王海云

摘 要：機關(guān)檔案是構(gòu)成綜合檔案的重要組成部分，近年來機關(guān)工作從實現(xiàn)無紙質(zhì)辦公，OA辦公系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、A1項目等系統(tǒng)的廣泛使用，對機關(guān)檔案管理工作提出了新的要求。從而形成了大量的電子文件，從其歸檔模式和方法都發(fā)生很大的變化，大大提高了檔案信息化，充分發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)越性和科學性。因此，在實際工作中，我們要嚴格實行機關(guān)檔案管理規(guī)定的各項標準和規(guī)范。本文主要針對機關(guān)檔案管理工作的問題反思進行簡要分析。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案;管理;問題反思

1 機關(guān)檔案管理工作的重要性

機關(guān)檔案管理是辦公室日常工作中的一項重要任務，是其他工作得以順利開展的前提和基礎(chǔ)。但在機關(guān)閉關(guān)理論的影響下，檔案管理工作并不規(guī)范，導致機關(guān)辦公室工作缺少重要一環(huán)。在當今時代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，機關(guān)在管理檔案時也應堅持與時俱進的原則，利用現(xiàn)代科技手段做好檔案的收集、整理以及保管、利用等基本工作，達到共享檔案資源的目的，提高檔案管理效率。檔案真實記錄機關(guān)的多項工作過程，檔案管理的規(guī)范化與標準化成為機關(guān)實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵突破口。所以為高效開發(fā)、充分利用檔案資源，必須做好機關(guān)檔案管理工作，加快現(xiàn)代化進程。

2 建立機關(guān)檔案歸檔網(wǎng)員

要做好機關(guān)檔案的歸檔，首先根據(jù)檔案歸檔要求“誰產(chǎn)生、誰歸檔”的歸檔原則，各機關(guān)部門建立歸檔網(wǎng)員，對歸檔網(wǎng)員明確其職責和義務。并要求各機關(guān)部門歸檔網(wǎng)員應相對固定，根據(jù)網(wǎng)員所在部門進行業(yè)務指導和培訓。

3 建立機關(guān)檔案歸檔范圍審批備案制

機關(guān)檔案主要獲取途徑便是從這些不同的管理部門中所收集而來。首先機關(guān)檔案管理人員一定要了解和掌握本機關(guān)組織機構(gòu)，并對各個部門的職責進行研究，根據(jù)各部門工作職責制定應歸檔范圍，指導檔案歸檔網(wǎng)員對其形成的檔案類別、保密其他，是否應歸檔進行鑒別，并按規(guī)范格式做好歸檔內(nèi)容的登記，經(jīng)部門負責人申述后上報檔案管理部門進行歸檔備案，這樣才有助于文件資料的收集齊全、準確。其次，檔案不是一個獨立的個體，是由多個部門共同集成，那么促進各部門之間的協(xié)向合作就是一個關(guān)鍵問題。機關(guān)檔案管理人員要積極的游走于不同部門之間進行溝通指導，對于那些具有很高價值的文件資料要第一時間進行收集歸檔，讓檔案管理部門的功能發(fā)揮得更有效。

針對各部門應歸檔的內(nèi)容進行機關(guān)檔案歸檔的范圍主要有：一是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史的，對本機關(guān)工作，國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料;二是本機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料;三是其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

4 機關(guān)檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案管理重視程度不高

機關(guān)對檔案管理的重要性認識不足，未能明確檔案部門在機關(guān)組織機構(gòu)內(nèi)部的地位，導致檔案工作難以規(guī)范化開展。一些機關(guān)單位對檔案工作的經(jīng)費投入不足，使得檔案管理的硬件配備落后，在庫房面積、檔案裝具、檔案閱覽室等建設(shè)中未能達到“八防”要求。同時，機關(guān)檔案管理停留在表層，以檔案資料收集、整理、保管為主，而忽視了對檔案資料的有效利用，沒有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對以往檔案管理數(shù)據(jù)進行分析，未能為制定檔案工作計劃提供可靠依據(jù)。此外，從檔案門類管理層面來看，檔案部門對照片、音像、實物等檔案的保管數(shù)量極少，甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，導致檔案種類收集不齊全。

4.2 機關(guān)檔案信息化管理水平有待提高

機關(guān)檔案信息化管理水平較低也是檔案管理中的問題?？萍紩r代對于機關(guān)檔案管理工作也提出了更高的要求，加強先進技術(shù)的應用就顯得尤為關(guān)鍵。但是，在實際管理的過程中，很多機關(guān)單位不能合理利用信息化技術(shù)，機關(guān)檔案的信息化管理水平一直得不到有效的提升，而且缺乏相關(guān)的數(shù)字化檔案管理機制等，這都難以充分地發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。

