摘要：在數(shù)字化發(fā)展的大前提下，高校的檔案管理也逐步向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，檔案管理數(shù)字化有助于高校的檔案調(diào)用和規(guī)范化管理;但是目前高校的檔案管理處于起步狀態(tài)，硬件設(shè)備、軟件設(shè)備、管理程序和相關(guān)的人才儲(chǔ)備還存在很多不足。針對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題，在人才培養(yǎng)、軟硬件配備和檔案管理數(shù)字化的推廣三方面提出對(duì)策，希望能促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化建設(shè) 面臨問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G647? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009-5349（2020）06-0110-02

隨著數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化也隨之發(fā)展起來(lái)。在軟件硬件人才均有所不足的情況下，高校檔案數(shù)字化管理仍然存在較大問(wèn)題。

一、檔案管理數(shù)字化的意義

1.便于查看調(diào)閱

一般來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)的檔案保存在檔案室里，每一次查看都要按照相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)、登記后才能夠調(diào)閱，過(guò)程繁瑣。但是數(shù)字化管理實(shí)施后，通過(guò)系統(tǒng)查找可以隨時(shí)調(diào)閱，甚至可以多人在線(xiàn)查閱。紙質(zhì)的檔案通常需要通過(guò)編號(hào)查詢(xún)，而數(shù)字化檔案可以在系統(tǒng)中根據(jù)關(guān)鍵詞查閱。紙質(zhì)檔案在管理中易混亂，人工處理錯(cuò)誤多，而電子化檔案管理有關(guān)鍵字、編號(hào)、日期等多重查詢(xún)方式，能避免奔波勞累，為調(diào)閱整理工作帶來(lái)便利。

2.占用空間小

紙質(zhì)檔案需要占用專(zhuān)門(mén)的檔案室，而高校檔案量較大，保存的時(shí)候會(huì)占用大量的空間，而數(shù)字化檔案可以?xún)?chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，只要數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間足夠就行，檔案管理室能夠容納相關(guān)硬件設(shè)備即可，大大減少了占用空間，同時(shí)還能節(jié)約紙張，為環(huán)保助力。

3.便于保存及備份

以往檔案的管理主要依靠手寫(xiě)和打印，多為紙質(zhì)檔案，一旦遇到潮濕、蛀蟲(chóng)等情況，檔案就會(huì)受到損害，這些損害往往不可逆，即使是重新修復(fù)、謄寫(xiě)也需要耗費(fèi)大量的人力物力。而數(shù)字化檔案可以備份，僅需要簡(jiǎn)單的手動(dòng)操作，保存非常方便，也不會(huì)再因物理因素遭到破壞。

4.減少工作量，節(jié)省人力

檔案管理人員的主要工作是對(duì)已有的檔案進(jìn)行整理，合理安排新檔案的歸類(lèi)編號(hào)，核查登記檔案調(diào)閱申請(qǐng)，并輔助相關(guān)人員查找檔案;定期對(duì)檔案進(jìn)行保養(yǎng)，保證檔案室內(nèi)的濕度，修復(fù)、復(fù)制損壞的檔案，確保檔案的完好和存放安全。這些工作需要一定的人力才能夠完成。而檔案管理電子化后，已有的檔案經(jīng)掃描轉(zhuǎn)為電子檔案，省去了后續(xù)保存工作，極大地減少了工作量，相應(yīng)地也減少了檔案管理人員的人數(shù)，這部分資金可以用于硬件的升級(jí)換代。

二、數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺乏硬件投入

目前檔案數(shù)字化管理還沒(méi)有普及，因此在配套設(shè)備上存在不足。硬件缺乏導(dǎo)致高校檔案管理數(shù)字化能力不足，即使有設(shè)備，但內(nèi)存不夠，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

2.缺乏相關(guān)人才

檔案管理人員年齡偏大，難以適應(yīng)檔案的數(shù)字化管理方式，對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用不熟練，對(duì)電子化檔案管理積極性不高，創(chuàng)新能力不足。檔案管理基本上都是以固有的模式進(jìn)行。數(shù)字化檔案管理的專(zhuān)業(yè)性人員少，人才培養(yǎng)滯后，檔案管理數(shù)字化無(wú)法進(jìn)一步發(fā)展。

