孟蔭

摘要? 將西方經(jīng)濟學中“替代品”的概念引入檔案管理，通過分析紙質檔案和電子檔案各自的特點，來理解檔案“雙套制”管理的成因及作用。再次說明檔案的概念及其屬性，分辨電子檔案與紙質檔案之間存在的兩種替代關系，總結“雙套制”存在的問題和其未來的發(fā)展趨勢。最后提出解決“雙套制”的對策是通過技術和制度控制風險，推行檔案“單套制”管理。

關鍵詞? 雙套制 電子檔案 紙質檔案 替代品

一、替代品概念的引入

本文的替代品概念源于西方經(jīng)濟學中的效用論。效用是消費者在消費商品時所感受到的滿足程度，在效用水平不變的前提下，消費者增加一種商品的消費數(shù)量時一定會減少另一種商品的消費數(shù)量，這兩種商品互為替代品[1]。在檔案工作中，將檔案資源視為經(jīng)濟學中的商品、檔案利用者視為消費者、利用效果視為效用，對于在內(nèi)容上完全相同的紙質檔案和電子檔案，在一次使用過程中若使用電子檔案則無需再使用紙質檔案，反之亦然。即人們在使用檔案的過程中，從內(nèi)容上來說，使用電子檔案與使用紙質檔案能夠獲得相同的效用。檔案管理中的“雙套制”是對于同一份文件，既歸檔電子版也歸檔紙質版[2]。因此，可以認為“雙套制”的紙質檔案和電子檔案之間存在替代關系，它們互為替代品。

二、“雙套制”的形成及發(fā)展

1.兩種檔案的特點。

（1）紙質檔案的特點。第一，直接可讀。紙質檔案具備直接可讀性，人們拿到一份紙質檔案后一般不需要借助任何工具，直接用肉眼就可以獲取檔案資料中的各項信息。第二，載體壽命長。紙取代竹帛作為檔案的載體已有數(shù)千年的歷史，是當今人們普遍接受的書寫材料，紙作為載體的壽命相對較長，其預期壽命超過500年。第三，載體單一。各類紙張雖存在制作工藝上的差別，但作為檔案的載體其本質仍是紙張，只能記錄文字、圖形等二維的信息內(nèi)容，無法記錄聲音、影像、數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容。第四，存儲密度低。當代紙質檔案主要是以打印為主的各類紙質文件，每張紙所能容納的信息內(nèi)容有限，根據(jù)鄧君《檔案載體演變規(guī)律研究》一文所述，每張A4紙雙面可記錄3484個漢字[3]。第五，載體不可分離。紙質檔案的內(nèi)容與載體不可分離，作為載體的紙張損毀，檔案的內(nèi)容也同時損毀。檔案內(nèi)容從形成之時開始便與載體不可分割，紙質檔案始終以實體形態(tài)存在，可見、可觸，持有檔案載體就是掌握檔案內(nèi)容，保護檔案的載體也就是保護檔案的內(nèi)容。第六，內(nèi)容無法檢索。對于紙質檔案，檔案利用者若要找到所需求的檔案文件，只能通過傳統(tǒng)的文獻檢索方式達到目的，而無法直接通過內(nèi)容檢索。即運用已知信息，以人工查找的方式，將所有相關文件篩選出來，逐一核對題名、責任者、歸檔單位、歸檔時間等信息進行篩選，最終瀏覽紙質檔案內(nèi)容才能確定該檔案是否為所需求的目標檔案。第七，有時空限制。紙質檔案提供利用，需要檔案利用者到檔案部門辦理手續(xù)，檔案的可借閱份數(shù)是有限的。通常情況下，紙質檔案不能滿足多人同時使用的需求，后一人需要等待前一人歸還檔案后才能使用。

