孫曉宇

摘 要：檔案管理作為企事業(yè)單位管理的重要組成部分，對于企事業(yè)單位管理具有重要意義。人事檔案，將企事業(yè)單位人員的基礎(chǔ)信息及行為記錄在冊，以信息的形式呈現(xiàn)出來，供企事業(yè)人力管理所依據(jù)，可以有助于企事業(yè)人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。隨著企事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理必然會被更為重視，但是當(dāng)下，我國的檔案管理仍然存在諸多問題，亟待解決，嚴(yán)重制約企事業(yè)單位發(fā)展。本文從企事業(yè)單位檔案管理中存在的問題入手，提出了優(yōu)化檔案管理的具體措施，望予企事業(yè)單位以借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化方案

檔案管理，是通過統(tǒng)一的平臺，對企事業(yè)單位在職人員信息進行集中登記與管理的方式。通過檔案管理，企事業(yè)單位可以了解職員入職前的個人經(jīng)歷、思想素質(zhì)以及愛好特征等。此外，檔案管理的落實，也可以讓企事業(yè)單位增加對自身員工的了解，并針對性的確定發(fā)展目標(biāo)。人才是企事業(yè)單位未來發(fā)展?fàn)顩r的決定性基礎(chǔ)，對于企事業(yè)單位管理及生產(chǎn)效益提高均意義深遠。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

隨著新形勢下，我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，以及企事業(yè)單位自身道路的不斷拓寬，檔案管理的重要性會不斷增強。對于事業(yè)單位的重要性也會不斷提升，與之相應(yīng)的，與其相關(guān)的問題也會逐漸增多。

1.1 重視度不足，地位不高

檔案管理，相較于企事業(yè)單位的其他工作，具有更為廣泛的遠期收益，但短期收益卻并不明顯，且檔案管理本身又相對瑣碎與枯燥，極其容易為人們所忽視[1]。因此，造成了管理人員、領(lǐng)導(dǎo)乃至工作人員自身對于工作的認(rèn)識不足，將檔案管理簡單認(rèn)為信息的登記，對信息的分類、保存以及實質(zhì)性的作用充耳不聞，粉飾太平的現(xiàn)狀也導(dǎo)致了檔案管理與企事業(yè)單位發(fā)展嚴(yán)重脫軌，部分企事業(yè)單位的檔案管理還屬于相對于較為初始的水平，也造成了企事業(yè)單位檔案管理的混亂和無序。

1.2 管理人員素質(zhì)層次不齊，整體偏低

我國人事制度改革之后，企事業(yè)單位開始針對人力管理部分進行優(yōu)化，設(shè)置了檔案管理崗位，且開始聘用新的工作人員[2]。但設(shè)崗與考核上崗之間，仍然存在著鴻溝，部分企事業(yè)單位在針對檔案管理的工作人員選聘時，并沒有經(jīng)過專業(yè)性的選拔考試，也未落實系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，一些僅僅只了解基礎(chǔ)檔案管理知識，對科學(xué)的管理方法認(rèn)識不足、缺乏實踐匯總理論儲備和能力的管理人員充斥企事業(yè)檔案管理內(nèi)部，自然容易出現(xiàn)檔案管理缺乏專業(yè)性，也會造成檔案材料收集的不完整，使檔案管理工作不能發(fā)揮實際的作用。

1.3 檔案管理工作環(huán)境缺乏

企事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不足，造成企事業(yè)單位在針對檔案管理設(shè)備進行投資時，會縮減預(yù)算的情況頻發(fā)，也促使部分企事業(yè)單位本身缺乏管理所需要的設(shè)備以及環(huán)境，一些企事業(yè)單位的檔案管理仍然流于表面。例如一些部門將檔案管理的辦公區(qū)、儲備區(qū)以及查閱區(qū)三室歸一，嚴(yán)重降低檔案管理人員的工作效率，一些企事業(yè)的檔案管理，未與信息化與現(xiàn)代化相適配，管理設(shè)備和安全設(shè)施的落后，極容易造成信息的缺乏[3]。隨著我國經(jīng)濟增速的提升，企事業(yè)之間人力資源的流動也增加，而大多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案處理速度卻仍然處于相對滯后的階段，造成了檔案管理無法適應(yīng)企事業(yè)自身發(fā)展的現(xiàn)狀，使流動人員比例顯著增加，為企事業(yè)管理增加了較大部分的成本，例如一部分對檔案需求急迫的離職人員，極容易因為時間原因，放棄自己的檔案，最終促使企事業(yè)單位管理中的死檔增加，嚴(yán)重增加企事業(yè)檔案管理的成本和風(fēng)險。

