魏明

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，信息化工作方式被應(yīng)用得到各行各業(yè)中，并取得了良好的效果，而信息化檔案管理在為相關(guān)工作人員帶來便利與高效的同時(shí)，安全防范問題也成為當(dāng)下共同關(guān)注的話題，也是當(dāng)今時(shí)代背景下，檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。為此本文從目前信息化檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，提出相關(guān)的安全防范策略，為廣大信息化檔案管理工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;安全防范策略

信息化檔案管理主要是依靠信息技術(shù)等手段，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動過程中產(chǎn)生的文件信息、檔案資料等內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)的整理，通過信息獲取、處理等方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使得檔案信息不再沉睡，充分發(fā)揮自身的價(jià)值與作用。但是由于信息化檔案管理尚未完全成熟，因此存在一些安全隱患問題，加之檔案管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力等因素影響，導(dǎo)致信息化檔案管理工作存在一定的安全隱患。安全問題是檔案管理中最為主要的問題，為此信息化檔案安全防范工作逐漸受到關(guān)注。

1 信息化檔案管理安全防范過程中需要注意的問題

1.1 制度落后陳舊

從我國目前使用信息化檔案管理單位的狀況分析來看，針對信息化檔案管理的安全防范工作依舊處于起步階段，通過深入分析與探究可以了解到，導(dǎo)致這種情況的主要因素在于很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位都是通過合同制來完成體系改革，從而導(dǎo)致檔案管理人員在工作中勢必要聽從單位領(lǐng)導(dǎo)的安排與管理，難以有效地遵循法律法規(guī)制度中的相關(guān)規(guī)定。另外很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位也沒有在單位內(nèi)部實(shí)施信息化檔案管理過程中制定明確的法律法規(guī)。在這種落后陳舊的制度管理下，信息技術(shù)在檔案管理的過程中必然存在相應(yīng)的不足之處，特別是大部分單位都沒有完全遵循信息化檔案管理規(guī)章制度，在管理的過程中經(jīng)常一片混亂。

1.2 單位自身的執(zhí)行能力有待提升

檔案管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力，對做好信息化檔案管理安全防范工作具有至關(guān)重要的作用。但是從實(shí)際情況分析來看，單位在進(jìn)行信息化檔案管理與檔案信息安全防范工作的過程中，并沒有對檔案管理工作人員提出較高的規(guī)定與要求，使得檔案管理人員在進(jìn)行信息化檔案管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)專業(yè)能力差，工作態(tài)度不積極的現(xiàn)象。雖然有些單位中的有些領(lǐng)導(dǎo)具備高水平的信息化檔案管理安全意識，重視檔案安全的防范工作，但是由于現(xiàn)實(shí)狀況的影響，難免會讓基層的檔案管理人員產(chǎn)生應(yīng)付了事的心理，在日常公務(wù)活動中產(chǎn)生的各種檔案信息難以做到面面俱到的分析與處理，從而造成了信息化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)上升。此外，通過對信息化檔案管理單位的工作狀況研究來看，絕大多數(shù)單位在檔案管理問題上，都存在流于形式的現(xiàn)象，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，沒有考慮到檔案內(nèi)容的重要性，從而導(dǎo)致信息化檔案管理過程中，安全問題頻頻發(fā)生[1]。

1.3 安全風(fēng)險(xiǎn)較高

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展與應(yīng)用普及，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化檔案管理的過程中，對檔案資料的安全問題也有所重視。從目前情況分析來看，在信息化檔案管理的過程中，主要依靠對信息檔案資料進(jìn)行逐層審批的方式，提升檔案管理的安全性，在具體的審批實(shí)踐中，要全面遵循相關(guān)的法律規(guī)定，確保信息化檔案管理工作的合理性與科學(xué)性。但是依舊存在對信息化檔案管理重視程度低下的單位，在進(jìn)行信息化檔案管理的過程中，經(jīng)常會受到人為因素的影響，導(dǎo)致檔案管理的安全性難以得到保障，并且有些單位自身的檔案保密能力十分低下，從而提升了信息化檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，有些單位在避免信息化檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，會降低對社會人員檔案查詢服務(wù)的提供，從而影響信息化檔案管理的有序發(fā)展[2]。

