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        檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用

        2020-04-21 07:48:24陳利倩
        卷宗 2020年4期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)運(yùn)營內(nèi)部控制檔案管理

        陳利倩

        摘 要:在現(xiàn)代的企業(yè)中檔案管理顯得尤為重要,一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部控制的有效性受到這個(gè)企業(yè)檔案管理好壞的影響。在許多企業(yè)成功經(jīng)營后所總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)就是檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中起到十分關(guān)鍵的作用,檔案管理在完善企業(yè)的信息資料、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理監(jiān)督,提高企業(yè)信息的有效性、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息交流都是十分有利的。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;企業(yè);內(nèi)部控制;企業(yè)運(yùn)營

        檔案這個(gè)詞在現(xiàn)代這個(gè)信息化的社會(huì)十分頻繁地出現(xiàn),一個(gè)人從出生就有了屬于自己的檔案,檔案跟隨一個(gè)人的一生,同樣一個(gè)企業(yè)也會(huì)有自己的檔案,檔案管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)的運(yùn)營十分重要,對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制有著十分廣泛的應(yīng)用。檔案管理可以為企業(yè)內(nèi)部做出正確的決策提供有理有據(jù)的信息分析;檔案管理可以為企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的人員及項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)管;檔案管理可以為企業(yè)內(nèi)部的信息交流提供信息支持??傊?,檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用十分廣泛。一個(gè)企業(yè)檔案管理工作做好了,不管是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的內(nèi)部控制或者是對(duì)企業(yè)外部的運(yùn)營都是十分有幫助的。

        1 現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作

        企業(yè)中的檔案管理工作對(duì)于企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行的合理合法性提供有力的信息支撐,一個(gè)企業(yè)在其運(yùn)營的過程中,不管是企業(yè)的歷史,還是企業(yè)運(yùn)營中最重要的資金流動(dòng)明細(xì)都需要進(jìn)行檔案管理,我國現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部控制、外部運(yùn)營、業(yè)內(nèi)聲譽(yù)等都會(huì)有很重要的影響。在我國之前的企業(yè)經(jīng)營之中,企業(yè)的檔案管理并不能引起企業(yè)家的重視,但是隨著近現(xiàn)代企業(yè)制度在逐漸革新、外來企業(yè)對(duì)我國企業(yè)的影響、還有最重要的一點(diǎn)就是企業(yè)之間的競爭都導(dǎo)致了我國企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度增加,更是有越來越多的企業(yè)設(shè)置有專門的檔案管理部門。

        筆者現(xiàn)在通過介紹幾個(gè)真實(shí)案例來說明在現(xiàn)代的企業(yè)管理之中檔案管理的重要性。首先我先介紹一個(gè)外國企業(yè)的案例,在2001年時(shí),曾經(jīng)是世界上有較大影響力的商品、能源和服務(wù)公司的安然公司被曝光了一則丑聞,是關(guān)于財(cái)務(wù)造假的丑聞,安然公司為了獲取超額利潤,欺騙了公司的股東,安然公司它銷毀相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告、藏匿了大量對(duì)外債務(wù)、制造假賬、偽造財(cái)務(wù)報(bào)告,這一系列的隱瞞、欺騙、誤導(dǎo)股東的卑劣行為使股東和各界人士都對(duì)安然公司喪失了最基本的信任,最終導(dǎo)致了安然公司的破產(chǎn)。在我看來,安然公司能夠一步一步將其積累的資產(chǎn)消耗其最根本的原因在于安然公司內(nèi)部的檔案管理工作做得不到位,檔案管理工作不僅僅是企業(yè)經(jīng)營表面的現(xiàn)象,更重要的是檔案管理要反映出一個(gè)企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營的狀況,就拿安然公司銷毀財(cái)務(wù)報(bào)告來說吧,如果安然公司的檔案管理十分先進(jìn),有著十分嚴(yán)格的規(guī)定,那么想要銷毀財(cái)務(wù)報(bào)告便不是一件容易的事情了,可以說檔案管理在一定程度上可以對(duì)企業(yè)的運(yùn)營管理進(jìn)行規(guī)范,督促企業(yè)向更好的方向發(fā)展,促進(jìn)企業(yè)更好地運(yùn)營。

        2 企業(yè)的內(nèi)部控制力

        何為企業(yè)內(nèi)部控制力,企業(yè)內(nèi)部控制力據(jù)相關(guān)研究報(bào)告指出企業(yè)內(nèi)部控制是一套流程,它是由企業(yè)董事會(huì)、企業(yè)的管理層以及企業(yè)的員工為主體所組成的一種內(nèi)部的控制關(guān)系,可以通過改變這種控制關(guān)系進(jìn)而對(duì)企業(yè)營造一個(gè)良好的內(nèi)部運(yùn)營環(huán)境。合理的企業(yè)內(nèi)部控制可以保證企業(yè)內(nèi)部管理合法合規(guī)、企業(yè)財(cái)務(wù)更加清晰真實(shí)、企業(yè)的資產(chǎn)更加安全、企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的信息也會(huì)更加真實(shí)可靠。我國企業(yè)的發(fā)展落后于西方資本主義國家,所以我國的企業(yè)內(nèi)部控制在很多方面參考借鑒了西方國家,企業(yè)內(nèi)部控制其基本內(nèi)涵就是通過企業(yè)內(nèi)部不管是對(duì)于員工的管理還是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部信息的流通來促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展,通過優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制來使企業(yè)內(nèi)部的管理體系更加優(yōu)化,對(duì)外經(jīng)營有更強(qiáng)的競爭力。