3.軟件落后

數(shù)字化檔案管理不僅需要硬件設(shè)施，還需要能夠匹配各種文件的軟件，以將不同的文件按照日期、項(xiàng)目歸類(lèi);負(fù)責(zé)文件查閱的相關(guān)人員可以設(shè)置權(quán)限保密，這樣既方便調(diào)閱，也方便收藏，且減少人力。目前的辦公軟件功能還不夠全面，需要進(jìn)一步研究開(kāi)發(fā)，以適應(yīng)新的發(fā)展方向。

4.管理程序繁瑣

檔案管理目前都是各個(gè)單位設(shè)置專(zhuān)業(yè)部門(mén)進(jìn)行管理，高校學(xué)生檔案眾多，為了保證檔案管理的完整性、規(guī)范性，不得不建立相關(guān)制度。基本步驟是收納檔案登記、編號(hào)、整理、定時(shí)養(yǎng)護(hù)，防止潮濕、蛀蟲(chóng)等;在調(diào)閱檔案時(shí)需要申請(qǐng)報(bào)告、簽字，這一系列程序降低了工作效率。而數(shù)字化的檔案管理可以省去其中的大部分步驟，效率有所提高。

三、優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的建議

1.人才培養(yǎng)推動(dòng)檔案數(shù)字化管理

目前很多高校都有檔案管理專(zhuān)業(yè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)學(xué)生的培養(yǎng)對(duì)未來(lái)的檔案數(shù)字化至關(guān)重要，人才培養(yǎng)系統(tǒng)的建立完善，可以為檔案數(shù)字化管理提供更多可能性：創(chuàng)新檔案管理，完善檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化未來(lái)的檔案管理，推動(dòng)更多的檔案管理數(shù)字化。

2.配備齊全的軟硬件

大規(guī)模的檔案管理數(shù)字化，必須具備過(guò)硬的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備。先進(jìn)的軟件系統(tǒng)可以進(jìn)行多個(gè)部門(mén)對(duì)接，建立文檔管理網(wǎng)絡(luò)，便于文檔的查找。而良好的硬件設(shè)備可以使系統(tǒng)運(yùn)行更加通暢，提高檔案管理的效率。目前，尚沒(méi)有能夠進(jìn)行多單位對(duì)接的軟件，僅依靠目前的辦公系統(tǒng)也無(wú)法完成檔案儲(chǔ)存。未來(lái)的檔案管理數(shù)字化，需進(jìn)一步研發(fā)軟件，保證管理系統(tǒng)的一致性，各單位可以建立檔案交流系統(tǒng)，方便進(jìn)行系統(tǒng)申請(qǐng)調(diào)閱，同時(shí)加（下轉(zhuǎn)第109頁(yè)）（上接第110頁(yè)）強(qiáng)了高校的檔案交流。文檔數(shù)字化會(huì)占用巨大的儲(chǔ)存空間，普通的計(jì)算機(jī)無(wú)法滿(mǎn)足儲(chǔ)存量的需求，云端儲(chǔ)存不便于調(diào)取，最好是能夠有一臺(tái)巨大的儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存;因此，過(guò)硬的硬件設(shè)備是做好檔案管理數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的推廣

目前，包括高校在內(nèi)的很多單位部門(mén)，對(duì)于檔案管理的了解都比較少，檔案管理數(shù)字化都無(wú)法得到認(rèn)可，更不用說(shuō)是高校檔案管理的統(tǒng)一化了。可以通過(guò)宣傳推廣，在有條件的部門(mén)推行數(shù)字化管理，對(duì)結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)，在確認(rèn)了合理的檔案數(shù)字化管理的步驟后，適當(dāng)對(duì)檔案管理作出硬性規(guī)定。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理的數(shù)字化是未來(lái)高校辦公的發(fā)展趨勢(shì)，雖然目前軟硬件還達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，但是隨著檔案管理投入的進(jìn)一步加大，以及檔案管理人才培養(yǎng)的逐步完善，相信不久的未來(lái)，檔案管理數(shù)字化會(huì)更加規(guī)范、快速、全面地發(fā)展。

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責(zé)任編輯：孫瑤

[作者簡(jiǎn)介]陳晶晶，濱州職業(yè)學(xué)院助教，碩士，研究方向：檔案管理。