)展過(guò)程中城建檔案所發(fā)揮的作用不容忽視。城建檔案是城市真實(shí)變遷的記錄，覆蓋了城市建設(shè)發(fā)展的方方面面。加強(qiáng)城建檔案管理意味著能夠更好地理清城市發(fā)展脈絡(luò)，為城市規(guī)劃提供可靠依據(jù)。隨著城建檔案數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足城建檔案的實(shí)際應(yīng)用需求。城建檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)需要推陳出新，將信息化技術(shù)充分融入其中，才能進(jìn)一步提升城建檔案服務(wù)效率及質(zhì)量?；诖耍疚膶?duì)城建檔案管理機(jī)構(gòu)信息服務(wù)存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)觀點(diǎn)，以供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理機(jī)構(gòu);信息服務(wù);建設(shè)

檔案信息化建設(shè)歷經(jīng)30多年發(fā)展，相繼走過(guò)了技術(shù)導(dǎo)向、內(nèi)容導(dǎo)向的發(fā)展階段，目前已步入以服務(wù)導(dǎo)向?yàn)橹鞯男碌陌l(fā)展階段。城建檔案是檔案的一部分，也是國(guó)家重要的信息資源，伴隨檔案電子化的開(kāi)展，推進(jìn)城建檔案電子化建設(shè)理所當(dāng)然。實(shí)事求是，我們國(guó)家對(duì)城建檔案的電子化、現(xiàn)代化建設(shè)問(wèn)題也是十分重視與關(guān)心，國(guó)家建設(shè)部也早在1997年12月發(fā)布實(shí)施的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第四條中作了明文規(guī)定：“城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化”，但時(shí)至今日，大多數(shù)城建檔案的載體依然以紙質(zhì)檔案為主，城建檔案電子化建設(shè)的總體水平相對(duì)較低，還存在諸多問(wèn)題，城建檔案效用并沒(méi)有得到最大限度的發(fā)揮，檔案電子化建設(shè)急待加強(qiáng)。

1 城建檔案管理機(jī)構(gòu)信息服務(wù)存在的問(wèn)題

很多城市已經(jīng)著手于城建檔案管理信息服務(wù)建設(shè)，也取得了一定成果，但在相關(guān)工作具體開(kāi)展過(guò)程中，還是暴露了某些問(wèn)題：

1）城建檔案管理機(jī)構(gòu)信息服務(wù)利用率相對(duì)較低。一方面，城建檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案信息服務(wù)上宣傳工作不夠到位，導(dǎo)致社會(huì)公眾未能充分了解城建檔案，導(dǎo)致信息服務(wù)率低下。另一方面，城建檔案管理機(jī)構(gòu)未能對(duì)館藏檔案進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)、利用，未能深入挖掘館藏檔案的價(jià)值。

2）網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)有待加強(qiáng)。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是城建檔案管理機(jī)構(gòu)信息服務(wù)的重要窗口，然而部分城建檔案管理機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)方面存在缺陷，導(dǎo)致城建檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)未能有效延伸。一些城建檔案管理機(jī)構(gòu)雖然開(kāi)設(shè)了網(wǎng)站，但網(wǎng)站內(nèi)容更新不及時(shí)，缺乏目錄查詢(xún)、在線(xiàn)咨詢(xún)、查檔預(yù)約等模塊，使得網(wǎng)站利用率較低。同時(shí)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)未能將移動(dòng)端APP與網(wǎng)站建設(shè)聯(lián)合起來(lái)，缺乏移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)信息獲取渠道，限制了城建檔案管理機(jī)構(gòu)信息服務(wù)的范圍。

3）服務(wù)方式較為單一。一些城建檔案管理在城建檔案信息服務(wù)方面主要以檔案查閱服務(wù)為主，網(wǎng)上查詢(xún)以及在線(xiàn)咨詢(xún)等服務(wù)不夠全面，且未能將線(xiàn)上服務(wù)與線(xiàn)下服務(wù)充分關(guān)聯(lián)起來(lái)，未能開(kāi)展專(zhuān)題講座、展覽等活動(dòng)。如此一來(lái)便限制了城建檔案管理機(jī)構(gòu)信息服務(wù)的作用。同時(shí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)在信息服務(wù)方面缺乏主動(dòng)意識(shí)，未能對(duì)用戶(hù)實(shí)際需求進(jìn)行充分調(diào)研，缺乏與用戶(hù)之間的溝通互動(dòng)，導(dǎo)致實(shí)際服務(wù)內(nèi)容與用戶(hù)需求相差甚遠(yuǎn)。

