黃新靜

(陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西渭南 714099)

Office是所有高職院校學(xué)生必修課程《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》中的核心內(nèi)容，對(duì)學(xué)生的基本要求是要掌握office的操作，并能靈活應(yīng)用。學(xué)生在課堂上基本可以掌握功能操作。但在實(shí)際應(yīng)用中，確存在很多不足。[1]

一、學(xué)生活動(dòng)中office使用存在的不足

筆者在學(xué)校長(zhǎng)期從事學(xué)生管理工作，也是計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)課程的任課教師，通過(guò)學(xué)生活動(dòng)和課堂教學(xué)，發(fā)現(xiàn)學(xué)生在學(xué)生活動(dòng)中的office使用存在以下兩方面問(wèn)題。

1.office使用掌握不夠。計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)課程屬于學(xué)生公共基礎(chǔ)課，在整個(gè)人才培養(yǎng)方案中大概占60個(gè)課時(shí)，且一般只有一個(gè)學(xué)期教學(xué)任務(wù)。學(xué)生完全掌握、熟練操作還有難度。反應(yīng)在學(xué)生活動(dòng)中，就是他們對(duì)各種資料的WORD文檔排版不熟練，EXCEL函數(shù)運(yùn)用不牢固，PPT制作還不扎實(shí)。

2.office靈活應(yīng)用不夠。學(xué)生對(duì)office靈活應(yīng)用不夠，主要表現(xiàn)在學(xué)生活動(dòng)中的很多環(huán)節(jié)中。比如，活動(dòng)策劃、宣傳、組織、總結(jié)。學(xué)生在課堂上掌握的知識(shí)，不會(huì)結(jié)合活動(dòng)本身進(jìn)行靈活運(yùn)用，并舉一反三。比如，比賽活動(dòng)中要運(yùn)用函數(shù)計(jì)算分?jǐn)?shù)、排名等。這也導(dǎo)致很多學(xué)生活動(dòng)舉辦水平和團(tuán)隊(duì)效率不高，影響了活動(dòng)的效果。

二、學(xué)生活動(dòng)中office使用技巧舉例

筆者以學(xué)生組織的其中一個(gè)校園健美操比賽為例。在這個(gè)活動(dòng)中共有12支隊(duì)伍參加，比賽有7名評(píng)委，比賽規(guī)則是去掉一個(gè)最高分和一個(gè)最低分后，取平均成績(jī)，設(shè)置一等獎(jiǎng)一名(第一名)、二等獎(jiǎng)兩名(第二、三名)、三等獎(jiǎng)三名(第四至第六名)、優(yōu)秀獎(jiǎng)6名(第七至第十二名)，并現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行頒獎(jiǎng)。

對(duì)于這樣一個(gè)活動(dòng)，學(xué)生組織者通常還用手動(dòng)排除最高分和最低分，利用計(jì)算器進(jìn)行計(jì)算得分情況，在高度緊張的比賽環(huán)境中，往往容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。如果綜合使用office中的各種運(yùn)算公式將會(huì)大大提高準(zhǔn)確率和效率。

1.運(yùn)用函數(shù)SUM()計(jì)算比分

圖1 運(yùn)用函數(shù)SUM()計(jì)算比分

利用函數(shù)SUM()，先計(jì)算出七個(gè)評(píng)委的得分總和SUM(B2:H2)，再減去七個(gè)評(píng)委中的最高分MAX(B2:H2)和最低分MIN(B2:H2)，最后除以評(píng)委數(shù)5，即可得出最終得分。

2.運(yùn)用函數(shù)RANK()進(jìn)行排名

圖2 運(yùn)用函數(shù)RANK()進(jìn)行排名

利用函數(shù)RANK()，對(duì)12支隊(duì)伍得分進(jìn)行排名，公式就是“=RANK(I2,$I$2:$I$13,0) ”，在這里要注意“$I$2:$I$13”要使用絕對(duì)地址。

3.運(yùn)用函數(shù)IF()統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)結(jié)果

圖3 運(yùn)用IF函數(shù)統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)結(jié)果

利用函數(shù)IF()，可以根據(jù)各隊(duì)伍排名，按照一等獎(jiǎng)一名(第一名)、二等獎(jiǎng)兩名(第二、三名)、三等獎(jiǎng)三名(第四至第六名)、優(yōu)秀獎(jiǎng)6名(第七至第十二名)的規(guī)則進(jìn)行獎(jiǎng)項(xiàng)的自動(dòng)生成，公式為：“=IF(J2<=1,“一等獎(jiǎng)”,IF(J2<=3,“二等獎(jiǎng)”,IF(J2<=6,“三等獎(jiǎng)”“優(yōu)秀獎(jiǎng)”)))”。

4.利用郵件合并功能打印證書。在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)如果要打印獲獎(jiǎng)證書，則可以運(yùn)用office word中的郵件合并功能進(jìn)行證書批量生成、批量打印。基本步驟是：第一步，提前制作好證書套打模板，把隊(duì)伍名稱、獲獎(jiǎng)等級(jí)等內(nèi)容空出；第二步，把計(jì)算成績(jī)的“工作簿1.xlsx”在證書模板word中的“郵件”→“選擇收件人”→“使用現(xiàn)有列表”導(dǎo)入；第三步，通過(guò)“插入合并域”將證書模板中空出的隊(duì)伍名稱、獲獎(jiǎng)按域插入，并“完成并合并”生成所有證書；第四步，打印。

三、強(qiáng)化office使用建議

1.加強(qiáng)課程教學(xué)中案例實(shí)操。教師在授課中，一是要加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)操作的練習(xí)，讓學(xué)生是實(shí)操中扎實(shí)掌握基本操作；二是多采用“案例教學(xué)法”“任務(wù)驅(qū)動(dòng)法”，讓學(xué)生在案例中激發(fā)實(shí)操興趣，并可以推動(dòng)學(xué)生自主尋求解決方案，達(dá)到教學(xué)的目的。[2]

2.活動(dòng)中加強(qiáng)應(yīng)用引導(dǎo)。Office在學(xué)生日?；顒?dòng)中的使用十分頻繁，一是要積極引導(dǎo)學(xué)生主動(dòng)思考，學(xué)以致用，在應(yīng)用中提升工作效率；二是要加強(qiáng)應(yīng)用指導(dǎo)，形成教師、輔導(dǎo)員、學(xué)生干部多維的幫帶指導(dǎo)隊(duì)伍。這樣，可以使學(xué)生更快在日?；顒?dòng)中熟練應(yīng)用office。

3.開(kāi)展各類office競(jìng)賽。教師可以在學(xué)生日常活動(dòng)中，組織各類office操作類的競(jìng)賽，以鼓勵(lì)和吸引學(xué)生參與。比如，“我的家鄉(xiāng)美主題ppt大賽”等。在比賽和活動(dòng)的促進(jìn)下，更有益于學(xué)生快速掌握office操作。