楊玲

摘 要：隨著城市化進(jìn)程的加快，我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)數(shù)量不斷增加，在檔案管理工作中，面臨著更多的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，信息技術(shù)迅速發(fā)展起來，為項(xiàng)目管理工作提供了新方法，并成了檔案管理的發(fā)展方向?；诖耍恼孪葘?duì)工程項(xiàng)目檔案的特征進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，然后針對(duì)檔案信息化管理中的問題，提出了處理措施，希望可以為同行業(yè)提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;問題;策略

近年來，在各行業(yè)中信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，改變了人們?nèi)粘９ぷ髋c生活。結(jié)合當(dāng)前檔案管理實(shí)際，為了有效規(guī)避各類問題，就要采取信息化技術(shù)，提升檔案管理技術(shù)水平，使檔案管理工作向著系統(tǒng)化發(fā)展，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1 工程項(xiàng)目檔案的特征

第一，結(jié)合當(dāng)前工程項(xiàng)目管理來說，具有一定的復(fù)雜性，如項(xiàng)目施工設(shè)計(jì)方案、需上級(jí)審批的文件、環(huán)境等，此外還包含資料、設(shè)備等。另外，還要與各方密切配合，把檔案工作做好。第二，檔案管理存在著一定的特殊性，如一次性、確定性以及實(shí)用性。而一次性是指項(xiàng)目整個(gè)過程屬一次操作，檔案由立項(xiàng)到竣工也屬于一次性;確定性指的是在整個(gè)工程項(xiàng)目中，各環(huán)節(jié)都存在檔案，直接體現(xiàn)了工程項(xiàng)目的建設(shè)情況，因此，檔案具有完整性;實(shí)用性是結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，對(duì)其有一個(gè)真實(shí)的了解，并具有非常關(guān)鍵的使用與保存價(jià)值，能夠?yàn)轫?xiàng)目提供依據(jù)，并為類似項(xiàng)目的建設(shè)提供一定的參考。第三，減少存儲(chǔ)空間。通過信息化技術(shù)，有效減少了檔案存儲(chǔ)空間，結(jié)合移動(dòng)硬盤等，利于檔案的攜帶，為檔案檢索提供客觀條件。第四，檔案共享。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作中，能夠?yàn)槿藗兲峁┛焖偾覝?zhǔn)確的檢索，方便瀏覽各類文件，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享。

2 工程項(xiàng)目檔案信息化管理中存在的問題

當(dāng)前，雖然多數(shù)項(xiàng)目管理人員意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，但在推進(jìn)過程中，仍存在著較多問題。

1）管理人員缺乏對(duì)檔案工作的理解。管理人員片面的認(rèn)為檔案工作無法與業(yè)務(wù)發(fā)展相比，隨著時(shí)代的發(fā)展，雖然管理人員意識(shí)到檔案信息化管理工作的重要作用，但缺乏對(duì)其深刻的理解。檔案管理系統(tǒng)也缺乏對(duì)重要知識(shí)與技術(shù)的建設(shè)，系統(tǒng)維護(hù)工作也需專業(yè)人員，這都為檔案管理工作增加了難度。此外，在工程項(xiàng)目中，缺乏獨(dú)立的檔案部門，導(dǎo)致管理人員未能將工作重點(diǎn)放在檔案工作中，對(duì)管理工作的了解就會(huì)減少。

2）檔案信息化建設(shè)條件有待提升。檔案信息化建設(shè)工作包含人員素質(zhì)、經(jīng)費(fèi)等方面。大多數(shù)檔案工作人員是多年從事此項(xiàng)工作的，其年齡偏大，缺乏信息化專業(yè)知識(shí)，專門的工作人員無法滿足信息化的發(fā)展要求，人員配備不完善，也是阻礙檔案信息化發(fā)展的重要原因。此外，經(jīng)費(fèi)問題也是檔案管理工作中面臨的重要問題，這就導(dǎo)致專業(yè)信息化設(shè)備無法配備，缺乏先進(jìn)的設(shè)備，就會(huì)影響到工作的順利開展。

3）檔案管理系統(tǒng)有待提升。工程項(xiàng)目管理過程中，管理系統(tǒng)不完善，各級(jí)檔案部門系統(tǒng)不同，導(dǎo)致系統(tǒng)中出現(xiàn)銜接差等現(xiàn)象，影響到檔案資源的整合與共享，也無法實(shí)現(xiàn)很好的交流，影響到檔案信息化管理水平的提升。

4）信息技術(shù)基礎(chǔ)薄弱。工程項(xiàng)目中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不高，很多項(xiàng)目仍采用傳統(tǒng)的管理模式，沒有應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)，也無法達(dá)到信息的共享。信息化應(yīng)用方面不足，沒有真正實(shí)現(xiàn)信息化管理。

5）不合理的信息技術(shù)應(yīng)用。工程項(xiàng)目檔案管理過程中，存在著信息技術(shù)應(yīng)用不合理現(xiàn)象，對(duì)于工程中非常多的文檔資料，利用電腦進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，沒有對(duì)其進(jìn)行分類，導(dǎo)致后續(xù)查詢時(shí)，非常困難。

