孫丹丹 武海萍

【摘要】醫(yī)院檔案是一項記錄歷史、傳承文化、服務社會的工作，也是醫(yī)院發(fā)展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作，首要任務是為醫(yī)院整體發(fā)展服務。隨著公立醫(yī)院現(xiàn)代化管理體系的深入推進，信息化建設的持續(xù)改進，醫(yī)院管理者不斷完善醫(yī)院檔案精細化管理，使之更好地為醫(yī)院服務尤為重要。本文就當今醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀進行討論，通過對醫(yī)院檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行細化分解，將6S精細化管理理念融入檔案工作中，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案服務功能最大化。

【關鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;6S 精細化

醫(yī)院檔案是一項記錄歷史、傳承文化、服務社會的工作，是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展和進行創(chuàng)新的重要信息資源，檔案管理為醫(yī)院整體發(fā)展服務。隨著公立醫(yī)院現(xiàn)代化管理體系的深入推進，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景驅(qū)動下，醫(yī)院信息化建設的持續(xù)改進，醫(yī)院檔案管理也亟須改變原有管理思路和理念，不斷完善醫(yī)院檔案精細化管理，運用6S管理理論融入檔案工作中，從業(yè)務工作、服務利用等方面推進檔案工作制度化、流程化、規(guī)范化發(fā)展，使之更好地為醫(yī)院整體發(fā)展服務。

一、醫(yī)院檔案管理

本文以北京市某三級醫(yī)院為例，其經(jīng)歷近70年發(fā)展歷程，通過檔案的收集、整理、保管等各項工作，形成和積累了一系列文書、財務、人事聲像、科技等檔案，積累和保存醫(yī)院歷史文化，保存和傳承下去，并在建院70周年紀念活動中“尋根求源”，為凝聚醫(yī)院文化發(fā)揮著重要作用。檔案工作是一項管理性和服務性的工作。為醫(yī)院日常管理活動的正常開展提供依據(jù)和參考。其既是醫(yī)院具體業(yè)務管理的重要環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院管理工作中必不可少的工具和手段，同時一直承擔著厚重歷史見證人的角色。雖然并不直接產(chǎn)生醫(yī)院經(jīng)濟效益，也不直接從事醫(yī)院管理和各種決策工作，但可以通過為醫(yī)院業(yè)務的開展提供檔案信息服務，推動醫(yī)院整體發(fā)展。2014年中共中央辦公廳和國務院辦公廳在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確指出：檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作。作為醫(yī)院基礎保障性質(zhì)的服務，對醫(yī)院發(fā)展起著重要參謀和助手作用。本文就該醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀進行討論，通過對醫(yī)院檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行細化分解，圍繞醫(yī)院檔案管理開展了一系列調(diào)研論證工作，運用項目管理中“冰山理論”分析目前醫(yī)院檔案管理面臨問題。1.硬件設備和設施不足。由于醫(yī)院醫(yī)療用房十分緊缺，醫(yī)院各部門檔案用房既狹小又緊張;檔案室硬件設施老舊。2.認識不足，重視程度不夠。3.管理制度不健全，檔案管理分散。4.檔案管理人員專業(yè)知識滯后，缺乏檔案創(chuàng)新服務意識。

二、思考：運用6S精細化理論管理醫(yī)院檔案

本文探索運用6S精細化管理理論管理醫(yī)院檔案，提高效率、便于利用，不斷提升檔案管理的業(yè)務水平和服務質(zhì)量，使醫(yī)院的檔案管理能夠更好地為醫(yī)院發(fā)展服務，創(chuàng)造更大的價值。

（一）“6S管理”理論內(nèi)涵。“6S管理”是現(xiàn)代有效的現(xiàn)場管理理念和方法，包括整理、整頓、清掃、清潔、安全、素養(yǎng)6個要素，主要是提高效率、保證質(zhì)量、使檔案室工作環(huán)境整潔有序，保證安全。6S本質(zhì)是一種執(zhí)行力、強調(diào)紀律性的醫(yī)院文化，能為醫(yī)院其他業(yè)務提供優(yōu)質(zhì)的管理平臺。醫(yī)院檔案管理工作，是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案為醫(yī)院服務的一項工作。包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用等環(huán)節(jié)。在檔案管理實踐中，融合6S精細化管理理論，促進醫(yī)院檔案工作不斷進步。