        我國的企業(yè)內(nèi)部控制框架基本上是由COSO報(bào)告和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的內(nèi)部控制框架所組成的,其中在COSO報(bào)告中提出了五大核心要素和三大目標(biāo),其中五大核心要素指的是控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、 控制活動(dòng)、信息與交流、監(jiān)控活動(dòng)。接下來我來分開介紹一下,其中控制結(jié)構(gòu)是指一種企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營的流程或者說是結(jié)構(gòu),它可以為企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制提供一種基礎(chǔ);接下來的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估我認(rèn)為是企業(yè)內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)中比較重要的一點(diǎn),它是針對(duì)企業(yè)的一些內(nèi)部信息、組織活動(dòng)等來對(duì)企業(yè)運(yùn)營的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)先評(píng)估;控制活動(dòng)主要是關(guān)于企業(yè)內(nèi)部人員、信息來展開的,通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的管理或者信息的流通來達(dá)到一種對(duì)企業(yè)經(jīng)營的一種控制;信息交流是關(guān)于企業(yè)信息來展開說明的,不管是企業(yè)外部經(jīng)營信息還是企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)等信息,只要是對(duì)企業(yè)經(jīng)營有幫助的信息,最后來解釋這個(gè)監(jiān)控活動(dòng),它主要是對(duì)企業(yè)運(yùn)營中各種內(nèi)部控制要素是否還發(fā)生著作用進(jìn)行評(píng)估。其中這三大目標(biāo)分別包括報(bào)告目標(biāo)、運(yùn)營目標(biāo)和臺(tái)規(guī)目標(biāo),報(bào)告目標(biāo)主要是關(guān)于企業(yè)內(nèi)部信息管理方面的,保證企業(yè)內(nèi)部信息的真實(shí)性、可靠性以及信息的及時(shí)性和信息的透明度;運(yùn)營目標(biāo)主要就是針對(duì)企業(yè)的運(yùn)營效率、企業(yè)的組織能力等方面來說的;臺(tái)規(guī)目標(biāo)其主要是要求企業(yè)要遵守在運(yùn)營是的各種法律法規(guī),運(yùn)用合適的規(guī)章制度來提高企業(yè)的經(jīng)營效果。

        3 如何通過檔案管理提高企業(yè)內(nèi)部的控制力

        上面我分別介紹了在企業(yè)運(yùn)營中的檔案管理和內(nèi)部控制,現(xiàn)在就來探究如何通過檔案管理來提高企業(yè)內(nèi)部的控制力。我們?cè)谄綍r(shí)的生活中也經(jīng)??梢月牭侥衬持笃髽I(yè)因?yàn)橐恍┢髽I(yè)內(nèi)部管理不善的問題從而被曝出一些丑聞。上文中提到了安然公司的丑聞,現(xiàn)在我還想提到廣廈(銀川)實(shí)業(yè)股份有限公司,這個(gè)公司也是被曝出假造業(yè)績,在短短三年之中累計(jì)造假業(yè)績收入高達(dá)10億多元,這一案例與安然公司的案例時(shí)分類似,因此它被稱為中國的“安然事件”。

        檔案管理通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部一系列信息的整理來在企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)揮一些積極的作用,當(dāng)一個(gè)企業(yè)的檔案管理應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部控制中去,也就是把一個(gè)企業(yè)經(jīng)營的一系列信息應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部對(duì)于人員或者信息流通中,這樣不論是關(guān)于企業(yè)內(nèi)部員工的控制還是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部一些關(guān)鍵信息的交流都是很有幫助的,如果把企業(yè)內(nèi)部的信息都整理得十分清晰明了,那么對(duì)于提高企業(yè)內(nèi)部的控制力十分有利,這時(shí)企業(yè)在對(duì)于企業(yè)員工調(diào)整,或者針對(duì)企業(yè)相關(guān)部門改革都會(huì)更加的有目標(biāo)性,更加知道該如何調(diào)整才可以提高企業(yè)的運(yùn)營效率。檔案管理可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制起到督促的作用,也就是說檔案管理部門會(huì)對(duì)企業(yè)的各個(gè)部門的工作進(jìn)行考核評(píng)估,這樣企業(yè)內(nèi)部各部門也會(huì)有十分激烈的競爭意識(shí),可也營造一個(gè)十分良好的企業(yè)內(nèi)部努力工作的氣氛,這樣就會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展很有利,會(huì)提高企業(yè)的運(yùn)營效率,增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力,可以使得企業(yè)在當(dāng)代競爭如此激烈的企業(yè)經(jīng)濟(jì)中取得一些成果。檔案管理就是針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營所起到的作用,檔案管理可以通過為企業(yè)控制提供可靠地信息,從而讓企業(yè)內(nèi)部控制更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

        4 結(jié)束語

        經(jīng)過上面從一些方面的論述,可以得出:檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中是有很大幫助的,這兩者之間的關(guān)系也是十分的密切,檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制這兩者之間也是相互促進(jìn)的,同時(shí)檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制兩者的發(fā)展進(jìn)步也促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展,這兩者可以在很大程度上推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)步。檔案管理為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息支撐。

        參考文獻(xiàn)

        [1]周荃.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新研究[J].湘潭大學(xué),2017(5):1-8.

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        [3]朱立志.OA系統(tǒng)在XX證券股份有限公司應(yīng)用研究[J].昆明理工大學(xué),2013(4):22-25.

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