秦雯媛

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，檔案工作面臨的新的機遇與挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案信息資源呈現(xiàn)出總量龐大、類型豐富、傳播迅速及價值密度低的特點。為充分運用大數(shù)據(jù)時代帶來的發(fā)展機遇，有效應(yīng)對挑戰(zhàn)，企業(yè)可以從完善企業(yè)相關(guān)制度、組建專業(yè)人才隊伍、深化檔案編研工作及運用新型數(shù)據(jù)技術(shù)等四個方面開發(fā)企業(yè)檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案;企業(yè)檔案;檔案信息資源

當前，社會已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，信息資源呈現(xiàn)出爆炸式增長趨勢，大數(shù)據(jù)時代，檔案工作面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案真實地記載了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動，對企業(yè)的長足發(fā)展具有重要價值和意義。隨著企業(yè)辦公自動化的廣泛使用，電子文件與日俱增，檔案信息資源總量猛增，傳統(tǒng)的檔案管理理念已難以適用大數(shù)據(jù)時代檔案事業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源的特點分析

大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)呈現(xiàn)為4V特點，即Volume（大量）、Variety（多樣）、Velocity（高速）、Value（價值），這是大數(shù)據(jù)最主要的特點，而企業(yè)檔案信息資源同樣呈現(xiàn)出上述特點，具體體現(xiàn)為：

1.檔案數(shù)據(jù)資源總量龐大。傳統(tǒng)的檔案管理為紙質(zhì)檔案管理，資源主要以紙質(zhì)資源為主，進入大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)也逐步開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)由此產(chǎn)生了大量的數(shù)字資源。同時，當前企業(yè)普遍使用OA辦公系統(tǒng)、基本實現(xiàn)辦公自動化，由此產(chǎn)生大量的電子文件。此外，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，各類企業(yè)特別是電商企業(yè)，網(wǎng)上業(yè)務(wù)占據(jù)重要地位，由此產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源對企業(yè)的長足發(fā)展具有重要的參考價值，同樣需要納入檔案信息資源管理范疇。大數(shù)據(jù)能夠容納各種類型的信息資源，圖形文件、圖像文件、音頻、視頻、多媒體、數(shù)據(jù)庫等形式均是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。檔案信息資源的存儲單位也有GB到TB，乃至現(xiàn)在的PB、EB級別。

2.檔案數(shù)據(jù)資源類型豐富

傳統(tǒng)的檔案管理，檔案數(shù)據(jù)主要為紙質(zhì)載體承載的文字內(nèi)容，而大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源的類型和格式都得以極大的豐富與拓展。一方面，企業(yè)開展傳統(tǒng)載體的數(shù)字化建設(shè)，通過掃描形成的圖像文件。另一方面，企業(yè)檔案信息化管理形成的各種類別、各種格式的電子文件。如文字型電子文件（XML、PDF、RTF、TXT），圖像電子文件（JPEG 、TIFF），音頻電子文件（WAV、MP3），影像及多媒體音像數(shù)據(jù)（MPEG、AVI）等等。總之，隨著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的逐步推進和信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息資源的類型和格式將愈發(fā)的豐富，這也給企業(yè)檔案信息的管理帶來了挑戰(zhàn)。

3.檔案數(shù)據(jù)資源傳播迅速。得益于信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案信息資源呈現(xiàn)出不斷增長的趨勢，檔案信息化管理，用戶利用檔案不受時間和空間限制，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的高效利用，在很大程度上減輕了檔案管理者的工作壓力。但從另一方面分析，發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使得各類信息傳播速度得到極大的提升，傳播的范圍也不斷擴大，網(wǎng)上發(fā)布的檔案信息，只需花費幾秒鐘就能在世界范圍內(nèi)傳播。這在一定程度上增加了檔案信息資源管理的難度。

