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新時代國家電網(wǎng)公司文檔資源管理發(fā)展面臨新要求。從外部形勢看，近三年國家相繼頒布系列文檔資源管理政策法規(guī)，包括《中華人民共和國檔案法》（2020年修正）[1]、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2018年修正）[2]，《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法（草案）》（2020年）[3]，為文檔資源管理營造了良好的社會氛圍與治理環(huán)境。從內(nèi)部環(huán)境看，國家電網(wǎng)公司提出了建設(shè)具有中國特色國際領(lǐng)先的能源互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的新戰(zhàn)略目標(biāo)，其“互聯(lián)網(wǎng)+”智慧能源發(fā)展的新業(yè)態(tài)為文檔高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率管理利用提出更高要求。從技術(shù)發(fā)展看，隨著“大云物移智鏈”等技術(shù)的快速發(fā)展，“智能+”成為賦能傳統(tǒng)文檔管理的新動能，為文檔的安全管理和高效利用開啟全新方式。在此背景下，國家電網(wǎng)公司將構(gòu)建符合中國國情和適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)實需要與未來發(fā)展的文檔信息化管理模式作為重要任務(wù)，致力于探索新時代文檔資源管理的新方法、新路徑，以期更好地服務(wù)于建設(shè)具有中國特色國際領(lǐng)先的能源互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)這一戰(zhàn)略目標(biāo)。

一、國網(wǎng)山東省電力公司文檔資源管理現(xiàn)狀

2020年7月20日至10月27日，國網(wǎng)山東省電力公司采用問卷調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查、實地走訪等形式，圍繞組織體系架構(gòu)、文檔制度建設(shè)、公文辦理流程、資源利用效率、智能化應(yīng)用五個維度，對省公司本部、市縣公司、支撐單位的文檔資源管理現(xiàn)狀開展了調(diào)研，現(xiàn)狀如下：

（一）組織體系架構(gòu)

國網(wǎng)山東省電力公司采用了省市縣一貫到底的文檔業(yè)務(wù)管理模式，各層級均以文件形式明確了文檔工作分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門的職責(zé)分工，強化了權(quán)責(zé)體系劃分，保障了文檔工作歸口管理。在組織架構(gòu)方面，省公司設(shè)置了文檔處和檔案館，分別負(fù)責(zé)公司文檔業(yè)務(wù)歸口管理和檔案管理，其隸屬的22個職能部門在綜合處均設(shè)置了專兼職文書管理崗位；山東省18家地市公司、98家縣公司、18個支撐和綜合單位在辦公室也分別設(shè)置了文書、檔案管理崗，負(fù)責(zé)本單位文檔資源管理工作。在人員配置方面，國網(wǎng)山東省電力公司公文從業(yè)人員專職崗位比例為30.6%，其余均為兼職崗。在晉升制度和績效考評方面，各級文檔資源管理崗位遵從“三集五大”要求進(jìn)行設(shè)置，省公司崗級為15級，市公司為10級，縣公司為9級。綜合來看，全省10級以下公文管理人員占比為87.2%，整體崗級較低。

（二）文檔制度建設(shè)

結(jié)合國家要求與公司文檔工作實際，國家電網(wǎng)公司不斷完善文檔管理制度體系建設(shè)，現(xiàn)有公文與檔案管理相關(guān)制度共8項，其中通用制度4項，非通用制度4項，整體形成了較為全面的制度體系（詳見表1）。

表1 國家電網(wǎng)公司現(xiàn)行文檔制度列表

（三）公文辦理流程

國網(wǎng)山東省電力公司的公文辦理流程分為收文辦理、發(fā)文辦理、簽報辦理、印章管理與檔案管理。其中，收文辦理類型分為辦件和閱件，渠道包括電子公文和紙質(zhì)散件兩類，流程包括登記、分辦、擬辦、審核等。發(fā)文辦理類型包括黨委發(fā)文、黨委函、公司發(fā)文等36個文件類型；發(fā)文流程以線上發(fā)文為主，包括起草、審核、會簽、核稿等。簽報辦理類型包括呈批類與呈報類兩類，渠道分為“公司簽報”和“部門簽報”。印章管理類型分為公司章、黨組章，含實體印章和電子印章，管理流程主要包括線下的印章審批與線上用印系統(tǒng)審批。檔案管理的范圍包括來自線上與線下的文書檔案、項目檔案、科技檔案、財務(wù)檔案，其中，電子公文已基本實現(xiàn)全流程線上處理，紙質(zhì)檔案也在數(shù)字化進(jìn)程之中。

