王敬平

摘 要 隨著住房公積金歸集總量的不斷擴(kuò)大和居民住房需求的持續(xù)增長(zhǎng)，各地住房公積金管理中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中心”）業(yè)務(wù)發(fā)展迅猛，在辦理公積金如貸款、歸集、提取等活動(dòng)中產(chǎn)生了大量以紙張為載體的住房公積金業(yè)務(wù)檔案。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，以紙張為載體的住房公積金檔案管理存在諸多問(wèn)題，如檔案庫(kù)房等安排設(shè)計(jì)上達(dá)不到現(xiàn)檔案管理規(guī)定的要求，各分中心、區(qū)（縣）管理部的條件尤為簡(jiǎn)陋，更別說(shuō)是“九防”措施了，檔案隨時(shí)存在被毀壞和遺失的可能，同時(shí)來(lái)自公積金網(wǎng)廳、微信等各平臺(tái)的電子文件得不到很好的存儲(chǔ)和利用?；诖?，中心在有限的人力和物力資源環(huán)境下，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)處理這些資料，讓中心業(yè)務(wù)受理人員、審批人員及其他有需要者能夠快捷查詢(xún)及便捷利用所需檔案資料就成為本文的研究出發(fā)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞 “互聯(lián)網(wǎng)+” 住房公積金 無(wú)紙化 檔案管理

傳統(tǒng)“大而全”的住房公積金檔案資料管理理念造成了存檔資料的過(guò)度膨脹，大量紙質(zhì)檔案在占據(jù)大量空間的同時(shí)造成管理成本的上升。同時(shí)，隨著信息化的發(fā)展，龐大的電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案并存，但這些數(shù)據(jù)又不能形成有效的檔案。因此，通過(guò)信息化手段來(lái)集中管理這些龐雜的檔案，優(yōu)化檔案流程管理、提高運(yùn)作效率并降低部門(mén)運(yùn)行成本迫在眉睫。

一、從紙質(zhì)檔案向無(wú)紙化檔案過(guò)渡

人是確保住房公積金無(wú)紙化檔案管理順利開(kāi)展的關(guān)鍵因素，因此相關(guān)工作人員（歸集、貸款、財(cái)務(wù)及檔案管理人員）必須首先在思想上引起高度重視，正確認(rèn)識(shí)到住房公積金無(wú)紙化檔案管理的必要性和重要性（住房公積金無(wú)紙化檔案管理不僅是順應(yīng)法律發(fā)展的必然需求，也是確保信息資源建設(shè)和共享、節(jié)約管理成本與做好保密工作的必然舉措），然后在實(shí)際工作中主動(dòng)發(fā)揮能動(dòng)性，用強(qiáng)烈的責(zé)任感來(lái)開(kāi)展相關(guān)工作，并積極探討總結(jié)住房公積金無(wú)紙化檔案管理中遇到的各類(lèi)問(wèn)題，結(jié)合具體實(shí)際情況來(lái)采取行之有效的解決措施。

二、制定操作規(guī)范

（一）公積金行業(yè)原有紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理相關(guān)規(guī)范

根據(jù)國(guó)家檔案局、中央檔案室印發(fā)的相關(guān)文件要求（如《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》），制定相應(yīng)的操作規(guī)范：如果由外包服務(wù)商承接大量住房公積金無(wú)紙化檔案管理的工作，則應(yīng)對(duì)外包服務(wù)商的資質(zhì)、加工工序設(shè)置、監(jiān)督管理制度、生產(chǎn)管理機(jī)制及生產(chǎn)管理隊(duì)伍等進(jìn)行考察，并且簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議;在住房公積金無(wú)紙化檔案管理開(kāi)始前，以檔案的原始檔案號(hào)為檔案標(biāo)識(shí)，并將其作為記錄或核對(duì)的依據(jù)，與服務(wù)商共同做好記錄臺(tái)賬并相互簽字認(rèn)可;在住房公積金無(wú)紙化檔案管理實(shí)施過(guò)程中，要按照所在地區(qū)相關(guān)檔案管理制度要求，規(guī)范住房公積金檔案中的目錄內(nèi)容;對(duì)住房公積金檔案掃描實(shí)施全過(guò)程監(jiān)控，認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案無(wú)紙化轉(zhuǎn)換交接登記表，對(duì)掃描頁(yè)數(shù)進(jìn)行登記，認(rèn)真核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，發(fā)現(xiàn)不一致則應(yīng)標(biāo)明具體原因和處理措施;住房公積金檔案掃描結(jié)束后，根據(jù)檔案保管規(guī)范對(duì)拆除檔案進(jìn)行重新裝訂，裝訂過(guò)程中應(yīng)確保檔案排列順利不變且牢固整齊;以檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對(duì)無(wú)紙化檔案質(zhì)量進(jìn)行隨機(jī)抽樣檢查，發(fā)現(xiàn)不合格電子數(shù)據(jù)要重新加工。

（二）電子檔案移交、接收、歸檔相關(guān)規(guī)范

為確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，中心需制定相關(guān)移交、接收、歸檔規(guī)范，明確檔案存儲(chǔ)格式、在線(xiàn)或離線(xiàn)移交程序、加密解密方法、歸檔方法等內(nèi)容。

一些公積金中心已經(jīng)意識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性，在辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中，提前進(jìn)行了資料的采集，甚至部分中心已經(jīng)與其他部門(mén)聯(lián)網(wǎng)，適時(shí)取得了所需的電子檔案。操作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意：提前梳理各資料名稱(chēng)，確保各流程、各業(yè)務(wù)辦理時(shí)，各“檔案袋”所對(duì)應(yīng)的資料名稱(chēng)一致;所有電子檔案共建、共享，職工僅提供一次資料就能辦理完畢所有業(yè)務(wù);從外單位共享過(guò)來(lái)的電子檔案要有共享時(shí)間，防止時(shí)間不同引起的資料不一致。具體流程如圖1。

