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        事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

        2020-05-20 15:06:32涂浥
        卷宗 2020年7期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        涂浥

        摘 要:在事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中,檔案管理是重要的組成部分,并且檔案管理工作質(zhì)量之間影響著各項工作,需要事業(yè)單位能對檔案管理工作提高重視度,加大對其的管理力度,為各項工作提供重要信息依據(jù)。結(jié)合目前事業(yè)檔案管理工作實際情況的分析,在管理的過程中,還是會受到一些因素的影響,導致檔案管理工作質(zhì)量與效率未達到預(yù)期的效果。那么還需要對傳統(tǒng)化的檔案管理工作理念優(yōu)化、創(chuàng)新多樣化的管理形式,才能滿足現(xiàn)代化事業(yè)單位的發(fā)展需求,使檔案管理工作能夠發(fā)揮出自身的作用與價值,為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展起到促進作用。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化;問題;策略

        在信息化時代的發(fā)展中,信息化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用,既能夠滿足各領(lǐng)域的發(fā)展需求,又可充分發(fā)揮出自身的重要作用與價值。那么在事業(yè)單位檔案管理工作中也不例外,引進信息化技術(shù)對其的應(yīng)用,能夠從事業(yè)單位發(fā)展 需求、檔案管理工作目的等多角度的分析,創(chuàng)新信息化檔案管理工作模式,可全面提升整體的工作效率與質(zhì)量,降低檔案管理工作人員的工作難度,加大對人員的培訓,確保人員能對硬件系統(tǒng)與軟件熟練地操作,加大對檔案的管理,提高管理人員的安全意識與責任意識,促進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化、智能化

        發(fā)展。

        1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

        1.1 忽視信息化技術(shù)的應(yīng)用

        目前,大多數(shù)的事業(yè)單位在發(fā)展的過程中,依然采用傳統(tǒng)化的管理理念與管理模式對檔案的管理,忽視對信息化技術(shù)的應(yīng)用,對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)造成阻礙,無法提升事業(yè)單位檔案管理水平。此外,還有部分事業(yè)單位信息化建設(shè)不到位,無論是硬件設(shè)備,還是軟件建設(shè),都存在一定的問題,忽視對檔案管理信息化的建設(shè)與管理,依然是以傳統(tǒng)管理模式為主,對檔案管理信息化的建設(shè)與信息化技術(shù)的應(yīng)用造成嚴重阻礙。

        1.2 傳統(tǒng)化的建設(shè)機制

        信息化建設(shè)機制薄弱,是大多數(shù)事業(yè)單位所存在的普遍問題,會對檔案管理信息化建設(shè)水平產(chǎn)生影響,從事業(yè)單位檔案管理工作的角度分析,其所涉及的工作內(nèi)容與部門比較多,并且所管理的檔案是為事業(yè)單位各部門所提供服務(wù)的,都是一些比較重要、私密的檔案信息,那么一旦忽視對信息化建設(shè)機制的創(chuàng)新,那么就無法確保檔案信息的安全性,只是單純地對檔案管理,無法發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用與價值[1]。例如:在檔案管理工作過程中,對信息的收集,由于各部門的管理機制都比較統(tǒng)一、傳統(tǒng)化,不僅無法滿足檔案管理信息化的建設(shè),而且還會影響到事業(yè)單位各項工作質(zhì)量。

        1.3 信息化技術(shù)應(yīng)用不合理

        對事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè),不僅要確保信息化技術(shù)應(yīng)用的合理性,而且還要把信息化技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作有效結(jié)合,確保滿足事業(yè)單位檔案管理工作需求,為是事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。但是,結(jié)合目前的發(fā)展情況分析,事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè),由于對信息化技術(shù)應(yīng)用的不合理,不具備完善的信息化管理平臺,只是利用簡單的信息化技術(shù),對檔案信息的搜集、管理、儲存,無法挖掘出信息化技術(shù)的更多作用與價值[2],針對信息化技術(shù)的應(yīng)用與創(chuàng)新關(guān)系的處理不科學,從而對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)造成阻礙,是大多數(shù)事業(yè)單位信息化建設(shè)瓶頸的重要原因之一。

