李喜梅

摘要：人力資源和社會(huì)保障檔案發(fā)揮著一定法律效用，能夠?qū)?guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人實(shí)踐活動(dòng)歷史如實(shí)反映出來。人力資源和社會(huì)保障檔案是評(píng)價(jià)部門工作的可靠依據(jù)，與單位、個(gè)人利益聯(lián)系非常密切，具有極高的保存與利用價(jià)值。但是人力資源和社會(huì)保障檔案涉及內(nèi)容眾多，也非常繁瑣與復(fù)雜，如何改變檔案管理模式，有效發(fā)揮檔案功能與作用是值得我們深入思考的問題。本文首先對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案管理的重要性進(jìn)行概述，然后分析了人力資源和社會(huì)保障檔案管理的現(xiàn)狀，最后提出了人力資源和社會(huì)保障檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會(huì)保障;檔案;管理

在人力資源和社會(huì)保障部門日常工作中會(huì)形成大量檔案資料，并通過文字、圖像等方式存儲(chǔ)下來，是具有較高使用價(jià)值的文書材料。在開展人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中，需要采取一案一卷和分類保管等方法，這樣才能達(dá)到檔案的保密性要求，也為今后查詢與利用創(chuàng)造條件。因此我們要充分認(rèn)識(shí)到人力資源和社會(huì)保障檔案管理的重要性，結(jié)合當(dāng)前存在的問題采取有效解決措施，確保將檔案的價(jià)值最大限度體現(xiàn)出來。

一、人力資源和社會(huì)保障檔案管理的重要性

人力資源和社會(huì)保障檔案發(fā)揮的作用非常明顯，站在國(guó)家層面來說，有利于維護(hù)國(guó)家的正常秩序，讓社會(huì)各界獲得可靠的人力資源保障，同時(shí)抓好檔案管理工作，還能推動(dòng)民生事業(yè)的發(fā)展，為社會(huì)的穩(wěn)定與和諧提供保障的功能。人力資源和社會(huì)保障檔案對(duì)個(gè)人而言也意義重大，在企事業(yè)單位員工職業(yè)晉升、農(nóng)民就業(yè)以及學(xué)生發(fā)展等方面具備關(guān)鍵性作用。近年來國(guó)內(nèi)人事制度改革逐步深入推進(jìn)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的部分也逐步加快。對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作提出了更嚴(yán)格要求，需要在技術(shù)、人才和基礎(chǔ)設(shè)施上給予保障，為人力資源和社會(huì)保障部門開展工作奠定良好基礎(chǔ)。

二、人力資源和社會(huì)保障檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理重視程度不足

檔案管理是人力資源和社會(huì)保障部門工作中的重要組成部分，但是長(zhǎng)期以來由于思想觀念的落后，檔案管理工作長(zhǎng)期處于邊緣化地位。對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案來說，主要涉及地區(qū)醫(yī)療、工作、社會(huì)保險(xiǎn)、求學(xué)以及人口流動(dòng)等信息，由于相關(guān)管理工作未做到位，信息化建設(shè)步伐緩慢，導(dǎo)致檔案經(jīng)常出現(xiàn)歸檔難、利用難等問題，不利于人力資源和社會(huì)保障檔案作用的發(fā)揮。

（二）檔案內(nèi)容不夠完整全面

在人力資源和社會(huì)保障檔案收集方面，至今任然實(shí)行傳統(tǒng)的收集標(biāo)準(zhǔn)，如個(gè)人履歷、考核鑒定情況、自傳信息、教育程度、所獲證書、政治歷史記錄以及審核材料等內(nèi)容，同時(shí)還包括參加中國(guó)共產(chǎn)黨與共青團(tuán)等證明與獎(jiǎng)懲材料[1]。人力資源和社會(huì)保障包含了多個(gè)方面的內(nèi)容，但是隨著時(shí)代的變化與人觀念的轉(zhuǎn)變，在人力資源和社會(huì)保障檔案需求上也有了一定差異，需要增加人才類型、專項(xiàng)技術(shù)、管理能力、綜合心理素質(zhì)和個(gè)性發(fā)展等內(nèi)容，但是現(xiàn)階段檔案資料中這部分內(nèi)容存在缺失，無法保證檔案內(nèi)容的完整性與全面性。

