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        高校行政處室管理工作創(chuàng)新

        2020-04-23 03:53:19施露
        銷(xiāo)售與管理 2020年22期
        關(guān)鍵詞:處室崗位行政

        本文從高校行政處室管理工作中的實(shí)際問(wèn)題出發(fā),通過(guò)對(duì)行政處室工作中事務(wù)性工作繁雜、人員配置緊張、流程運(yùn)轉(zhuǎn)要求高效率、工作過(guò)程要求零差錯(cuò)等特點(diǎn)的分析,找出管理工作中存在的問(wèn)題,結(jié)合心理學(xué)思想,最后提出悟清“管理目標(biāo)”之道、明晰“管理職責(zé)”之勢(shì)、優(yōu)化“有效管理”之術(shù)、育強(qiáng)“人崗匹配”之將、確立“管理制度”之法五點(diǎn)行政處室管理創(chuàng)新建議。

        管理的本義是借助一定的流程與方法,將人力、物力等各類(lèi)資源運(yùn)用在組織發(fā)展的關(guān)鍵處,使得組織運(yùn)行的效率最快、效果最佳。組織是處在不斷發(fā)展過(guò)程中的,因此組織的管理也是處于動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程中。教育機(jī)構(gòu)與企業(yè)等盈利性機(jī)構(gòu)的差異在于,管理的導(dǎo)向性、戰(zhàn)略目標(biāo)不同,教育機(jī)構(gòu)更側(cè)重于社會(huì)價(jià)值,而企業(yè)更側(cè)重于經(jīng)濟(jì)價(jià)值。管理心理學(xué)的核心要義就是要使得教育更加可持續(xù),釋放更大的公益價(jià)值,這與公益類(lèi)教育組織的管理目標(biāo)是相符的。

        在此基礎(chǔ)上,管理心理學(xué)提出了悟道、明勢(shì)、優(yōu)術(shù)、強(qiáng)將、立法五個(gè)通向更高效率管理的路徑,本文也將圍繞這五點(diǎn),就學(xué)校行政管理部門(mén)運(yùn)用管理心理學(xué)開(kāi)展管理創(chuàng)新提幾點(diǎn)想法。

        一、行政處室管理工作的特點(diǎn)

        學(xué)校的行政處室主要是指各學(xué)院、各系服務(wù)學(xué)校管理層的行政辦公室。行政處室的主要工作職責(zé)是處理學(xué)校日常管理中涉及到的各類(lèi)行政事務(wù)性工作,表現(xiàn)為組織協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)、發(fā)文辦會(huì)等。行政處事工作是學(xué)校內(nèi)組織運(yùn)行的粘合劑,是信息溝通和決策指令下達(dá)的中轉(zhuǎn)站,一般來(lái)說(shuō)行政處室的管理具有如下特點(diǎn):

        (一)事務(wù)性工作繁雜

        行政處室的工作內(nèi)容決定了其管理主要是以事務(wù)性工作為主,服務(wù)管理層、做好上下信息樞紐,是行政處室的關(guān)鍵。

        事務(wù)性工作有很多內(nèi)容,比如之前所列的組織協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)、發(fā)文辦會(huì),再比如與其他職能處室的對(duì)接,實(shí)施教學(xué)管理活動(dòng)等等,所以我校行政處室在事務(wù)工作上是非常繁多的,這也導(dǎo)致了行政處室管理工作負(fù)擔(dān)較重。

        (二)人員配置緊張

        行政處室日常事務(wù)性工作較多,但處室的崗位設(shè)置數(shù)往往有限,人員流轉(zhuǎn)上周期比較短、頻率也比較高。

        通常情況下,行政處室人員在工作一定年限,職級(jí)、職稱(chēng)上升到一定階段后,不少人員主動(dòng)申請(qǐng)到專(zhuān)任教師崗位進(jìn)行任教或走上領(lǐng)導(dǎo)崗位,而人員補(bǔ)充上又需要一定的時(shí)間過(guò)程。人手配置不足的問(wèn)題也是當(dāng)前行政處室應(yīng)對(duì)事務(wù)性工作難的主要原因之一。

        (三)流程運(yùn)轉(zhuǎn)要求高效率

        行政處室對(duì)口各個(gè)業(yè)務(wù)職能部門(mén),特別是學(xué)校行政處室還需要對(duì)口各個(gè)院系的教學(xué)管理與行政管理等工作,形成教學(xué)管理與行政管理兩條管理渠道。

        同時(shí),學(xué)校行政處室還要接受來(lái)自上級(jí)主管部門(mén)的工作安排,起到上傳下達(dá)的橋梁作用。這也從客觀(guān)上要求了行政處室辦理工作必須高效率,需要行政處室在日常管理中保持高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

        (四)工作過(guò)程要求零差錯(cuò)