3 加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案信息化管理的措施

1）拓寬工作思路。第一，結(jié)合當(dāng)前檔案信息化管理實(shí)際分析，檔案管理部門人員以服務(wù)大眾作為工作基礎(chǔ)，拓寬工作思路，改善傳統(tǒng)管理模式。另外，結(jié)合當(dāng)前信息化技術(shù)，對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。除了重視檔案資料的維護(hù)外，還要科學(xué)進(jìn)行保護(hù)，以強(qiáng)化信息化的應(yīng)用，方便人們更好了解檔案信息。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，管理模式也出現(xiàn)很大變化，由傳統(tǒng)手工管理向現(xiàn)代化管理方面發(fā)展，增強(qiáng)了檔案的信息化建設(shè)，同時(shí)，對(duì)管理人員提出越來越高的專業(yè)要求，因此，相關(guān)工作人員提升自身能力，不能只將工作停留在傳統(tǒng)管理模式中，提升對(duì)檔案信息化的應(yīng)用，促進(jìn)管理工作的開展。第二，工程項(xiàng)目管理過程中，引進(jìn)專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)能力高的人才，在信息化建設(shè)中，重視人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)人才，為工程項(xiàng)目檔案管理工作提供可靠保障。

2）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備。第一，在檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案易產(chǎn)生損壞，如蟲蛀、霉變等，因此，在工作過程中，積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，促進(jìn)信息化管理，通過先進(jìn)的技術(shù)力量提升檔案管理工作。第二，結(jié)合實(shí)際對(duì)項(xiàng)目圖紙、技術(shù)等信息進(jìn)行分類管理，在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的同時(shí)，對(duì)傳統(tǒng)工具進(jìn)行完善，促進(jìn)工程項(xiàng)目管理工作的有序進(jìn)行。就當(dāng)前檔案工作來說，包括各類資料，因此，要增加設(shè)備采購(gòu)金，以促進(jìn)檔案工作的順利發(fā)展。

3）強(qiáng)化檔案信息化的安全管理。當(dāng)前，在檔案信息化管理過程中，還要確保信息的安全性，從而更好的提升檔案質(zhì)量。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案過程中，缺乏穩(wěn)定性，所以，檔案管理人員必須提升安全意識(shí)，把紙質(zhì)化與無紙化相結(jié)合，通過雙項(xiàng)備份，有效預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒，做好檔案信息化的安全管理。此外，還要定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，及時(shí)完善備忘錄，提升信息化管理的安全性，提升數(shù)據(jù)庫的安全，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。

4）制定完善的信息化管理制度。工程項(xiàng)目管理過程中，制定完善的信息化管理制度，能夠提升檔案管理水平。建立與其相適應(yīng)的管理制度。當(dāng)前，在工程項(xiàng)目管理過程中，雖已制定相關(guān)制度，但仍要結(jié)合實(shí)際，對(duì)其進(jìn)行完善，以更好的提升管理水平。另外，還要分類對(duì)檔案進(jìn)行管理。在制度方面，確保錄入系統(tǒng)檔案的完整性，為決策人員能夠保障，提升檔案資料的有效利用。

5）提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，為了滿足信息化管理要求，就要通過各類手段提升管理人員專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。結(jié)合當(dāng)前檔案管理人員現(xiàn)狀，統(tǒng)一進(jìn)行培訓(xùn)，定期提升管理人員專業(yè)技術(shù)水平。確保每一位檔案管理人員都能熟練使用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的錄入與查閱。在進(jìn)行培訓(xùn)過程中，也可采用遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，提升管理人員專業(yè)水平。

6）對(duì)檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理過程中，統(tǒng)一檔案文件，建立與其相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，具有非常關(guān)鍵的作用。隨著科技的發(fā)展，檔案管理工作得到創(chuàng)新，必須建立完善的編寫文件統(tǒng)一規(guī)則，并嚴(yán)格執(zhí)行，確保文件信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理。除此以外，還要明確各工作人員職責(zé)，分類別的對(duì)文件進(jìn)行管理，以更好的提升檔案管理水平。

7）提升資源利用率。當(dāng)前，隨著新興行業(yè)的不斷興起， 人們對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作提出越來越高的要求。作為管理人員，要充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，并將其引入檔案管理工作中。通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用，節(jié)約成本，提升工程整體質(zhì)量與效率。使系統(tǒng)編號(hào)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅能夠節(jié)約查找的時(shí)間，還能夠確保檔案的安全保存，在一定程度上提升了信息的利用率，使數(shù)據(jù)資料更好的服務(wù)項(xiàng)目管理工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在工程項(xiàng)目中，人們?cè)絹碓揭庾R(shí)到信息化管理的重要性。因此，對(duì)檔案進(jìn)行管理過程中，充分利用信息技術(shù)，促進(jìn)資源的共享，提升項(xiàng)目管理效率。除此以外，還能夠有效節(jié)約成本，提升項(xiàng)目綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)檔案管理工作信息化管理水平的提升。

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