（三）檔案管理制度不完善

分析人力資源和社會(huì)保障檔案管理現(xiàn)狀可知，基本上以社會(huì)保障、求職等為主，其中對(duì)社會(huì)保障來說，檔案有著多種類別與數(shù)量，在開展檔案管理工作時(shí)，通常結(jié)合其性質(zhì)、類別等由多個(gè)部門采取分類管理措施。這種管理模式雖然可以維護(hù)檔案管理的秩序，然而由于涉及部門眾多，容易出現(xiàn)溝通上的問題，難以協(xié)調(diào)好實(shí)際工作。對(duì)個(gè)人工作檔案或求學(xué)檔案來說，將分散在多個(gè)檔案管理人員手中，且管理制度的不完善，交流溝通不到位，為檔案完整性帶來了不利影響。

（四）檔案管理方法落后

在人力資源和社會(huì)保障檔案管理過程中，基本上沿用案卷管理等傳統(tǒng)管理方法，這樣難以應(yīng)付日益增加的檔案管理工作量，且人員操作時(shí)容易發(fā)生失誤，不僅增加了人力投入，也不能保證檔案管理的規(guī)范性，加之交接工作量過大，不能保證實(shí)際工作效率。此外，在人力資源和社會(huì)保障檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用也存在問題，未能將現(xiàn)代化管理設(shè)備配置齊全，這樣不能提升檔案管理工作質(zhì)量與效率，進(jìn)而影響了對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案的開發(fā)與利用。

（五）檔案管理人員素質(zhì)不高

在時(shí)代發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步過程中，人力資源和社會(huì)保障部門工作量大幅度增加，檔案管理工作呈現(xiàn)出瑣碎、復(fù)雜等特點(diǎn)，為了滿足實(shí)際需要，會(huì)臨時(shí)聘請(qǐng)很多未通過專業(yè)學(xué)習(xí)的人員，這樣檔案管理效果將大打折扣[2]。由于人力資源和社會(huì)保障檔案不受重視，且負(fù)責(zé)檔案管理的人員存在較強(qiáng)的流動(dòng)性，且缺乏足夠的檔案管理知識(shí)，專業(yè)技能水平有待提升。這樣不能保證人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作高質(zhì)量完成，不利于檔案使用價(jià)值的充分體現(xiàn)。

三、人力資源和社會(huì)保障檔案管理的措施

（一）明確檔案管理工作規(guī)劃

為了提升人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作水平，需要制定科學(xué)合理的工作規(guī)劃，解決以往不同部門各自為政的現(xiàn)象。要通過制定完善的檔案管理方案，促使各部門加強(qiáng)交流、溝通與合作，在相互配合與正確規(guī)劃下，促使人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作高效進(jìn)行，為檔案資源開發(fā)、整合與利用創(chuàng)造條件。當(dāng)然人力資源和社會(huì)保障部門領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，要充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值與做好管理工作的意義，通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃，為檔案管理工作奠定有利基礎(chǔ)。

（二）加快檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在人力資源和社會(huì)保障檔案管理過程中，需要對(duì)環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，配置齊全的檔案管理設(shè)施設(shè)備，通常需要讓辦公與檔案保持獨(dú)立，將空調(diào)、抽濕器等安裝在檔案室中，并將防火、防盜和防蟲等措施做到位，讓檔案管理工作有更好的條件。在檔案室內(nèi)應(yīng)該配置專業(yè)電腦設(shè)備，安排專人負(fù)責(zé)管理，這是因?yàn)槿肆Y源和社會(huì)保障檔案涉及內(nèi)容眾多，保密性較強(qiáng)，工作復(fù)雜與繁瑣，檔案管理人員面臨著較大工作壓力。對(duì)此需要人力資源和社會(huì)保障部門增加資金投入，優(yōu)化工作環(huán)境，在設(shè)備設(shè)施性能上入手，幫助檔案管理人員減輕工作壓力，也提升了檔案管理工作的高效性。

