周亞君

摘 要：在科技迅猛發(fā)展以及信息技術(shù)水平日益提升的背景下，各個行業(yè)在發(fā)展進程當中開始廣泛運用信息化技術(shù)與設(shè)備，而信息化技術(shù)也給各個行業(yè)綜合管理水平的提高帶來了強有力的支持。就檔案管理而言，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案管理深度融合的背景下，檔案數(shù)字化管理應運而生，并逐步演變成為至關(guān)重要的管理方式。檔案史志館作為事業(yè)單位，在推進單位改革發(fā)展的過程中，也把著眼點放在了檔案管理上，積極運用先進的信息技術(shù)手段優(yōu)化檔案管理事項。但網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運用是一把雙刃劍，相應的檔案數(shù)字化管理也有一定的優(yōu)勢和弊端，對此要做好客觀分析，在此基礎(chǔ)之上提出優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的方法。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理;優(yōu)勢;弊端

在信息全球化背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，開始改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，運用現(xiàn)代化的管理手段克服傳統(tǒng)管理模式的不足，提高檔案管理效率，滿足新時代背景下的檔案創(chuàng)新管理要求。在新時期，檔案史志館在檔案管理當中積極引入科學先進的管理技術(shù)，嘗試將檔案數(shù)字化管理模式與檔案管理進行有機結(jié)合，發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，為檔案資源的有效開發(fā)與利用打下基礎(chǔ)。但從客觀角度進行分析，檔案數(shù)字化管理有其優(yōu)勢和弊端，所以要保證檔案數(shù)字化管理的全面推進就要發(fā)揚優(yōu)勢，消除弊端，促進檔案管理事業(yè)的長效發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化管理是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的必然趨勢，其伴隨信息技術(shù)的普及應用得以快速發(fā)展。在單位的檔案管理體系建設(shè)當中，推進數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在：一是有助于提升立卷制度執(zhí)行水平。在單位的檔案管理當中，有關(guān)于部門立卷的執(zhí)行效果一直不夠理想，立卷制度不夠完善，難以保證檔案信息的完整性和歸檔的有效性。在推行檔案數(shù)字化管理之后，檔案管理人員可與其他部門進行密切配合與有效溝通，把各個部門的資料錄入信息化管理系統(tǒng)并備份傳送到檔案部門的計算機終端，之后由檔案管理者開展統(tǒng)一性的立卷編碼，將會極大程度上提升立卷制度的執(zhí)行力以及反應力;二是有助于縮短檔案管理時間。過去的檔案管理工作具備時間、空間與人員管理等方面的局限性，通常需要檔案管理者耗費很長的時間才能完成相關(guān)任務(wù)，從而影響到檔案管理的效率。在實行了檔案數(shù)字化管理之后，單位可以運用數(shù)字化手段進行檔案信息的管理與開發(fā)利用，縮短檔案管理時間，方便快捷的進行實踐操作，并減少由人為處理帶來的操作失誤;三是有助于挖掘檔案信息價值。數(shù)字化檔案管理除了關(guān)注檔案信息的保管之外，還特別關(guān)注檔案資料的合理化利用，因此能夠把檔案信息的價值挖掘出來，為檔案信息利用創(chuàng)造良好條件。四是有助于提升檔案查詢效率。單位要管理的信息檔案數(shù)量眾多，而且規(guī)模較大，給檔案管理帶來了很大的難度，依靠單一的人工處理方法會影響到檔案的查詢使用。在實施數(shù)字化檔案管理之后，依托先進的信息技術(shù)工具與設(shè)備能夠讓信息的查閱更加便利與快捷滿足檔案使用者的要求。

2 檔案數(shù)字化管理的弊端

任何事物都是有兩面性的，檔案數(shù)字化管理同樣也是如此，我們在看到這種先進管理模式的諸多優(yōu)勢之外，還需要從客觀角度出發(fā)歸納總結(jié)檔案數(shù)字化管理的弊端，以便在今后的工作當中規(guī)避問題，彌補缺陷，體現(xiàn)出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢。第一，檔案數(shù)字化管理存在安全風險。檔案數(shù)字化管理雖然能夠明顯提高檔案處理的效率，但是由網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運用帶來的安全風險也是不容忽視的，尤其是電腦病毒、黑客攻擊等均會在極大程度上威脅檔案信息安全。假如單位在檔案管理當中沒有做好安全保障工作，缺少安全意識的話，就會因為安全風險問題的存在，影響檔案的管理與信息的利用。第二，數(shù)字化檔案的存儲載體顯現(xiàn)出制約性，對計算機軟件以及硬件設(shè)施有著較大的依賴性，而且會受到設(shè)施更新的影響。過去的數(shù)字化檔案在建設(shè)當中有可能發(fā)生和新軟件不兼容的情況，導致檔案信息無法實現(xiàn)長久保管與恰當運用。第三，檔案數(shù)字化管理在執(zhí)行過程當中缺少法律保障。數(shù)字檔案比較特殊，雖然存儲方便且查詢便利，但是檔案的內(nèi)容很容易被篡改，所以在數(shù)字化檔案管理當中很容易出現(xiàn)法律效力不足的缺陷，需要專門針對數(shù)字化檔案管理，給出法律約束與規(guī)范，提高數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性。

