趙萬彬

【摘要】民辦大學辦公室是大學行政工作的一扇窗口，其工作效率能夠反映一所大學的管理水平，培植“七項意識，一種精神”有助于提高民辦大學辦公室人員的工作能力和工作水平。

【關(guān)鍵詞】民辦大學;辦公室;路徑

大學辦公室工作是展現(xiàn)學校風貌、聯(lián)系學校內(nèi)外的一扇窗口，作為民辦大學辦公室的一員，在實踐中，我總結(jié)出了“七項意識，一種精神”工作路徑，一定程度上提升了辦公室的工作效率和質(zhì)量。

一、筑牢政治安全意識，提升思想境界

民辦大學雖然屬社會力量投資辦學，但仍然是我國高等教育的一部分，必須始終堅持社會主義辦學方向，為社會主義培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的建設(shè)者和接班人，這是民辦大學辦公室工作必須堅守的政治底線。

辦公室人員在日常工作中要重視政治理論學習，積極參加有關(guān)意識形態(tài)的視頻會議，如：全省教育系統(tǒng)全面從嚴治黨工作視頻會議、全省教育系統(tǒng)學習貫徹習近平總書記視察廣東重要講話精神視頻會議等，認真學習習近平新時代黨建思想，提升思想境界，筑牢意識形態(tài)防線。

辦公室工作人員在日常工作中要堅持立德樹人，把培育和踐行社會主義核心價值觀融入育人全過程，時刻牢記德學思想對大學生素質(zhì)全面提升的要義，以德學思想為統(tǒng)領(lǐng)，圍繞學院中心工作撰寫工作總結(jié)、工作要點。

二、加強服務(wù)意識，提高師生滿意度

服務(wù)是辦公室的立身之本、輔政之基、謀事之道，更是辦公室工作的重中之重。具體來說，辦公室工作服務(wù)于兩個層面。

（一）服務(wù)校領(lǐng)導。辦文、辦事、辦會是辦公室的核心工作。其中，辦會最能體現(xiàn)辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力和服務(wù)能力。首先，對于高校來說，辦公室要以精益求精的工作精神和耐心的服務(wù)態(tài)度，做好全院教職工大會、新生開學典禮、畢業(yè)典禮等每年例行大會的會務(wù)工作。其次，辦公室工作人員要具備較強的組織能力和協(xié)調(diào)能力，做好每年的迎新工作。最后，辦公室要堅持精細化接待理念，銜接好兄弟院校來訪交流學習人員的吃、住、行和參觀考察活動，以樹立良好形象。

（二）服務(wù)師生。在一所大學里面，以人為本就是以教師和學生的利益為本，切實解決師生遇到的問題。文印室承擔著學校教學、辦公資料的大量復印工作，可以通過設(shè)置勤工助學崗位，確保專兼職文印人員輪流作業(yè)，盡量滿足教師資料復印的需求;辦公室要建立長效機制，定期開展校長接待日、校長與學生共同進餐等活動，傾聽學生們的心聲，針對學生們所提意見，認真研究，提出整改措施，切實提高學生的幸福感和獲得感。

三、提升責任意識，做好本職工作

一所大學的行政機構(gòu)要想維持良性運轉(zhuǎn)，辦公室這個交通樞紐必須高效、良性運轉(zhuǎn)，這就要求辦公室人員要具備較強的責任意識?！柏煛笔且环N要求，強調(diào)做事情，要達到標準;“任”是任務(wù)，事項;責任即按照任務(wù)或事項的標準完成并達到要求，未達到要求就要承擔相應(yīng)責任。

責任是社會分工的結(jié)果。辦公室工作千頭萬緒，要想出色完成任務(wù)，就要對任務(wù)進行分解，明確崗位職責，使辦公室人員各司其職。民辦大學與公辦大學有一個不同的地方在于人員的流動性較大，經(jīng)常會遇到人員離職的情況，在人員空缺的情況下，還要保質(zhì)保量完成任務(wù)，這是考驗辦公室主任領(lǐng)導水平的時刻。經(jīng)濟學上有個著名的科斯定理：“只要財產(chǎn)權(quán)是明確的，并且交易成本為零或者很小，那么，無論在開始時將財產(chǎn)權(quán)賦予誰，市場均衡的最終結(jié)果都是有效率的，實現(xiàn)資源配置的帕累托最優(yōu)?！必敭a(chǎn)權(quán)明確在此可類比工作內(nèi)容清晰，交易成本在此可類比員工的情緒，對多余工作量的分配只要讓各位員工都滿意即可視為交易成本為零，這就要求辦公室主任在分攤離職員工作量的時候，要結(jié)合其他員工各自的工作技能和特長來安排，既要將多余的工作量合理分流，又要兼顧到每個人的情緒。

