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        大數(shù)據(jù)時代背景下的人事檔案規(guī)范化管理分析

        2020-03-27 12:23:05陸玉
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:人事檔案規(guī)范化大數(shù)據(jù)

        摘 要:信息化社會快速發(fā)展的同時,許多新型的信息技術(shù)被逐步應(yīng)用到人事檔案管理的各個環(huán)節(jié),傳統(tǒng)人事檔案管理模式、管理理念、管理方法難以適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求以及人事檔案規(guī)范化管理的要求。為此,引進大數(shù)據(jù)技術(shù),推動大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案管理工作的融合既是當(dāng)前檔案學(xué)研究的重點,也是各單位檔案管理人員關(guān)注的重大課題。文章立足于大數(shù)據(jù)時代背景,首先分析了人事檔案規(guī)范化管理的必要性,其次對當(dāng)前人事檔案管理中存在的困境展開分析,并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施,為單位人事檔案管理工作建言獻策。

        關(guān)鍵詞:人事檔案;大數(shù)據(jù);規(guī)范化;時代;管理

        人事檔案歷來是單位選人用人工作、人力資源管理工作的重要參考憑證,在各類檔案中的地位突出。對人事檔案進行規(guī)范化管理,可以更好地發(fā)揮人事檔案的效用,營造良好的檔案管理環(huán)境。尤其是在大數(shù)據(jù)時代背景之下,只有理清人事檔案管理的內(nèi)容,創(chuàng)新管理模式,健全管理制度,才能更好地解決單位人事檔案管理中存在的問題,實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)發(fā)聲”的目標(biāo)。文章從現(xiàn)代檔案管理學(xué)的視角對該領(lǐng)域進行研究,希望能夠更好地提升人事檔案創(chuàng)造社會效益以及經(jīng)濟效益的能力。

        1 大數(shù)據(jù)時代背景下的人事檔案規(guī)范化管理的必要性

        1.1 發(fā)揮人事檔案價值,避免人事檔案管理工作邊緣化的有效措施

        人事檔案作為一項重要的無形資產(chǎn),內(nèi)部記錄的各項信息能夠為相關(guān)主體開展人力資源管理工作時提供重要的信息依據(jù)。如果不能實現(xiàn)對人事檔案的規(guī)范化管理,勢必會使得單位人事檔案管理工作處于一個無序化、盲目化的狀態(tài),更談不上對人事檔案予以利用[1]。因此,從這個角度來看,必須要重視人事檔案規(guī)范化管理工作,引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及其他的高新技術(shù),避免人事檔案管理工作邊緣化。除此之外,推動人事檔案規(guī)范性管理,嚴(yán)格遵守國家檔案管理法規(guī)、上級以及本單位規(guī)章制度的基本要求,能夠進一步確保人事檔案的完整性、真實性以及準(zhǔn)確性。

        1.2 推動單位長遠穩(wěn)定發(fā)展的必然要求

        人事檔案作為社會個體參與工作、參與學(xué)習(xí)以及參與其他社會活動的重要證明,不僅對社會個體具有重要的意義,而且對整個社會都有重要意義。從規(guī)范化的視角來開展人事檔案管理工作,提升檔案管理人員責(zé)任意識以及規(guī)范意識,能夠為單位其他工作的開展提供依據(jù),促進單位整體工作效能的提升。除此之外,人事檔案管理是一項復(fù)雜性、嚴(yán)謹(jǐn)性、系統(tǒng)性的工作,涉及內(nèi)容多、范圍廣。只有進一步將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理領(lǐng)域,推動人事檔案管理朝著合理化、科學(xué)化以及制度化的方向發(fā)展,才能真正減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān),更好地應(yīng)對時代挑戰(zhàn)。

        2 大數(shù)據(jù)時代背景下的人事檔案管理中存在的困境

        2.1 缺乏“大檔案”思維,人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)成效低

        現(xiàn)階段,部分單位檔案管理人員缺乏“大檔案”思維,對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用停留在表面,難以實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理的基本目標(biāo)。一是檔案的類型與來源單一,檔案管理工作過于被動。部分檔案管理人員沒有從主動收集檔案的視角對大數(shù)據(jù)技術(shù)予以應(yīng)用,其與人民法院、銀行、醫(yī)院以及其他單位的合作力度低,難以進一步延伸人事檔案的利用渠道以及豐富人事檔案的內(nèi)容。二是人事檔案中信息資料的形式單一,主要以電子文件的形式表現(xiàn),很少有視頻、音頻以及圖片等內(nèi)容。三是部分單位尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至人事信息數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、開發(fā)利用以及資源共享等方面,無法將人事檔案的參考作用、預(yù)測作用以及決策作用最大限度地發(fā)揮出來。

