肖麗華

摘 要：檔案管理在新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中所產(chǎn)生的作用愈加明顯和突出，事業(yè)單位作為社會(huì)公益性組織機(jī)構(gòu)承擔(dān)著重要的社會(huì)使命和責(zé)任，而檔案管理工作的加強(qiáng)和創(chuàng)新有助于為該單位的發(fā)展提供更加真實(shí)、準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)和信息，有助于檔案服務(wù)空間和功能的延伸與拓展，從而提高了檔案資源的利用率，使其更好地服務(wù)單位、服務(wù)社會(huì)發(fā)展。但由于改革帶來(lái)的沖擊，檔案管理創(chuàng)新工作也因?yàn)樾屡f體制融合的不徹底、思想的不先進(jìn)、制度的不成熟等方面的原因而導(dǎo)致了該工作的進(jìn)一步發(fā)展。在此，文章就詳細(xì)的論述了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義，分析了存在的問(wèn)題，并從工作模式和內(nèi)容、人員建設(shè)等方面入手，提出針對(duì)性舉措。

關(guān)鍵詞：檔案管理;服務(wù)優(yōu)化

1 引言

檔案是事業(yè)單位在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)產(chǎn)生的、與單位效益息息相關(guān)的各類數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)資料、圖片影像等原始憑證。做好檔案管理工作可以讓單位更加清晰而直觀的了解工作情況、完善整體的管理機(jī)制、提升人員管理的質(zhì)量，從而協(xié)助單位做好下一步的工作部署。但從具體的工作現(xiàn)狀來(lái)看效果并不理想。一方面，單位內(nèi)部對(duì)該工作并不太重視，導(dǎo)致了各項(xiàng)制度、人員培訓(xùn)等缺失了良好的環(huán)境和條件，另一方面，檔案管理工作的方式和方法仍然以傳統(tǒng)操作為主，加上該單位的人員編制較少，對(duì)工作管理及服務(wù)的創(chuàng)新力度不夠，這些因素嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)，為了更好的推動(dòng)單位的發(fā)展，檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)優(yōu)化工作的開(kāi)展勢(shì)在必行。只有這樣，才能充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1 單位發(fā)展的關(guān)鍵所在

隨著改革的持續(xù)深入，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容較之以往都有所延伸和發(fā)展，若是一味的沿用傳統(tǒng)而陳舊的檔案管理模式，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致單位部分工作與現(xiàn)代社會(huì)的脫節(jié)。比如信息時(shí)代各企業(yè)事業(yè)單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，檔案管理若是還在用人工操作，一些數(shù)據(jù)、資料在收集、整理過(guò)程中不可避免的會(huì)出現(xiàn)遺漏、丟失、書寫錯(cuò)誤等情況，不利于單位的發(fā)展。若是利用了信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新，建立了信息共享系統(tǒng)，則可以極大的提高數(shù)據(jù)、資料的正確性、完整性，用戶在查閱時(shí)也能對(duì)所需要的內(nèi)容一目了然，從而節(jié)省了時(shí)間、提高了工作效率，進(jìn)而促進(jìn)單位的良好發(fā)展。

2.2 檔案工作的內(nèi)在要求

檔案管理工作本身就是對(duì)單位發(fā)展中的各種資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分析、歸類和存儲(chǔ)、查閱，但是對(duì)于規(guī)模較小且專業(yè)性高的事業(yè)單位來(lái)講，它在管理工作中會(huì)產(chǎn)生、保存的文件資料一般都極具重要的參考和研究?jī)r(jià)值，并且這些資料的形式和載體也不盡相同，用人工操作會(huì)降低工作的效率和準(zhǔn)確性，另外，在改革中單位勢(shì)必會(huì)在管理中增加一些新的元素、融入新的思想，只有積極創(chuàng)新檔案管理工作，才能在工作中發(fā)現(xiàn)潛在的不足和呈現(xiàn)出的新的變化，才能讓檔案管理工作體系從理論到實(shí)踐得以逐漸的完善，才能推動(dòng)管理工作走向現(xiàn)代化，最終將會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題分析

3.1 管理模式較為落后

單位整體上的管理意識(shí)薄弱，意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展所起到的積極作用，也就不會(huì)單獨(dú)制定全面而完善的工作制度，予以約束和規(guī)范管理人員的行為，從而出現(xiàn)檔案整理不規(guī)范、組卷不規(guī)范等基礎(chǔ)性錯(cuò)誤。另外，信息技術(shù)的運(yùn)用率較低，這是當(dāng)前管理中最明顯的不足。信息技術(shù)的廣泛使用催化了管理工作的信息化建設(shè)，但在檔案管理工作中對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用并不熟練，而計(jì)算機(jī)硬件存儲(chǔ)空間也相對(duì)較小，無(wú)法滿足更多檔案的存儲(chǔ)，意味著現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用率較低;同時(shí)固定檔案室的空間范圍有限，造成存放檔案的空間不夠，內(nèi)部的設(shè)備不完善，加上自然、氣候等條件的影響也會(huì)導(dǎo)致檔案受潮、浸濕、磨損、流失、盜竊等。

