劉海蘭 李海彬

1.2.廣西廣播電視臺(tái) 廣西 南寧市 530022

1 引 言

隨著數(shù)字化廣電的推進(jìn)和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)水平的提高，電視臺(tái)資產(chǎn)出入庫(kù)的管理也需要利用現(xiàn)代化的管理手段，使資產(chǎn)管理工作變得更高效、更規(guī)范。本文介紹了我們自主研發(fā)的資產(chǎn)出入庫(kù)管理系統(tǒng)，它通過SQL Server網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與共享，采用打印機(jī)輸出報(bào)表，改變了之前使用Excel 表格記賬，手工填寫出入庫(kù)單據(jù)的陳舊工作方法，提高了資產(chǎn)管理效率，方便其它部門共享資產(chǎn)相關(guān)信息。

2 立項(xiàng)背景與需要分析

原有的資產(chǎn)出入庫(kù)管理方法，首先將資產(chǎn)出入庫(kù)信息記錄在Excel 文件中，以表格方式存儲(chǔ)，如設(shè)備名稱、入庫(kù)和領(lǐng)出日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等等，在做好表格數(shù)據(jù)后，再手工填寫紙質(zhì)三聯(lián)的特定表單，由領(lǐng)用人、業(yè)務(wù)辦理人、財(cái)務(wù)等進(jìn)行會(huì)簽。

通過Excel 文件和紙質(zhì)文檔管理的方式，無法實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息的共享，另外資產(chǎn)信息可能分散在不同管理人員的電腦中，資產(chǎn)信息的一致性和完整性無法得到保證，而手工填寫出入庫(kù)單，很容易因人為填寫錯(cuò)誤造成工作的失誤?；诖?，我們認(rèn)為應(yīng)該針對(duì)電視臺(tái)資產(chǎn)設(shè)備出入庫(kù)的管理工作開發(fā)一套應(yīng)用軟件，其至少應(yīng)滿足以下需求：

（1）數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)，支持信息資源共享

客戶端僅進(jìn)行功能操作，不存儲(chǔ)任何數(shù)據(jù)，資產(chǎn)信息集中在一臺(tái)服務(wù)器上進(jìn)行存儲(chǔ)，除科室人員可以使用外，還需支持信息資源共享，允許臺(tái)內(nèi)相關(guān)部門以只讀方式獲取限定的信息。

（2）支持多用戶并發(fā)管理，按權(quán)限分配功能

支持多用戶同時(shí)登錄系統(tǒng)進(jìn)行操作，根據(jù)分配給賬號(hào)的不同權(quán)限，完成不同的功能，保證用戶不能越權(quán)修改他人錄入的資料。

（3）固定資產(chǎn)入庫(kù)和出庫(kù)管理

建立一個(gè)固定資產(chǎn)的入庫(kù)和出庫(kù)流程，系統(tǒng)需根據(jù)這個(gè)流程進(jìn)行操作。

（4）耗材的入庫(kù)和出庫(kù)管理

建立一個(gè)耗材的入庫(kù)和出庫(kù)流程，系統(tǒng)需根據(jù)這個(gè)流程進(jìn)行操作。

（5）各類出入庫(kù)報(bào)表打印

將建立的出入庫(kù)報(bào)單進(jìn)行分類打印，打印時(shí)可以設(shè)置紙張大小，可以調(diào)整打印行數(shù)，以增強(qiáng)打印效果。

（6）提供便捷性選項(xiàng)

提供“供貨單位”“領(lǐng)用部門”“商品單位名稱”等一些可選參數(shù)，為信息錄入提供便捷性選項(xiàng)，減少錄入強(qiáng)度、提高正確率。此類參數(shù)需要支持動(dòng)態(tài)設(shè)置。

3 系統(tǒng)架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程

系統(tǒng)采用二層C/S 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，以Windows 2008作為操作系統(tǒng)平臺(tái)，SQL Server 2008 作為數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，采用Delphi 軟件作為編程開發(fā)工具。

在系統(tǒng)應(yīng)用中，打印出入庫(kù)單是重點(diǎn)，因此使用平推針式打印機(jī)，而為了使每個(gè)客戶端都可以進(jìn)行報(bào)表打印，需要一臺(tái)電腦共享打印機(jī)。圖1是系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖。

數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器使用雙網(wǎng)卡，分別連接不同的網(wǎng)段，當(dāng)軟件運(yùn)行在內(nèi)網(wǎng)IP段時(shí)，可以執(zhí)行全部功能（仍需根據(jù)賬號(hào)權(quán)限）；當(dāng)軟件運(yùn)行在外網(wǎng)IP段時(shí)，軟件只能執(zhí)行查詢功能，而不能進(jìn)行任何的數(shù)據(jù)修改。

固定資產(chǎn)和耗材的出入庫(kù)流程基本相同，主要按以下步驟工作：

（1）創(chuàng)建入庫(kù)單，根據(jù)固定資產(chǎn)或耗材的表單要求進(jìn)行填寫；

（2）提交入庫(kù)單，提交完成后系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建固定資產(chǎn)或耗材庫(kù)存表；

