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公安機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，在打擊犯罪、保護(hù)人民和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮了重要作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，公安實(shí)戰(zhàn)工作對(duì)檔案管理提出了新要求，加強(qiáng)檔案信息化管理，進(jìn)一步提升檔案工作服務(wù)打擊犯罪、服務(wù)社會(huì)管理的水平，成為公安機(jī)關(guān)檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。近年來(lái)，臨沭縣公安機(jī)關(guān)統(tǒng)籌規(guī)劃、高標(biāo)打造，投資300余萬(wàn)元，積極推進(jìn)檔案室、物證室、案管室“三室一體化”建設(shè)，打破了上下層級(jí)和警種條線之間的平臺(tái)壁壘，大幅提升了公安檔案規(guī)范化、信息化和涉案財(cái)物管理效能化水平，有效促進(jìn)了整體公安工作質(zhì)效的大幅提升。

一、公安機(jī)關(guān)檔案“三室一體化”建設(shè)的背景情況

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

由于警力不足，絕大多數(shù)派出所沒有配備專職檔案內(nèi)勤，一般由內(nèi)勤兼任管檔人員， 有的甚至將沒有經(jīng)過任何培訓(xùn)、完全不懂檔案管理業(yè)務(wù)的新警、輔警作為檔案專管人員，人員不穩(wěn)定、變化較頻繁，導(dǎo)致檔案民警不熟悉檔案業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)技能差。部分辦案民警甚至長(zhǎng)期自行保管案件卷宗資料，未及時(shí)交檔案管理人員歸檔，檔案漏管、脫管現(xiàn)象嚴(yán)重，存在丟失、泄密等安全隱患。

（二）檔案管理硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

由于經(jīng)費(fèi)不足，投入不夠，基層派出所的檔案基礎(chǔ)設(shè)施配套普遍不到位，保管條件落后。部分派出所將檔案室作為保管室、雜物間，存放大量與檔案無(wú)關(guān)的物品；有的檔案室?guī)齑嫒萘繜o(wú)法滿足工作要求，卷宗無(wú)法歸檔入庫(kù)，無(wú)法妥善保管；有的檔案柜年久失修，發(fā)霉、變形；有的未采取防潮、防蟲措施，無(wú)消防設(shè)施、空調(diào)、溫濕度調(diào)控和監(jiān)控報(bào)警設(shè)備。

（三）檔案信息化利用率不高

多數(shù)派出所檔案管理模式仍以傳統(tǒng)的人工管理為主，檔案檢索和查閱大多采用手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化檢索手段，查找速度慢，工作效率低。有的部門甚至未建立檢索目錄和查檔記錄，直接影響到檔案的查找利用，導(dǎo)致服務(wù)實(shí)戰(zhàn)能力大打折扣。另外，公安檔案服務(wù)民生的主要是戶籍檔案，常常需要查找原始戶籍檔案作為依據(jù)。而從上世紀(jì)九十年代中期起，戶籍管理開始大量使用計(jì)算機(jī)設(shè)備，忽視對(duì)紙質(zhì)戶籍檔案的收集整理，有的保管不善，出現(xiàn)損毀、遺失等現(xiàn)象，導(dǎo)致公民在需要查找檔案的時(shí)候，經(jīng)常無(wú)檔可查。

二、臨沭縣公安機(jī)關(guān)檔案工作“三室一體化”主要做法

（一）高站位規(guī)劃，著力打造智慧體系

一是整合全要素，構(gòu)建“智慧化”格局。借助縣局業(yè)務(wù)技術(shù)用房搬遷新址有利契機(jī)，將“三室一體化”建設(shè)工作提上議程、研究部署、制定方案、細(xì)化措施、考察學(xué)習(xí)、強(qiáng)力推進(jìn)，明確了工作方向和目標(biāo)。

二是硬件全覆蓋，打造“一體化”模式。結(jié)合檔案庫(kù)房“十防”要求和物證室、案管室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，先后投入300余萬(wàn)元護(hù)航“三室一體化”智慧建設(shè)，集中購(gòu)買密集架、組物證存儲(chǔ)貨架、RFID案件智能管理柜，建成了智能RFID管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案、物證、案管業(yè)務(wù)暢通、數(shù)據(jù)互聯(lián)的一體化管理。

三是規(guī)范全流程，探索“數(shù)字化”管理。對(duì)所有庫(kù)藏檔案進(jìn)行電子化、數(shù)字化加工，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)所有檔案目錄數(shù)據(jù)、法律文書、涉案物品網(wǎng)上查詢。

（二）高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，著力構(gòu)建統(tǒng)籌模式

一是渠道共享，實(shí)現(xiàn)“源頭化”追蹤。智慧檔案管理系統(tǒng)通過與案管系統(tǒng)、物證管理系統(tǒng)的對(duì)接，使每起警情、案件即時(shí)納入檔案收集的視線范圍，電子眼實(shí)時(shí)跟進(jìn)辦理進(jìn)程，案管系統(tǒng)發(fā)出歸檔指令后檔案系統(tǒng)成功接收，確保從接處警到受案、立案、辦案進(jìn)程、辦理結(jié)果實(shí)行無(wú)縫閉環(huán)式流轉(zhuǎn)管理。

