沈新勇

摘 要：目前，信息化時(shí)代全面到來(lái)，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)信息化程度不斷提高，信息技術(shù)與衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)管理工作進(jìn)行了緊密的融合。其中，檔案管理工作作為衛(wèi)生機(jī)構(gòu)監(jiān)督管理的重要組成，已經(jīng)全面實(shí)行了信息化管理?；诖耍救私Y(jié)合自身工作實(shí)際，對(duì)檔案管理工作的信息化管理方式進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督;檔案管理;信息化

前言：衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在工作開(kāi)展過(guò)程中會(huì)形成多種不同的資料，為了使這些資料可以得到妥善的保存，需要為其建立專門(mén)的檔案，這些資料來(lái)源廣泛，對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)也是一種沉重的工作壓力。因此，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案信息化管理，已經(jīng)成為促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理水平提升的重要方式。

一、檔案管理的重要意義

隨著時(shí)代的變化，檔案管理形式發(fā)生了根本性的變化，由以往的文字檔案逐漸向圖片方向轉(zhuǎn)變，使檔案管理形式更加多元。這些不同載體檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理人員面臨更加嚴(yán)峻的工作挑戰(zhàn)，同時(shí)也充分凸顯了檔案管理工作的重要性，特別是在信息化背景下，如何進(jìn)行規(guī)范性的檔案管理，更是檔案管理人員首要研究的問(wèn)題。

檔案管理方式之所以會(huì)出現(xiàn)如此大的變化，只要就是因?yàn)槭艿叫畔⒒挠绊?，以為檔案管理方式轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了良好的條件采取信息化管理，可以使各項(xiàng)資源得到全面的戰(zhàn)爭(zhēng)和和優(yōu)化，進(jìn)一步提高資源的利用效率，為人們提供更多的生活便利。同時(shí)，以信息化道德方式管理檔案，可以有效豐富檔案載體，以直觀的方式展示檔案信息，為檔案管理提供便利。在信息化的影響下，資源可以實(shí)時(shí)共享，使檔案可以發(fā)揮更多的作用和價(jià)值，為檔案管理人員提供管理便利，減少檔案管理工作量。

二、檔案管理工作的信息化管理

檔案管理衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的人力資源管理與發(fā)展具有密切的關(guān)系?？梢砸孕畔⒒夹g(shù)為依據(jù)，建立檔案管理與激勵(lì)機(jī)制，使檔案管理人員可以主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，促進(jìn)檔案管理學(xué)習(xí)方式的轉(zhuǎn)變。

（一）檔案管理信息化的內(nèi)容

1.文書(shū)檔案管理信息化

文書(shū)是檔案管理的重要基礎(chǔ)，文書(shū)處理質(zhì)量對(duì)檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必須對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行準(zhǔn)確的登記、傳閱和整理，使標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)。

2.專業(yè)檔案管理信息化

管理信息化與衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行緊密的融合，是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作開(kāi)展的核心。衛(wèi)生監(jiān)督電子檔案，不僅涉及范圍較為廣闊，同時(shí)在實(shí)施時(shí)會(huì)面臨許多的困難，加之衛(wèi)生監(jiān)督單位對(duì)信息保密性有著非常嚴(yán)格的要求，因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案必須具有加密功能，使文件信息可以得到有效的保護(hù)。

3.聲像檔案管理信息化

聲像檔案資料根據(jù)記錄形式，可以將其分為多種不同的資料。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)聲像資料包括多方面的業(yè)務(wù)內(nèi)容，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在衛(wèi)生監(jiān)督過(guò)程中需要收集各項(xiàng)活動(dòng)的聲像資料，或者傳遞外部聲像，資料聲像檔案管理信息化后，可以使資料調(diào)取更加便利，以直觀的方式進(jìn)行展現(xiàn)。

（二）信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1.應(yīng)用計(jì)算機(jī)建立檔案查借閱管理

以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，建立檔案查借閱管理。準(zhǔn)確登記日常檔案查借閱記錄，可以根據(jù)借閱時(shí)間、檔案編號(hào)等詳細(xì)信息，指定任意條件進(jìn)行針對(duì)性的查詢和匯總。例如，可以查詢某一時(shí)間到某一時(shí)間段內(nèi)的借閱人信息，只需要輸入該時(shí)間段就可以準(zhǔn)確查到該信息，對(duì)比以往人工進(jìn)行匯總更加準(zhǔn)確簡(jiǎn)單有效。

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)，可以根據(jù)檔案的種類(lèi)作出報(bào)表，為檔案工作者進(jìn)行決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)。同時(shí)統(tǒng)計(jì)靈活方便，可以指定不同的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，只需要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行直接的統(tǒng)計(jì)，并對(duì)報(bào)表進(jìn)行打印。

