黎凡

【摘要】隨著經(jīng)濟全球化和文化多元化發(fā)展，各行各業(yè)都在不斷謀求轉型和發(fā)展，檔案信息管理備受關注。在當今時代背景下，對檔案管理而言，大數(shù)據(jù)分析至關重要，領導者的科學決策都離不開嚴謹精密的數(shù)據(jù)分析。本文通過明確檔案管理規(guī)范化的意義所在，分析單位檔案規(guī)范化管理建設的各個模塊，提出有利于單位內檔案管理工作規(guī)范化建設發(fā)展的合理性策略。

【關鍵詞】檔案管理? 規(guī)范化? 標準

一、檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的內容

（一）收集檔案材料的規(guī)范化

目前，各單位組織收集檔案的渠道比較單一，通常是各部門收集統(tǒng)一、個人收集等方式來完成檔案收集工作，要實現(xiàn)檔案材料規(guī)范化，收集完整必要的材料，是檔案管理的第一步，一定程度上而言，檔案材料的收集工作進度直接影響整個檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）檔案材料整理的規(guī)范化

檔案材料的整合分析就是將收集到的各類文件材料等，按照科類等進行分類組合、并且重新編制等，使得檔案材料更加有條理。依據(jù)檔案管理規(guī)范，將管理材料按照序列、種類、重要性等進行排序，并篩選有效信息，才能夠確保檔案開發(fā)利用工作有序開展。一旦檔案整合歸納工作不到位，就無法客觀反映真實需要的信息，影響后續(xù)的檔案信息開發(fā)利用。

（三）檔案分類的規(guī)范化

檔案管理是具有一定時限性的，隨著單位不斷發(fā)展，每年創(chuàng)新研發(fā)進度、獎勵成就、科學數(shù)據(jù)、照片、圖像等各方面的檔案內容也是需要每年不斷更新存檔的;而對于過期的檔案信息內容進行篩選，并予以銷毀，這樣才能保證檔案管理的意義，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)的有效性。尤其在如今社會，大數(shù)據(jù)時代，信息量巨大，如果不能對檔案進行合理的鑒別和甄選，將會使得真正有效的信息被掩埋。

（四）檔案保管的規(guī)范化

一份儲存良好的檔案材料，能夠在組織后續(xù)的工作中發(fā)揮至關重要的作用，保管工作的水平直接決定著檔案的后期使用價值。檔案材料保管條件越好，存儲時間較長，檔案的利用價值也越大。檔案保管需要按照國家檔案館印發(fā)的相關文件配備檔案室、檔案柜等硬件設施，對檔案室按照要求進行“防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲”等八防工作來進行檔案科學保管，時代發(fā)展檔案保管電子化是未來檔案發(fā)展的大趨勢，在引進電子系統(tǒng)以后，更方便后期查詢檔案內容，一定程度上縮減了查詢、篩選成本;也對紙質檔案的保護更加有利，而對于紙質檔案、特殊載體、檔案電子檔案等要注意選取合適的保管地點和保管方式，保證保管檔案的完整性;實現(xiàn)了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學化、人性化管理跨越。

二、單位檔案規(guī)范化管理的意義

（一）助推單位的持續(xù)健康發(fā)展

單位的檔案管理不僅涉及到職工的相關人員信息和產(chǎn)品發(fā)展創(chuàng)新進程及科學數(shù)據(jù)記錄，還作為單位未來發(fā)展和領導科學決策的數(shù)據(jù)信息依據(jù)。組織的決策科學性和檔案管理規(guī)范性息息相關，因此，單位的中高層管理者重視檔案建設，開展好檔案資源管理、開發(fā)、利用工作，構建現(xiàn)代化的檔案管理理念，才可以將檔案管理規(guī)范化建設落到實處。

（二）為單位的經(jīng)營管理長遠開展提供數(shù)據(jù)依據(jù)

檔案材料不僅記錄了單位的發(fā)展歷程，還對單位的研究成果等有一個系統(tǒng)的概述和分析。完整規(guī)范的檔案材料對于單位的持續(xù)發(fā)展而言，能夠提供十分可觀的參考價值，可以為各項經(jīng)營管理活動的順利開展提供依據(jù)和支持。

三、檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）對于檔案管理工作意識不足

由于很多單位的檔案科室等從業(yè)人員大多工作年限較長，學習能力和對于新鮮事物思想的接受能力受到限制，加上單位管理人員檔案工作意識不夠，覺得檔案的信息化建設較繁瑣，認為檔案管理工作就是日常事務性工作，忽略了對檔案的嚴格管理及加快檔案信息化的建設，因此檔案管理從業(yè)人員沒有專業(yè)素質和信息操作基礎，檔案信息化管理系統(tǒng)構建緩慢。

（二）不具備專業(yè)的檔案建設團隊

很多單位檔案管理團隊是基建部門中臨近退休人員，由于年齡和精力原因，大多認為檔案管理是一個閑職，沒有了學習和更新管理模式的激情和熱忱。單位內檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應對復雜多變的社會發(fā)展環(huán)境，不利于現(xiàn)代化建設進程。出現(xiàn)一些新的政策和制度，沒有一定嚴謹?shù)膱?zhí)行力，這也是導致檔案規(guī)范化管理滯后的情況。

四、關于檔案完善及整改措施

（一）提高單位內全員對于檔案管理的重視程度

單位的中高層管理者要明確檔案管理規(guī)范化對單位未來持續(xù)發(fā)展的重要性，能借助信息時代特色來落實規(guī)范化的檔建工作，開設檔案科，提供充足的經(jīng)費和信息技術支持;在日常工作中，鼓勵突破傳統(tǒng)信息紙質登記備案方式，引進先進的信息管理平臺，借助管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理工作的自動化水平。每年定期組織人員外出培訓，能夠去檔案管理信息化比較健全的單位進行學習和經(jīng)驗交流，高薪優(yōu)待聘請專業(yè)管理人才，能夠提高檔案管理現(xiàn)代化進程。

（二）設定嚴格規(guī)范的建檔系統(tǒng)和標準

單位應當結合現(xiàn)狀制定有特色的歸檔規(guī)章制度，保證檔案管理規(guī)范化的強制執(zhí)行力。依據(jù)《檔案管理法》中明確規(guī)定檔案管理工作的收集方式、信息存儲渠道、整合分析規(guī)范等，形成檔案規(guī)范化管理模式。設定規(guī)范的歸檔系統(tǒng)和歸檔標準是單位可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，規(guī)范化的檔案管理能使單位自身持有自身的文化瑰寶和技術特色，進而在如今日益激烈的市場競爭中占據(jù)有效的位置。

（三）完善人才強隊建設

提高組織內檔案管理信息化建設的人才梯隊建設程度，招聘從事專職檔案人員，可以通過針對學歷、經(jīng)驗、年齡等多項指標進行選拔，提高入職門檻，進而提升單位內檔案管理人員的專業(yè)素質;進行相互交流，組織開展培訓等管理技能提升模式，提高在職檔案人員的業(yè)務能力;設定科學的考核指標，采取績效考核的方式，促進檔案工作人員進行合理競爭，帶動全員的工作積極性;作為單位的檔案工作人員，應該不斷提升自身素質，以為單位服務為宗旨，提高檔案管理工作意識。

針對各類單位而言，能夠充分借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，運用軟件，云空間等形式，構建一套針對性強、極具細節(jié)性、時效性高、規(guī)范統(tǒng)一的檔案構建系統(tǒng)，能夠為我國現(xiàn)代化建設進程進行詳實記錄，實現(xiàn)信息資源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存儲和應用。