（2）電子檔案的特點。第一，非直接可讀。電子檔案不具備直接可讀性，人們拿到一份電子檔案后，必須借助計算機、應用軟件、播放器等設備才能獲取檔案資料中的各項信息。第二，載體多樣。電子檔案的載體多種多樣，常見的有光盤、軟盤、硬盤、磁帶等。讀取這些載體中記錄的內(nèi)容所需的硬件、軟件各不相同。電子檔案的載體多樣，與載體配套的輔助軟硬件更是種類繁多。這種多樣性使得電子檔案不僅能存儲文字、圖片，而且能夠存儲聲音、影像、矢量圖、三維圖像、各類數(shù)據(jù)庫等多種信息。第三，載體壽命短。作為檔案載體的壽命相對較短，根據(jù)仇壯麗《檔案載體進化論》文中提供的數(shù)據(jù)，電子檔案各類載體的平均壽命約為30年[4]，遠遠短于紙質載體的壽命。第四，存儲密度高。電子檔案各類載體的最大優(yōu)點是體積小且存儲容量非常大，存儲信息的密度之高是傳統(tǒng)紙質等載體所不能比擬的。第五，載體可分離。電子文件的信息內(nèi)容是游離于其載體之外的[5]。例如，一份電子文件能夠存儲在硬盤中也可以存儲在光盤中，存儲在何種載體中對電子文件的信息內(nèi)容沒有影響。保護電子檔案的重點不在于對其載體的保護，載體是否完好可用并非是肉眼能夠辨別的，即使載體外觀完好但信息可能無法讀取。保護電子檔案的重點在于備份，使電子檔案及時脫離老化的載體，并依存于新的可用載體。第六，內(nèi)容可檢索。全文數(shù)據(jù)庫能使電子檔案實現(xiàn)全文檢索，可以實現(xiàn)對文中任何字、詞、句的檢索。直接通過全文檢索檔案資料的內(nèi)容，以原文內(nèi)容作為篩選條件確定目標檔案，順藤摸瓜找到檔案的題名及檔號，可以極大提高檔案檢索的效率和準確率，減少不必要的無效利用。第七，無時空限制。檔案利用者使用電子檔案本質上是沒有時間和空間限制的，無需到檔案部門辦理手續(xù)，只需要通過電腦或其他終端設備就可以在任何時間段、任何地點實現(xiàn)對檔案的查借閱。電子檔案能夠滿足多人同時利用的需求，在人數(shù)上沒有限制，前者借閱與后者借閱不存在沖突或等待的情況。

2.“雙套制”的成因?，F(xiàn)代化辦公產(chǎn)生大量電子文件，時代的發(fā)展迫使檔案工作必須走出紙質歸檔的固有范圍，面對并解決電子文件歸檔的問題。數(shù)千年來，人類對紙質檔案的管理積累了相當豐富的經(jīng)驗，在防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防污染、防有害生物等方面總結出許多諸如物理、化學、組織、制度等多種控制手段和防御措施。然而對于電子文件，人們還沒有掌握能夠全面維護電子文件安全、完整、真實、有效的方法措施，因此認為電子文件是不安全、不可信的。出于對電子文件長期存儲質量的不信任，電子檔案的長期存儲不重要，重要的是相應的紙質檔案需要長期存儲，這種思路使得檔案“雙套制”管理應運而生.國家相關部門曾出臺文件要求重要電子文件雙套歸檔，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局2003年第6號令）、《電子文件管理暫行辦法》（中辦 國辦 廳字〔2009〕39號）[6]。然而隨著時代和技術的發(fā)展，人們體驗到了電子檔案帶來的高效便捷，并對庫存檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子版檔案以便于利用，相應的紙質檔案在檔案庫房中長期處于封存狀態(tài)，幾乎不再使用。

3.“雙套制”的作用?！半p套制”融合了紙質檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢，使二者優(yōu)勢互補，也彌補了各自的劣勢，使二者劣勢互抵。二者的特點對比如表1所示。

通過表1可以直觀看出紙質檔案和電子檔案在諸多特點上存在著不同并且是互補的關系。這種揚長避短的特點正是檔案“雙套制”管理被普遍接受并且長期存在的原因，是檔案工作在升級轉型過程中的模式。通過紙質版檔案保證了安全可靠以及長期保存的需要，通過電子版檔案滿足了便捷利用以及高效辦公的需求，“雙套制”管理是紙質檔案管理過渡到電子檔案管理的方式。

三、“雙套制”的替代關系

1.檔案的概念。檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[7]。從上述檔案的概念中，我們可以理解到檔案是人類社會活動的第一手材料，是歷史原貌和自然狀態(tài)的記錄。正因如此，原始記錄性是檔案的本質屬性也是檔案的根本價值所在。檔案保管的根本目的是維護檔案的原始面貌，檔案利用的根本原因是檔案的憑證作用。正是檔案的存在才使得種種爭論和謎團最終真相大白，如果缺失了原始記錄的特性，檔案就失去了存在的意義，也不會得到社會的尊重和認可。