4.檔案數(shù)據(jù)資源價值密度低。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)資源總量龐大，難以避免虛假信息、有害信息的衍生，數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以控制，企業(yè)檔案信息資源的管理難度增加。需要對信息進行仔細篩選、甄別，過濾無價值信息，將有用信息進行保存并提供利用。收集、整理、傳遞企業(yè)檔案數(shù)據(jù)等各個步驟的操作流程直接影響了數(shù)據(jù)質(zhì)量。此外，電子文件的鑒定需關(guān)注其可讀性、可靠性、完整性、無病毒和載體狀況，鑒定內(nèi)容多、流程相對復(fù)雜，無形中增加了檔案管理者的工作成本。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)策略分析

企業(yè)檔案資源的開發(fā)涉及多個方面，包括完善的制度支撐、人才保障、技術(shù)輔助，還需通過檔案編研實現(xiàn)檔案資源的深度開發(fā)，做好檔案信息服務(wù)工作以擴大檔案信息資源的影響范圍，此外，還需借助現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源的有序開發(fā)。

1.完善企業(yè)相關(guān)制度。檔案資源開發(fā)是一項系統(tǒng)工程，是一項持續(xù)性工作，不可能一蹴而就，而對于企業(yè)，特別是中小型企業(yè)而言，檔案工作未得到足夠的重視，檔案工作者為兼職管理人員、檔案信息化尚未起步，檔案管理仍處于傳統(tǒng)管理階段。因此，完善企業(yè)檔案管理相關(guān)制度十分必要，應(yīng)在企業(yè)制度層面考慮以下幾個要點：

一是將企業(yè)檔案工作經(jīng)費納入企業(yè)整體預(yù)算，為檔案信息資源的開展提供經(jīng)費支持;二是設(shè)置專職人員管理檔案，企業(yè)檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，涉及企業(yè)所有部門材料，設(shè)置專職人員能夠確保檔案資源的有效管理;三是制定企業(yè)檔案信息資源開發(fā)計劃，制定企業(yè)紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化計劃、購買檔案管理系統(tǒng)、實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理。此外，應(yīng)逐步解決檔案管理硬件建設(shè)問題，配備基本的硬件設(shè)施，如庫房、溫濕度控制系統(tǒng)、檔案密集架等，實現(xiàn)檔案的智能化管理。

2.組建專業(yè)人才隊伍。檔案對于企業(yè)的長足發(fā)展具有重要價值，但缺乏專業(yè)人才是很多企業(yè)面臨的首要問題，出于經(jīng)濟效益的考慮，企業(yè)檔案管理人員一般為辦公室文員兼職，這不利于檔案管理工作的有效開展，亟需解決人才缺乏問題。

從企業(yè)管理層的角度應(yīng)注重兩點，人才招聘與人才培養(yǎng)。在人才招聘方面，應(yīng)明確人才要求，招聘具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)背景、檔案管理工作經(jīng)驗的人才。掌握專業(yè)的檔案知識，熟練掌握檔案管理的基本流程，具備檔案管理的基本技能，大型企業(yè)還應(yīng)注意檔案隊伍的合理性，適當招聘具有計算機專業(yè)背景或大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息管理人才，注重引進復(fù)合型人才，以滿足企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的多元需求。在人才培養(yǎng)方面，注重企業(yè)檔案管理人員的繼續(xù)教育，鼓勵檔案工作者通過多途徑的學(xué)習(xí)掌握行業(yè)最新動態(tài)、掌握新技術(shù)和新知識?？梢詤⑴c省級檔案行政管理機構(gòu)組織的崗位培訓(xùn)和每年的新知識培訓(xùn)，此外，還可以參加行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的學(xué)術(shù)研討、學(xué)術(shù)會議、前沿講座等。有條件的企業(yè)還可以開放政策，鼓勵有能力有需求的檔案管理人員通過繼續(xù)深造提升學(xué)歷。

