劉舒

【摘要】事業(yè)單位內(nèi)部?jī)?yōu)化改革是新時(shí)代發(fā)展的必然。為追隨社會(huì)潮流，更好地服務(wù)社會(huì)，各部門(mén)必須攜手共進(jìn)，同謀發(fā)展。人事部門(mén)身為各部門(mén)幕后的服務(wù)者與引領(lǐng)者，其地位始終是舉足輕重的——而人事部門(mén)中備受關(guān)注的工作重點(diǎn)，始終是人事檔案管理工作?？茖W(xué)的人事檔案，會(huì)為單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供巨大的動(dòng)力。換言之，人事檔案管理工作發(fā)揮著基石作用。本文將簡(jiǎn)要闡明現(xiàn)如今檔案管理工作存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步提出解決方案。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事部門(mén);人事檔案管理

一、人事檔案管理工作的重要性

科學(xué)的人事檔案管理為事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化改革提供巨大的動(dòng)力。人事檔案真實(shí)地記錄了各個(gè)員工的個(gè)人履歷、品性道德、政治面貌，它能反映出該員工的全貌，是各個(gè)部門(mén)用人時(shí)的重要參考工具。人事檔案直接關(guān)聯(lián)到員工個(gè)人的社會(huì)勞動(dòng)保障、個(gè)人工資待遇等方面，因此說(shuō)人事檔案部門(mén)是幕后的服務(wù)者與保障者。人事檔案部門(mén)同時(shí)又為單位選拔、任用人才作出了突出的貢獻(xiàn)，因此說(shuō)人事檔案管理部門(mén)是單位工作的先驅(qū)者、引領(lǐng)者。人事檔案管理部門(mén)促進(jìn)單位的優(yōu)化改革，同時(shí)無(wú)論單位內(nèi)部如何改革優(yōu)化，該部門(mén)仍是事業(yè)單位中的重點(diǎn)部門(mén)。在招聘人才的過(guò)程中，人事檔案管理部門(mén)發(fā)揮著引導(dǎo)作用。人事檔案管理部門(mén)對(duì)用人部門(mén)全力協(xié)助，提供各個(gè)候選人社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人能力道德的對(duì)比。在日常的績(jī)效考核工作中，人事檔案又是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策的主要依據(jù)，促進(jìn)賞罰客觀(guān)性得以實(shí)現(xiàn)。它是各個(gè)員工日常工作最真實(shí)的監(jiān)督者，真實(shí)地記錄著員工個(gè)人的全方位數(shù)據(jù)。國(guó)家更是對(duì)人事檔案管理工作提供了政策上的支持。《干部檔案工作條例》中明確對(duì)檔案管理部門(mén)干部的日常工作進(jìn)行了規(guī)定與完善。第三條明確規(guī)定：

“干部檔案工作，是黨和國(guó)家干部工作的重要組成部分，也是國(guó)家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線(xiàn)、方針和政策，選舉賢能，知人善任，進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的?！痹谶M(jìn)一步深入闡釋人事檔案含義的同時(shí)肯定了人事檔案管理工作的重要性，堅(jiān)定了黨與國(guó)家對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理部門(mén)的重視態(tài)度。

二、目前人事檔案管理部門(mén)存在的問(wèn)題

人事檔案部門(mén)可謂是事業(yè)單位不可或缺的部門(mén)之一。在事業(yè)單位謀取進(jìn)步的過(guò)程中，人事檔案部門(mén)所發(fā)揮的力量不容小覷——科學(xué)的人事檔案管理工作會(huì)直接提升事業(yè)單位內(nèi)部人才密度，提高單位全體部門(mén)的整體水平，拉高工作效率。但著眼現(xiàn)如今各事業(yè)單位檔案管理部門(mén)內(nèi)部情況，其并未拉動(dòng)單位人才密度達(dá)到預(yù)期值，并未發(fā)揮出人事檔案的全部效能。目前人事檔案管理部門(mén)所存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）單位對(duì)人事檔案管理部門(mén)重視程度低。人事檔案管理部門(mén)是長(zhǎng)期效能的部門(mén)，外加其他部門(mén)干部對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，經(jīng)常會(huì)造成“檔案管理部門(mén)日常工作輕松，為單位效力不夠”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。目前眾多事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理并不夠重視，甚至出現(xiàn)部門(mén)內(nèi)部干部身兼數(shù)職的現(xiàn)象，內(nèi)部干部業(yè)務(wù)能力不夠?qū)I(yè)，導(dǎo)致人事檔案管理部門(mén)無(wú)法展現(xiàn)其預(yù)期效能，進(jìn)而又一次加深群眾的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，造成惡性循環(huán)。

（二）硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋，降低檔案利用率。目前某些事業(yè)單位依然存在著檔案管理部門(mén)硬件方面的問(wèn)題。投入資金不足，導(dǎo)致儲(chǔ)備室空間小、環(huán)境差，安全設(shè)施不足，影響了檔案的真實(shí)性，更是導(dǎo)致人事檔案利用率的下降。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境質(zhì)量的要求較高，檔案多、倉(cāng)庫(kù)小，環(huán)境差而潮濕，檔案很容易褪色、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀。

