張嵩

摘 要：本文對(duì)角色理論進(jìn)行了簡(jiǎn)單介紹，并對(duì)企業(yè)中辦公室秘書(shū)如何根據(jù)角色理論進(jìn)行自我的角色定位進(jìn)行了分析，對(duì)如何有效的在辦公室秘書(shū)工作中應(yīng)用角色理論進(jìn)行了討論，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開(kāi)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;秘書(shū);角色理論

辦公室秘書(shū)工作的內(nèi)容主要包括各種日常行政和文秘工作，如來(lái)訪接待、文件流轉(zhuǎn)、公文寫(xiě)作、會(huì)議記錄、檔案管理等方面。辦公室秘書(shū)工作的開(kāi)展在企業(yè)的運(yùn)行管理中有著重要的地位。本文以角色理論為基礎(chǔ)，對(duì)如何做好秘書(shū)工作進(jìn)行了分析和討論。

1 角色理論概述

角色理論是指社會(huì)關(guān)系對(duì)人的行為具有重要影響的社會(huì)心理理論，主要包括角色選擇、角色分析以及角色沖突三個(gè)方面，其主旨是對(duì)人在不同社會(huì)角色中的行為以及創(chuàng)造的價(jià)值的進(jìn)行討論，而并非指從心理學(xué)角度上對(duì)人的屬性進(jìn)行劃分和分析。因此，角色理論在企業(yè)人員管理中有著良好的應(yīng)用潛力，以辦公室秘書(shū)為例，角色理論反映了相關(guān)人員對(duì)秘書(shū)這一崗位（角色）的自我感知，并且能夠從這一崗位的具體職責(zé)以及與其他崗位的關(guān)系、沖突等方面來(lái)對(duì)相關(guān)人員的行為進(jìn)行廣視角的分析，對(duì)于秘書(shū)工作的開(kāi)展有著重要的參考價(jià)值。

2 辦公室秘書(shū)加強(qiáng)自我角色定位

2.1 角色認(rèn)知

辦公室秘書(shū)對(duì)于自身角色的認(rèn)知需要建立在該崗位的具體職責(zé)之上。辦公室秘書(shū)是一個(gè)企業(yè)單位中負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)與職能部門(mén)之間信息交流、協(xié)調(diào)溝通的重要樞紐，需要為領(lǐng)導(dǎo)在各項(xiàng)工作中提供服務(wù)和輔助、在事務(wù)決策中提供參考信息者，同時(shí)還需要負(fù)責(zé)相關(guān)工作具體的落實(shí)。辦公室秘書(shū)的相關(guān)職責(zé)決定了相關(guān)人員在崗位上扮演著協(xié)調(diào)者、服務(wù)者、參謀者、督辦者的多重角色。辦公室秘書(shū)人員只有對(duì)自身的工作職責(zé)有一個(gè)充分、全面的認(rèn)識(shí)，才能夠從工作實(shí)際出發(fā)找到自身的角色初步定位，保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。

2.2 角色扮演

在辦公室秘書(shū)對(duì)角色認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，相關(guān)崗位職責(zé)的實(shí)際履行是其角色定位的重要環(huán)節(jié)之一。在秘書(shū)人員了解自身職責(zé)的同時(shí)，其需要在自己的行為中進(jìn)行具體的落實(shí)，即將自身融入秘書(shū)這一角色進(jìn)行角色扮演。在這一過(guò)程中，辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)與秘書(shū)人員行為進(jìn)行了統(tǒng)一，一方面相關(guān)人員在工作實(shí)踐中能夠更好的體會(huì)秘書(shū)這一角色，另一方面秘書(shū)角色也會(huì)通過(guò)行為執(zhí)行形成其大腦中一種更加深刻的印象。

2.3 角色意識(shí)

在辦公室秘書(shū)人員了解了自身職責(zé)并付諸行為之后，其在角色定位上還仍處于表面，缺少秘書(shū)這一角色的“靈魂”。為了真正的完成辦公室秘書(shū)的角色定位，就需要相關(guān)人員逐漸建立起角色意識(shí)，即對(duì)這一崗位的責(zé)任感或熱情。辦公室人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到自身職責(zé)在企業(yè)運(yùn)行管理中所起到的重要作用，以自身的企業(yè)歸屬感為基礎(chǔ)建立起對(duì)企業(yè)、對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)職工的責(zé)任感，從而使其能夠在實(shí)際工作中保持長(zhǎng)久的熱情和積極性，并自覺(jué)主動(dòng)的提高自己的辦事能力和辦事效率，從而真正的融入辦公室秘書(shū)這一角色當(dāng)中。