從檔案管理人員的角度則應(yīng)注重自身綜合素養(yǎng)的提升。大數(shù)據(jù)時代，對信息技術(shù)的要求愈發(fā)明顯，檔案信息資源開發(fā)應(yīng)要求檔案管理人員掌握基本的信息技能。如常用辦公軟件的使用，檔案管理系統(tǒng)操作技術(shù)、信息搜集、信息分析技術(shù)，信息服務(wù)能力等。

3.深化檔案編研工作。傳統(tǒng)的檔案編研主要依靠人工完成，大數(shù)據(jù)時代，編研方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，半自動生成模式為主，以數(shù)據(jù)分析為基礎(chǔ)，做出更多的正確決策，而不僅僅依賴直覺和經(jīng)驗做出決策。傳統(tǒng)的編研產(chǎn)品主要以紙質(zhì)檔案為主，從開始編輯到最終出版，周期較長，時效性不強。大數(shù)據(jù)時代，借助信息技術(shù)，從海量數(shù)據(jù)中獲取有用信息，通過采集、分析、整理以及加工相應(yīng)的檔案信息，編研產(chǎn)品以電子化形式為主，靜態(tài)的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)變活態(tài)的電子檔案信息，檔案信息得以深度開發(fā)，編研產(chǎn)品的形式也得到了豐富，更能滿足用戶的利用需求。企業(yè)檔案編研其主要受眾應(yīng)該為公司內(nèi)部人員，因此在進行編研時應(yīng)充分考慮公司的內(nèi)部需求，深度挖掘能推動公司長足發(fā)展的有用信息，為公司的決策提供輔助，以體現(xiàn)檔案工作的價值。此外，涉及公司商業(yè)機密的檔案信息應(yīng)注重保密，運用信息安全技術(shù)對相關(guān)信息進行加密，以免造成數(shù)據(jù)丟失和泄露。

4.運用新型數(shù)據(jù)技術(shù)。做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)工作，掌握傳統(tǒng)的檔案管理技能，如檔案鑒定技術(shù)、檔案修復(fù)技術(shù)、檔案保護技術(shù)及檔案編研技術(shù)以外，還需重點拓展自身運用信息數(shù)據(jù)技術(shù)的能力。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、云存儲成為檔案領(lǐng)域的流行的名詞，也是檔案信息資源開發(fā)運用到的重要技術(shù)。

5.掌握必要的標準。企業(yè)檔案信息資源開發(fā)既包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化也包括電子文件的建設(shè)與管理，而上述工作的開展必須遵循相關(guān)規(guī)章和標準，如《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》這是開展企業(yè)檔案工作的首要標準。此外，還包括《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)檢測辦法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范》等等，參照相關(guān)標準執(zhí)行方能確保信息資源開發(fā)工作的順利推進。

6.運用新型數(shù)據(jù)技術(shù)。大數(shù)據(jù)時代，自媒體高度發(fā)達，微博、微信、APP、網(wǎng)站等成為信息發(fā)布的重要載體，熟練運用上述平臺開展檔案信息資源管理工作十分必要。此外，信息安全技術(shù)。相比于紙質(zhì)檔案，信息資源的管理難度更大，病毒、黑客、網(wǎng)絡(luò)等原因都有可能對檔案信息資源造成危害，必須掌握必要的安全技術(shù)，如信息加密技術(shù)、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)長期保存等技術(shù)，確保檔案數(shù)據(jù)資源的可讀性與可用性。大數(shù)據(jù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)挖掘，能夠從海量信息中迅速獲取有價值的檔案信息;如數(shù)據(jù)分析，能夠根據(jù)用戶的信息習(xí)慣預(yù)測用戶的信息需求;如信息服務(wù)，能熟練操作檔案信息管理系統(tǒng)為用戶提供高效便捷的信息服務(wù)。

參考文獻：

[1]趙映誠，陳曉明等.文書工作與檔案管理——電子文書的形成[M].高等教育出版社，2019

[2]胡 靜.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019

（作者單位：鄭州飛機裝備有限責(zé)任公司）