2.計(jì)算機(jī)在檔案目錄管理中的應(yīng)用

另外，在檔案目錄管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以快速修改檔案目錄，相對(duì)于以往人工進(jìn)行登記，更加簡(jiǎn)單、快速，有效避免紙張的浪費(fèi)。通過(guò)對(duì)日常收集的文件進(jìn)行登記，可以根據(jù)收文日期進(jìn)行針對(duì)性的查詢。

3.計(jì)算機(jī)在人員檔案信息查詢中的應(yīng)用

在管理人事檔案時(shí)，計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)生成人員的信息，并根據(jù)其在職情況對(duì)其檔案進(jìn)行歸類(lèi)，使檔案信息可以與人員實(shí)際信息相符合，使干部人事檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在進(jìn)行人員檔案信息管理時(shí)，通過(guò)登記人員的基本信息，可根據(jù)人員的姓名、單位等信息進(jìn)行查詢匯總。

利用計(jì)算機(jī)的檢索功能，檔案管理人員可以在短時(shí)間內(nèi)迅速找到所需要的檔案，并對(duì)其目錄和全文信息進(jìn)行打印。要求計(jì)算機(jī)軟件需要滿足相應(yīng)的要求，在查詢方式上可以通過(guò)設(shè)定一定的范圍進(jìn)行模糊查詢，或者工作人員通過(guò)輸入關(guān)鍵詞，就可以馬上找到查詢結(jié)果。

4.計(jì)算機(jī)在檔案保管使用方面中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)因其軟件方面的優(yōu)勢(shì)，可以對(duì)檔案進(jìn)行針對(duì)性的管理，以往在進(jìn)行檔案管理時(shí)并不具備豐富的功能，人們?cè)趯?duì)照片檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行比照后，才能進(jìn)行針對(duì)性的查詢。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)掃描，并根據(jù)檔案的類(lèi)型進(jìn)行準(zhǔn)確的分類(lèi)，復(fù)制存儲(chǔ)不同的信息，同時(shí)即使經(jīng)過(guò)再長(zhǎng)的時(shí)間其也不會(huì)出現(xiàn)照片褪色的問(wèn)題。

5.計(jì)算機(jī)在檔案資源共享方面的應(yīng)用

利用計(jì)算機(jī)管理檔案可以使資源得到及時(shí)的共享。以往在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，根本無(wú)法對(duì)檔案資源進(jìn)行及時(shí)的共享，很多檔案信息處于封閉的狀態(tài)，得不到充分的利用，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以使信息在各領(lǐng)域中得到廣泛的應(yīng)用。

6.多元化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

信息化技術(shù)具有多元性的特征，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以應(yīng)用多維度的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。通過(guò)多元性的信息化技術(shù)可以為檔案管理提供穩(wěn)定的基礎(chǔ)，首先可以充分運(yùn)用多媒體技術(shù)，以聲音、文字等多種不同的手段，對(duì)信息進(jìn)行人性化的搜索和定位，為檔案調(diào)用提供便利。其次，需要充分運(yùn)用信息化方式進(jìn)行存儲(chǔ)。另外，也可以應(yīng)用二維碼技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，二維碼可以包含龐大的信息，使信息化檔案管理效率得到進(jìn)一步的提升。

三、促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理信息化發(fā)展的舉措

（一）提高信息化管理意識(shí)

為了使檔案管理可以與計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行緊密的融合，以計(jì)算機(jī)統(tǒng)一進(jìn)行管理，必須進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)的應(yīng)用效率，建立以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案管理方式，以此促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。這就需要衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)加強(qiáng)創(chuàng)新，提高信息化管理意識(shí)。

（二）提高管理人才素質(zhì)

作為檔案管理人員來(lái)說(shuō)，需要認(rèn)真開(kāi)展工作，加強(qiáng)對(duì)自身工作的重視，不斷加強(qiáng)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，使自己的知識(shí)范圍可以得到進(jìn)一步的延伸，虛心向同事進(jìn)行請(qǐng)教，提高自己在計(jì)算機(jī)應(yīng)用和管理中解決問(wèn)題的能力，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需要，更好的滿足工作要求。

四 結(jié)束語(yǔ)

在信息會(huì)背景下，信息化技術(shù)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作產(chǎn)生積極的影響，其可以有效推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)在應(yīng)用時(shí)存在一定的安全問(wèn)題，利用計(jì)算機(jī)在最大案進(jìn)行管理時(shí)，雖然可以提為檔案管理提供諸多的便利，但總體而言，信息化技術(shù)可以有效提高檔案管理水平。

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