3 角色理論在辦公室秘書(shū)工作中的應(yīng)用

根據(jù)上文中對(duì)角色理論以及辦公室秘書(shū)角色定位的相關(guān)論述，要想有效的將角色理論應(yīng)用于辦公室秘書(shū)工作中可以從以下幾個(gè)方面著手采取措施。

3.1 提高自身角色責(zé)任感

辦公室秘書(shū)人員要充分認(rèn)識(shí)到自身在實(shí)際工作中的具體職責(zé)和責(zé)任，深刻理解自身在企業(yè)運(yùn)行管理中所起到的重要作用，了解自身的責(zé)任和義務(wù)，樹(shù)立起正確的角色定位和高度的角色責(zé)任感，為領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)提供良好的秘書(shū)服務(wù)，和不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)對(duì)自身的期望。在秘書(shū)人員建立角色責(zé)任感的同時(shí)，還需要注意實(shí)事求是，不可過(guò)分夸大崗位作用或地位，不可妄自菲薄，而是要以對(duì)秘書(shū)崗位的正確認(rèn)識(shí)來(lái)推動(dòng)各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展。

3.2 提高自身綜合素質(zhì)

秘書(shū)人員的個(gè)人素質(zhì)是支撐辦公室秘書(shū)角色形成的基本力量。隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公室秘書(shū)工作的內(nèi)容也在不斷豐富，對(duì)秘書(shū)人員的要求也在不斷的提高。因此，辦公室秘書(shū)人員就需要與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前秘書(shū)工作的環(huán)境背景和發(fā)展需要，認(rèn)識(shí)到提升自身能力的重要性和緊迫性，在不影響本職工作的前提下不斷的提高自身的專(zhuān)業(yè)水平和綜合能力，加強(qiáng)自身對(duì)先進(jìn)的工作理念、工作方法的學(xué)習(xí)，積極參加企業(yè)或社會(huì)上的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，如自主學(xué)習(xí)、參加在職培訓(xùn)、業(yè)余培訓(xùn)等，從而更好的滿(mǎn)足這一角色的現(xiàn)實(shí)需要。

3.3 規(guī)范秘書(shū)角色建設(shè)

辦公室秘書(shū)在建設(shè)自身角色的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)有著一定的標(biāo)準(zhǔn)，其主要是以秘書(shū)崗位的相關(guān)管理制度以及職業(yè)道德、政治素養(yǎng)等為標(biāo)尺。辦公室秘書(shū)在工作開(kāi)展中應(yīng)當(dāng)保持較高額的思想覺(jué)悟和政治理論水平，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)則、制度落實(shí)工作，保證秘書(shū)工作的規(guī)范化開(kāi)展，進(jìn)而逐漸形成固定、規(guī)范的秘書(shū)角色形象，這有利于秘書(shū)人員在后續(xù)工作的開(kāi)展中能夠潛意識(shí)的保持正確的工作方向，減少在秘書(shū)工作中出現(xiàn)各種問(wèn)題、困難的概率。

3.4 正確處理角色沖突

在辦公室秘書(shū)工作的開(kāi)展中，秘書(shū)人員經(jīng)常會(huì)碰到各種的角色沖突，這種沖突可能來(lái)源于秘書(shū)崗位自身，也可能來(lái)源于其他崗位。來(lái)源與秘書(shū)崗位自身的角色沖突主要是由于秘書(shū)在實(shí)際工作的開(kāi)展中有著不同的角色定位，不同角色在行為上可能存在著一定的沖突，例如秘書(shū)工作中督辦者角色會(huì)占用服務(wù)者角色的時(shí)間而導(dǎo)致部分秘書(shū)工作無(wú)法同時(shí)落實(shí)，而來(lái)源于其他崗位的角色沖突則大多是企業(yè)內(nèi)部人際關(guān)系帶來(lái)的。無(wú)論是哪一種角色沖突都需要秘書(shū)人員具有良好的個(gè)人心理素質(zhì)，在面對(duì)沖突時(shí)能夠按照事情輕重緩急有序、正確、妥善的處理，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部復(fù)雜人際關(guān)系，化解沖突或?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的力量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，角色理論在企業(yè)辦公室秘書(shū)工作中有著較高的應(yīng)用價(jià)值，相關(guān)人員需要通過(guò)積極采取措施，增強(qiáng)自身責(zé)任感、規(guī)范角色建設(shè)、正確處理角色沖突、提高自身綜合素質(zhì)，從而為辦公室秘書(shū)工作的開(kāi)展提供有力的保障。

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