（四）文檔資源利用

為支持文檔資源的利用，實現(xiàn)“以文輔政”，目前國網(wǎng)山東省電力公司已建成能夠滿足30年存儲需求的線下庫房和滿足線上利用需求的檔案系統(tǒng)平臺，為各單位提供了線上檢索與線下查詢的多樣化利用方式。據(jù)統(tǒng)計，國網(wǎng)山東省電力公司紙質(zhì)文書檔案年均使用頻次達(dá)到9000余次，線上公文檔案年均訪問量達(dá)65萬人次，年均線上文書歸檔文件74349件，年均線下文書歸檔24191件，實現(xiàn)收文的“應(yīng)歸盡歸”已在預(yù)期之中。

（五）系統(tǒng)智能化應(yīng)用

國網(wǎng)山東省電力公司的系統(tǒng)智能化應(yīng)用分為協(xié)同辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用范圍覆蓋公司本部及所有二、三級單位，用戶注冊數(shù)量33764人，日均在線數(shù)約3800人，日均訪問量達(dá)18000次。系統(tǒng)功能具備“收—發(fā)—簽”等公文流轉(zhuǎn)的基本功能模塊，實現(xiàn)了公文自動化辦理。數(shù)字檔案館系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)通過API接口完成系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了文書檔案、工程檔案、實物檔案等資源的規(guī)范化管理，提高了公文流轉(zhuǎn)與檔案管理的效率。目前，國網(wǎng)山東省電力公司注冊用戶5萬余人，日訪問量2000余次，電子檔案條目約0.5億條，電子文件存儲量約3.5TB。

二、國網(wǎng)山東省電力公司文檔資源管理現(xiàn)存問題

通過調(diào)研可知，國網(wǎng)山東省電力公司的文檔資源管理工作基本形成了較為系統(tǒng)的工作流程與業(yè)務(wù)體系，但與新技術(shù)形勢下國網(wǎng)文檔資源價值挖掘與共享利用的要求仍有一定差距，在組織體系架構(gòu)、文檔制度建設(shè)、公文辦理流程、文檔資源利用與系統(tǒng)智能化應(yīng)用五個方面還存在較大的提升空間。

（一）組織體系架構(gòu)

組織體系架構(gòu)是文檔資源管理的保障要素。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，國網(wǎng)山東省電力公司的組織體系架構(gòu)存在如下問題：一方面，組織協(xié)同管理能力有待提升，省、市、縣的文檔部門以及機構(gòu)內(nèi)各部門的文檔資源管理工作由于缺乏定期聯(lián)系和交流的常態(tài)化管理機制，文檔業(yè)務(wù)組織體系顯得龐雜、松散，缺乏統(tǒng)籌管理。另一方面，文檔資源管理人員配置不甚合理，國網(wǎng)山東省電力公司文檔管理工作“兼職”人員占比較多，“一人兼多崗”現(xiàn)象普遍存在，工作人員疲于應(yīng)對各類常規(guī)性的日常工作，對文檔管理工作也就難以投入足夠的關(guān)注和重視。同時，文檔資源管理人員晉升難度大且崗級較低，間接導(dǎo)致了文檔資源管理人員崗位調(diào)整頻繁，缺乏學(xué)習(xí)信息技能的動力等。

（二）文檔制度建設(shè)

目前，國家電網(wǎng)公司已經(jīng)形成了較為清晰的文檔管理制度體系，但是在制度層級、制度體系建設(shè)、制度內(nèi)容更新等方面仍有待優(yōu)化。首先，整體制度層級不夠精細(xì)，未能根據(jù)業(yè)務(wù)工作實際需要和國家法律法規(guī)的變化進(jìn)行調(diào)整。受實際工作內(nèi)容、工作人員理解方式，以及突發(fā)事件等不確定因素的影響，文檔工作中可能遇到在當(dāng)前制度體系內(nèi)沒有明確指導(dǎo)解決方法的問題。其次，文檔資源管理制度體系層級規(guī)劃設(shè)置與內(nèi)容不盡合理，亟需對文檔管理制度體系進(jìn)行補充與完善。如非通用制度層級中缺乏《檔案管理安全管理應(yīng)急預(yù)案》等具體規(guī)定，各單位補充制度也有待匯總與提煉。最后，文檔資源管理制度內(nèi)容有待更新和補充。近五年來，國家電網(wǎng)公司檔案與公文制度修訂數(shù)量大體持平，檔案制度修訂更新較及時，而公文制度修訂則相對滯后，《國家電網(wǎng)公司簽報管理辦法》等2005年以前制定的公文制度沿用至今，亟待修訂。