2 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化方法

2.1 提升對檔案管理的重視程度

企事業(yè)單位管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理對企事業(yè)發(fā)展的重要性，并自上而下，宣傳與推廣檔案管理的價值與意義，讓員工能夠確立爭取的檔案管理與執(zhí)行意識，進而確保檔案管理人員能夠有積極的工作意識，員工也有積極的檔案利用意識。事業(yè)單位應(yīng)該加大管理投入，建立獨立的檔案管理部門，將檔案管理查閱、儲存和工作室分開，并配備完善的基礎(chǔ)設(shè)備，在保障檔案信息安全的基礎(chǔ)上，提升檔案管理人員的管理效率。

2.2 加大檔案管理設(shè)施建設(shè)力度

新形勢下，隨著智能化的進步，各行各業(yè)的發(fā)展都開始逐漸開拓信息化道路。想要優(yōu)化自身檔案管理的水平，必須要將大數(shù)據(jù)與企事業(yè)單位檔案管理相結(jié)合，從當(dāng)今社會的整體形勢出發(fā)，全面分析與重視信息技術(shù)的引入，提升檔案管理設(shè)施的建設(shè)力度，讓企事業(yè)單位檔案管理的提升有重要的基礎(chǔ)。

作為企事業(yè)單位，應(yīng)該增大檔案管理設(shè)施及技術(shù)的投資力度，對實際中已經(jīng)出現(xiàn)問題的設(shè)備進行及時更換、維修，并針對性的開展定期養(yǎng)護，以保證設(shè)備處在高效運作的狀態(tài)之下[4]。只有確保設(shè)備一直處在良好的運作環(huán)境之下，才能最大程度保證應(yīng)用安全性，并在管理檔案中，充分發(fā)揮價值與功能。如今的社會是信息化的時代，任何信息的收集、歸納、分析與整理均離不開大數(shù)據(jù)的支撐，因此確立完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，搭建以數(shù)字化為基礎(chǔ)的數(shù)字檔案室，也是未來企事業(yè)檔案管理的必然趨勢，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，優(yōu)化企事業(yè)單位檔案管理，具有重要的現(xiàn)實意義，不僅可以避免因為火災(zāi)等外力造成的紙質(zhì)檔案損毀、丟失，也可以降低檔案管理的管理風(fēng)險，提升檔案管理的管理效率。

2.3 提高管理人員素質(zhì)

企事業(yè)單位管理人員素質(zhì)，是檔案管理水平的決定性因素，信息化技術(shù)的推進雖極大程度的優(yōu)化了檔案管理的工作路徑，但是，事業(yè)單位仍然應(yīng)該重視高素質(zhì)、高能力專業(yè)人才的考核、聘用與培養(yǎng)，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)。此外，事業(yè)單位應(yīng)該嘗試轉(zhuǎn)化被動化的管理服務(wù)現(xiàn)狀，提升檔案管理的質(zhì)量，讓管理人員能夠有職業(yè)緊迫感，進而高效的完成檔案管理工作。例如對檔案管理人員進行定期考核，直接與績效掛鉤，獎懲有度。為選拔優(yōu)秀的管理人員，事業(yè)單位可以嘗試與高校建立合作關(guān)系，從高校直接選拔檔案管理相關(guān)的優(yōu)秀人才，為單位的可持續(xù)發(fā)展保留新鮮血脈，提升檔案管理隊伍整體的活力。針對已經(jīng)在職的優(yōu)秀管理人才，事業(yè)單位可以為其創(chuàng)造良好提升途徑，增加深造與學(xué)習(xí)的機會，使企事業(yè)管理人員能夠與時代同步，與未來同期。此外，事業(yè)單位應(yīng)該重視機密文件的保存，針對保管此類檔案的崗位，進行專門的選拔與配置，例如三人三把鎖，只有同時在場才能打開機密紙質(zhì)文件;對數(shù)據(jù)文件進行訪問權(quán)限分級涉及等，均是常用的檔案安全性保障方式。在針對檔案資料的管理和借閱中，應(yīng)該落實紙質(zhì)登記與電子登記，嚴(yán)格細致定期檢查，并加強對文件的備份，降低資料毀損、丟失問題出現(xiàn)的概率。

3 結(jié)束語

綜上，我國檔案管理工作對于事業(yè)企業(yè)管理意義深遠，關(guān)系企事業(yè)單位可持續(xù)進步與發(fā)展。企事業(yè)單位只有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能為優(yōu)化企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)造前提。本文基于當(dāng)下企事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的問題，進行了集中討論，并針對性提出了具體措施。

參考文獻

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[3]趙艷安.事業(yè)單位管理檔案管理中現(xiàn)代化方式的運用[J].農(nóng)村實用科技信息，2018（3）.

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