2.完全替代品。在經(jīng)濟學中，如果兩種商品之間的替代比例是固定不變的，那么這兩種商品互為完全替代品。通常情況下在檔案工作中，內(nèi)容相同的電子檔案和紙質檔案對利用者來說是無差異的，他們在一次使用中通常只選擇其中一種進行使用，使用了電子檔案就不會同時使用紙質檔案，使用了紙質檔案就不再需要使用電子檔案。由此可見，電子檔案與紙質檔案通常能夠以1：1的比例相互替代，因此它們互為完全替代品。在實際工作中，尤其是檔案利用方面，紙質檔案和電子檔案之間存在著兩種替代關系，即以紙質檔案替代電子檔案和以電子檔案替代紙質檔案。

3.兩種替代關系。

（1）紙質檔案替代電子檔案。以紙質檔案替代電子檔案，實際上是電子文件“單套制”在人們無法擺脫紙質檔案管理且對電子文件的安全不信任的時代背景下的過渡階段產(chǎn)物。以紙質文件替代電子文件形成的檔案實際上是電子檔案的紙質副本。然而電子文件并非都能完全轉化為紙質副本，例如數(shù)據(jù)、圖形、圖像、音頻、影像等內(nèi)容是無法完整轉化為紙質副本的。因此，紙質檔案作為電子檔案的替代品，是人們無法確保電子檔案安全并依賴于紙質檔案管理的時代產(chǎn)物。在無法解決電子檔案存在的種種問題之前，“雙套制”不會完全取消，電子檔案與紙質檔案會長期并存，但這種權宜之計下形成的電子檔案替代品最終將退出歷史舞臺。

（2）電子檔案替代紙質檔案。隨著國家檔案信息化工作的推進，越來越多的單位對庫存檔案進行數(shù)字化加工形成電子版檔案，以電子檔案替代紙質檔案，充分發(fā)揮電子檔案在查詢利用方面的高效便捷優(yōu)勢。由此形成的電子檔案，不能將其作為原始檔案，它們實際上是紙質檔案的數(shù)字化副本，是批量加工形成的，而不是在工作中經(jīng)過運行和處理形成的，既沒有在當時的現(xiàn)行期發(fā)生效力，也沒有相應的元數(shù)據(jù)[8]。時代發(fā)展產(chǎn)生新的檔案工作需求，紙質檔案無法實現(xiàn)的高質高效，而電子檔案能夠實現(xiàn)快速檢索廣泛利用，因而電子檔案注定在未來將會更多地出現(xiàn)，會被更廣泛地使用。

四、“雙套制”存在的問題與對策

1.現(xiàn)存問題分析。

（1）造成資源浪費。由于既要歸檔電子版又要歸檔紙質版，使檔案管理的工作量增加、人力成本增加、工作效率降低。電子檔案與其對應的紙質檔案依然占據(jù)大量的庫房空間，并沒有實現(xiàn)電子檔案存儲密度高、占用空間小的優(yōu)勢，在檔案保管的過程中需要對兩套檔案管理。在“雙套制”和自動化辦公以及其他因素的影響下，也出現(xiàn)了僅打印出來的紙質版有簽署，而電子文件沒有簽署的混合式文件，這類文件在檔案數(shù)字化建設工作中由于文件簽署的問題，又要對紙質檔案進行逐一掃描形成電子檔案。

（2）原始性的混亂。“雙套制”造成檔案原始性的混亂，由于電子檔案是在日常工作中形成的，而“雙套制”歸檔的紙質檔案是在歸檔前夕才形成的，紙質版文件沒有完整參與文件處理的全過程，不是最原始的記錄。此外，對于那些不適宜轉化為紙質版的圖像、音頻、視頻等內(nèi)容無疑會使檔案的真實性、完整性無法得到保證?，F(xiàn)代信息技術的發(fā)展已經(jīng)使電子文件的應用普及到日常工作生活的方方面面，使用紙質載體承載并管理一切檔案資源顯然是不符合時代發(fā)展需求的。

2.發(fā)展趨勢預測?！半p套制”存在的問題是無法通過改進的方式解決的，我們早已生活在數(shù)字時代，紙張已經(jīng)不再是獨霸信息交流的媒介。這個社會正在逐漸將數(shù)字形式作為信息交流的主要媒介，電子檔案是數(shù)字形式信息的原始記錄的留存。電子檔案“單套制”管理是未來發(fā)展的必然趨勢。檔案載體的發(fā)展與社會經(jīng)濟、政治、科技的發(fā)展息息相關。檔案所記錄的是客觀存在的歷史，檔案的各類載體體現(xiàn)出甲骨、青銅、石刻、簡牘、縑帛、紙、膠片、磁帶、磁盤、光盤等的歷史變遷。根據(jù)檔案載體的歷史變遷，檔案載體的發(fā)展變化主要表現(xiàn)為：存儲密度遞增、使用壽命遞減、人工可直讀性遞減。每一次檔案載體的更替都經(jīng)歷了漫長的時間，當電子文件作為檔案所形成的一系列令人不安的隱患得以破解時，“雙套制”也將失去存在的意義，電子檔案替代紙質檔案的“單套制”管理終將成為時代發(fā)展的結果。