        行政處室的日常工作幾乎面向?qū)W校各個(gè)職能部門(mén)和院系,同時(shí)還需要將上級(jí)主管部門(mén)的工作要求完成及時(shí)、準(zhǔn)確地反饋到管理層或者教學(xué)部門(mén)。

        這一過(guò)程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)多工作、多任務(wù)同時(shí)進(jìn)行的情況,這時(shí)對(duì)于文字、活動(dòng)、人員等方面的信息傳遞和收集要求做到差錯(cuò)率最低,盡可能地保證信息傳遞過(guò)程中不受損失、不出差錯(cuò)。

        二、行政處室管理工作存在的問(wèn)題

        結(jié)合本校行政處室管理經(jīng)驗(yàn),本文認(rèn)為學(xué)校行政處室管理工作中存在如下幾個(gè)方面的問(wèn)題:

        (一)管理目標(biāo)不夠清晰,容易亂成一鍋粥

        目標(biāo)與計(jì)劃是管理的起點(diǎn),行政處室管理中,容易出現(xiàn)目標(biāo)模糊的情況,一個(gè)一個(gè)具體的工作任務(wù)模糊了行政處室存在的戰(zhàn)略?xún)r(jià)值和意義,導(dǎo)致管理目標(biāo)在根本上出現(xiàn)了偏差,沒(méi)有牢牢把握住以提升民航教育質(zhì)量為目標(biāo)的宗旨,使得日常管理中出現(xiàn)東一榔頭西一棒槌的情況。

        (二)管理職責(zé)不夠明確,容易產(chǎn)生履職不暢問(wèn)題

        定責(zé)是管理的第二項(xiàng)內(nèi)容,就是根據(jù)目標(biāo)、計(jì)劃,分解任務(wù),落實(shí)責(zé)任。

        學(xué)院內(nèi)行政處室的責(zé)任被定義的非常寬泛,總之除了教學(xué)活動(dòng)不用參加以外,其他所有的工作都與之相關(guān),但是卻很少有人能夠清晰表述行政處室的職能,這也導(dǎo)致了工作中有推諉扯皮的情況出現(xiàn)。

        (三)管理措施不夠科學(xué),容易導(dǎo)致管理效率低下

        管理舉措是管理責(zé)任的具體落實(shí),在內(nèi)容上包括了領(lǐng)導(dǎo)、控制、組織、協(xié)調(diào)、激勵(lì)、考核等多項(xiàng)管理職能,但是與企業(yè)不同,學(xué)校的行政處室管理并非以盈利目標(biāo)為導(dǎo)向的,而是以組織運(yùn)行效率為導(dǎo)向的,因此在管理措施上與企業(yè)有所差別。

        本院行政處室在管理舉措上設(shè)置不科學(xué),比如多頭領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)象明顯,容易出現(xiàn)同一時(shí)間多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于同一項(xiàng)工作有不同的意見(jiàn),很難落實(shí)到位;在領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)上,學(xué)校行政辦公室與各院系行政辦公室之間溝通不暢,一些具體的工作很難落實(shí)到位,等等。

        (四)管理人員不夠勝任,管理藝術(shù)有待進(jìn)一步提升

        目前學(xué)校各行政處室的負(fù)責(zé)人往往更重視任務(wù)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn),對(duì)于任務(wù)推進(jìn)的過(guò)程,落實(shí)的質(zhì)量等方面關(guān)注的不夠,在激勵(lì)下屬提高工作效率、提升工作主動(dòng)性積極性方面,還缺乏靈活多變的管理藝術(shù)。

        (五)管理制度不夠完善,流程運(yùn)轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)化水平不高

        行政處室的管理制度目前還是比較粗線(xiàn)條的,對(duì)于崗位職責(zé)、辦事流程、獎(jiǎng)懲制度等方面還不夠細(xì)化,屬于粗放式的制度架構(gòu),這也導(dǎo)致了在運(yùn)行過(guò)程中,一項(xiàng)工作的開(kāi)展缺少制度的規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。

        三、管理心理學(xué)在行政處室管理工作創(chuàng)新中的應(yīng)用思路

        針對(duì)上述行政處室管理工作的特征和問(wèn)題,筆者將從“悟道”“明勢(shì)”“優(yōu)術(shù)”“強(qiáng)將”“立法”五個(gè)方面提出推進(jìn)行政處室管理創(chuàng)新的方法和建議。

        (一)悟清“管理目標(biāo) ”之道

        管理目標(biāo)是管理創(chuàng)新的方向,管理心理學(xué)中提出了悟道的思想,其根源來(lái)自老子《道德經(jīng)》。從管理角度來(lái)看,所悟之道即是管理目標(biāo)之道,也就是行政處室的價(jià)值何在,管理上要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。本文認(rèn)為,行政處室的核心管理目標(biāo),就是提高行政辦公運(yùn)轉(zhuǎn)效率,使得信息傳輸速度更快、決策指令下達(dá)更及時(shí)、組織協(xié)調(diào)更加順暢有序,增強(qiáng)學(xué)校各部門(mén)之間的協(xié)同性。