三、構(gòu)建住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)

（一）住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求

住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，可以實(shí)現(xiàn)中心文書(shū)檔案、聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化加工、檔案維護(hù)管理及多元化利用，不僅能夠?yàn)閭€(gè)人、繳存單位和房地產(chǎn)商提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，而且能夠規(guī)范化整理中心歷年的公積金存量檔案和現(xiàn)時(shí)產(chǎn)生檔案，防范檔案管理中潛在的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。筆者認(rèn)為，住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的功能如表1所示。

（二）住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的安全性

相較于紙質(zhì)檔案，電子化檔案信息與載體是分離的，很容易被不留痕跡地篡改，如通過(guò)Photoshop軟件修改電子檔案圖片中的關(guān)鍵簽名信息。易篡改、易復(fù)制、易傳輸及易偽造等特點(diǎn)使住房公積金無(wú)紙化檔案管理工作開(kāi)展的一大重點(diǎn)就是解決安全性問(wèn)題，除了要求住房公積金無(wú)紙化檔案制作者和管理者具有良好的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)和安全保護(hù)意識(shí)外，還需要采取必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段來(lái)對(duì)住房公積金無(wú)紙化檔案進(jìn)行保護(hù)。筆者認(rèn)為，公積金無(wú)紙化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)“四種功能”，即對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能，對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能，電子檔案保護(hù)功能。CA認(rèn)證、電子簽章和數(shù)字水印技術(shù)是解決此問(wèn)題的重要措施，它可以在確保原始內(nèi)容的價(jià)值及使用不受影響的前提下，在宿主數(shù)據(jù)源中嵌入一定意義的標(biāo)識(shí)信息。具體來(lái)說(shuō)有以下幾個(gè)方面：

1.CA認(rèn)證與電子簽章。主要是確保中心工作人員和繳存單位、繳存職工等在網(wǎng)上傳遞信息的安全性、真實(shí)性、可靠性、完整性和不可抵賴(lài)性。一方面，通過(guò)時(shí)間戳、電子簽名、電子簽章等技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行固化，明確簽名主體，確保其真實(shí)身份;另一方面，通過(guò)CA認(rèn)證，確保其法律效應(yīng)，為解決公積金無(wú)紙化檔案帶來(lái)的法律問(wèn)題提供了依據(jù)。

2.數(shù)字水印技術(shù)。一方面是住房公積金無(wú)紙化檔案完整性保護(hù)。在對(duì)住房公積金紙質(zhì)檔案掃描保存的過(guò)程中，可以通過(guò)嵌入對(duì)修改水印信息非常敏感的脆弱水印或半脆弱水印來(lái)防止檔案文件被人為篡改。在住房公積金無(wú)紙化檔案中嵌入脆弱水印后，當(dāng)水印信息被非法用戶(hù)惡意破壞時(shí)，很容易檢測(cè)出檔案內(nèi)容或水印是否遭到篡改，并采取必要措施來(lái)避免住房公積金無(wú)紙化檔案被偽造，這樣非法用戶(hù)就無(wú)法從檔案中獲取有用信息。另一方面是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性意味著大量人員可以在線(xiàn)對(duì)住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)，檔案資源可能被非法下載、復(fù)制及篡改，而將具有一定版權(quán)聲明意義的水印信息（如制作單位、簽名等）嵌入住房公積金無(wú)紙化檔案后，水印信息很難被人的感覺(jué)系統(tǒng)所感知，但檢測(cè)器非常敏感，以此來(lái)宣稱(chēng)對(duì)住房公積金無(wú)紙化檔案的所有權(quán)，為侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)而引起的法律糾紛提供了證據(jù)。

（三）住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的性能指標(biāo)

住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)會(huì)使用合理的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和查詢(xún)算法，為確保查詢(xún)的響應(yīng)速度不會(huì)隨著用戶(hù)的增加和記錄數(shù)的增長(zhǎng)而顯著下降，筆者認(rèn)為住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該滿(mǎn)足如表2所示的性能指標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下住房公積金無(wú)紙化檔案管理工作的開(kāi)展，不僅可以強(qiáng)化對(duì)重要且寶貴的紙質(zhì)檔案的保護(hù)，大大延長(zhǎng)住房公積金檔案的保存時(shí)間，而且有助于完善住房公積金檔案的信息內(nèi)容，利用者也無(wú)須再查閱紙質(zhì)檔案。總而言之，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案管理是住房公積金檔案事業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)業(yè)，必將為住房公積金事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

（作者單位為自貢市住房公積金管理中心）

參考文獻(xiàn)

[1] 李永愛(ài).關(guān)于住房公積金檔案信息化的探索思考[J].中小企業(yè)管理與科技（下），2016（30）：112-113.

[2] 王輝.住房公積金檔案信息化建設(shè)策略研究[J].才智，2017（19）：257.

[3] 王東.淺析完善住房公積金貸款檔案數(shù)字化[J].黑龍江史志，2012（27）：93-94.

[4] 王焱.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2013（1）：115.

[5] 王娜.電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].才智，2017（36）：212.

[6] 劉蕊.信息化社會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息模式的挑戰(zhàn)[J].神州，2014（1）：277.

[7] 孫倩.住房公積金檔案的特點(diǎn)及檔案管理[J].才智，2018（11）：202.