鄧境文 肖海南

摘要 ：檔案收集工作是總承包項(xiàng)目管理中的重要組成部分，尤其涉及到工程開發(fā)及施工的各個(gè)環(huán)節(jié)中，如項(xiàng)目可研階段、設(shè)計(jì)階段、施工及驗(yàn)收階段等，在這些階段中檔案收集及管理工作的重要性也得到凸顯。結(jié)合總承包項(xiàng)目自身特征，工程檔案收集工作呈現(xiàn)出連續(xù)性、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的特點(diǎn)，在總承包項(xiàng)目實(shí)施的全過程中都具有記載項(xiàng)目進(jìn)展信息，便于后期查找等功能。因此，在總承包項(xiàng)目中，明確檔案收集工作對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展所造成的影響，對(duì)于規(guī)范檔案收集工作，提升檔案收集及其管理工作的效率具有重要意義。

關(guān)鍵詞：總承包項(xiàng)目，檔案收集，項(xiàng)目管理，影響

檔案收集工作具備動(dòng)態(tài)性、連續(xù)性、系統(tǒng)化特征，不僅可作為項(xiàng)目實(shí)施階段的憑證，同時(shí)也是項(xiàng)目文書及檔案規(guī)整的重要前置條件。在總承包項(xiàng)目中檔案的收集工作主要包含了項(xiàng)目設(shè)備資料的收集、貨物到場(chǎng)時(shí)間及驗(yàn)收資料，施工技術(shù)的應(yīng)用資料，會(huì)議記錄資料，報(bào)建維修資料等各個(gè)方面。

一、總承包商在工程項(xiàng)目檔案管理中的職責(zé)

（一）實(shí)現(xiàn)分包檔案的監(jiān)督與管理

1、將工程總承包項(xiàng)目檔案的收集工作納入到工程負(fù)責(zé)人責(zé)任體系中，將項(xiàng)目資料、文件及其管理的資料納入到各個(gè)單位或者部門的崗位責(zé)任中，開展動(dòng)態(tài)性的實(shí)時(shí)檢查及處理工作，將檔案收集管理工作的內(nèi)容納入到合同管理中。另外，檔案移交是否完整、工程款項(xiàng)結(jié)算是否及時(shí)等，可作為檔案收集監(jiān)督與管理工作質(zhì)量的評(píng)判依據(jù)。

2、整個(gè)總承包項(xiàng)目管理工作中，檔案收集成為檔案管理網(wǎng)絡(luò)的重要工作內(nèi)容之一，同時(shí)也是健全檔案管理流程，發(fā)展統(tǒng)一的管理目標(biāo)及現(xiàn)代化管理策略的重要內(nèi)容。

3、監(jiān)督、指導(dǎo)各分包商，將工程的檔案管理工作與工程建設(shè)周期進(jìn)行同步，統(tǒng)一規(guī)劃和執(zhí)行檔案管理的分類辦法，并實(shí)現(xiàn)檔案整編過程中的資料編制準(zhǔn)備。

（二）檔案的收集、整理及移交職責(zé)體現(xiàn)

1、在指導(dǎo)工程總承包檔案收集及管理工作中，要將前期的建設(shè)文件、建設(shè)設(shè)備、工藝及項(xiàng)目建成后的運(yùn)行、后期驗(yàn)收等進(jìn)行統(tǒng)一化管理，檔案的收集及歸檔工作應(yīng)及時(shí)有序。

2、對(duì)于分包單位的有關(guān)檔案資料進(jìn)行高效收集、審核和驗(yàn)收等，明確檔案收集及管理工作的核心、目的，按照收集的規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作。

3、依據(jù)相關(guān)規(guī)定，在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，3個(gè)月以內(nèi)要向建設(shè)方提供完整的建設(shè)項(xiàng)目竣工資料。

二、為項(xiàng)目實(shí)施各階段做好檔案工作保駕護(hù)航

依據(jù)總承包項(xiàng)目實(shí)施的全過程，針對(duì)各個(gè)階段的檔案收集及管理工作內(nèi)容，要將檔案收集及其管理工作落實(shí)到各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展階段中：（1）工程前期工作中，要加大資料的收集及整理。準(zhǔn)確、科學(xué)、合理的開展施工方案的制定，對(duì)招投標(biāo)文件資料、可研究性報(bào)告資料及合同評(píng)審、談判記錄等函件等進(jìn)行分類收集及整理。（2）設(shè)計(jì)階段，主要針對(duì)地質(zhì)勘察，如水文、地質(zhì)、氣象及資源等資料、初步設(shè)計(jì)報(bào)告資料、施工圖資料及各種概預(yù)算書及往來的函件等進(jìn)行統(tǒng)一收集，分類整理。（3）采購階段。包含采購中的采購計(jì)劃、采購措施和對(duì)應(yīng)協(xié)調(diào)化程序等，為廠家提供對(duì)應(yīng)的資格評(píng)審，同時(shí)應(yīng)結(jié)合報(bào)價(jià)資料、開標(biāo)/評(píng)標(biāo)/定標(biāo)文件等的記錄、采購合同等的資料收集，確保報(bào)價(jià)條件的可行性。（4）施工階段。包含有施工計(jì)劃、施工技術(shù)方案、分包合同、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表、工程審批文件、圖紙的會(huì)審、施工組織計(jì)劃、月報(bào)資料、設(shè)計(jì)施工變更資料、工程實(shí)施照片、事故處理報(bào)告等。（5）工程驗(yàn)收階段。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的相關(guān)文件內(nèi)容、工程遺漏問題、竣工驗(yàn)收過程中會(huì)議決算和工程決算等。