責任意識的提高還建立在過硬的專業(yè)素養(yǎng)上，要想干好本職工作，必須不斷學習，刻苦鉆研，精通業(yè)務(wù)，成為本職崗位的行家里手。如文秘工作者要勤于學習，勤于練筆，大量閱讀行業(yè)內(nèi)外優(yōu)秀總結(jié)、要點、規(guī)劃、講話稿等文章，研究這些文章的結(jié)構(gòu)和用詞，博采眾長，吸取精華，巧妙運用，在實踐中提高公文寫作能力和水平;機密件管理人員要了解機密件的保管要求，在領(lǐng)導有不當要求的時候要堅持原則，及時提醒，委婉拒絕，確保機密件的安全。

四、增強檔案保管意識，保存學院發(fā)展歷史資料

電子化辦公給我們帶來方便的同時也潛伏著安全隱患，意外的斷電、誤刪除、忘記保存等操作容易造成文件的丟失，而且民辦院校人員流動性較大，因此，辦公室必須樹立檔案保管意識，對重要文件，如：校長辦公會會議紀要、省廳來文呈批件、機密件、學年工作總結(jié)、工作要點、學校各類發(fā)展規(guī)劃等等，在做好電子文檔備份的同時必須做好紙質(zhì)文檔的保存，為日后的查詢提供方便。

檔案保管意識的培養(yǎng)可從三方面入手：一是要開展硬件設(shè)施建設(shè)，打造現(xiàn)代化的檔案館，給檔案的保存提供充足、優(yōu)越的空間環(huán)境。二是要不斷完善檔案館的軟件設(shè)施，購買專業(yè)的檔案管理軟件和招聘專職檔案員，建立和完善各項管理制度，規(guī)范各類檔案的收集和建檔，在制度的約束下養(yǎng)成及時收集的習慣。三是要加強培訓，積極參加省教育廳組織的檔案培訓班等活動，交流經(jīng)驗，探索適合民辦大學校情的檔案管理辦法。

五、推廣信息化意識，提高工作效率

信息化是辦公室工作現(xiàn)代化的一個重要標志，要提升辦公室工作的效率必須重視信息化建設(shè)。辦公室是各類文件的匯集地和發(fā)出地，而大量文件的接收、呈報、審批、簽發(fā)都有固定的流程，信息化最適合解決這些具有規(guī)律性、程序性的工作，一來可以縮短公文流轉(zhuǎn)的時間，提高工作效率;二來可以實現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約公成本。比如根據(jù)學校的人事架構(gòu)和公文審批流程，搭建符合校情的OA管理系統(tǒng)，提高公文處理的信息化、現(xiàn)代化水平。

為暢通辦公室與系部的聯(lián)系渠道，辦公室還需要建立行政秘書Q群作為OA系統(tǒng)的補充，將在OA系統(tǒng)發(fā)布的重要通知在行政秘書群內(nèi)再發(fā)布一次，避免一些行政秘書因沒有及時登錄OA系統(tǒng)而造成的信息延誤，確保重要信息及時傳達到系部。

辦公室工作具有較大的突發(fā)性，為保障信息的暢通，有必要建立部門微信群，及時傳達校領(lǐng)導交辦的臨時任務(wù)，方便日常工作的開展。

六、培植法治意識，規(guī)范學院管理

現(xiàn)代企業(yè)管理中有一個共識，“三年的企業(yè)靠打拼，十年的企業(yè)靠制度，百年的企業(yè)靠文化”。民辦大學要想走得長遠，辦成一所百年老校，從長遠看要靠文化，但是一種文化的形成往往需要時間的沉淀，數(shù)代人的傳承，況且文化的積淀是師生互動的結(jié)果，帶有一定的自覺性，非規(guī)劃、行政力量所能造就，那么在短期內(nèi)要想提高學校的管理水平、學校的教育質(zhì)量必須從制度入手，讓學校的各項管理有法可依、有章可循，提高員工的法制意識，這樣才能依法依規(guī)辦學，不斷提高工作效率，樹立學校新形象。

