常傳烈

【摘要】在文件管理工作是一項(xiàng)重要的工作。為了使文件處理工作得到有效的提升，為此需要對(duì)文件處理工作不斷創(chuàng)新，在這個(gè)過(guò)程中，需要有優(yōu)秀的理念進(jìn)行指導(dǎo)，而精細(xì)化理念能夠幫助文件處理工作有效的進(jìn)行。本文將對(duì)文件處理使用精細(xì)化管理提供具體策略以供參考。

【關(guān)鍵詞】文件處理? 精細(xì)化? 管理

前言：精細(xì)化管理理念在很早以前就已經(jīng)被提出，其理念是技術(shù)為保障，強(qiáng)調(diào)以專(zhuān)業(yè)角度進(jìn)行高效的文件處理工作，促使服務(wù)者可以利用信息技術(shù)的幫助下開(kāi)展高效率的工作，其中，精細(xì)化中的“精”指就是工作中重要的關(guān)鍵點(diǎn)，進(jìn)而促使工作人員在工作中可以掌握重要環(huán)節(jié);而其中的“細(xì)”的意思是指管理標(biāo)準(zhǔn)能夠?qū)嵭辛炕己?，并且能夠做好?zhí)行工作和監(jiān)督的工作，將精細(xì)化管理運(yùn)用在文件處理工作中，有助于提升工作效率，下面我們將對(duì)此進(jìn)行分析。

一、“精細(xì)化”概述

（一）精細(xì)化的內(nèi)涵

精細(xì)化管理不僅是一種理念，還是一種文化，源自于日本企業(yè)的一種管理理念，是管理分工的精細(xì)化，也是服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化，是現(xiàn)代管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，是以“精、細(xì)、嚴(yán)、準(zhǔn)”作為基礎(chǔ)原則，所謂的“精”指的是在工作上追求精益求精，做倒最精、最優(yōu);其中的“細(xì)”指的是把工作做細(xì)、工作流程以及其他管理做細(xì);“嚴(yán)”指的是嚴(yán)格執(zhí)行，主要表現(xiàn)在嚴(yán)格執(zhí)行與控制管理制度和工作流程上;而“準(zhǔn)”則是指更為精準(zhǔn)、準(zhǔn)時(shí)落實(shí)工作，是一種可以在常規(guī)管理基礎(chǔ)上建立的更加有效的方法，主要是將常規(guī)管理進(jìn)一步深入到管理模式和基本思想中，可以在最大程度上降低管理成本，并且能夠減少因管理工作而占用的資源，以此作為主要目標(biāo)的一種管理模式，于現(xiàn)代管理至關(guān)重要。

（二）精細(xì)化的特點(diǎn)

精細(xì)化管理具有的主要特點(diǎn)是注重每一件事做到精致，在每一個(gè)工作環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)上達(dá)到最佳效果，具體包括細(xì)節(jié)的重細(xì)節(jié)、重質(zhì)量、重過(guò)程、重效果，重落實(shí)等。

（三）精細(xì)化主要管理方式

精細(xì)化管理指的是管理技術(shù)，是一項(xiàng)運(yùn)用規(guī)則的細(xì)化和系統(tǒng)化，應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化、程序化以及信息化的技術(shù)措施，促使管理組織各個(gè)部門(mén)的工作更高效、更精確、更協(xié)調(diào)的順利運(yùn)行。也就是把比較復(fù)雜繁瑣的事情進(jìn)行簡(jiǎn)單化處理，把比較簡(jiǎn)單的事情進(jìn)行流程化;將流程化的事情還行定量化;進(jìn)而形成信息化管理模式。

二、文件處理“精細(xì)化”管理應(yīng)用

本文以O(shè)A系統(tǒng)為例子進(jìn)行文件處理，這是一種信息技術(shù)結(jié)合現(xiàn)代辦公的一種新型方式，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的模式，采用各種新機(jī)器、新設(shè)備、新技術(shù)進(jìn)行辦公，通過(guò)辦公自動(dòng)化能夠有效地對(duì)管理組織進(jìn)行優(yōu)化，并且可以提高管理體系和管理效率。現(xiàn)處理文件的精細(xì)化管理，有效的提高企業(yè)文件管理的科學(xué)性、規(guī)范性，為處理文件工作效率提供保障，推動(dòng)企業(yè)工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)了企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。

