陳愛(ài)華

摘 要：現(xiàn)今社會(huì)中，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，各行業(yè)的數(shù)據(jù)信息數(shù)量增多，檔案管理工作面臨著新的、更高的要求，需要在管理工作中注入更多的精力，特別是建筑工程，在工程項(xiàng)目實(shí)施中，工程檔案是以相對(duì)靜態(tài)的方式呈現(xiàn)，而在具體管理中，又是相對(duì)動(dòng)態(tài)的存在，開(kāi)展工程檔案管理旨在建立系統(tǒng)化的工程檔案，保證管理工作的科學(xué)開(kāi)展。為此本文以石油化工工程項(xiàng)目的檔案為例，對(duì)檔案管理的重要性以及規(guī)范化策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：石油化工;工程項(xiàng)目;檔案管理;重要性;規(guī)范化

在石油化工工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理工作的落實(shí)情況將對(duì)工程建設(shè)的質(zhì)量產(chǎn)生影響，并關(guān)系到施工、建設(shè)企業(yè)的切身利益。同時(shí)工程檔案也在真實(shí)的記錄整個(gè)工程建設(shè)的具體情況，完整、準(zhǔn)確的文件內(nèi)容對(duì)于今后從項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、審計(jì)以及維護(hù)改建等有重要的參考價(jià)值。所以，作為工程項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)人員必須要認(rèn)識(shí)到自身責(zé)任的重大，能夠?qū)n案信息嚴(yán)格審查，保證檔案信息的真實(shí)、客觀、合法，為檔案管理以及工程項(xiàng)目建設(shè)的順利推進(jìn)奠定良好的前提。

1 建筑工程檔案管理的重要性分析

石油化工工程項(xiàng)目的檔案資料都是在具體的建設(shè)中形成的，并通過(guò)文字、錄像、圖片以及聲音等方式進(jìn)行記錄和保存，其具有重要的價(jià)值和意義。但隨著工程項(xiàng)目數(shù)量的增加，有價(jià)值的工程資料也逐漸增多。如工程建設(shè)前期的資料有項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、上級(jí)批準(zhǔn)文件、勘察文件、招投標(biāo)文件以及項(xiàng)目設(shè)計(jì)施工圖、合同等[1];在施工過(guò)程中有施工材料、質(zhì)量監(jiān)督和竣工驗(yàn)收的材料;在竣工后會(huì)驗(yàn)收資料、竣工的圖紙以及相關(guān)結(jié)算內(nèi)容等。這些檔案資料對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的內(nèi)容進(jìn)行全面的記錄，是最為真實(shí)的文獻(xiàn)資料，其對(duì)于工程質(zhì)量的保障和今后的維護(hù)起到十分重要的作用。

就目前而言，我國(guó)每個(gè)行業(yè)的檔案管理工作都是有其自身的社會(huì)屬性的，同時(shí)已經(jīng)形成了國(guó)家相關(guān)部門的重要管理制度。不管是個(gè)人、是企業(yè)，規(guī)范化管理工作中的核心資料是至關(guān)重要的，才能夠體現(xiàn)出檔案管理的社會(huì)價(jià)值。而作為工作人員，必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作社會(huì)價(jià)值的重要性。

2 石油化工工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化策略

2.1 明確檔案管理的依據(jù)

結(jié)合建設(shè)工程檔案的具體特點(diǎn)，我國(guó)相關(guān)部門針對(duì)檔案的收集、整理、歸檔等提出了相關(guān)要求，也制定了法律法規(guī)。如《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》、《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作指南》等[2]。XXX石油化工企業(yè)對(duì)這些規(guī)范性的文件和標(biāo)準(zhǔn)化的版本進(jìn)行解讀，依據(jù)自身工程項(xiàng)目的施工情況對(duì)檔案管理進(jìn)行落實(shí)，并制定了《工程檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范》，同時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，明確保管期限和檔號(hào)分類方法，極大的提高了檔案管理的規(guī)范化水平。

2.2 實(shí)現(xiàn)管理體制與工作程序的規(guī)范化

在石油化工工程項(xiàng)目施工中，要依據(jù)集中領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理負(fù)責(zé)的管理體制開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理工作，也就是說(shuō)要做好以下幾個(gè)方面的工作內(nèi)容。第一，要對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善，使其更加規(guī)范化。石油化工項(xiàng)目檔案管理需要發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，利用網(wǎng)絡(luò)化的分級(jí)和扁平化管理實(shí)現(xiàn)綜合化的管理。近些年來(lái)，檔案管理組織結(jié)構(gòu)得到了一定的調(diào)整，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化的層次劃分，包括管理小組、檢查小組、督導(dǎo)小組以及檔案管理人員