5 優(yōu)化機關(guān)檔案管理工作的措施建議

5.1 提高機關(guān)檔案管理重視程度

機關(guān)領(lǐng)導要認識到檔案管理工作的重要性，將其提升到機關(guān)工作的議事日程上，納入機關(guān)工作的總體規(guī)劃中，營造機關(guān)內(nèi)部重視檔案管理工作的良好氛圍。首先，設(shè)置機關(guān)檔案部門。機關(guān)單位要設(shè)立專職的檔案部門，配備高素質(zhì)的檔案工作人員，使檔案部門能夠承擔起機關(guān)檔案資料的收集、整理和歸檔工作。其次，落實檔案管理責任制。機關(guān)要根據(jù)檔案管理工作的具體情況落實相關(guān)人的責任，要求機關(guān)分管領(lǐng)導負責制訂檔案管理工作發(fā)展計劃，辦公室人員負責檔案資料的收集與傳遞，檔案專職人員負責檔案工作流程的有序?qū)嵤?，檔案兼職人員負責積極配合檔案管理工作的開展。最后，明確檔案管理要點。機關(guān)檔案部門要將重大事件檔案和民生檔案作為管理重點，其中重大事件檔案是指圍繞黨委、政府中心工作開展的檔案管理工作，及時歸檔重大活動、重大項目、重大工程實施過程中產(chǎn)生的檔案資料。民生檔案管理是指對教育、房產(chǎn)、金融、衛(wèi)生、公證等有關(guān)民生檔案的管理。

5.2 加快機關(guān)檔案信息化建設(shè)

機關(guān)檔案部門要引入先進的信息技術(shù)建設(shè)數(shù)字化檔案室，實現(xiàn)檔案資料的增量電子化、存量數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化管理，全面提升機關(guān)檔案管理工作效率，推進機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。首先，加大檔案經(jīng)費投入。機關(guān)領(lǐng)導要重視檔案工作現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，在檔案軟硬件設(shè)備建設(shè)方面投入充足的經(jīng)費，為提高檔案工作效率奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，實施并軌管理模式。機關(guān)檔案室要對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，提高室藏檔案的數(shù)字化率。在此基礎(chǔ)上，機關(guān)檔案部門采取紙質(zhì)與數(shù)字檔案并軌管理模式，充分發(fā)揮兩者在檔案管理中的各自優(yōu)勢。再次，開發(fā)檔案管理軟件。機關(guān)單位要針對檔案工作實際情況開發(fā)適用性較強的檔案管理軟件，要求軟件具備分類管理功能，能夠?qū)Σ煌瑱n案資料采取不同的管理程序。如，針對建筑圖紙類、重要文獻材料類以及具有法律效力的文件等永久保存型檔案，應將其存儲在不可擦除型存儲介質(zhì)上。最后，完善檔案室現(xiàn)代化建設(shè)。機關(guān)單位要運用先進的科學技術(shù)建設(shè)現(xiàn)代化的檔案室管理系統(tǒng)，在檔案室內(nèi)安裝智能監(jiān)控設(shè)備，對室內(nèi)溫度、濕度、干燥程度、火災隱患等情況進行動態(tài)監(jiān)控，保護紙質(zhì)和電子檔案資料存儲安全。

5.3 加強檔案管理工作的監(jiān)督和指導

檔案管理工作人員要樹立高度的責任意識，做好自己的本職工作，同時接受上級部門和監(jiān)管部門的監(jiān)督和管理。相關(guān)部門要加強對檔案管理工作的監(jiān)督，切實發(fā)揮這個部門的作用，保證機關(guān)檔案資料的管理工作質(zhì)量。

6 結(jié)束語

綜上所述，在組織開展機關(guān)檔案管理工作時，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的機關(guān)檔案管理模式必然要發(fā)生改變，通過將信息技術(shù)應用到檔案管理工作中，確保機關(guān)檔案管理與時俱進，一方面改變傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，提升檔案管理工作的效率，另一方面不可避免地增加了新的挑戰(zhàn)。但是，機關(guān)檔案管理信息化是時代發(fā)展趨勢，機關(guān)檔案管理人員需要正確看待這一問題，迎難而上，通過制定相應的應對措施，積極地解決問題，不斷增加機關(guān)檔案管理的信息化安全保障，讓機關(guān)檔案資源為社會創(chuàng)造更大的價值。

參考文獻

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