3 檔案數(shù)字化管理優(yōu)化落實的策略

3.1 加大部門聯(lián)合實現(xiàn)信息共享

為了構(gòu)建科學完善的檔案數(shù)字化管理體系，充分發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢，必須保證單位內(nèi)部各個部門協(xié)調(diào)配合，構(gòu)建一個日趨完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。在管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，先要做好總體設(shè)計，優(yōu)化檔案整理以及備份工作，尤其是要注意統(tǒng)一各個部門的計算機管理系統(tǒng)，防止出現(xiàn)檔案不能讀取的問題。各部門需要制定明確的規(guī)章制度，保證每日信息的全面錄入和完整保存，上傳至檔案管理系統(tǒng)。為了保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運轉(zhuǎn)，可以運用雙服務(wù)器和光盤雙備份的方法維護檔案管理的效率以及安全?？紤]到檔案數(shù)字化管理當中存在著安全風險問題，有效設(shè)置檔案查看權(quán)限，同時做好安全技術(shù)利用工作，比如應用防火墻技術(shù)、病毒查殺、防止黑客攻擊系統(tǒng)設(shè)計等方法，在保證資源有效共享的同時，維護信息的安全。

3.2 規(guī)范操作程序保證管理規(guī)范

在檔案數(shù)字化管理模式的推廣應用當中，要保證管理質(zhì)量，就必須對檔案操作程序進行規(guī)范，明確操作程序，防止由于個人操作不當問題出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失風險。首先，要對檔案信息錄入進行規(guī)范。檔案管理者在錄入信息時要保持嚴謹嚴肅和科學認真的態(tài)度，保證全部材料錄入準確真實和完整，并在錄入之后進行信息比對和檢查，在確認無誤之后才能立卷。其次，要對檔案掃描工作進行規(guī)范。在掃描檔案信息時需要確認頁數(shù)和信息是否有遺漏的問題，哪怕是在完成掃描和錄入之后，也不能夠直接歸檔，而是要做好文檔信息的再次檢查，確保檔案全部內(nèi)容真實準確，最后在備份和歸檔。整套工作都需要在嚴格的程序規(guī)范之下開展，同時要嚴格遵循相關(guān)的制度與規(guī)章。最后，要專門針對檔案數(shù)字化管理的特殊性加大制度建設(shè)力度，增加立法效力，為數(shù)字化管理提供法律保障。

3.3 建設(shè)管理隊伍提高管理效果

數(shù)字化檔案管理不同于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，對于現(xiàn)代信息技術(shù)的要求較高，又進一步提高了對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)要求。在引入數(shù)字化技術(shù)之后，雖然很多的檔案管理事項都可以交由信息化系統(tǒng)處理，但是檔案管理者對系統(tǒng)的操控是不可缺少的，而且每一個合格的檔案管理者都應該具備極高的信息化素養(yǎng)。這是降低檔案管理失誤和保證檔案管理安全可靠的必要條件。對此，為了保證檔案數(shù)字化管理的成效，單位需要定期培訓檔案管理人員，構(gòu)建一整套完善化的教育培訓機制。首先，檔案管理者要積極學習與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)嚴格依照工作規(guī)范和具體程序進行數(shù)字化檔案管理。其次，檔案管理者要加大對信息技術(shù)的學習和掌握力度，熟練操縱信息化管理系統(tǒng)，提升信息化素養(yǎng)。最后，檔案管理者要提高職業(yè)道德素養(yǎng)，秉持著嚴謹認真和負責的精神，為單位的檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造條件。

在現(xiàn)代信息技術(shù)手段日益發(fā)展和廣泛應用的背景下，史志檔案信息管理獲得了良好的技術(shù)支撐。要想從根本上提高單位檔案管理的效率和質(zhì)量，就要以信息技術(shù)為依托，構(gòu)建專門的信息化管理系統(tǒng)，讓檔案資料發(fā)揮應有價值。檔案史志館要提高對檔案現(xiàn)代化管理的重視程度，盡快扭轉(zhuǎn)思想，完善工作方案，準確認識檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢和弊端，加快檔案數(shù)字化管理改革步伐，在保證檔案信息有效保存的同時，提高檔案資料的利用效果，為單位發(fā)展和社會經(jīng)濟建設(shè)提供更好的服務(wù)。

參考文獻

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