（一）OA系統(tǒng)處理文件的應(yīng)用

（1）審批業(yè)務(wù)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使企業(yè)基礎(chǔ)管理流程進(jìn)行全面規(guī)劃，比如業(yè)務(wù)單據(jù)、審批流程、審批權(quán)限和審批意見(jiàn)、時(shí)間，審批轉(zhuǎn)辦、歷史審批、查看等工作進(jìn)行規(guī)范化處理。通過(guò)OA系統(tǒng)可以將紙質(zhì)的審批單據(jù)轉(zhuǎn)換成電子版，將人工審批流程和催辦業(yè)務(wù)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公。進(jìn)而提高業(yè)務(wù)審批工作效率，對(duì)企業(yè)優(yōu)化工作提供幫助。

（2）有效提高協(xié)作和溝通。OA系統(tǒng)可以使各個(gè)部門(mén)的工作人員進(jìn)行及時(shí)的溝通，可以利用即時(shí)消息、通告、論壇公告等相關(guān)信息工具、促進(jìn)企業(yè)管理者和員工之間能夠做到更好、更多、更有效的溝通協(xié)作。

（3）促使信息發(fā)布更加便捷。充分利用OA系統(tǒng)模塊中的論壇、問(wèn)卷、公告、通知等工具將其運(yùn)營(yíng)中的信息能夠及時(shí)下發(fā)。比如公告、產(chǎn)品發(fā)布、組織調(diào)整、政策新聞以及賞罰通告、制度變更等相關(guān)公告及時(shí)傳達(dá)各相關(guān)部門(mén)以及員工。通過(guò)OA系統(tǒng)，有效地實(shí)現(xiàn)人與系統(tǒng)之間的信息交流，這個(gè)系統(tǒng)還能夠及時(shí)提醒工作人員處理對(duì)待辦事情。

（三）精細(xì)化辦公可以線上對(duì)文件進(jìn)行審閱

文件處理的工作重點(diǎn)內(nèi)容是在細(xì)節(jié)方面的處理，在進(jìn)行文件管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)以從細(xì)做到精作為工作原則，在細(xì)小的地方體現(xiàn)工作職責(zé)，并且積極落實(shí)到實(shí)現(xiàn)工作中。為此，在進(jìn)行文件處理時(shí)，充分利用精細(xì)化的工作模式，可以有效的提高工作成效。

（1）在精細(xì)化管理下文件流轉(zhuǎn)的應(yīng)用。充分運(yùn)用信息化最大程度上提高了文件處理效率，相關(guān)管理文件的工作人員可以通過(guò)管理系統(tǒng)將文件及時(shí)流轉(zhuǎn)到各個(gè)所需要的部門(mén)以及領(lǐng)導(dǎo)手中，可以使多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)審批，這樣做既可以節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)審查文件的時(shí)間以及文件流轉(zhuǎn)在各個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)之間的時(shí)間，同時(shí)還可以提高處理文件的工作速度，相關(guān)辦理人員也可以在文建管理系統(tǒng)中直接查詢(xún)到領(lǐng)導(dǎo)最新的批示，大大提升了文件內(nèi)容的科學(xué)性。

（2）在精細(xì)化管理下處理緊急文件的應(yīng)用。在進(jìn)行文件處理時(shí)不然有部分文件時(shí)間緊迫，按照正常流轉(zhuǎn)程序?qū)?huì)導(dǎo)致文件處理不及時(shí)的情況發(fā)生，這類(lèi)緊急文件是需要特殊處理。工作人員可以根據(jù)公司的信用相關(guān)規(guī)定，以電話通知和短信通知等等其他方法主動(dòng)聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)查看，并對(duì)具體文件內(nèi)容清楚明了的闡述，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)所做出來(lái)的指示，對(duì)辦理人員及時(shí)回復(fù)以免延誤事情。與此同時(shí)，在進(jìn)行與領(lǐng)導(dǎo)交流的過(guò)程中，將交流內(nèi)容整理記錄下來(lái)，這樣既可以為文件處理的及時(shí)性提供了保障，還可以方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其所作的指示進(jìn)行補(bǔ)簽工作。

文件在辦理部門(mén)落實(shí)的過(guò)程中，還需要其他領(lǐng)導(dǎo)的傳閱，為了減少由于傳閱時(shí)間長(zhǎng)造成文件辦理時(shí)間不夠的情況。相關(guān)文件管理人員可以，在這個(gè)期間將文件送達(dá)到辦理部門(mén)。并根據(jù)相關(guān)文件要求做好標(biāo)注，進(jìn)而對(duì)文件處理人員起到提醒及時(shí)處理的作用。有效的促進(jìn)了下一步工作順利的進(jìn)行。