二是在線收歸，實(shí)現(xiàn)“一站式”采集。檔案管理員將采集的歸檔信息在縣局檔案系統(tǒng)中創(chuàng)建檔案并同步至智慧檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)戶籍、文書、聲像、電子等檔案的自動(dòng)流轉(zhuǎn)歸檔，“隨辦結(jié)、隨歸檔”案卷歸檔新模式的建立極大提升了檔案采集效率，保證了歸檔文件的真實(shí)性、完整性和有效性。

三是精準(zhǔn)定位，實(shí)現(xiàn)“實(shí)名制”收存。系統(tǒng)成功接收檔案后，賦予新入庫(kù)檔案“電子身份”標(biāo)識(shí)（即RFID電子標(biāo)簽），檔案管理員在檔案柜排架上安排相應(yīng)檔案固定席位，將電子標(biāo)簽與檔案柜座位掃描匹配，實(shí)現(xiàn)檔案收存“實(shí)名制”。使得檔案的雙套制管理更加方便，案件管理可追蹤、可催辦、可安全保管，涉案物品管理不獨(dú)立，有序存放、方便調(diào)閱、過程可追溯。

（三）高效能管理，著力提升服務(wù)能力

一是緊扣“物聯(lián)網(wǎng)”，服務(wù)執(zhí)法辦案。依托智慧警務(wù)建設(shè)，以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐，緊扣檔案收集、分類、整理、儲(chǔ)存、管理、使用等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)型手工模式向現(xiàn)代化物聯(lián)網(wǎng)模式升級(jí)轉(zhuǎn)型，推動(dòng)檔案工作從“封閉”走向“開放”、從“靜態(tài)”變?yōu)椤皠?dòng)態(tài)”、從“被動(dòng)”轉(zhuǎn)向“主動(dòng)”。強(qiáng)化執(zhí)法辦案流程監(jiān)督，規(guī)范執(zhí)法案卷和涉案財(cái)物管理，提高執(zhí)法辦案質(zhì)量，樹立良好形象。

二是聚焦“大數(shù)據(jù)”，服務(wù)破案打擊。以服務(wù)實(shí)戰(zhàn)為引領(lǐng)，針對(duì)重大安?；顒?dòng)、重大案事件處置、重點(diǎn)人員管控等工作，積極探索檔案賦能新模式，全面加強(qiáng)對(duì)歷史數(shù)據(jù)的編研分析，變“死檔案”為“活信息”。系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，已為打擊破案提供服務(wù)20余次，梳理各類線索信息40余條，協(xié)助破獲各類案件30余起。

三是立足“放管服”，服務(wù)社會(huì)民生。以智慧檔案管理系統(tǒng)為橋梁，充分發(fā)揮檔案資料在征兵政審、人口統(tǒng)計(jì)分析、民事訴訟、工齡核定等方面的積極作用，為群眾親屬證明、婚姻登記、前科查詢等訴求提供支撐，讓全縣群眾享受到大數(shù)據(jù)時(shí)代公安“放管服”的改革紅利。自運(yùn)行以來(lái)，臨沭縣局利用智慧管理系統(tǒng)接待查檔150余人次，提供各類數(shù)據(jù)200余條目，協(xié)助解決民生問題150余件。

三、幾點(diǎn)啟示

（一）更新觀念，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)

首先，領(lǐng)導(dǎo)干部要轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理工作。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)管理，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，注入新活力，改變“一潭死水”局面，切實(shí)提高工作效率。其次，要挑選一批懂部門業(yè)務(wù)、懂檔案工作、懂信息化操作技能的專職人員，充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來(lái)，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定，增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，成就出一支業(yè)務(wù)過硬、作風(fēng)扎實(shí)、樂于奉獻(xiàn)的綜合型檔案管理隊(duì)伍。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高信息化素質(zhì)

要針對(duì)檔案信息化管理的要求，有針對(duì)性地組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、文字處理技術(shù)、檔案管理軟件應(yīng)用等，并熟練掌握《檔案法》《保密法》等法律知識(shí)的應(yīng)用。組織檔案管理人員立足工作崗位，加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和部門業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使檔案管理員做到“懂部門業(yè)務(wù)、懂檔案工作、懂信息技術(shù)”。

（三）科學(xué)建設(shè)，加強(qiáng)實(shí)戰(zhàn)化保障

要進(jìn)一步完善檔案事業(yè)投入機(jī)制，積極宣傳檔案利用的成果，科學(xué)運(yùn)作、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)，大力建設(shè)各級(jí)各類檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用提供更大的便利和信息支持，充分利用網(wǎng)上檔案信息服務(wù)實(shí)戰(zhàn)，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為實(shí)際價(jià)值，提高檔案的應(yīng)用時(shí)效，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

（四）完善機(jī)制，夯實(shí)責(zé)任化基礎(chǔ)

要實(shí)行專人分管檔案工作，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到基層，具體到個(gè)人。要根據(jù)檔案管理的各項(xiàng)要求，制定完善各項(xiàng)管理制度和操作規(guī)范，切實(shí)把檔案工作作為各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)管理工作列入重要議事日程，納入本部門本單位事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。將檔案管理情況納入績(jī)效考核，建立檔案信息化管理與應(yīng)用的激勵(lì)機(jī)制，將其工作成效與年終績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)、評(píng)先掛鉤，以考核調(diào)動(dòng)檔案管理員應(yīng)用信息化的主動(dòng)性和積極性。