2 做好信息化檔案安全防范工作的相關(guān)策略

2.1 健全檔案制度

要想解決國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位中信息化檔案管理安全隱患問題，就要制定有效的解決策略。首先，在制度上要進(jìn)行改革與創(chuàng)新，針對現(xiàn)有機(jī)制存在的問題進(jìn)行調(diào)整與變更。重要的是要改變陳舊落后的思想觀念，要積極推行創(chuàng)新理論。其次，信息化檔案管理要具備一定的流程與規(guī)模，通過專業(yè)技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平，從而讓檔案管理人員在工作中面對信息操作技術(shù)問題可以得心應(yīng)手。與此同時(shí)，要引導(dǎo)檔案管理人員具備不斷學(xué)習(xí)、提升自身能力的意識，要徹底貫徹《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)法規(guī)內(nèi)容，提升其法制精神。在組織開展的各種培訓(xùn)活動中，單位主要領(lǐng)導(dǎo)要聽取一線工作人員的工作匯報(bào)和工作建議，從而制定出切實(shí)有效的檔案管理規(guī)程。

2.2 提升責(zé)任意識

檔案管理人員在工作過程中的執(zhí)行能力實(shí)際上是由于檔案管理力度不足造成的。因此，在檔案管理過程中，要提升工作人員的責(zé)任意識。為此，可以考慮運(yùn)用績效考核機(jī)制對員工進(jìn)行管理。必須要以獎懲措施激勵(lì)員工提升自身的工作能力與效率。此外，要加大對信息化檔案管理人員工作的監(jiān)督力度，通過健全的監(jiān)督機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作責(zé)任的清晰化，從而在檔案管理工作人員中形成良好的工作競爭風(fēng)氣，調(diào)動員工的工作積極性。對于信息化檔案管理工作來說，做好保密工作是重中之重，而責(zé)任意識是解決安全隱患問題的核心基礎(chǔ)，提升檔案工作人員的責(zé)任意識，才能夠讓工作人員積極主動的履行好自己的本職工作，從根本上保證自身的工作質(zhì)量與工作效率，工作人員也可以從工作中找到樂趣[3]。

2.3 規(guī)范管理流程

為了有效地避免檔案工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)安全隱患問題，要制定規(guī)范的管理制度，進(jìn)一步提升檔案保密措施，從而保證檔案信息內(nèi)容的全面性與真實(shí)性，并在可以在日常公務(wù)活動過程中高效合理的運(yùn)用信息化檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有利智力支持。在管理流程環(huán)節(jié)避免難以拒絕的人情關(guān)系，遵循規(guī)章制度第一的原則，切實(shí)有效地落實(shí)檔案保密制度。針對出現(xiàn)泄密等損害單位利益的行為，做到嚴(yán)懲不貸，從而確保信息化檔案管理能發(fā)揮出最大的作用。除此之外，要做好檔案分析與分類工作，檔案管理人員在對檔案資料進(jìn)行分類時(shí)，要根據(jù)材料信息的具體內(nèi)容，做好電子檔案資料歸檔工作，并加強(qiáng)相關(guān)檔案之間的關(guān)聯(lián)性，并按照檔案的具體類型，細(xì)致劃分好具體的類別，從而確保在利用信息化軟件進(jìn)行檔案檢索時(shí)，能夠第一時(shí)間準(zhǔn)確地搜索到檔案內(nèi)容，從而節(jié)省檔案查詢者的時(shí)間，提升其工作效率，還能確保其不會在信息檢索時(shí)造成其他保密檔案的泄露，無形中能夠提升檔案的安全性，避免發(fā)生檔案泄密事件[4]。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文分析了信息化檔案管理過程中可能存在的安全隱患，并提出了避免信息化檔案管理安全問題的防范辦法。為了推動信息化檔案管理有序發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位勢必要制定出信息化檔案管理的規(guī)范與章程，從而為信息化檔案管理奠定良好基礎(chǔ)，讓信息化檔案管理有法可依。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的主要領(lǐng)導(dǎo)要重視并支持檔案信息化安全防范工作，從而推動整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化檔案管理的進(jìn)程。此外，要提高信息化檔案管理人才的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力，提升相關(guān)工作人員的信息化操作水平，從而確保檔案管理人員在工作中能夠得心應(yīng)手，適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展趨勢，通過規(guī)范管理流程，進(jìn)一步提升信息化檔案管理的安全性。

參考文獻(xiàn)

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[4]陳扣英.規(guī)范化管理在數(shù)字檔案館安全管理中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2019（12）：73-75.