法制意識的提高需要從規(guī)章制度做起?！耙?guī)章制度實際上是領(lǐng)導權(quán)力的延伸，領(lǐng)導者不可能事無大小，事必躬親。領(lǐng)導者要借助于規(guī)章制度使教職員工對常規(guī)性的工作有法可依，有章可循?！蓖晟频囊?guī)章制度是行政管理的法制基礎(chǔ)，是一所大學規(guī)范化運行的依據(jù)和保障，制度完善、科學、合理，一所大學才可能良性運轉(zhuǎn)。

法制意識的提高還可從以評促建入手。如啟動依法治校創(chuàng)建工作，成立依法治校領(lǐng)導小組，制定依法治校工作方案，按照工作方案，分解任務(wù)，將責任落實到各個部門，要求各工作人員對照指標，不斷規(guī)范各自的工作內(nèi)容，以評促建，夯實法制基礎(chǔ)。

七、強調(diào)精準意識，確保數(shù)據(jù)準確

大學辦公室是一所大學的門戶，代表學校的形象，由其撰寫或?qū)彾ǖ膶W校概況、招生簡章是學生和家長了解這所學校的第一扇窗口，其中涉及的校園面積、學生規(guī)模、專業(yè)數(shù)目、師資力量、圖書館藏書、實訓室數(shù)量等數(shù)據(jù)是學生和家長們判斷該所學校的第一手資料，也是最權(quán)威的資料，對學校的定位、家長的判斷、招生工作影響極大。因此，學校辦公室對向外公布的重要內(nèi)容和數(shù)據(jù)要高度重視，樹立精準意識，對每項數(shù)據(jù)的變更慎之又慎，確保數(shù)據(jù)的準確無誤。

高基報表是教育部了解各省高校發(fā)展情況的第一手資料，其數(shù)據(jù)的準確與否對國家教育政策的制定至關(guān)重要。辦公室必須十分重視數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，堅持科學統(tǒng)計、精準統(tǒng)計，實事求是填報每年度的高基報表，力求高基報表精準、全面反映學校的辦學情況。在填報工作中要明確數(shù)據(jù)統(tǒng)計的起止時間，并要求每個數(shù)據(jù)都要有支撐材料，經(jīng)得起核查。

當然，精準意識并不限于撰寫學校概況、招生簡章和填報高基報表，它應(yīng)該成為辦公室人員的一種內(nèi)在素質(zhì)，對于公文、報表、PPT中的重要數(shù)據(jù)保持高度敏感，多詢問、多核查，這樣才能盡量避免工作中的失誤，減少不必要的麻煩，提高工作質(zhì)量。

八、弘揚奉獻精神，助力學校發(fā)展

辦公室工作的突發(fā)性特點，決定了辦公室工作人員必須具備奉獻精神。奉獻精神具體包括“忘我的勞動熱情、主人翁的責任感、良好的職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)精神”。

忘我的勞動熱情體現(xiàn)在工作時空的延展上。首先，辦公室工作人員在工作日要延長上班時間，以與省教育廳工作時間保持一致，有效解決特急件的處理。其次，寒暑假期間，辦公室工作人員要做好電子公文系統(tǒng)發(fā)文的接收、呈批、督辦，并攜帶好各部門年終總結(jié)材料電子版，隨時隨地上報有關(guān)材料。

主人翁的責任感要求院辦工作人員，以集體利益為重，吃苦在前，享樂在后。當遭遇臺風等災(zāi)害天氣時，要第一時間起草抗災(zāi)防災(zāi)通知，電話通知有關(guān)部門領(lǐng)導做好各項安全防范工作。

良好的職業(yè)道德要求辦公室工作人員要推己及人，換位思考，急人之所急。要兼顧原則性與靈活性，靈活處理上班時間與下班時間，為教職工提供方便。

九、結(jié)語

辦公室工作是一項綜合性工作，需要人員具備多種綜合素質(zhì)，“七項意識，一種精神”是基于民辦大學辦公室工作的一些探索，希望對民辦大學辦公室工作人員有一些啟發(fā)。

【基金項目：本文系2018年廣東高校省級重點平臺和重大科研項目——特色創(chuàng)新類項目（教育科研）（項目編號：2018GXJK223）的階段性成果】

【參考文獻】

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