（3）打印三聯(lián)入庫(kù)單，請(qǐng)財(cái)務(wù)部核對(duì)簽名作實(shí)；

圖1 系統(tǒng)框架圖

（4）創(chuàng)建出庫(kù)單，填寫領(lǐng)用部門的各類信息；

（5）提交出庫(kù)單，根據(jù)實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量，從固定資產(chǎn)或耗材庫(kù)存表中減去；

（6）打印三聯(lián)出庫(kù)單，請(qǐng)領(lǐng)物人及其部門負(fù)責(zé)人簽名作實(shí)后發(fā)出物品。

4 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)采用Delphi 7.0 開發(fā)，采用左右框架結(jié)構(gòu)，左邊是菜單按鈕區(qū)，右邊是工作頁面區(qū)，點(diǎn)擊左邊的菜單按鈕，可以切換右邊的不同工作頁面，如圖2 是固定資產(chǎn)入庫(kù)單界面。

圖2 固定資產(chǎn)入庫(kù)單截圖

圖3 固定資產(chǎn)入庫(kù)單編輯界面

4.1 系統(tǒng)參數(shù)配置

包括工作賬號(hào)管理、領(lǐng)用部門管理、供貨單位管理、商品單位名稱管理4項(xiàng)參數(shù)配置。

工作賬號(hào)管理：為工作人員創(chuàng)建賬號(hào)、密碼和權(quán)限，在登錄系統(tǒng)后，只有分配了相應(yīng)的權(quán)限，才能點(diǎn)亮圖2左邊對(duì)應(yīng)的菜單按鈕，否則就是灰色的無法使用。

領(lǐng)用部門管理：創(chuàng)建領(lǐng)用固定資產(chǎn)和耗材的部門名單，編輯出庫(kù)單時(shí)便于通過下拉列表選擇。

供貨單位管理：創(chuàng)建常用的供貨單位名單，編輯入庫(kù)單時(shí)便于通過下拉列表選擇。

商品單位名稱管理：創(chuàng)建常用商品的單位名稱，如臺(tái)、個(gè)、米、顆、桶等。

4.2 固定資產(chǎn)管理

包括固定資產(chǎn)入庫(kù)單、固定資產(chǎn)出庫(kù)單、固定資產(chǎn)設(shè)備查詢3項(xiàng)。

固定資產(chǎn)入庫(kù)單的內(nèi)容包括入庫(kù)日期、入庫(kù)單名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、供貨單位、采購(gòu)員、合同號(hào)、發(fā)票號(hào)、總價(jià)、備注9 項(xiàng)基本信息，以及一個(gè)資產(chǎn)明細(xì)表（內(nèi)含多條物品記錄），其錄入界面如圖3所示。

在錄入資產(chǎn)明細(xì)表的物品時(shí)，系統(tǒng)實(shí)時(shí)計(jì)算每個(gè)物品的總價(jià)，以及全部資產(chǎn)的總價(jià)，由于增值稅發(fā)票中的物品金額使用小數(shù)點(diǎn)后4 位，因此可能會(huì)產(chǎn)生資產(chǎn)明細(xì)表計(jì)算總價(jià)與合同總價(jià)不符的情況，軟件可以按合同實(shí)際金額修改總價(jià)。

在完成固定資產(chǎn)入庫(kù)單的編輯后，需要進(jìn)行一次“提交”操作，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)創(chuàng)建固定資產(chǎn)設(shè)備表，即將明細(xì)表中的物品單獨(dú)作為設(shè)備進(jìn)行記錄，在完成此步后才能創(chuàng)建出庫(kù)單。

固定資產(chǎn)出庫(kù)單需填寫出庫(kù)日期、出庫(kù)單名稱、使用部門、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、領(lǐng)用科室、領(lǐng)物人、總價(jià)7 項(xiàng)內(nèi)容，但不需要手工錄入資產(chǎn)明細(xì)，系統(tǒng)自動(dòng)從入庫(kù)單的庫(kù)存記錄里導(dǎo)出生成，可以有效減輕工作量。

在圖3 中固定資產(chǎn)明細(xì)表的物品是將兩個(gè)部門的采購(gòu)清單匯總后，再通過一個(gè)合同進(jìn)行采購(gòu)的，在創(chuàng)建出庫(kù)單時(shí)，需要分拆為2個(gè)出庫(kù)單，如圖4所示。

在創(chuàng)建第1 個(gè)出庫(kù)單時(shí)，會(huì)將此入庫(kù)單中庫(kù)存的所有設(shè)備導(dǎo)出 （2 臺(tái)打印機(jī)、5 臺(tái)電腦、1 臺(tái)復(fù)印機(jī)），之后根據(jù)各部門申購(gòu)清單修改物品種類和數(shù)量，如新聞?lì)l道的清單中包括1 臺(tái)打印機(jī)、5 臺(tái)電腦；在完成第1 個(gè)出庫(kù)單后，第2 個(gè)出庫(kù)單只能導(dǎo)出庫(kù)存設(shè)備（1臺(tái)打印機(jī)、1臺(tái)復(fù)印機(jī)），當(dāng)有多個(gè)出庫(kù)單時(shí)依此流程進(jìn)行。