        2 促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

        2.1 引進信息化技術(shù),提高檔案管理重視度

        為促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展,還需要事業(yè)單位能夠?qū)n案管理工作提高重視度,加大對其的管理與創(chuàng)新,積極引進信息化技術(shù),利用信息化技術(shù)創(chuàng)建管理平臺,使各項工作都在管理平臺中開展與實施,可便于對檔案信息數(shù)據(jù)的直接儲存與管理等[3]。同時,事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的過程中,還需加大對其的投資力度,結(jié)合自身發(fā)展需求與檔案管理工作性質(zhì)等全面分析,有充足的資金費用對硬件基礎(chǔ)設(shè)備的引進,對平臺軟件的不斷優(yōu)化與創(chuàng)新,使其具備多樣化的應(yīng)用功能,可滿足事業(yè)單位各項工作的開展與實施需求,為促進事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

        2.2 創(chuàng)新建設(shè)機制,促進檔案管理工作發(fā)展

        事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展,最重要的基礎(chǔ)條件就是具備完善的建設(shè)機制,能夠以事業(yè)單位長遠發(fā)展的角度全面分析,在信息化建設(shè)與實施的過程中,對建設(shè)機制不斷的創(chuàng)新,可全面提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水 平。同時,還對事業(yè)單位檔案管理工作人員提出更高的要求,需要具備專業(yè)化管理技術(shù)與綜合能力,注重檔案管理工作的細節(jié)化處理,積極與其他部門、人員的溝通、交流,使各部門、人員都積極參與到檔案管理信息化建設(shè)協(xié)調(diào)機制中,明確各部門與人員的工作內(nèi)容與工作職責,確保各項工作環(huán)節(jié)中都有專業(yè)的負責人員,可有效全面提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率[4]。同時,還需制定完善的管理制度,加大對管理制度的實施力度,使其全面滲透到各項工作環(huán)節(jié)中,確保各項工作都嚴格按照相關(guān)標準制度的規(guī)范性實施,為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有利條件。

        2.3 正確應(yīng)用信息化技術(shù),提升管理質(zhì)量與效率

        在現(xiàn)代化時代的發(fā)展中,信息化技術(shù)具有重要作用與影響,對各領(lǐng)域的發(fā)展都起到促進作用,那么針對事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè),最主要的前提要求就是對信息化技術(shù)的正確應(yīng)用,使檔案管理信息化技術(shù)發(fā)揮出時效與作用,可滿足事業(yè)單位各項工作需求。各部門相關(guān)工作都可以在信息化平臺中進行操作,并且信息化平臺對每位工作人員都設(shè)置獨立的賬號與密碼,工作人員只需要輸入正確的賬號與密碼,就可以登陸到信息化平臺上進行操作,各部門只需要在信息化平臺上對相關(guān)信息數(shù)據(jù)的傳輸與共享即可,把傳統(tǒng)化的紙質(zhì)檔案管理模式創(chuàng)新為信息化模式,提升整體的工作效率與質(zhì)量,充分發(fā)揮出信息化技術(shù)的重要作用。同時,檔案信息數(shù)據(jù)的提出操作簡單方便,只需要在平臺上輸入關(guān)鍵詞,平臺就會自動搜到相關(guān)信息數(shù)據(jù),降低人工檔案管理工作難度,全面提升整體的工作效率與質(zhì)量,促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[5]。

        3 結(jié)語

        綜上所述,為促進現(xiàn)代化事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展,還需對檔案管理工作提高重視度,加大對其的管理力度,利用信息化技術(shù)對其的創(chuàng)新,全面提升事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量。 引進信息化技術(shù),提高檔案管理重視度,創(chuàng)新建設(shè)機制,促進檔案管理工作發(fā)展,正確應(yīng)用信息化技術(shù),提升管理質(zhì)量與效率,既可以滿足事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展需求,又促進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化、智能化發(fā)展,從而增強事業(yè)單位的綜合能力。

        參考文獻

        [1]徐海燕.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].文存閱刊,2018(9).

        [2]高娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑分析[J].勞動保障世界,2018(2).

        [3]王賀名.探討加強事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(9).

        [4]盧少華.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展探討[J].湖北農(nóng)機化,2019,000(013):41.

        [5]王楊.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(3).

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