（三）公文辦理流程

國網(wǎng)山東省電力公司省、市、縣層面的公文辦理流程基本一致，其存在的問題也具有共通性。在收文方面，收文辦理時間較長、收文渠道過多、收文辦結(jié)歸檔不規(guī)范等問題較為突出。在發(fā)文方面，發(fā)文“減負(fù)”落實不到位、行文規(guī)則不完善、發(fā)文流程較為復(fù)雜、緊急發(fā)文辦理手段單一、合規(guī)審核環(huán)節(jié)缺失等問題較為突出，降低了辦文效率。在簽報方面，線上簽報管理的規(guī)范化程度不足，省公司已完全實現(xiàn)簽報的線上管理，而市縣公司由于缺乏有效監(jiān)管和考核約束，普遍采用線下管理方式，導(dǎo)致基層簽報管理效率較低。在印章管理方面，大多數(shù)市縣公司用印申請及審批仍然通過線下方式進(jìn)行，審批簽字環(huán)節(jié)較為繁瑣，印章管理效率不高，甚至需多次往返簽字才能用印，為基層業(yè)務(wù)辦理增加了難度。最后，在檔案管理方面，實踐中出現(xiàn)的公文歸檔不及時、歸檔模式效率低、重復(fù)歸檔現(xiàn)象嚴(yán)重等問題，制約了公司檔案資源的科學(xué)管理與高效利用。

（四）文檔資源利用

在文檔資源利用方面，國網(wǎng)山東省電力公司線上線下相結(jié)合的利用方式收效良好，但其利用觀念、利用渠道、利用方式仍有待改進(jìn)。在資源利用觀念方面，文檔工作人員未充分意識到文檔資源價值，致使開發(fā)利用工作相對滯后，文檔資源價釋放受阻。在資源檢索渠道和利用方式方面，當(dāng)前的協(xié)同辦公系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)僅有題名、關(guān)鍵詞等檢索字段，缺乏全文檢索功能；歷史檔案數(shù)據(jù)與電子檔案數(shù)據(jù)未實現(xiàn)集成與銜接，難以實現(xiàn)文檔資源的深度挖掘以及可視化、智能化等深度利用。在資源共享渠道方面，協(xié)同辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)均無法實現(xiàn)跨層級、跨部門文檔資源獲取，文檔資源共享范圍有限。在文檔資源處置方面，國家電網(wǎng)公司未明確辦畢電子公文的流向與歸屬問題，使得電子公文同時存在于不同系統(tǒng)中，導(dǎo)致系統(tǒng)中“灰色數(shù)據(jù)”堆積，為文件檢測、統(tǒng)計帶來了困難。

（五）系統(tǒng)智能化應(yīng)用

國網(wǎng)山東省電力公司通過建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、歸檔的一體化線上管理，但系統(tǒng)的智能化程度尚顯不足。在模塊建設(shè)方面，目前電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)主要側(cè)重公文辦理與文檔一體化的銜接，缺乏公文數(shù)據(jù)的統(tǒng)計利用、數(shù)據(jù)展示等功能。在智能化功能設(shè)置方面，雖然數(shù)字檔案館系統(tǒng)具備在線歸檔、整理、編目、鑒定、銷毀等基本功能[4]，但還未實現(xiàn)對公文內(nèi)容的清單生成、統(tǒng)計、匯編，亦無法滿足文檔資源管理人員對各模塊數(shù)據(jù)組合整理、構(gòu)建文件資料庫及個性化檢索的需求。在技術(shù)應(yīng)用方面，目前尚未引進(jìn)人工智能等先進(jìn)技術(shù)，未能實現(xiàn)線上公文核稿、線下會議紀(jì)要及領(lǐng)導(dǎo)講話稿校驗服務(wù)等功能。