（三）完善檔案管理制度

要結(jié)合人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作情況，建立與之配套的檔案管理制度，要配置更多專業(yè)的檔案管理人員，避免人員不足影響檔案管理工作的正常開展[3]。通過采取這種措施，可以有效解決一人多用的情況，讓各部門工作更好的保持協(xié)調(diào)，將每個(gè)人員的具體職責(zé)確定下來。此外，通過對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案管理制度進(jìn)行完善，保證檔案資料的收集、整理、存儲(chǔ)、查詢與利用等環(huán)節(jié)更加規(guī)范，檔案管理人員也能有章可循、有法可依，保證了工作的規(guī)范性與科學(xué)性。同時(shí)要實(shí)行完善的激勵(lì)與考核制度，將每個(gè)檔案管理人員積極性調(diào)動(dòng)起來，促使他們?nèi)硇耐度氲綑n案管理工作中，這樣人力資源和社會(huì)保障檔案工作質(zhì)量才能得到保障。

（四）提升檔案管理信息化水平

當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，大幅度提升了人們工作的效率，在人力資源和社會(huì)保障檔案管理中通過信息化建設(shè)，可以保障檔案管理工作質(zhì)量與效率，最大限度服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展[4]。對(duì)此我們要通過打造完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，促使檔案收集、統(tǒng)計(jì)、整合以及利用等工作更加高效進(jìn)行，突破檔案管理工作在時(shí)間與空間等方面的限制。要在人力資源和社會(huì)保障檔案統(tǒng)計(jì)、收集與調(diào)閱中發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，并關(guān)注其安全性問題，這是檔案管理信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，需要重點(diǎn)預(yù)防出現(xiàn)資料被非法拷貝而引起泄漏的情況。在人力資源和社會(huì)保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中，應(yīng)該將硬件設(shè)備配置與專用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等放在首位，這樣才能保證檔案管理系統(tǒng)的順利進(jìn)行，幫助檔案管理人員簡(jiǎn)化工作任務(wù)，更好的管理好人力資源和社會(huì)保障檔案。

（五）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作質(zhì)量的高低，很大程度上由檔案管理人員素質(zhì)與能力決定，若是檔案管理人員缺乏豐富的檔案知識(shí)，專業(yè)技能不過硬，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，將難以保證檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行[5]。對(duì)此人力資源和社會(huì)保障部門應(yīng)該加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作，結(jié)合實(shí)際檔案管理工作，有針對(duì)性調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，保證檔案管理人員能夠在培訓(xùn)與學(xué)習(xí)中有所收獲，既掌握最新的檔案管理知識(shí)，也懂得現(xiàn)代化設(shè)備的操作方法。此外，對(duì)檔案管理人員來說，也應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的變化，主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高責(zé)任意識(shí)，能夠在人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中規(guī)范操作，提升檔案管理工作質(zhì)量，這樣才能更好的利用檔案資料，推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

四、結(jié)語

總之，新時(shí)期人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作面臨著新的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)，但是當(dāng)前在檔案管理中還有很多問題，如對(duì)檔案資料的關(guān)注度不夠，缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理模式落后等。對(duì)此我們要在思想觀念上盡快作出轉(zhuǎn)變，既要增加人力與物力的投入，保證完善檔案管理所需的硬件設(shè)施，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。這樣才能為人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的開展奠定良好基礎(chǔ)，為我國(guó)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更有利的條件。

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