        2.2 人事檔案管理制度存在漏洞

        當(dāng)前,部分單位缺乏完備的人事檔案管理制度,導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在實際應(yīng)用中受到阻礙[2]。一是流程不清晰。部分單位尚未結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點以及單位人力、物力、財力狀況來設(shè)置相應(yīng)的流程。二是人事檔案更新機制缺失,難以及時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對相關(guān)信息資源進行更新,人事檔案的憑證價值以及參考價值由此受到影響。三是人事檔案中基本信息以及材料不明,部分人事檔案中缺少基本信息以及基本材料,無法準(zhǔn)確評價社會個體的相關(guān)經(jīng)歷。

        2.3 檔案收集與鑒定工作薄弱,檔案檢索效率與質(zhì)量低

        一是檔案收集與鑒定工作薄弱,將有問題的材料、手續(xù)不完備的材料以及不應(yīng)歸檔的材料納入人事檔案中,導(dǎo)致人事檔案管理工作難以規(guī)范有序的開展。二是檔案檢索效率和質(zhì)量低[3]。人事檔案規(guī)范化管理不僅僅是內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、流程的細(xì)化,更是高效檢索與利用。然而,部分單位并沒有在檔案系統(tǒng)中設(shè)置不同的檢索條件,導(dǎo)致檔案需求主體無法快速、準(zhǔn)確地定位到相應(yīng)的檔案。

        3 大數(shù)據(jù)時代背景下的人事檔案規(guī)范化管理的建議

        3.1 樹立“大檔案”思維,完善人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

        由于大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠快速幫助用戶檢索出相應(yīng)的數(shù)據(jù),所以其可以很好地在人事檔案管理工作中被加以應(yīng)用。為此,檔案管理人員要樹立“大檔案”思維,多維度、全方位地收集并掌握復(fù)雜的人事信息資料。一是要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢,拓寬人事檔案信息的類型與來源。例如,單位可以加強與人民法院、銀行、醫(yī)院以及其他單位的合作,將社會個體的違規(guī)犯罪記錄、個人信用狀況、身體健康狀況、社會關(guān)系納入人事檔案當(dāng)中,增加原始數(shù)據(jù)的“厚度與廣度”,進一步搭建一個內(nèi)容豐富的人事檔案數(shù)據(jù)庫。二是要進一步構(gòu)建多元化的人事檔案數(shù)據(jù)庫,探索將音頻、視頻以及圖片放入人事檔案當(dāng)中。三是進一步將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至人事信息數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、開發(fā)利用以及資源共享等方面,提升信息資源的整合利用能力,建設(shè)一個分層次、有條理、保密性強的人事檔案數(shù)據(jù)庫,便于社會多個主體對人事檔案進行利用。

        3.2 優(yōu)化人事檔案管理制度

        大數(shù)據(jù)時代,要實現(xiàn)人事檔案管理化管理,必須要優(yōu)化人事檔案管理制度。一是要細(xì)化工作流程,規(guī)范人事檔案收集、人事檔案管理、人事檔案開發(fā)利用工作,統(tǒng)籌資源配置。二是要構(gòu)建人事檔案更新機制,對人事檔案中的各項內(nèi)容進行更新,確保人事檔案的準(zhǔn)確性。三是要明確人事檔案中的基本信息以及材料,及時發(fā)現(xiàn)人事檔案中缺少的信息以及材料,確保人事檔案能夠準(zhǔn)確評價社會個體的經(jīng)歷。

        3.3 強化檔案收集與鑒定工作,提升檔案檢索效率與質(zhì)量

        一是強化檔案收集與鑒定工作。檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集信息資源的過程中,要將有問題的材料、手續(xù)不完備的材料以及不應(yīng)歸檔的材料剔除出去,確保人事檔案的質(zhì)量。二是構(gòu)建人事檔案管理平臺,滿足不同檢索需求。檔案管理人員要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及相應(yīng)的算法來設(shè)置不同的檢索條件,便于檔案需求主體從多個角度對檔案進行檢索,實現(xiàn)對檔案的高效利用,彰顯檔案規(guī)范化管理的價值。

        4 結(jié)束語

        大數(shù)據(jù)時代背景下,各種信息資源以數(shù)字化、電子化以及數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)出來,檔案管理人員收集、歸納以及利用信息資源的便利度增加。與此同時,眾多的數(shù)據(jù)信息也給人事檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。在這種背景之下,必須要進一步對大數(shù)據(jù)技術(shù)予以利用,走出一條適合自身發(fā)展的道路。首先,單位要樹立“大檔案”思維,完善人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。其次,單位要優(yōu)化人事檔案管理制度。最后,單位要強化檔案收集與鑒定工作,提升檔案檢索效率與質(zhì)量。

        參考文獻

        [1]姚珊.大數(shù)據(jù)時代電子信息人事檔案創(chuàng)新管理研究[J].蘭臺世界,2018(S1):129-130.

        [2]鄒麗敏.大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(06):178.

        [3]王毓靈.干部人事檔案管理轉(zhuǎn)型研究[D].中共上海市委黨校,2018.

        作者簡介

        陸玉(1981-),女,江蘇省南通人,大專,畢業(yè)于上海交通大學(xué),助理管理員,研究方向:檔案管理。

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