邵彬

摘 要：隨著我國(guó)新課改的不斷深入發(fā)展，高職院校的教學(xué)質(zhì)量與水平有了非常大的提高，但高職院校的管理方面仍存在一定的問(wèn)題，在高職院校的管理工作中，檔案管理在其中占據(jù)著非常重要的部分，在信心技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，高職院校的檔案管理要緊跟時(shí)代發(fā)展，在傳統(tǒng)的檔案管理方式上做出更新與轉(zhuǎn)變，結(jié)合信息技術(shù)展開(kāi)管理，切實(shí)保證檔案管理的真實(shí)性與安全性，為實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理打下基礎(chǔ)。下文將重點(diǎn)闡述利用信息技術(shù)提高職業(yè)學(xué)校檔案管理質(zhì)量的方針策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);職業(yè)學(xué)校;檔案管理;方針策略

對(duì)于學(xué)校單位來(lái)說(shuō)，檔案在其中有著非常重要的地位，是對(duì)單位歷史發(fā)展記錄的手段。隨著我國(guó)科技的不斷創(chuàng)新，信息技術(shù)在其中有著非常重要的影響。在現(xiàn)代，信息技術(shù)逐漸融入了人們生活的方方面面，我國(guó)很多領(lǐng)域都有了非常大的改變，像是生活智能化等等，但在教育領(lǐng)域，在傳統(tǒng)的教育管理中融入信息技術(shù)，更是對(duì)校園的管理工作有了質(zhì)的改變，在不斷發(fā)展中，我們都充分認(rèn)識(shí)到校園管理工作的重要性，其中在檔案管理中融入信息技術(shù)逐漸得到了各個(gè)高職院校的廣泛應(yīng)用。

一、高職院校檔案管理結(jié)合信息技術(shù)的重要性以及現(xiàn)狀

在高職院校中，檔案擔(dān)負(fù)著記錄教師工作職責(zé)、學(xué)生學(xué)習(xí)情況以及其他工作的責(zé)任，這些資料對(duì)院校的發(fā)展有著重要的影響，如何對(duì)這些資料進(jìn)行高效的整理，成為了現(xiàn)如今高職院校關(guān)注的問(wèn)題。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，在院校管理中應(yīng)用信息技術(shù)不僅能夠切實(shí)實(shí)現(xiàn)整理數(shù)據(jù)的功能，還能夠提高對(duì)資料的查閱、獲取效率，一定程度上保證了對(duì)檔案管理的科學(xué)性。在對(duì)檔案進(jìn)行分析的過(guò)程中，傳統(tǒng)的分析方式只能對(duì)一小部分的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，而很難真正完全體現(xiàn)各個(gè)檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，其中出現(xiàn)偶然性的概念較大，對(duì)檔案分析結(jié)果有很大的干擾性，不僅如此，在實(shí)際分析過(guò)程中，院校需要花費(fèi)的人力、時(shí)間較多，整理、分析檔案的效率整體偏低。在這樣的背景下，在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理方式上做出更新與轉(zhuǎn)變，能夠大大降低院校的工作量，獲得更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，在安全性、保密性上也有了更高的保證，很大程度上提高了對(duì)數(shù)據(jù)資料的查閱效率，為教師、學(xué)校的工作提供了較大的便利，為學(xué)校做出決定策略提出更加有力的依據(jù)。

二、利用信息技術(shù)提升職業(yè)學(xué)校檔案管理質(zhì)量的方針策略

（一）強(qiáng)化檔案管理中的信息化建設(shè)意識(shí)

對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，其檔案管理要以傳統(tǒng)的管理模式為基礎(chǔ)，在這個(gè)基礎(chǔ)上展開(kāi)對(duì)信息技術(shù)的利用應(yīng)用。在結(jié)合信息技術(shù)展開(kāi)管理的過(guò)程中，首先要樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，促使管理人員對(duì)信息化建設(shè)的重視，不僅如此，高職院校在融入信息化管理的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)其的宣傳，堅(jiān)持落實(shí)其制度，制定具體的措施：首先，高職院校要對(duì)利用信息技術(shù)管理的管理模式有正確的認(rèn)識(shí)，并引導(dǎo)相關(guān)的檔案管理人員給予高度重視，不僅要將信息技術(shù)管理檔案設(shè)置為重點(diǎn)管理內(nèi)容，還要對(duì)高職院校的持續(xù)性發(fā)展做好準(zhǔn)備。其次，在對(duì)高職院校檔案展開(kāi)信息化管理檔案的基礎(chǔ)上，還要投入更多的資金，為高職院校的建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，這是因?yàn)楦呗氃盒Ｔ诠芾頇n案方面需要投入大量的資金，在后期維護(hù)方面更需要進(jìn)行護(hù)理，因此，高職院校在檔案管理方面要建設(shè)信息化的需求，對(duì)其設(shè)置專項(xiàng)小組，投入專項(xiàng)資金，保證信息技術(shù)管理的高效性。最后，高職院校要重視對(duì)檔案管理的落實(shí)，合理利用信息技術(shù)管理流程，對(duì)檔案管理建立規(guī)范，確定管理工作人員的工作職責(zé)，保證相關(guān)工作能夠?qū)崿F(xiàn)更加具體，規(guī)范檔案工作操作。

（二）提高管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力

為了切實(shí)實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)檔案管理，在管理高職院校的檔案的過(guò)程中，應(yīng)首先將提高管理人員信息技術(shù)作為前提條件，在實(shí)行信息技術(shù)檔案管理的過(guò)程中，如果院校相關(guān)工作人員在交流過(guò)程中在技術(shù)能力方面有一定的不足，那么這名工作人員會(huì)對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成直接的影響，會(huì)大大將地管理系統(tǒng)發(fā)揮功能的效率。因此，高職院校在推動(dòng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用的過(guò)程中，要重視對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，參與相關(guān)的活動(dòng)，引導(dǎo)其樹(shù)立信息技術(shù)管理理念，提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)能力。不僅如此，高職院校還需提高對(duì)相關(guān)工作人員的選拔要求，重點(diǎn)選拔專業(yè)素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人員任職，實(shí)行具有一定計(jì)劃的人才納入工作，為做好檔案管理工作打下基礎(chǔ)，保證對(duì)信息技術(shù)的高效利用。

（三）加強(qiáng)檔案信息的安全保障

在實(shí)行檔案管理的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)安全性的問(wèn)題。例如在實(shí)現(xiàn)版本更行的過(guò)程中，很有可能會(huì)出現(xiàn)不兼容、不可讀的現(xiàn)象，從而造成損壞丟失數(shù)據(jù)的情況;還有在構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，也很有可能會(huì)出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤、泄密以及丟失的現(xiàn)象，對(duì)高職院校造成一定的損失。因此，在實(shí)際工作過(guò)程中，高職院校要全方面考慮可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并為其意外情況做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，對(duì)計(jì)算機(jī)加密功能實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的加密，保證檔案資料使用的保密性，在保證安全性的基礎(chǔ)上，還要為其提供更大的便利，切實(shí)實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的運(yùn)用。

三、結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，高職院校要重視在校園管理工作中融入信息技術(shù)展開(kāi)工作，給予信息技術(shù)高度的重視，不斷完善管理制度，優(yōu)化管理體制，對(duì)相關(guān)工作人員展開(kāi)培訓(xùn)，使其能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的功能，切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量，為高職院校的持續(xù)性發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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