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        大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作分析

        2020-03-27 12:23:05葉志宏
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:信息時(shí)代大數(shù)據(jù)檔案管理

        葉志宏

        摘 要:現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)普及的時(shí)代,很多工作都需要運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)。在以往的檔案管理中,都是通過紙質(zhì)的方式將相關(guān)的材料進(jìn)行存儲(chǔ)的,這樣的存儲(chǔ)方式可能會(huì)占據(jù)一定的空間,而且對(duì)于這樣一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代,查詢相關(guān)信息時(shí)候也不是很方便,因此就可以使用信息化的方式對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。利用信息化方式既可以使得空間大大的縮小,同時(shí)也便于人們及時(shí)找到關(guān)于自己的檔案信息,在一定程度上可以使得人們的工作水平大大提高?;诖?,本文主要分析了大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);信息時(shí)代;檔案管理

        隨著時(shí)代的發(fā)展,數(shù)據(jù)的規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大。如何使得每個(gè)人的信息可以更加有效地保存,同時(shí)也可以方便的查看就成為一個(gè)主要的問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)也在不斷的發(fā)展和變化中,因此在進(jìn)行檔案管理工作中,就可以使用相關(guān)的技術(shù)使得工作更加有效,使得人們的生活更加的便捷。

        1 解析大數(shù)據(jù)

        大數(shù)據(jù)沒有一個(gè)準(zhǔn)確的概念,實(shí)際上,它是一種處理數(shù)據(jù)的方式。每個(gè)人都聽說過大數(shù)據(jù),其所占據(jù)的比例也越來越大。在現(xiàn)在這一發(fā)展時(shí)代,做事應(yīng)該是高效率的,因此數(shù)據(jù)的處理新的模式就產(chǎn)生。在處理大量的信息時(shí)候,也提出了新的挑戰(zhàn),信息的保存可以得到一定的解決,但是信息的安全還是有問題的,需要采取相關(guān)的方式解決信息的安全問題。

        2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r

        在大數(shù)據(jù)的發(fā)展下,將檔案管理工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的方式進(jìn)行工作。這樣的方式可以使得相關(guān)的工作人員的工作效率大大提高,同時(shí)也可以提高其工作的積極性。檔案的數(shù)字化是一種新的信息管理方式,在這種情況下,很多的企業(yè)都使用這種方式對(duì)員工的信息進(jìn)行管理,以期提高工作的效率。

        2.1 使得檔案管理保存的質(zhì)量得到了提高

        大數(shù)據(jù)的發(fā)展使得信息的存儲(chǔ)方式更加有效。在使用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)存儲(chǔ)相關(guān)的信息時(shí)候,可以減少相關(guān)的存儲(chǔ)空間,同時(shí)也可以使得相關(guān)的資料存儲(chǔ)時(shí)候更加的高效,也就是不會(huì)出現(xiàn)信息的丟失等現(xiàn)象。很多重要的信息是需要存儲(chǔ)下來的,但是在以往的方式中,使用紙質(zhì)版的材料進(jìn)行存儲(chǔ),可能會(huì)隨著時(shí)間的流失,導(dǎo)致資料的流失或者產(chǎn)生破損,而且紙質(zhì)材料在空氣中也會(huì)出現(xiàn)老化等現(xiàn)象,這些都會(huì)導(dǎo)致檔案資料的質(zhì)量有所降低。

        2.2 可以使得檔案管理的成本降低

        檔案工作在進(jìn)行管理時(shí)候,首先需要相關(guān)的工作人員進(jìn)行批注和整理,因此檔案中的信息可能是有限的。但是在大數(shù)據(jù)的發(fā)展背景下,可以使得相關(guān)的信息更加豐富,同時(shí)也可以使得信息的處理更加高效,也就是說,在這項(xiàng)工作上,花費(fèi)的時(shí)間可以更低,成本更低。而且由于紙質(zhì)版材料在存儲(chǔ)時(shí)候可能會(huì)出現(xiàn)存儲(chǔ)成本越來越高的現(xiàn)象。利用信息化方式處理數(shù)據(jù)時(shí)候,一定可以給公司帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益,同時(shí)也可以節(jié)省一定的人力資源

        2.3 可以使得員工的辦公效率提高,同時(shí)使得檔案的信息得到保護(hù)