三、文檔管理模式優(yōu)化與推進(jìn)策略

為解決國家電網(wǎng)公司文檔資源管理實踐中的問題與困境，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化文檔工作管理模式，以提升文檔管理效率，釋放文檔資源價值紅利，服務(wù)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，本文在國家信息化建設(shè)與數(shù)字中國建設(shè)的背景下，以建設(shè)“具有中國特色國際領(lǐng)先的能源互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)”戰(zhàn)略目標(biāo)為指引，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建并完善了文檔信息化管理模式（詳見圖1），包括完善制度建設(shè)、加快平臺建設(shè)、強化資源建設(shè)、打造核心團隊四個方面，力圖實現(xiàn)文檔管理體制完善化、管理流程智能化、利用共享便捷化、管理團隊專業(yè)化。

圖1 文檔信息化管理模式

（一）推動制度完善，夯實基礎(chǔ)保障

文檔管理制度是企業(yè)文檔管理共同遵守的行為規(guī)則[5]。首先，根據(jù)國家電網(wǎng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和文檔管理的現(xiàn)實需求，可在遵循國家政策法規(guī)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上建立從宏觀到微觀、層層遞進(jìn)的文檔管理制度體系，即在通用指導(dǎo)制度、非通用自主制度、補充制度的基礎(chǔ)上通過增加制度執(zhí)行手冊與典型案例解決方案推動制度的貫徹落地（詳見圖2）。首先，通用指導(dǎo)制度應(yīng)堅持“宜粗不宜細(xì)、宜少不宜多”的原則進(jìn)行制定，充分發(fā)揮國家電網(wǎng)公司對各單位制度執(zhí)行與建設(shè)的宏觀指導(dǎo)作用，主要涵蓋公文管理、電子公文管理、簽報管理以及檔案管理四項主體內(nèi)容。其次，非通用制度是通用制度的補充，如《國家電網(wǎng)有限公司機要文件管理辦法》等；各單位還應(yīng)根據(jù)通用制度與非通用制度，結(jié)合工作實際自行制定補充制度。最后，制度執(zhí)行手冊是對各項通用制度的細(xì)化指導(dǎo)，為制度落實提供了詳盡、有力的參考；典型案例解決方案則聚焦于各單位和各職能部門在文檔管理中存在共性問題和個性問題，強調(diào)針對性方案與精細(xì)化管理。

圖2 國家電網(wǎng)公司文檔管理制度體系

（二）加快平臺建設(shè)，提供智能工具

可靠的文檔管理平臺是提高企業(yè)文檔管理水平、有效貫徹落實企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要手段。因此，需要重新分析業(yè)務(wù)邏輯、關(guān)聯(lián)信息和規(guī)則，以核心辦文流程與檔案核心管理流程為依據(jù)，設(shè)計、優(yōu)化、完善國網(wǎng)文檔信息化管理平臺。首先，可以增加辦文智能引導(dǎo)與智能關(guān)聯(lián)模塊。辦文智能引導(dǎo)需實現(xiàn)各類公文智能模板下載與推送、公文智能擬稿；文件智能關(guān)聯(lián)需具備文件自動關(guān)聯(lián)、條鏈?zhǔn)綑z索、標(biāo)簽分類關(guān)聯(lián)展示等功能[6]。其次，建議配置摘要自動生成與智能核稿模塊。自動生成摘要需具備摘要提取功能；公文智能核稿需實現(xiàn)公文智能審核、全流程智能校驗等功能。再次，可以添加收文輔助擬辦與自動核對模塊。收文輔助擬辦需實現(xiàn)收文批示領(lǐng)導(dǎo)輔助擬辦、收文辦理部門輔助分辦；公文自動核對需實現(xiàn)收文清單核對、歸檔清單核對等功能。然后，建立增加公文督辦機制與個性推送模塊。文件督辦機制需實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示意見跟蹤、收文辦理結(jié)果反饋等功能；個性推送模塊主要基于對用戶行為的分析，實現(xiàn)個性化的文檔資源服務(wù)，并根據(jù)不同主體的工作需求，搭建智能服務(wù)場景應(yīng)用。

