劉雪貞

摘要：當(dāng)前新形勢(shì)下事業(yè)單位的各項(xiàng)工作內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求和環(huán)境想對(duì)接，這樣才能有效提高工作質(zhì)量和效率。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理，有利于支撐事業(yè)單位的各項(xiàng)工作全面開(kāi)展。本文先對(duì)事業(yè)單位傳統(tǒng)模式下的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新以及改革服務(wù)模式，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識(shí)，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;新形勢(shì)下;檔案管理;問(wèn)題;創(chuàng)新服務(wù)

在當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案管理始終占據(jù)重要位置。然而，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理理念與模式已經(jīng)難以有效適應(yīng)當(dāng)前的各項(xiàng)工作要求和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)正視檔案管理工作的創(chuàng)新以及改革，從細(xì)節(jié)著手來(lái)有效落實(shí)檔案管理中的各項(xiàng)工作，以此來(lái)促進(jìn)事業(yè)單位的工作效率提升。

一、事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理問(wèn)題分析

事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料，為國(guó)家建設(shè)與發(fā)展提供了基礎(chǔ)和保證，同時(shí)也為選拔任用人才提供了資料參考。從這一層面來(lái)講，事業(yè)單位立足實(shí)際，結(jié)合本單位的情況加強(qiáng)檔案管理至關(guān)重要，各單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理。然而，隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)以及職能的轉(zhuǎn)型與改革發(fā)展，檔案管理工作顯得非常的滯后，變革工作隨之同步進(jìn)行，隨著事業(yè)單位的快速發(fā)展，雖然事業(yè)單位整體發(fā)展水平有所提升，但是受傳統(tǒng)檔案管理模式與理念的影響，很多情況下檔案管理表現(xiàn)出一定的缺陷與不足。

（一）檔案管理的地位和作用應(yīng)當(dāng)受到重視

檔案作為事業(yè)單位改革發(fā)展的重要載體和寶貴財(cái)富，其中記載了事業(yè)單位長(zhǎng)期以來(lái)的發(fā)展歷程，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)妥善保管，以備后續(xù)查閱之需。從實(shí)踐來(lái)看，為數(shù)不少的事業(yè)單位并未真正地意識(shí)到檔案的作用和價(jià)值，并未將檔案管理工作置于重要的地位。實(shí)踐中普遍存在著做工作無(wú)痕跡，雖然做了工作，但卻沒(méi)有詳細(xì)地記錄下來(lái)，以致于檔案管理可有可無(wú);同時(shí)，因此而整理出來(lái)的相關(guān)檔案資料信息雜亂無(wú)章，數(shù)據(jù)信息不齊全，需調(diào)取檔案資料時(shí)，很難準(zhǔn)確查找，最終影響了事業(yè)單位決策的做出以及工作質(zhì)量和效率。

（二）缺乏行之有效的檔案管理機(jī)制

在事業(yè)單位建立初期，很多現(xiàn)行的制度就已經(jīng)形成，檔案管理工作制度也不例外。然而，在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境條件不斷變化的背景下，事業(yè)單位面臨的社會(huì)形勢(shì)非常的嚴(yán)峻。該種形勢(shì)下，如果事業(yè)單位一直沿襲著傳統(tǒng)的檔案管理制度，則顯然無(wú)法達(dá)到預(yù)期的要求和目的，甚至導(dǎo)致很多工作陷入混亂。原有的檔案管理制度規(guī)定了部門以及責(zé)任人，同時(shí)也規(guī)定了具體的流程;如果貿(mào)然調(diào)整事業(yè)單位的組織機(jī)構(gòu)體系，顯然會(huì)導(dǎo)致部門增減，工作難以相繼。同時(shí)，因缺乏管理制度，導(dǎo)致各項(xiàng)責(zé)任和工作落實(shí)不到位，最終造成部分工作人員心存僥幸，檔案部門履職時(shí)慌忙錯(cuò)亂，工作乏力。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，為數(shù)不少的事業(yè)單位存在著嚴(yán)重的檔案管理乏力現(xiàn)象，工作成效不明顯，因缺乏行之有效的管理制度而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作混亂和無(wú)序化。實(shí)踐中雖然一些事業(yè)單位制定了相關(guān)的檔案管理工作規(guī)章制度和規(guī)范要求，但是因執(zhí)行力度不足、制度缺乏科學(xué)合理性等，導(dǎo)致檔案管理工作難見(jiàn)成效，相關(guān)機(jī)制形同虛設(shè)，很多單位的管理工作非常的混亂。整體來(lái)看，事業(yè)單位并未有效進(jìn)行檔案管理，工作現(xiàn)狀和效果不容樂(lè)觀。從檔案資料的收集到歸檔以及存儲(chǔ)，再到最后的查閱利用，缺少一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。