在完成出入庫(kù)操作后，通過“固定資產(chǎn)設(shè)備查詢”頁面，可以查看各個(gè)固定資產(chǎn)設(shè)備的領(lǐng)用情況，在這個(gè)查詢表中，每個(gè)物品作為一個(gè)單項(xiàng)列出，如圖5所示。

圖4 分拆為2個(gè)固定資產(chǎn)出庫(kù)單

圖5 固定資產(chǎn)設(shè)備查詢

4.3 耗材管理

耗材管理包括耗材入庫(kù)單、耗材出庫(kù)單、耗材庫(kù)存查詢。耗材入庫(kù)單填寫的內(nèi)容及流程與固定資產(chǎn)入庫(kù)基本相同，而耗材出庫(kù)與固定資產(chǎn)出庫(kù)有一些不同。創(chuàng)建耗材出庫(kù)單時(shí)，雖然物品清單可以從入庫(kù)單導(dǎo)入，但還可以加入其它入庫(kù)單的庫(kù)存物品，其與固定資產(chǎn)出庫(kù)的主要區(qū)別在于：固定資產(chǎn)出庫(kù)單的物品只能從1 個(gè)入庫(kù)單的庫(kù)存中取得，是一一對(duì)應(yīng)關(guān)系；耗材出庫(kù)單可以從全部入庫(kù)單的庫(kù)存物品中取得，是一對(duì)多關(guān)系。例如入庫(kù)單A庫(kù)存有100顆5號(hào)電池，入庫(kù)單B 庫(kù)存有 50 個(gè)鼠標(biāo)，入庫(kù)單 C 庫(kù)存有20個(gè)排插，而某部門恰好要申領(lǐng)這幾樣?xùn)|西，此時(shí)只要?jiǎng)?chuàng)建1個(gè)出庫(kù)單即可包括。

4.4 動(dòng)態(tài)打印控制

針對(duì)當(dāng)前針式打印機(jī)常用的多聯(lián)A4 打印紙的不同等分，分別按3 等分、2 等分、整張?zhí)峁┻x擇，并支持插入空行，使打印效果更加理想，如圖6 是打印選擇界面。

4.5 人性化設(shè)計(jì)

在軟件應(yīng)用過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些意外情況，如人為錄入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、不按業(yè)務(wù)流程進(jìn)行等等，因此需要通過一些人性化的功能進(jìn)行糾正，下面列舉幾個(gè)比較重要的功能：

（1）回撤修改：當(dāng)出入庫(kù)單提交后，原則上像正式簽署的公文，不應(yīng)該進(jìn)行修改，但實(shí)際操作時(shí)，如果某次錄入的數(shù)據(jù)量很大，可能存在錄入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況，必須提供數(shù)據(jù)回溯功能，而“回撤修改”可以使數(shù)據(jù)回到草稿狀態(tài)而重新進(jìn)行修改。

（2）領(lǐng)用信息補(bǔ)登：在領(lǐng)出物品時(shí)，原則上要求領(lǐng)用部門完成全部簽字才能領(lǐng)出，但有時(shí)領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人出差，而這批物品又急需使用，此時(shí)可以先出單，待領(lǐng)導(dǎo)回來后補(bǔ)簽，再在系統(tǒng)中體現(xiàn)。

圖6 打印控制

5 系統(tǒng)應(yīng)用效果和展望

系統(tǒng)在啟用后，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)信息的集中存儲(chǔ)和管理，通過業(yè)務(wù)流程調(diào)度，動(dòng)態(tài)打印控制技術(shù)，解決了工作難題。例如在某次涉及數(shù)百萬元的廣電設(shè)備招標(biāo)合同中，在錄入資產(chǎn)數(shù)據(jù)時(shí)填錯(cuò)了某個(gè)設(shè)備的型號(hào)，如果按以前手工填寫出庫(kù)單的做法，需要廢單后重新手工填寫，且不能保證重寫時(shí)是否在其它地方出現(xiàn)錯(cuò)誤，而使用本系統(tǒng)只需在廢單后修改出錯(cuò)部分，再重新打印即可。

這個(gè)系統(tǒng)的開發(fā)只是一個(gè)開始，隨著使用的深入將來可以加入新的功能，例如通過系統(tǒng)給申購(gòu)部門填寫設(shè)備申購(gòu)單、支持耗材庫(kù)存查詢和直接申領(lǐng)等。通過建立資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)和出入庫(kù)流程，打破臺(tái)內(nèi)原有的數(shù)據(jù)孤島和部門間的壁壘，提高了工作效率，讓數(shù)據(jù)多跑路，辦事人員少跑腿，使我臺(tái)媒體資產(chǎn)庫(kù)管理事半功倍。