第八章? 企業(yè)檔案信息化建設(shè)

一、檔案信息化目標(biāo)與原則

8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。

這一條確立了企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持的原則：技術(shù)與管理并重;與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步。

首先，企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持技術(shù)與管理并重。信息化不僅是技術(shù)問題，更是一個(gè)管理問題，只有通過不斷的管理提升和流程再造，才能實(shí)現(xiàn)與信息化的良性互動(dòng)。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用，信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體要求。現(xiàn)實(shí)中，有的企業(yè)過分依賴技術(shù)而忽視管理，結(jié)果花幾十萬開發(fā)的系統(tǒng)一直無法投入實(shí)際應(yīng)用;有的企業(yè)開發(fā)的檔案系統(tǒng)表面上功能非常多，但實(shí)際上很多功能根本用不上，成為花架子;也有些企業(yè)在硬件配置上達(dá)到了超豪華水平，而在檔案信息管理等方面卻相形見絀，缺乏實(shí)質(zhì)內(nèi)容。

其次，企業(yè)檔信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步。企業(yè)要將檔率信息化建設(shè)入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

這一條主要是要求企業(yè)在開發(fā)和實(shí)施各種信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮檔案管理的要求。按照2001年6月5日國家檔案局發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，重視檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和管理件軟的選擇與開發(fā)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)（如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、材料、管理、服務(wù)等）相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)遵循模塊設(shè)計(jì)、分層實(shí)現(xiàn)、循序漸進(jìn)的原則。

依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定、規(guī)范，檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲格式、支持實(shí)時(shí)測覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠進(jìn)行收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足企業(yè)文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。

二、電子文件的歸檔要求

電子文件歸檔是檔案信息化資源建設(shè)的重要內(nèi)容，而資源建設(shè)又是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。因此，在檔案信息化建設(shè)中，必須將電子文件的歸檔作為重要內(nèi)容，列入建設(shè)規(guī)劃。

8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

這一條主要是對電子文件的生成和歸檔范圍提出原則要求。由于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中已經(jīng)普遍應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，電子文件正在大量產(chǎn)生。目前，在企業(yè)的辦公自動(dòng)化（OA）、企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）、客戶關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)（CPC）、產(chǎn)品生命周期管理（PLM）、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、計(jì)算機(jī)輔助工程分析（CAE）、計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)（CAPP）、計(jì)算機(jī)輔助制造（CAMD）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）、虛擬制造系統(tǒng)（VMS）、快速成型制造（RPM）、柔性制造系統(tǒng)（FMS）、網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同設(shè)計(jì)制造等系統(tǒng)中，都會(huì)形成和產(chǎn)生大量電子文件，而目前很多企業(yè)都還沒有將生產(chǎn)和經(jīng)營管理方面形成的電子文件納入歸檔范圍。因此，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》首先要求將企業(yè)各信息系統(tǒng)電子文件歸檔要求及相應(yīng)功能嵌入文件生成系統(tǒng)，使電子文件歸檔成為其中的必要環(huán)節(jié)或流程，從而保證各信息系統(tǒng)生成的電子文件能做到及時(shí)歸檔。關(guān)于電子文件的歸檔范圍，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》提出兩條原則性要求：一是文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件的歸檔范圍，應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定;二是音順、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?（未完待續(xù)）