劉希娟

【摘要】人事檔案管理工作不僅與個人利益相關，還是國家人力資源管理、開發(fā)和利用的重要基礎，因此，在新的歷史條件下，我們必須針對人事檔案管理工作出現(xiàn)的新問題，采取切實可行的措施、規(guī)范，促進人事檔案管理工作健康發(fā)展。

【關鍵詞】國有企業(yè)? 人力資源? 檔案管理? 加強建議

在社會科學技術水平不斷提高的情況下，要求我們對人力資源檔案管理工作的信息化格外重視，對其影響因素進行探究。只有這樣，才能夠迎合社會發(fā)展的需要，提高人力資源檔案管理的工作效率，有效地進行人力資源檔案管理的建設。

一、人力資源檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性

檔案是社會公共信息非常重要的組成部分，是人力資源部門按照國家相關政策法規(guī)在培養(yǎng)、選拔和使用人才等工作中形成并記錄在案的個人經歷、學歷、職稱、社會關系、獎懲等情況的歷史記錄，是客觀全面考察任用人才的衡量標尺。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人力資源檔案可以為企業(yè)求才、個人求職提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人力資源檔案，可以使企業(yè)的管理更加科學化、規(guī)范化、高效化，為各項事業(yè)產業(yè)的持續(xù)、健康、穩(wěn)健發(fā)展打下堅實的基礎。

二、人力資源檔案管理中存在的不足

（一）缺乏對檔案管理的重視

嚴格意義上分析，因為受到傳統(tǒng)因素的影響與制約，檔案管理處于弱勢地位，相關的管理者與領導者缺乏對其重視，其中檔案管理工作的工作量比較大，內容多，國有企業(yè)的管理層沒有從本質上認識國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實意義，所以在軟件、硬件上缺乏投資，如此一來則對檔案管理工作的發(fā)展造成影響;另外檔案管理人員的整體管理水平存在缺陷，其知識老化與欠缺，國有企業(yè)未根據(jù)實際的發(fā)展情況針對性的制定培訓，導致檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。

（二）缺乏先進的管理方法

就目前而言，國有企業(yè)檔案管理方法呈現(xiàn)出滯后性，并無法從本質上滿足時代發(fā)展的要求，尤其在近幾年科學技術的不斷發(fā)展下，信息化水平有所提高，但是部分國有企業(yè)并沒有結合現(xiàn)狀引入信息化水平，仍舊采取傳統(tǒng)的管理方法，其效率則無法提高。還有一點則是很多時候因為效率比較落后，且數(shù)據(jù)統(tǒng)計不及時，則制約了工作的發(fā)展進度。同時，在法律法規(guī)方面存在欠缺，沒有根據(jù)實際的發(fā)展情況制定完善的規(guī)章制度，也沒有落實到具體的工作崗位與個人，在發(fā)生問題之后出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。

（三）管理人員素養(yǎng)過低

毋庸置疑，在國有企業(yè)檔案管理中管理人員扮演了重要的角色，發(fā)揮了重要的作用，管理人員的綜合素養(yǎng)關系到了檔案管理工作的有效性，但是根據(jù)筆者的調查與分析，現(xiàn)階段因為受到多方面因素所帶來的影響，大多數(shù)管理人員素養(yǎng)過低，且國有企業(yè)也沒有根據(jù)實際的情況制定完善的崗前培訓、崗后教育，沒有對檔案管理工作方式進行創(chuàng)新性探索，導致管理人員無法快速學習新的知識與理論，在日常的檔案管理工作中各類問題不斷。

三、加強國有企業(yè)人力資源檔案管理的建議

（一）提高認識，加強檔案工作的組織領導

領導的重視是做好檔案工作的重要保證。企業(yè)領導應高度重視人力資源檔案管理工作，將其納入議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。檔案工作人員也要增強責任心，主動作為，積極向領導宣傳檔案管理政策，及時溝通匯報，爭取上級支持。

（二）增加投入，筑牢檔案工作根基

企業(yè)要將檔案經費列入預算，特別是對檔案的維護、利用、檔案信息化建設等方面要予以重點保障，各部門要配置政治可靠、作風正派、責任心強的專（兼）職檔案管理人員，定期組織業(yè)務知識培訓，豐富專業(yè)技術能力。要按標準建設好規(guī)范化的檔案室，購置堅固的檔案柜、恒溫恒濕空調、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，做好通風、采光、防盜、防蟲蛀等配套保護措施，不丟失、不損壞、不泄密，確保檔案安全利用。

（三）準確采集，確保檔案原始材料的完整性

正確收集、補充、鑒別檔案材料是人力資源檔案工作的基礎，隨著市場經濟的不斷壯大，企業(yè)尤其是國有企業(yè)人力資源管理與服務必須齊頭并進，不斷深化優(yōu)化，尤其是企業(yè)高管之間的崗位流動，對于高管的德能勤績廉考核評價體系必須規(guī)范、全面、準確，經得起歷史的檢驗，這就要求我們的檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回原制作部門進行補辦，不屬于歸檔范圍的要及時退回，做到不積壓、不散失。

（四）建設完善的現(xiàn)代人事檔案管理的新模式

改變原先的封閉管理模式，建立社會化開放式的人事檔案管理新模式?！叭耸聶n案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充。人事檔案的利用應向本人開放，向本人開放人事檔案目錄，讓其了解自己檔案的內容”，以社會化開放式的人事檔案管理新模式為個人和用人單位提供多樣、全面的人事檔案服務，全面滿足個人和用人單位對于人事檔案的利用需求，樹立人事檔案部門的新形象，推動人事檔案工作的發(fā)展。同時，以紙質人事檔案為基礎，建立國家各級人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，供個人和用人單位查詢利用。還可以將不涉及個人隱私內容的人事檔案放到網絡上，采用網絡化的管理和服務方式，供個人和用人單位查詢，增加人事檔案管理部門與用人單位的人才信息交流。

四、結束語

隨著經濟的不斷發(fā)展，社會企業(yè)對人才的要求越來越高，企業(yè)中的人力資源管理也顯得至關重要，而人事檔案管理對人力資源管理有著非常大的影響。企業(yè)在日常的發(fā)展中就要注重人事檔案的管理，根據(jù)人力資源管理管理的新要求，不斷對人事檔案管理進行改革，盡最大的可能為人力資源管理提供基礎，從而促進企業(yè)的共同發(fā)展。

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