3.破解對策。

（1）限制紙質文件形成。電子文件不能通過打印等方式完全轉化為紙質文件，但紙質文件能夠通過掃描、拍照等方式完整轉化為電子版文件?；趦?nèi)容而言，電子檔案能夠替代紙質檔案，但紙質檔案不能替代電子檔案。促進紙質檔案轉化為電子檔案可以采取限制紙質文件形成的方式，在接收電子檔案的時候，僅接受電子版而不接受紙質版。參考澳大利亞政府數(shù)字轉型政策，對全國電子文件統(tǒng)一規(guī)劃，限定某年度后以電子文件形成的文件只移交電子版至國家檔案館。實現(xiàn)政府機構的大部分文件以數(shù)字形式創(chuàng)建、保存、管理，不再形成重復內(nèi)容的紙質文件，從而逐步實現(xiàn)全部檔案數(shù)字化[9]。如此對策直接減少了紙質資源的浪費，緩解了檔案庫房的空間壓力。我國檔案“雙套制”管理是通過一系列規(guī)范和標準確立的，因此最終廢除“雙套制”也需要通過修改這些規(guī)范及標準來實現(xiàn)。

（2）注重檔案工作效益。電子檔案替代紙質檔案之所以成為發(fā)展趨勢，是因為電子檔案擁有紙質檔案無可比擬的優(yōu)勢，例如便于檢索、方便利用、智能管理。數(shù)字檔案資源能夠為文件形成者、文件管理者、文件利用者帶來怎樣的益處，數(shù)字化檔案能否提升檔案工作的效益，是檔案信息化建設中最值得關注的問題。從效益觀的角度思考并以需求推動“單套制”的實現(xiàn)能夠有效促進相關組織開展工作。逐步實現(xiàn)電子檔案管理并減少紙質檔案產(chǎn)生帶來的效益，包括但不局限于以下幾點：檔案業(yè)務流程改善使找尋所需檔案的時間縮短，海量數(shù)字檔案信息構建起來的知識庫帶來更好的決策支持和廣泛使用，電子檔案的使用不會對檔案造成丟失、破壞和磨損，使檔案利用的風險降為零，此外檔案無紙化管理還給社會帶來了環(huán)保效益。

（3）更新檔案管理體系。紙質檔案的信息安全優(yōu)勢終有一天會隨著技術的發(fā)展不復存在，在未來，電子檔案在技術上的安全、可靠、有效程度甚至會超過紙質檔案，到那時檔案工作再無必要固守對紙質版本歸檔的堅持[10]。電子檔案替代紙質檔案建立起數(shù)字檔案館，必須對傳統(tǒng)檔案管理體系進行一次更新。為解決電子檔案的長期保存問題，應制定或修訂相關制度和標準、確定電子文件歸檔的規(guī)范、元數(shù)據(jù)管理方案、文件保存格式要求、文件檢測要求、檔案系統(tǒng)運行維護規(guī)范、數(shù)據(jù)備份策略、數(shù)據(jù)遷移方案、檔案安全管理辦法、檔案可用定期檢查辦法、應急響應計劃等。檔案人員隊伍的結構調(diào)整是幫助推進實現(xiàn)“單套制”的重要力量，既精通檔案業(yè)務又熟悉信息技術的檔案員，能夠很好解決紙質文件與電子文件管理接軌問題，操作并維護檔案管理系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進行科學的檢查及管理。

本文從替代品的視角分析研究了檔案“雙套制”管理的問題，以紙質檔案替代電子檔案只是過渡時期的權宜之計，電子檔案替代紙質檔案才是時代發(fā)展的訴求。放眼全球電子檔案的理論研究已經(jīng)趨于成熟，電子檔案技術研究也取得了成就，并已運用于居民醫(yī)療健康和文化遺產(chǎn)保護等領域[11]。澳大利亞、美國等國家已通過上層行政措施逐漸推行“單套制”，我國也應在信息化時代做好電子檔案風險控制，將上海等地已經(jīng)進行“單套制”的試點單位經(jīng)驗進行推廣，在全國范圍內(nèi)轉變思想、認識和理念，促進電子文件歸檔流程嚴謹規(guī)范，促使“單套制”成為未來電子檔案管理的常態(tài)。