（四）精細(xì)化辦公可以線下對(duì)文件進(jìn)行審閱

在實(shí)踐的過(guò)程中，部分文件處理需要通過(guò)不同部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)之間傳閱，而在這個(gè)過(guò)程中，最經(jīng)典的問(wèn)題就是需要消耗大量的時(shí)間，然而，在精細(xì)化管理的指導(dǎo)下總結(jié)出文件處理工作模式[4]。

其一，相關(guān)文件處理工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)的工作權(quán)限和工作時(shí)間的進(jìn)行掌握，以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)近期的安排，比如是否會(huì)外出等，可以根據(jù)這種情況對(duì)文件傳閱進(jìn)行調(diào)整，并且安排好對(duì)文件傳閱的順延工作，同時(shí)處理好對(duì)文件補(bǔ)簽工作。

其二，在進(jìn)行文件傳閱的整個(gè)過(guò)程中，必然會(huì)遇到大量的文件，并且有的文件難以同時(shí)進(jìn)行處理。此時(shí)就需要相關(guān)工作人員，在傳閱文件的過(guò)程中，做好程序控制工作，并對(duì)相應(yīng)的工作做好登記記錄，避免文件在傳閱的過(guò)程中產(chǎn)生其他的問(wèn)題。

為了在文件處理的過(guò)程中能夠有效的對(duì)辦理時(shí)間進(jìn)行控制，文件管理工作人員可以對(duì)文件進(jìn)行復(fù)印，同時(shí)做好相關(guān)記錄，并對(duì)文件取閱做好相應(yīng)的登記記錄，包括取件人所在部門(mén)、姓名、時(shí)間以及數(shù)量等，并且在約定的時(shí)間內(nèi)應(yīng)當(dāng)取回文件，有助于提高文件處理工作，不僅可以降低對(duì)整個(gè)文件進(jìn)行處理所需要花費(fèi)的時(shí)間，還有助于歸檔工作的規(guī)范性。

（五）精細(xì)化文件歸檔

在文件辦理和傳閱工作完成以后，工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)的收集，并對(duì)收回的文件進(jìn)行分類(lèi)，同時(shí)按照相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行文件歸檔處理，為了解決文件在歸檔后處于閑置的狀態(tài)，能夠在工作過(guò)程中對(duì)歸檔文件進(jìn)行有效的利用這一情況，在對(duì)其進(jìn)行歸檔時(shí)就應(yīng)當(dāng)做好精細(xì)化處理工作，例如，對(duì)部分文件可以按照時(shí)間先后順序進(jìn)行歸檔處理，有的文件還可以按照編號(hào)排列順序進(jìn)行歸檔等等。在充分應(yīng)用精細(xì)化管理的過(guò)程中，需要根據(jù)文件歸檔便利以及能夠快速查閱作為原則，現(xiàn)階段是信息技術(shù)快速發(fā)展時(shí)期，在信息技術(shù)的支持下，還需要積極對(duì)文件處理進(jìn)行研究，進(jìn)而優(yōu)化文件的處理工作，并形成具體的方案。

文件管理的內(nèi)容不僅僅包含在辦理完畢后進(jìn)行歸檔的文件，還包括沒(méi)有完成辦理的文件、一些不需要進(jìn)行辦理但是需要查閱的文件、一些備案文件。必須要有專(zhuān)人對(duì)文件進(jìn)行管理，同時(shí)配備文件歸檔專(zhuān)用的文件夾、文件盒、文件柜等，上訴配備可以根據(jù)組織機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、職能、事由、重要程度等因素對(duì)其分類(lèi)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便于日常文件的分類(lèi)歸檔和提供利用便利。

三、結(jié)論

總而言之，最近新文件處理的工作中，充分利用精細(xì)化管理理念，能夠有效地提高文件處理工作效率，并對(duì)各種文件及時(shí)下達(dá)和分發(fā)的工作提供保障。進(jìn)而有效地防止文件在處理的過(guò)程中由于管理因素產(chǎn)生的失誤，這對(duì)以后文件處理工作可以持續(xù)應(yīng)用該理念，并將其作為提高文件處理工作效率的主要措施。

參考文獻(xiàn)：

[1]王常力.淺談精細(xì)化理念在公文處理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2019（10）：157.

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[3]程巧，李雪枝.基于《歸檔文件整理規(guī)則》的精細(xì)化管理探析[J].浙江檔案，2017（05）：60-61.

[4]陶巖.六西格瑪應(yīng)用于企業(yè)檔案精細(xì)化管理初探[J].檔案學(xué)通訊，2016（03）：91-94.