（三） 檔案管理手段和方法相對(duì)比較落后

傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作，采用的是紙質(zhì)檔案模式，久而久之紙張陳舊就容易導(dǎo)致破損，其中很多重要的信息數(shù)據(jù)資料需專人負(fù)責(zé)管理。然而，采用人為的管理模式進(jìn)行保存和應(yīng)用耗時(shí)費(fèi)力，也存在著很多不可控因素威脅和影響?；诖耍粝胗行Ю迷挤椒▉?lái)保存和利用檔案資料，現(xiàn)實(shí)中的難度非常的大。值得一提的是，長(zhǎng)期以來(lái)很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視，所以投入的資金也比較少，即便有很多優(yōu)化的應(yīng)用軟件，也未能真正地投入使用，最終因檔案資料和設(shè)備的更新不及時(shí)而導(dǎo)致檔案管理及其應(yīng)用效率低下。

二、事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新以及服務(wù)改革的有效途徑

基于以上對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位普遍存在的問(wèn)題分析，筆者認(rèn)為要想加強(qiáng)檔案管理以及創(chuàng)新服務(wù)，就必須立足于本單位的實(shí)際情況，結(jié)合本單位的特點(diǎn)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革，既要從思想上真正地重視起來(lái)，又要從行動(dòng)上積極開(kāi)展創(chuàng)新服務(wù)工作，嚴(yán)格從以下幾個(gè)方面著手努力，以期能夠提高檔案管理工作的創(chuàng)新服務(wù)水平。

（一）思想重視+理念革新

思想觀念上的轉(zhuǎn)變是事業(yè)單位創(chuàng)新管理工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是最基本的一項(xiàng)工作，沒(méi)有思想的轉(zhuǎn)變，談不上行動(dòng)上的改進(jìn)。觀念作為行動(dòng)的指南，其在很大程度上支配著我們的行動(dòng)，事業(yè)單位檔案管理也不例外。實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理思想，全面提升檔案管理工作重要性認(rèn)知水平。尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)重視，根據(jù)具體情況適時(shí)更新思想觀念，以此來(lái)有效解決現(xiàn)實(shí)中的各種問(wèn)題與弊端，為本單位的改革發(fā)展?fàn)I造氛圍。通過(guò)思想觀念的不會(huì)的革新，保持與時(shí)俱進(jìn)，可以有的提高我們的思想認(rèn)識(shí)水平，并在此基礎(chǔ)上做出正確的、切實(shí)可行的發(fā)展決策。實(shí)踐中無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層，亦或是基層人員，均應(yīng)當(dāng)注重檔案管理資源的優(yōu)化整合以及有效應(yīng)用，以此來(lái)促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)決策的制定，保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠性。在收集檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)注入更多的精力，以此來(lái)確保該項(xiàng)工作的作用能夠有效發(fā)揮出來(lái)。

（二）基礎(chǔ)建設(shè)+創(chuàng)新模式

實(shí)踐中為了能夠有效滿足當(dāng)前形勢(shì)下的要求，新時(shí)期事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極改進(jìn)各項(xiàng)檔案管理工作模式，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。首先，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度。比如，建立檔案管理

工作專門的辦公室、檔案庫(kù)房等，并且保持彼此相互獨(dú)立，以此來(lái)有效提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，還要投入專門的資金為事業(yè)單位的檔案管理工作購(gòu)置電腦、檔案密集架以及自動(dòng)干燥箱等基礎(chǔ)設(shè)備。其次，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理工作中的相關(guān)設(shè)施建設(shè)。比如，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中所需的相關(guān)存儲(chǔ)以及加工設(shè)備等，同時(shí)還包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)以及服務(wù)器和檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案管理庫(kù)等，從而檔案信息化建設(shè)提供保障，這也是事業(yè)單位檔案管理工作水平得以提升的有效措施和手段。新時(shí)期事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷加快檔案信息資源自動(dòng)化管理和服務(wù)體系建設(shè)，從建立、管理以及應(yīng)用三個(gè)層面創(chuàng)新服務(wù)理念與模式。第一，制定切實(shí)可行的信息化建設(shè)機(jī)制，規(guī)劃好各階段的工作，采取分步實(shí)施的方式;第二，建立健全檔案數(shù)字庫(kù)，并且采用電子形式進(jìn)行檔案資料的存儲(chǔ)，共建共享檔案資料和數(shù)據(jù)信息，隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)檔案資料分析處理;第三，建立高效服務(wù)網(wǎng)站，提供在線實(shí)時(shí)檔案資料查詢、調(diào)取等服務(wù)活動(dòng)。

（三）優(yōu)化檔案管理組織架構(gòu)

實(shí)踐中，通過(guò)不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)管理流程以及標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)制度化建設(shè)，對(duì)檔案建設(shè)以及利用流程等進(jìn)行有效的優(yōu)化和改進(jìn)，使其能夠更加高效地提供服務(wù)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)不斷拓展檔案管理工作以及服務(wù)功能的具體范圍以及內(nèi)容服務(wù)形式，進(jìn)一步拓展事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)檔案管理工作范圍，通過(guò)強(qiáng)化軟硬件設(shè)施的建設(shè)以及優(yōu)化整合信息資源，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，做好各項(xiàng)安保工作，重組檔案管理體系與組織架構(gòu)。

三、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的價(jià)值，立足當(dāng)前的實(shí)際情況，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)管理理念與管理模式，針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題采取有效的應(yīng)對(duì)措施，這樣才能有效提高檔案管理和服務(wù)實(shí)效。

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