3.2 管理隊(duì)伍素質(zhì)不高

檔案管理這一工種對(duì)工作人員的要求并不嚴(yán)格，這就導(dǎo)致了管理隊(duì)伍中每個(gè)人的知識(shí)技能、管理能力和水平都不平衡，甚至有些單位會(huì)讓內(nèi)部其他部門的人員利用空閑時(shí)間來(lái)開(kāi)展管理工作或者直接通過(guò)市場(chǎng)招聘會(huì)來(lái)招聘非專業(yè)的社會(huì)人才兼職，他們都對(duì)檔案管理工作或者對(duì)該單位的基本工作情況都不甚了解。尤其是對(duì)于規(guī)模較小的站點(diǎn)，人員編制少，技術(shù)性高，這樣的一支隊(duì)伍是無(wú)法滿足工作的需求的。

4 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)策略

4.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

首先，順應(yīng)時(shí)代要求積極展開(kāi)信息化建設(shè)工作，合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作，并做好監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康性的工作，以此避免不利信息的傳播以及本單位信息的被盜外流現(xiàn)象;其次，對(duì)于管理中所需要的各種軟硬件設(shè)施必須定期維護(hù)和更新。尤其是各類管理軟件，研發(fā)符合把本單位實(shí)際需求的管理軟件，并構(gòu)建用戶多元、界面優(yōu)質(zhì)及功能完善的管理體統(tǒng)，并設(shè)置專門的驗(yàn)證密碼，每個(gè)使用用戶只有在經(jīng)過(guò)認(rèn)證或者權(quán)限委托的情況下，才能進(jìn)入頁(yè)面，檢索、查詢所需資料，以此通過(guò)數(shù)字化、自動(dòng)化建設(shè)來(lái)增加檔案系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保障。不僅可以針對(duì)用戶的實(shí)際需要快捷的查詢所需信息，也利于單位的遠(yuǎn)程掌控和服務(wù)。

4.2 培養(yǎng)優(yōu)秀隊(duì)伍

事業(yè)單位要嚴(yán)把隊(duì)伍質(zhì)量關(guān)。一方面，要從對(duì)口專業(yè)的高校中選擇優(yōu)秀畢業(yè)生，包括檔案信息專業(yè)、畜牧業(yè)專業(yè)、信息技術(shù)專業(yè)等這些專業(yè)中選拔部分人才來(lái)單位工作，在通過(guò)各種綜合面試審核后開(kāi)展崗前培訓(xùn)工作，讓這些人才熟悉具體的工作內(nèi)容、了解單位的實(shí)際情況，讓他們盡快的熟悉新的工作環(huán)境，開(kāi)展有效工作;另一方面，也要對(duì)原有隊(duì)伍進(jìn)行相關(guān)的再教育和培訓(xùn)工作，通過(guò)集中學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等形式展開(kāi)與檔案管理工作有關(guān)的各項(xiàng)知識(shí)課程、技能訓(xùn)練，包括檔案管理專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)知識(shí)、畜牧技術(shù)知識(shí)，尤其是信息技術(shù)知識(shí)，培養(yǎng)信息技術(shù)人才是開(kāi)展檔案管理工作的關(guān)鍵。由此，既能從社會(huì)中引進(jìn)新鮮血液，也能從內(nèi)部做好人員的建設(shè)提升，內(nèi)外結(jié)合，構(gòu)建全能型檔案人才。

4.3 轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知

從本質(zhì)上講，檔案管理工作實(shí)際上是一種服務(wù)性極強(qiáng)的工作，因此單位要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的認(rèn)知，并通過(guò)會(huì)議、張貼公告、媒體傳播等形式讓單位所有部門和職工都正確認(rèn)識(shí)、全面領(lǐng)會(huì)檔案管理工作的內(nèi)涵，并要求各個(gè)部門之間相互配合，為工作的創(chuàng)新?tīng)I(yíng)造良好的環(huán)境和條件;尤其是要針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想上轉(zhuǎn)化，讓其樹(shù)立起服務(wù)意識(shí)，將被動(dòng)的管理工作變?yōu)橹鲃?dòng)性。不僅要做好基礎(chǔ)性工作，也要根據(jù)單位的發(fā)展需求、用戶的需求調(diào)整工作方向，多角度、多途徑收集多樣的、容易被遺漏的各種資料和信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的不足并予以改正。

5 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，針對(duì)當(dāng)前工作中存在的各種問(wèn)題以及社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的新要求，事業(yè)單位要從實(shí)際出發(fā)，以科學(xué)的理念、完善的制度、合格的人才隊(duì)伍以及創(chuàng)新的工作模式來(lái)推動(dòng)檔案管理工作水平的進(jìn)一步發(fā)展。

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