等[3]，要對(duì)不同小組的責(zé)任義務(wù)進(jìn)行明確劃分，并將其與小組人員的績(jī)效考核相結(jié)合。第二，優(yōu)化和規(guī)范監(jiān)理單位的檔案管理體系。在工程項(xiàng)目建設(shè)中，由監(jiān)理總工程師開(kāi)展整體監(jiān)控工作，同時(shí)還包括不同專業(yè)領(lǐng)域的工程監(jiān)理，如土建、設(shè)備、安裝以及電氣儀表等。在綜合巡視、旁站等監(jiān)督工作中形成全面化的監(jiān)理資料。第三，完善和規(guī)范施工單位的檔案管理體系。為保證收集到的檔案資料是完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的，需要在施工單位中建立專業(yè)化、系統(tǒng)化的機(jī)構(gòu)部門。XXX石油化工企業(yè)在內(nèi)部設(shè)立財(cái)務(wù)部、工程部、物資部、計(jì)劃部、技術(shù)質(zhì)量部以及檔案室[4]，對(duì)企業(yè)施工資料進(jìn)行全面收集整理，在上述部門的努力下，XXX石油化工企業(yè)的工程項(xiàng)目信息質(zhì)量得到了很好的維護(hù)，檔案資料的客觀、準(zhǔn)確性也得到了保證。

2.3 科學(xué)組織協(xié)調(diào)檔案管理工作的開(kāi)展

通常而言，石油化工項(xiàng)目的建設(shè)企業(yè)中都設(shè)立了檔案管理部門，旨在科學(xué)的管理和運(yùn)用工程項(xiàng)目建設(shè)中涉及的相關(guān)資料，同時(shí)給予利用運(yùn)用的專業(yè)化指導(dǎo)，科學(xué)協(xié)調(diào)工程各方面的實(shí)施，也為今后的工程監(jiān)督、維護(hù)等提供可靠地依據(jù)。所以作為工程項(xiàng)目相關(guān)資料的管理人員，要積極參與工程項(xiàng)目的例會(huì)，科學(xué)處理檔案管理中遇到的問(wèn)題。同時(shí)細(xì)致監(jiān)督管理檔案的狀態(tài)，定期組織人員檢查施工單位的實(shí)施情況。此外，高效利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，檔案管理人員要強(qiáng)化自身的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)能力進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，或者組織培訓(xùn)班開(kāi)展具體的學(xué)習(xí)（如圖1），提高工作人員技術(shù)水平，使其掌握更多的法律法規(guī)以及規(guī)章制度，保證檔案資料能夠得到科學(xué)的整理與歸檔，提高工作效率。

2.4 科學(xué)控制項(xiàng)目合同與最終結(jié)算

作為工程建設(shè)單位，在簽訂施工協(xié)議和相關(guān)合同時(shí)，需要科學(xué)的收集整理相關(guān)的文檔資料，并明確移交和變更等要求。在辦理最終結(jié)算時(shí)，由檔案管理部門簽字確認(rèn)，然后再進(jìn)行之后的付款工作。

2.5 認(rèn)真貫徹落實(shí)規(guī)范措施

作為建設(shè)單位要建立資料考核小組，其中包括單位內(nèi)部的檔案管理部門、參與建設(shè)的企業(yè)以及職能部門，旨在定期收集、整理相關(guān)文件資料，并保證在此過(guò)程中相關(guān)責(zé)任的落實(shí)，使工程項(xiàng)目的質(zhì)量管理效果得到提升。同時(shí)，要積極開(kāi)展考核與檢查工作，依據(jù)考查結(jié)果和相關(guān)責(zé)任制度明確工作人員的獎(jiǎng)懲情況。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在石油化工項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理是十分重要的工作內(nèi)容，科學(xué)的檔案管理能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目的施工、運(yùn)行、檢測(cè)以及維護(hù)等提供科學(xué)的依據(jù)和參考，是石油化工項(xiàng)目建設(shè)中至關(guān)重要的內(nèi)容。為此在工程建設(shè)中，必須要強(qiáng)化檔案管理的重視程度，明確建設(shè)工程檔案管理的重要性，并提出規(guī)范化的策略推進(jìn)檔案工作，加強(qiáng)部門間的聯(lián)系溝通，保證檔案資料的真實(shí)和完整性，為工程項(xiàng)目建設(shè)順利實(shí)施提供指導(dǎo)。

參考文獻(xiàn)

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