（三）管理水平差、業(yè)務(wù)能力低下。不少單位的人事檔案管理部門(mén)內(nèi)部干部并不夠?qū)I(yè)。檔案擺放雜亂無(wú)章，無(wú)法在單位需要時(shí)提交清晰的對(duì)比文案，倉(cāng)庫(kù)不配備安全鎖，閑人隨意出入儲(chǔ)備庫(kù)……最近幾年，聘任中考察、干部考核急需抽調(diào)相關(guān)人事檔案，以上的失職嚴(yán)重耽擱了單位向前邁步的速度。還有的單位重視保管人事檔案，大量投入資金，全面完善安全設(shè)施，卻忽視日常工作中對(duì)人事檔案的利用，嚴(yán)重地威脅了日常工作與考核的客觀(guān)性。

三、針對(duì)目前人事檔案部門(mén)所存在問(wèn)題的優(yōu)化

根據(jù)以上的幾點(diǎn)問(wèn)題，結(jié)合國(guó)家的相關(guān)制度與政策，提出以下幾點(diǎn)優(yōu)化措施：

（一）大力宣傳人事檔案管理部門(mén)工作，提高其重視程度。要想避免形成上文所提到的惡性循環(huán)，根本上的做法是加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理部門(mén)的重視。單位應(yīng)落實(shí)國(guó)家政策，對(duì)人事檔案管理部門(mén)擴(kuò)大人才和資金投入，對(duì)人事檔案管理工作的重要性多加宣傳。在此之上優(yōu)待人事管理部門(mén)內(nèi)部干部，提高干部工作熱情，進(jìn)而達(dá)到提高工作效率的目的?！稐l例》中第七條規(guī)定，“每管理一千人的檔案需要配備一名專(zhuān)職干部。有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員……不需要建立機(jī)構(gòu)的單位，必須配備專(zhuān)職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員?！笔聵I(yè)單位應(yīng)為人事檔案管理部門(mén)提供充足的備用人才。專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人才，可以對(duì)整個(gè)單位的內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化起到引領(lǐng)作用，進(jìn)而獲取更加充沛的人才資源。選賢舉能是人事檔案管理部門(mén)的本職工作，當(dāng)部門(mén)中注入了工作效率高的專(zhuān)業(yè)型人才，整個(gè)單位的人才密度就會(huì)以飛快的速度提上來(lái)。

（二）加大資金投入，提升硬件設(shè)施。人事檔案管理部門(mén)內(nèi)部干部應(yīng)積極向上級(jí)匯報(bào)工作，并匯報(bào)硬件設(shè)施所存在的問(wèn)題，請(qǐng)求撥款。切忌草率行事，抱有“僥幸心理”，認(rèn)為檔案內(nèi)容因儲(chǔ)藏環(huán)境而被破壞純屬客觀(guān)問(wèn)題，與自身無(wú)關(guān)。2017年國(guó)家人事檔案管理辦法第十五條規(guī)定：“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備管理流動(dòng)人員人事檔案的物質(zhì)條件，建立堅(jiān)固的防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配備鐵質(zhì)的檔案柜，經(jīng)常檢查庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施?！睂?shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提就是不斷改進(jìn)保管技術(shù)與保管方式，而改進(jìn)保管技術(shù)與保管方式的前提就是加強(qiáng)人事檔案管理部門(mén)的資金投入。只有硬件設(shè)施得到了進(jìn)一步完善，人事檔案管理部門(mén)的工作效率才能得到進(jìn)一步提升，人事檔案的利用效率才能夠得到提升。加大人事檔案管理部門(mén)資金投入也是提高對(duì)其重視程度的最直接、最有效措施，這對(duì)提高單位人才密度、加快單位改革優(yōu)化進(jìn)程都有著莫大的推動(dòng)作用。

（三）提高內(nèi)部干部自身職業(yè)素養(yǎng)。建立健全人事檔案管理部門(mén)相關(guān)制度，約束內(nèi)部干部日常工作行為。加大對(duì)內(nèi)部干部的培訓(xùn)力度，不僅僅要提高人事檔案管理部門(mén)整體的職業(yè)素養(yǎng)水平，更要促進(jìn)其社會(huì)道德、個(gè)人修養(yǎng)等方面協(xié)調(diào)發(fā)展。同時(shí)加大力度實(shí)現(xiàn)人事檔案的保密性，設(shè)立嚴(yán)密的借閱、歸還、上報(bào)程序，禁止外界隨意借閱，進(jìn)而杜絕內(nèi)部保密文件外流。人事檔案管理部門(mén)內(nèi)部干部更應(yīng)當(dāng)積極做好分內(nèi)工作，妥善存放檔案文件，在單位需要時(shí)第一時(shí)間拿出相關(guān)文件，保證單位各項(xiàng)工作的真實(shí)性與客觀(guān)性。

四、小結(jié)

優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理工作，重在轉(zhuǎn)變固有觀(guān)念，創(chuàng)新傳統(tǒng)制度。新時(shí)代帶來(lái)了檔案管理部門(mén)前所未有的巨大挑戰(zhàn)——檔案數(shù)量多，檔案內(nèi)容雜……但只要內(nèi)部干部愛(ài)崗敬業(yè)，踏實(shí)工作，這些巨大的挑戰(zhàn)都會(huì)化為單位向前發(fā)展的動(dòng)力。因此，內(nèi)部干部應(yīng)當(dāng)響應(yīng)國(guó)家政策，踏踏實(shí)實(shí)的進(jìn)行日常工作，認(rèn)真聽(tīng)取上級(jí)意見(jiàn)，緊緊跟隨黨的腳步。只有這樣才能從根本上解決當(dāng)今人事檔案管理工作所存在的問(wèn)題，保證單位人才密度穩(wěn)定、持續(xù)上升。

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