查偉杰

摘 要：檔案管理可以充分發(fā)揮檔案資源的價值，為單位的發(fā)展以及社會的進步提供源源不斷的內(nèi)生動力。本文結合檔案資源開發(fā)與利用過程存在的不足進行分析，并給出具體的檔策略，望為相關工作者的研究提供理論支持。

關鍵詞：檔案;檔案管理;信息化

一、新時期下檔案資源開發(fā)利用存在的不足

當前在檔案利用工作中，首先是相關理念較為落后，一些工作人員的觀念相對滯后，對檔案管理工作沒有予以充分的精力，在落實相關任務時仍然采取老舊工作模式，這樣會使得在管理大量的文件檔案時會存在一定的阻礙。

其次，文件檔案制度仍然不夠健全，因為檔案管理工作本身就是一項系統(tǒng)性工作，在過程中會涉及到很多細節(jié)問題，如果缺乏一套系統(tǒng)而且規(guī)范的管理制度作為保障，就會使得其所收集的信息資料不夠完全，所獲取的信息也不夠真實，無法更好的使用檔案資源為單位的發(fā)展提供支持。文件檔案能夠為整個單位開展各項工作提供資源支持，但是由于缺乏健全的管理制度以及管理模式，會導致一些文件在管理過程中缺失，再加上檔案管理工作者自身素質不達標，導致檔案資料等意義無法充分呈現(xiàn)出來。

第三，檔案管理人員的素質有待提升。現(xiàn)在新時期下，需要檔案管理工作人員具備更高的能力水平，無論是在綜合能力上還是職業(yè)道德素養(yǎng)上都需要達到要求。但是一些檔案管理工作往往是由其他部門的員工兼職，這樣就使得這些工作人員精力有限，在開展檔案管理工作時會產(chǎn)生各種各樣的問題，使得檔案資料不夠真實和安全。

二、檔案資源充分利用策略

（一）、健全管理機制

檔案信息化建設仍然存在一些問題，會由于檔案的特殊性以及檔案管理系統(tǒng)的特殊需求，使得檔案信息化體系構建具備一定的復雜性。因此檔案信息化建設需要進一步健全管理機制，要嚴格約束有關文件資源的使用?？梢愿鶕?jù)檔案信息化建設的現(xiàn)狀來制定相關細則，如《檔案信息化管理崗位職責》，《檔案信息化場地管理辦法》，《檔案信息化保密協(xié)議》，《外包人員保密承諾書》等，需要通過管理機制作為保障來確保檔案在信息化構建以及后續(xù)應用過程中都有相應的保障程序，并且在落實過程中需要做到嚴格的監(jiān)督，讓檔案管理工作更為高效、有序，同時也可以真正發(fā)揮檔案的信息化價值，使得資源共享更為高效。

（二）、完善管理流程

檔案管理需要完善的管理流程，需要按照國家技術標準來規(guī)范操作。信息化的建設需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需要按照標準規(guī)范來進行細化各個細節(jié)。如掃描紙質文檔時，需要做好保密工作，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為圖像和文本時，需要嚴格按照規(guī)范來構建目錄，在掃描過程中需要做好細化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性，也保持完整性和準確性，使得電子檔案與紙質檔案完全一致、高效可用。借助新的技術手段可以更好的實現(xiàn)檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對檔案資源進行查閱的人如果具備權限，就可以登錄網(wǎng)站對信息進行調取，這樣既給用戶帶來了方便快捷的體驗，同時也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過傳統(tǒng)的方式來對信息進行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務質量和效率。在進行資源共享時，應當重視其信息的安全性和保密性，只可以在具有權限的平臺上打開使用。

（三）、提高管理意識

檔案管理信息化建設需要進一步提升管理人員的核心素養(yǎng)。信息技術的快速發(fā)展使得其已經(jīng)被廣泛應用到各個行業(yè)，信息技術應用的過程中需要相關人員具備信息化的操作意識。如果一些管理人員以老舊的工作方法開展管理，對信息技術持有排斥的態(tài)度，那么相關工作在落實過程中將會面對很多阻力。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構建和使用方法，同時在管理過程中也需要結合電子檔案狀態(tài)特征來對管理人員進行培訓。管理人員需要掌握安全防護手段和計算機系統(tǒng)知識，要構建一批專業(yè)能力強、政治素養(yǎng)高、作風正派的檔案管理人員。需要加強其專業(yè)知識的培訓，這不僅包括計算機網(wǎng)絡信息安全等方面的培訓，也需要其具備安全意識以及職業(yè)道德觀念，更好的利用現(xiàn)代化手段來開展管理工作，同時也可以遵守職業(yè)道德，在開展工作時具有更強的原則性，使得相關工作的開展更為高效。

（四）、引入資源支持

檔案管理工作在信息化落實過程中，需要引入大量的資源作為支持。首先需要硬件方面的支持，信息化建設需要終端設備作為保障，如計算機掃描儀等錄入設備，以及安全防護設備，相關數(shù)據(jù)在錄入的過程中需要遵守規(guī)范，同時在對電子檔案進行建檔、保存時也需要安全管理設備作為保障。因此需要提供優(yōu)質的軟件資源來對電子信息檔案進行管理，使得相關檔案在使用共享等過程中可以嚴格按照規(guī)范。通過統(tǒng)一化的電子檔案標準，可以使得不同部門之間的檔案資源實現(xiàn)無縫共享，這樣既提高了檔案的交換效率，同時也有助于對人才的選拔和任用。

三、結束語

總的來說，當下檔案信息化建設是一項長期且復雜的工作，需要系統(tǒng)的對其進行分析，并且結合信息化發(fā)展的大趨勢，針對當前信息化建設過程中存在的諸多問題予以重視，在面對各種問題時應當積極采取應對策略，而不是回避。檔案管理資源的充分利用，不僅有助于單位人力資源的有效調配，也可以更好的利用檔案信息與其他資源進行整合實現(xiàn)資源的實施聯(lián)動，充分發(fā)揮檔案資源的價值，為人才的有效利用提供平臺。

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