（二）“6S管理”在檔案管理中的運用。通過了解“6S管理”的內(nèi)涵，結合醫(yī)院檔案日常管理工作，將6S管理理論與實踐融合到檔案工作中，有利于提升檔案管理工作效率和檔案價值。1.整理。檔案的收集、整理、鑒定是檔案業(yè)務工作的重要環(huán)節(jié)。在醫(yī)院管理活動中，形成大量的文檔資料并進行歸檔管理。醫(yī)院各部門形成的文件往往是分散的，而對檔案的利用則要求在一定程度上集中。收集來的文書檔案數(shù)量較大，內(nèi)容凌亂，需要醫(yī)院檔案部門將檔案進行系統(tǒng)化整理，并進行分門別類，使檔案從凌亂到系統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)。制定符合醫(yī)院實際的文書檔案歸檔范圍，充分結合“價值鑒定理論”，制定“要”與“不要”歸檔標準，對要歸檔的文件材料進行判定，去粗取精，節(jié)省醫(yī)院空間，避免浪費人力、物力和財力。2.整頓。分析醫(yī)院檔案室現(xiàn)狀，落實整理工作，規(guī)劃檔案管理流程。將檔案室必要的物品按規(guī)定位置擺放，并加以標識。將數(shù)量龐大、成分復雜的檔案按其形成規(guī)律整理存放，應用在醫(yī)院檔案室業(yè)務管理非常實用，文檔檔案進行基本的整理后，要將其放到專門的檔案庫房中，規(guī)定擺放位置，編制多種檢索工具，以便快速、準確地查找所需檔案，保證檔案的利用。因此，有序擺放和科學編目，有利于提高檔案管理工作效率。3.清掃。將工作場所內(nèi)的地方清掃干凈，保持工作環(huán)境干凈。在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案的保管是檔案管理中一個相對獨立的工作環(huán)節(jié)，對檔案庫房日常清掃、保潔是檔案管理工作的重要組成部分。同時干凈整潔的環(huán)境，也有益于檔案工作者身心健康。有心理學研究提出，環(huán)境對人的情緒產(chǎn)生作用，整潔干凈的環(huán)境能帶給人舒適，在工作時情緒也會高漲;對檔案工作者是必不可少的環(huán)節(jié)。4.安全。醫(yī)院檔案承載了醫(yī)院建院以來多年的歷史記錄，維護檔案的完整與安全是整個醫(yī)院檔案管理工作必須遵守的基本要求，更是檔案保管工作的中心任務。從檔案工作者身體安全，到檔案安全，再到信息安全等，保證檔案實體安全、信息安全和個人職業(yè)環(huán)境安全是醫(yī)院檔案管理者重視的問題之一。定期和不定期地對檔案進行安全檢查，也是檔案庫房管理工作中的一項重要內(nèi)容。特別要重視對檔案流動過程中的安全防護，包括檔案接收過程中、檔案整理中、檔案復制、數(shù)字化過程中、檔案展示中、檔案保管中、檔案利用中。加強檔案工作人員安全教育，防患于未然。5.清潔。檔案庫房管理人員應在平時對檔案庫房進行定期清掃，節(jié)假日前徹底清掃，做到檔案柜（架）無積塵。不得將與工作無關的物品帶入檔案庫房，嚴禁堆放雜物，嚴禁吸煙、喝水、吃東西。將整理、整頓、清掃進行到底并制度化，保持檔案環(huán)境清潔狀態(tài)。同時清潔在具體的6S檔案管理活動中扮演重要角色，保證每份文書檔案在收集、整理過程中干凈、完整，使各個環(huán)節(jié)能有序進行。6.素養(yǎng)。在醫(yī)院檔案管理中，檔案工作者的基本工作態(tài)度和服務態(tài)度是做好檔案工作的必然要求。檔案工作是一項科學性和技術性很強的工作，也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，培養(yǎng)與檔案事業(yè)相適應的創(chuàng)新型專業(yè)人才，建立一支高素質(zhì)職業(yè)化檔案人員隊伍是精細化管理的重要舉措，具備綜合能力、團隊精神的人員更能勝任醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)包括技能、知識、態(tài)度、價值觀4個維度。而現(xiàn)實中很多單位都是一些兼職或一些特殊安排的人員從事檔案工作，完善檔案人職業(yè)素養(yǎng)，塑造良好的職業(yè)形象，提升檔案管理素養(yǎng)，才能促進醫(yī)院檔案管理工作科學發(fā)展。

三、結語

檔案是醫(yī)院歷史的記載，是醫(yī)院歷史的原始記錄。綜上所述，隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理體制建立，網(wǎng)絡和信息技術的快速發(fā)展，國家從戰(zhàn)略和全局高度對檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)劃、指導和引領，醫(yī)院也要充分認識檔案管理工作是一項長期的任務。通過對醫(yī)院檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行細化分解，將6S精細化管理理念融入檔案管理工作中，提高醫(yī)院檔案工作的制度化、規(guī)范化、信息化、科學化水平，在服務醫(yī)院決策、發(fā)展等方面，體現(xiàn)檔案史料的價值，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案服務功能最大化。

【參考文獻】

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