        在以往的檔案管理中,很多的信息是紙質(zhì)版存儲(chǔ)的。如果需要時(shí)候,查詢起來可能比較麻煩,但是利用信息化技術(shù)存儲(chǔ)檔案,既可以減輕工作量,同時(shí)也可以使得信息更好的存儲(chǔ)下來,使得員工的工作效率大大的提高,而且也可以避免信息在進(jìn)行歸檔時(shí)候出現(xiàn)一些問題。

        此外,在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下,檔案的資料以一種數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ),使得檔案的原件可以得到一定的保護(hù),特別是那些時(shí)間長(zhǎng)的檔案,而且檔案的信息也不會(huì)出現(xiàn)破損或者毀壞等問題。最后使用信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的管理,可以更加方便的統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)據(jù),進(jìn)一步開展相關(guān)的工作。

        3 大數(shù)據(jù)發(fā)展下檔案管理工作面臨的問題

        3.1 對(duì)檔案管理中相關(guān)的理論帶來了挑戰(zhàn)

        在數(shù)字化的發(fā)展背景下,新一代的技術(shù)也在不斷的發(fā)展,因此就給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。在以往的方式中,對(duì)于檔案管理可能會(huì)有一套理論知識(shí)進(jìn)行管理,但是隨著時(shí)代的發(fā)展,那些理論可能就不再適用,也就是說需要改變相關(guān)的理論使得其適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,同時(shí)促進(jìn)工作的開展。

        3.2 在信息資源方面的問題

        現(xiàn)在的檔案管理工作對(duì)相關(guān)的信息也產(chǎn)生了一些挑戰(zhàn),大數(shù)據(jù)背景下,信息的規(guī)模不斷的增大,如果還是適用以往的方式進(jìn)行信息的管理,那么可能就不會(huì)很有效,信息不能有效的保存下來,因此需要改變相關(guān)的理論知識(shí)。

        4 大數(shù)據(jù)背景下如何有效進(jìn)行檔案管理工作

        4.1重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作

        大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下,新的技術(shù)也出現(xiàn)了,因此就需要重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作,用最新的思路認(rèn)識(shí)這一工作的含義,而不能認(rèn)為這一項(xiàng)工作是很簡(jiǎn)單的,而是一個(gè)復(fù)雜的工作內(nèi)容。因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案信息包含的內(nèi)容更多,因此更加的復(fù)雜。例如在對(duì)學(xué)校相關(guān)的檔案信息進(jìn)行管理時(shí)候,可以對(duì)信息更加完整的保存,同時(shí)便于查找和掃描。然后需要查找相關(guān)信息時(shí)候,就可以從電腦中查找快速的找到相關(guān)的信息。

        4.2 對(duì)相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行更新

        在工作中也需要不斷的更新相關(guān)的知識(shí)。人們只要通過不斷的學(xué)習(xí),才可以使得工作更加有效。而且信息技術(shù)的發(fā)展是不斷的在更新,因此就需要對(duì)知識(shí)進(jìn)行更新,學(xué)習(xí)。相關(guān)的工作者在進(jìn)行工作時(shí)候,只有不斷的探索學(xué)習(xí),才可以做出更加有效地決策,使得檔案管理工作更加的有效,工作的效率也可以更高。

        4.3 建立一個(gè)完善的檔案管理體系

        在大數(shù)據(jù)的發(fā)展下,以往的檔案管理體系不能適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展,因此就需要建立一個(gè)新的檔案管理體系,使得管理工作更加完善,同時(shí)也能為以后的相關(guān)工作節(jié)省時(shí)間。此外,在時(shí)代不斷的發(fā)展下,檔案管理者也需要擴(kuò)展相關(guān)信息渠道,可以利用最新的方式對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。也就是說,不應(yīng)該是利用電腦進(jìn)行信息的存儲(chǔ),應(yīng)該積極地探索其他的方式進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)。

        5 結(jié)束語

        在大數(shù)據(jù)不斷的發(fā)展下,信息也是呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng),因此檔案管理方式就不能使用以往的方式進(jìn)行管理。因此信息化管理方式就成為一種新的管理方式,利用信息化的管理方式,可以使得工作更加的高效,同時(shí)也能最大程度上減少人力和物力資源,節(jié)約管理的成本,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

        參考文獻(xiàn)

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