2 完善城建檔案管理機(jī)構(gòu)信息服務(wù)的策略

2.1 提高城建檔案利用效率需要

時(shí)至今日，我國(guó)的檔案部門(mén)絕大多數(shù)依然采取半封閉狀態(tài)開(kāi)展服務(wù)，基本處于“等客上門(mén)”的被動(dòng)服務(wù)方式，檔案信息雖得到一定程度的開(kāi)發(fā)，但是對(duì)大量的信息資源，開(kāi)發(fā)范圍小，層次低，遠(yuǎn)沒(méi)有反映出檔案所包含的豐富的信息量?？梢哉f(shuō)，我國(guó)城建檔案資源的利用率一直不高的造成原因很多，其中紙質(zhì)檔案資料使用不便是一個(gè)非常重要、不可推脫的原因。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源保障能力低，輻射面狹小，因受時(shí)間、空間的限制，查閱利用不便，很多的檔案資源不可能被社會(huì)相當(dāng)數(shù)量的人同時(shí)享有，同時(shí)利用，很難滿(mǎn)足社會(huì)各方面的利用需求和現(xiàn)代信息服務(wù)的要求，尤其日趨復(fù)雜與工程量巨大的城建檔案管理工作的當(dāng)前，紙制檔案不僅存儲(chǔ)空間大，并且維護(hù)成本高，而且不利于長(zhǎng)久保存，與傳統(tǒng)的印刷型檔案媒體相比較，電子檔案不僅具有信息存儲(chǔ)密度高，能“大容量”長(zhǎng)期保存檔案資源，而且具有存取速度快、復(fù)制性好、方便傳遞與傳送等許多先進(jìn)功能，具備檢索自動(dòng)化、快速化，檢索途徑多元化以及檢索效果好等優(yōu)良性能，為檔案利用者提供方便、快捷的利用，因此，開(kāi)展城建檔案資源電子化建設(shè)就不應(yīng)該是一種選擇，而應(yīng)當(dāng)成為必然選擇。

2.2 進(jìn)行城建檔案數(shù)字化建設(shè)

進(jìn)行城建檔案數(shù)字化建設(shè)，是有效提高城建檔案利用率、確保城建檔案有效發(fā)揮作用的關(guān)鍵。尤其是在當(dāng)前信息化不斷發(fā)展的背景下，利用者對(duì)信息的需求也在不斷增加，因此，針對(duì)各個(gè)城市進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)尤為必要。通過(guò)建立全新的城建檔案管理系統(tǒng)，可以對(duì)現(xiàn)階段已經(jīng)形成的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。此外，還可以借鑒和學(xué)習(xí)西方檔案管理的相關(guān)方法，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)地整合與利用，提升城建檔案規(guī)范化管理能力，實(shí)現(xiàn)城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、精細(xì)化管理，為城建檔案資源打下良好的基礎(chǔ)。

2.3 完善館藏建設(shè)

城建檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)館藏資源開(kāi)發(fā)。城建檔案管理機(jī)構(gòu)可結(jié)合城市區(qū)域?qū)π^(qū)進(jìn)行劃分，收集同一區(qū)域小區(qū)相關(guān)城建檔案信息，并進(jìn)行專(zhuān)題匯編，包括建筑工程檔案、房地產(chǎn)管理相關(guān)文件、消防檔案、環(huán)境檔案、地下管線(xiàn)檔案等。通過(guò)對(duì)這些檔案進(jìn)行整合、分類(lèi)，將其納入數(shù)據(jù)庫(kù)，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，便于用?hù)查詢(xún)利用。在城市快速發(fā)展過(guò)程中，一些老城區(qū)開(kāi)展了一系列拆遷改造活動(dòng)。城建檔案管理機(jī)構(gòu)可為重點(diǎn)工程開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)，將這些重點(diǎn)工程完整記錄下來(lái)，充分反映出城市變遷。在棚戶(hù)區(qū)改造、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面安排專(zhuān)人進(jìn)行跟蹤記錄。同時(shí)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)要注重聲像檔案建設(shè)。在收集聲像檔案過(guò)程中，要篩選具有代表性，能夠完整反映城建項(xiàng)目的聲像內(nèi)容進(jìn)行加工。除了聲像檔案原始文件外，還要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容說(shuō)明，保證聲像檔案的完整性。城建檔案管理機(jī)構(gòu)要針對(duì)內(nèi)部館藏資料進(jìn)行重新整合，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文檔，并構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。以數(shù)據(jù)庫(kù)為載體，開(kāi)展一系列查詢(xún)、利用服務(wù)。另外，城建檔案管理機(jī)構(gòu)要重視城建檔案宣傳工作。在城市范圍內(nèi)開(kāi)展城建檔案主體宣傳活動(dòng)，并利用微信公眾號(hào)、微博等擴(kuò)大宣傳范圍，讓社會(huì)公眾能夠充分了解城建檔案，以此來(lái)提升城建檔案的利用率。

2.4 提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

城建工程檔案做的好與壞，是體現(xiàn)工作人員的業(yè)務(wù)能力的關(guān)鍵。首先，檔案工作人員要從思想上做出根本改變，要有良好的工作作風(fēng)以及愛(ài)崗敬業(yè)的工作態(tài)度。其次，對(duì)從事工程檔案管理的工作人員要定期開(kāi)展多種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員到檔案館、業(yè)務(wù)工作開(kāi)展好的單位去參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，使他們?cè)跈n案工作飛速發(fā)展的今天不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的能力，從而更好地做好本職工作。最后，建立留人機(jī)制和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高工作人員的主動(dòng)性和積

極性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，城建檔案建設(shè)，為后續(xù)檔案利用奠定重要基礎(chǔ)，檔案利用是檔案管理工作的重點(diǎn)。因此，未來(lái)需要不斷發(fā)揮城建檔案的憑證作用，使城建檔案可以更好地為城市建設(shè)以及社會(huì)服務(wù)。與此同時(shí)，作為城建檔案管理人員應(yīng)在檔案收集、利用的過(guò)程中樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為城市規(guī)劃、建設(shè)以及管理工作的開(kāi)展貢獻(xiàn)應(yīng)有的力量。

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