        (二)明晰“管理職責(zé)”之勢(shì)

        管理需要定責(zé),定責(zé)目的是為了更好地履行職責(zé)。云非先生的本學(xué)思想中,對(duì)于明勢(shì)的解釋即明確管理之勢(shì)。法家思想中對(duì)于勢(shì)的解釋是權(quán)、位、威,通過(guò)以權(quán)樹(shù)威,建立決策落實(shí)的高效推進(jìn)機(jī)制。從學(xué)校來(lái)看,行政處室管理創(chuàng)新,從外部看需要與各院系、各教學(xué)崗位、教師、學(xué)生等服務(wù)對(duì)象接觸,從內(nèi)部看需要與各院系行政辦公室、辦公室內(nèi)各崗位員工及各級(jí)行政負(fù)責(zé)人建立聯(lián)系。明勢(shì)就需要對(duì)各類(lèi)行政處室的管理職責(zé)加以明確,各個(gè)崗位在與其他崗位的聯(lián)系中處于怎樣的位置,重要性和價(jià)值意義如何,進(jìn)而明確應(yīng)該承擔(dān)怎樣的責(zé)任。本文以為行政處室管理創(chuàng)新中,定責(zé)需要從部門(mén)開(kāi)始,先定好學(xué)校行政辦公室的總體職責(zé),再細(xì)化到各個(gè)院系行政班職責(zé),進(jìn)而細(xì)化到各個(gè)崗位和員工。

        (三)優(yōu)化“有效管理”之術(shù)

        管理有效性是管理創(chuàng)新的一個(gè)重要方面。管理創(chuàng)新的一個(gè)重要內(nèi)容就是要提高管理的效率、效果。本文認(rèn)為,云非先生的本學(xué)思想中對(duì)于優(yōu)術(shù)的界定,就是要各部門(mén)優(yōu)化管理的措施,提高管理的效果。管理要講策略,管理也要分職能,在同一個(gè)管理目標(biāo)下,行政處室需要以提升行政運(yùn)轉(zhuǎn)效率為核心,將有力促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升、建立獨(dú)有的文化體系和價(jià)值觀(guān)作為管理的主要內(nèi)容,從人力資源管理、組織協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)控制等多個(gè)方面進(jìn)行適應(yīng)性變革。

        (四)育強(qiáng)“人崗匹配”之將

        沒(méi)有好的員工就沒(méi)有好的管理,也沒(méi)有好的組織。組織的績(jī)效與員工的崗位勝任力有密切關(guān)系。云非先生指出的強(qiáng)將理念,就是要配齊各部門(mén)的人員隊(duì)伍。本文認(rèn)為,目前行政管理各處室的員工隊(duì)伍有年輕化趨勢(shì),但是由于長(zhǎng)期不涉足教學(xué)崗位,所以在服務(wù)教學(xué)方面缺乏經(jīng)驗(yàn),對(duì)教師和學(xué)生的服務(wù)不夠人性化,因此,需要定期地進(jìn)行交流學(xué)習(xí),讓行政崗位工作人員通過(guò)旁聽(tīng)、教學(xué)等方式,接觸教學(xué)崗位的實(shí)際,更加深入地了解我校培養(yǎng)人才的理念是什么,進(jìn)而轉(zhuǎn)化為改進(jìn)行政服務(wù)質(zhì)量的措施和辦法。

        (五)確立“管理制度”之法

        制度是約束、是規(guī)范。管理視角下的制度更多的表現(xiàn)為組織內(nèi)部管理章程,解決的問(wèn)題是明確崗位職責(zé)、管理流程、獎(jiǎng)罰體系等內(nèi)容,是實(shí)現(xiàn)有效內(nèi)部控制的關(guān)鍵。管理心理學(xué)思想中提出要立法,其核心要義即是建立完善內(nèi)控制度。本文認(rèn)為,行政處室的內(nèi)控制度就是處室內(nèi)各個(gè)崗位的職責(zé)架構(gòu)、管理架構(gòu)和管理流程,更為重要的是行政處室履行職責(zé)的工作標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前,最重要的就是要建立各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn),明確行政公文下發(fā)、傳達(dá)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、簽署方式,辦會(huì)的流程、責(zé)任人,部門(mén)協(xié)調(diào)中的管理溝通流程標(biāo)準(zhǔn)等等,這些內(nèi)容決定了行政處室管理創(chuàng)新在效率層面所能獲得的改進(jìn)。

        (本文作者單位:重慶師范大學(xué)。作者簡(jiǎn)介:施露,女,碩士研究生在讀,研究方向:工商管理。)

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