（三）強化資源建設(shè)，促進(jìn)利用共享

為解決國家電網(wǎng)公司文檔管理跨層級互通機制不暢、文檔資源利用水平較低的困境，需強化文檔資源建設(shè)，建立起以文檔管理人員及文檔資源利用人員為核心，以文檔資源清單為指引，以文檔資源組織、匯聚為方法，以文檔資源利用服務(wù)為重要成果的文檔資源共享利用機制[7]（見圖3）。

圖3 國家電網(wǎng)公司文檔資源共享利用機制

文檔資源共享利用機制建設(shè)的具體步驟如下：第一步，構(gòu)建參與主體網(wǎng)絡(luò)，打破信息壁壘。具體應(yīng)從縱橫兩個方向展開參與主體網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，縱向?qū)蛹壷黧w主要包括國家電網(wǎng)公司、省公司、市公司等，橫向?qū)蛹壷黧w主要包括各級電網(wǎng)公司職能部門如辦公室、研究室、發(fā)展規(guī)劃部等，同時建立起各主體間的協(xié)同機制、溝通機制與共享機制。第二步，建立文檔資源清單，明確多方需求。需對文檔資源進(jìn)行處理并根據(jù)內(nèi)容和形式添加標(biāo)簽，實現(xiàn)文檔資源分類，同時根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，制定文檔資源需求清單、責(zé)任清單和負(fù)面清單。第三步，組織、匯聚文檔資源，奠定利用基礎(chǔ)。通過人員、部門、事由、地點等要素的抽取與組織，為文檔資源利用提供多維檢索渠道與多元分析視角。最后一步，釋放資源紅利，實現(xiàn)智慧應(yīng)用。挖掘文檔資源的深層利用，形成多元統(tǒng)計報告、年鑒、大事記等多樣化的利用成果；同時，將文檔資源與法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、典型案例等精準(zhǔn)關(guān)聯(lián)，支撐文檔管理工作向智能化發(fā)展。

（四）打造核心團隊，助力企業(yè)發(fā)展

核心團隊是文檔管理的重要助力，應(yīng)打造一支懂文檔、懂管理、懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型文檔管理人才隊伍。首先，需培養(yǎng)專業(yè)技能，明確晉升路徑。具體而言，應(yīng)加強對文檔管理人員信息化管理能力培養(yǎng)，通過優(yōu)化文檔管理人員的晉升機制，將文檔管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)人員職責(zé)體系，提升文檔管理人員參與文檔管理工作的積極性。其次，應(yīng)完善考核機制，開展績效評價。具體可以采用績效評價與專業(yè)檢測相結(jié)合的考核方式、工作內(nèi)容與創(chuàng)新舉措相結(jié)合的考核內(nèi)容、工作總結(jié)與參與考核人員反饋相結(jié)合的考核機制，推動建立科學(xué)的文檔管理人員能力評測體系。最后，要建立合作機制，形成企業(yè)智庫。如通過建立國家電網(wǎng)公司文檔管理部門與信息技術(shù)部門的穩(wěn)定合作機制，為國家電網(wǎng)公司內(nèi)部智庫的建設(shè)提供人才支撐。

四、結(jié)語

信息化建設(shè)的推進(jìn)為國家電網(wǎng)公司等大型企業(yè)的文檔管理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)。本文以國網(wǎng)山東省電力公司的文檔管理工作為切入點，深入調(diào)查其在組織體系架構(gòu)、文檔制度建設(shè)、公文辦理流程、資源利用效率與智能化應(yīng)用方面的現(xiàn)狀與問題，進(jìn)一步優(yōu)化了大型企業(yè)文檔信息化管理模式。該模式通過完善制度建設(shè)、加快平臺建設(shè)、強化資源建設(shè)與打造核心團隊促進(jìn)文檔管理工作向規(guī)范化、智慧化、科學(xué)化與共享化發(fā)展，倡導(dǎo)打通國家電網(wǎng)各級公司與各職能部門之間的文檔資源層級壁壘，深入挖掘文書內(nèi)容與元數(shù)據(jù)字段中有價值的信息，充分釋放文檔資源的價值紅利，全面借助大數(shù)據(jù)、云計算等智能技術(shù)將企業(yè)文檔管理部門打造為以文輔政的重要智庫，以推進(jìn)文檔管理工作在大數(shù)據(jù)時代的全面轉(zhuǎn)型升級，推動電力企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展與戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)。