三、加強(qiáng)工程檔案管理工作的過程控制

（一）工程檔案收集管理與項(xiàng)目進(jìn)展同步

工程總承包目管理過程中，由于項(xiàng)目周期較長(zhǎng)，且子項(xiàng)目?jī)?nèi)容較多，再加上對(duì)應(yīng)參與單位和工作內(nèi)容的交叉復(fù)雜，導(dǎo)致給檔案的收集及管理工作造成一定難度。資料收集時(shí)間較長(zhǎng)后，難免會(huì)發(fā)生丟失或者遺漏，因此應(yīng)建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的檔案收集及管理流程，加強(qiáng)工程建設(shè)過程中對(duì)于檔案收集及管理工作的有效開展，加強(qiáng)項(xiàng)目論證依據(jù)，為確定檔案管理工作的有效性，提供論證依據(jù)。在項(xiàng)目實(shí)施論證的過程中，要充分的結(jié)合檔案管理的專人職責(zé)，明確項(xiàng)目發(fā)展的類別，并結(jié)合項(xiàng)目文件資料進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，將文件種類、數(shù)量等通盤考慮。在項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施及驗(yàn)收等階段中，應(yīng)以竣工驗(yàn)收資料的收集工作為核心，及時(shí)收集和保證歸檔資料的完善。

（二）建立總承包文件的跟蹤式管理網(wǎng)絡(luò)

工程建設(shè)初期階段，應(yīng)科學(xué)合理的對(duì)項(xiàng)目總體規(guī)劃進(jìn)行梳理，必須要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案收集作業(yè)流程，并結(jié)合總承包項(xiàng)目的特點(diǎn)，開設(shè)分包單位的專兼職資料員培訓(xùn)工作，對(duì)于竣工文件的編制按照檔案收集及歸檔的要求及時(shí)的進(jìn)行培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)分包單位管理工作的流程標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，對(duì)于施工單位較多情況下的施工項(xiàng)目來說，開展和舉辦標(biāo)準(zhǔn)化的竣工檔案管理專題會(huì)議，并從移交內(nèi)容的格式、字跡、紙張的選擇等方面，合理評(píng)估資料收集是否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將收集工作的每一項(xiàng)內(nèi)容都要將細(xì)節(jié)進(jìn)行合理把控，將責(zé)任落實(shí)到各個(gè)分包單位及其管理過程中。要促進(jìn)項(xiàng)目工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而杜絕因?yàn)轫?xiàng)目工程文件整理的隨意性，提高項(xiàng)目檔案管理的歸檔質(zhì)量等。

（三）加強(qiáng)各組織人員的聯(lián)系

加強(qiáng)工程管理技術(shù)人員對(duì)于項(xiàng)目情況的了解，要以工程文件及其資料的合理化構(gòu)建為主，適應(yīng)檔案管理主體工作的有效開展，并結(jié)合現(xiàn)有的項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)工程技術(shù)及管理工作的可行性分析。一方面要及時(shí)的督促他們對(duì)于項(xiàng)目開展過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行可行性分析，并對(duì)資料收集過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題進(jìn)行耐心的解答等，并將編制文件與整體的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行合理化分析，提升檔案管理過程中相關(guān)管理工作開展效率。

此外，應(yīng)不斷的強(qiáng)化對(duì)于專兼職檔案收集工作人員的培訓(xùn)工作：（1）首先應(yīng)強(qiáng)化對(duì)于檔案收集管理隊(duì)伍的建設(shè)，以周期性的培訓(xùn)為主，將檔案收集后的移交、驗(yàn)收等工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化處理，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作體系。（2）例如在市政總承包項(xiàng)目建設(shè)與構(gòu)建的過程中，要充分的結(jié)合檔案隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)檔案收集的督導(dǎo)與指導(dǎo)工作，完善檔案人員的隊(duì)伍考核機(jī)制，并實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)工作中的規(guī)范化、及時(shí)化。

檔案收集是一項(xiàng)艱巨而富有成就感的工作，其是總承包項(xiàng)目檔案管理工作的核心，也是工程全過程實(shí)施的記錄方式，在項(xiàng)目完工以后，隨著驗(yàn)收工作對(duì)于項(xiàng)目體系化質(zhì)量認(rèn)證的重視，工程資料的重要性會(huì)越加凸顯，因此在日常的檔案管理工作中，要總結(jié)和探索出一套切實(shí)可行的總承包檔案管理辦法，并依據(jù)有關(guān)政策和制度，將承包單位所履行的工程量及工作職責(zé)進(jìn)行可量化分析。

四、結(jié)語

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，建設(shè)工程正朝著分工更加明確、項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范化的方向發(fā)展，而總承包項(xiàng)目中檔案收集工作的開展對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)自我管理意識(shí)的提升等都具有重要意義。同時(shí)，從檔案管理及建設(shè)工作的實(shí)際問題出發(fā)，要在健全檔案管理機(jī)制、促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，設(shè)立由檔案建設(shè)管理專人進(jìn)行管理，并梳理相關(guān)建設(shè)方案，營(yíng)造統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，為強(qiáng)化建設(shè)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化等進(jìn)行專職人員的培訓(xùn)工作，加大專業(yè)技能的考核力度，實(shí)現(xiàn)檔案收集及管理工作與時(shí)俱進(jìn)，系統(tǒng)規(guī)劃開展。

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作者簡(jiǎn)介：姓名：鄧境文（1993-）性別：男，籍貫：廣東省中山市，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于河海大學(xué)，職稱：助理工程師