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        事業(yè)單位檔案管理制度改革探究

        2020-03-27 12:23:05彭碧珍
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

        彭碧珍

        摘 要:事業(yè)單位的檔案管理工作涵蓋了事業(yè)單位的整個(gè)發(fā)展歷程,包括事業(yè)單位當(dāng)前的工作情況、發(fā)展?fàn)顟B(tài)、員工信息等相關(guān)方面。其檔案管理水平直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展,為了更好的推動(dòng)事業(yè)單位與時(shí)代潮流相貼合,需要對(duì)檔案管理制度不斷進(jìn)行改善、完善相應(yīng)的檔案管理制度、提高檔案管理工作人員素質(zhì)等多個(gè)方面,以推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;制度;創(chuàng)新

        檔案管理工作目前只處于初級(jí)發(fā)展階段,其自身的優(yōu)勢(shì)不足以匹配事業(yè)單位的發(fā)展,為了更好的將檔案管理工作的實(shí)際效用發(fā)揮出來(lái),必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的改革。尤其處在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代,對(duì)檔案管理工作造成了一定的沖擊,如何順應(yīng)信息化發(fā)展,改革檔案管理制度,以提高檔案管理工作水平,是下一步事業(yè)單位工作的重點(diǎn)。

        1 檔案管理制度改革的重要性

        事業(yè)單位若想順利發(fā)展,就必須重視管理環(huán)節(jié),而只要涉及管理環(huán)節(jié),勢(shì)必會(huì)牽扯到人的因素。檔案管理工作是開(kāi)展事業(yè)單位人事管理的基礎(chǔ),所以,檔案管理的工作水平直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展,信息時(shí)代的來(lái)臨,事業(yè)單位內(nèi)的信息檔案越來(lái)越多,內(nèi)容種類(lèi)也越來(lái)越復(fù)雜,涵蓋了事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的主要?dú)v程,這些信息記錄均為事業(yè)單位的發(fā)展,提供了相應(yīng)的信息支持。除此之外,檔案管理中不僅含有事業(yè)單位的工作人員信息,還含有事業(yè)單位向社會(huì)所提供服務(wù)的各項(xiàng)信息,作為歸國(guó)家管理的事業(yè)單位,具有極強(qiáng)的公共服務(wù)性質(zhì),為了更好的向社會(huì)提供服務(wù),必須要重視檔案管理環(huán)節(jié)。但現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作仍處于初級(jí)探索階段,所采用的管理制度和工作模式等均有一定的缺失,致使當(dāng)前的檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展步伐并不協(xié)調(diào),所以加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的改革,是當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。

        2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理改革中出現(xiàn)的問(wèn)題

        2.1 缺乏足夠的檔案管理意識(shí)

        雖然檔案管理已經(jīng)在我國(guó)出現(xiàn)并發(fā)展了較長(zhǎng)時(shí)間,但總體形態(tài)并沒(méi)有發(fā)育成熟,在管理工作中仍然有一定的問(wèn)題所在,其中最大的問(wèn)題也是最根本的問(wèn)題,就是當(dāng)前的事業(yè)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度不夠,缺乏足夠的檔案管理意識(shí)。雖然檔案管理在實(shí)際工作中屬于保障工作,但事業(yè)單位將檔案管理工作認(rèn)為是輔助部門(mén)可有可無(wú)的認(rèn)知卻是非常錯(cuò)誤的。在信息化的時(shí)代,競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越激烈,比拼的核心便是信息,檔案管理理應(yīng)為事業(yè)單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),并幫助事業(yè)單位找尋在發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,但由于對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度不夠,簡(jiǎn)單的將檔案管理工作等同于是會(huì)議記錄整理或簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)工作,無(wú)法發(fā)揮檔案管理的管理職能,其實(shí)際意義不大。這也就是為什么當(dāng)前事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作既不能發(fā)揮多大作用,又造成了一定的資源浪費(fèi),更不會(huì)為檔案管理工作增加投入了,漸漸變成一個(gè)死循環(huán),這種頑固的思想為改革同時(shí)也帶來(lái)了一定的弊端。

        2.2 檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高

        檔案管理是一項(xiàng)工作,也是一項(xiàng)工具,歸根結(jié)底還是要依賴(lài)于發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性,才能使這項(xiàng)工作有效發(fā)揮作用。事業(yè)單位的檔案管理工作是貫穿于事業(yè)單位的整項(xiàng)發(fā)展過(guò)程的,并不是簡(jiǎn)單的一天兩天就可以完成的工作,由于其含有信息檔案的復(fù)雜性,所以對(duì)其工作人員的要求也較高,非專(zhuān)業(yè)背景的工作人員在應(yīng)對(duì)這項(xiàng)工作時(shí),難免會(huì)因?yàn)榫C合素質(zhì)不高,而導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值。這也與事業(yè)單位的人才選拔機(jī)制有關(guān),在部分領(lǐng)導(dǎo)層眼中,檔案管理工作可有可無(wú),所以在工作人員的選派過(guò)程中,放寬了對(duì)工作人員的選拔需求,這就導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理人員大部分都是非專(zhuān)業(yè)出身,或者兼職,很難以保證檔案管理的工作質(zhì)量,影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展。

        2.3 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施并不完善

        當(dāng)前是網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代,也是信息化的時(shí)代,信息化沖擊著各行各業(yè),對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作也是一樣。對(duì)信息化的應(yīng)用程度是事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理改革的關(guān)鍵,但由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度不夠,對(duì)檔案管理部門(mén)的資金投入較少,這也就導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施并不完善,使得檔案管理工作陷入了一個(gè)非常被動(dòng)的局面。部分管理層的認(rèn)知仍然停留在過(guò)去一排一排的架子上排列著整齊的文件檔案,可先進(jìn)的事業(yè)單位已然進(jìn)入到了信息化的時(shí)代,兩種事業(yè)單位之間存在較大的差異,拉開(kāi)距離越來(lái)越大。

        3 事業(yè)單位檔案管理制度的改革探究

        3.1 增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)知,提高對(duì)檔案管理的重視程度

        檔案管理覆蓋整個(gè)事業(yè)單位,是事業(yè)單位人事管理的基礎(chǔ),其重要意義不言而喻,所以作為事業(yè)單位的管理層而言,首先要增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)知,提高對(duì)檔案管理的重視程度,增加對(duì)檔案管理的資金投入,完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),為檔案管理工作開(kāi)展?fàn)I造良好的工作氛圍。在領(lǐng)導(dǎo)層更新自身觀念之后,要在事業(yè)單位內(nèi)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳與教育,引導(dǎo)工作人員增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和工作意識(shí),提高檔案管理人員的凝聚力,使其共同開(kāi)展檔案管理工作。不僅如此,還要完善事業(yè)單位內(nèi)的績(jī)效考核制度,交檔案管理作為績(jī)效考核指標(biāo),設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度,對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì),切實(shí)提高工作人員的工作積極性,從思想層次為檔案管理工作的開(kāi)展提供先決條件。

        3.2 加強(qiáng)檔案管理制度的變革

        若想順利開(kāi)展檔案管理工作,最大程度發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用,就必須針對(duì)檔案管理工作完善相關(guān)的配套制度,建立相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn),為檔案管理工作提供制度保障。為了落實(shí)檔案管理制度到實(shí)處,應(yīng)在單位內(nèi)加強(qiáng)對(duì)工作人員的宣傳和培訓(xùn),以提高檔案管理共識(shí),推動(dòng)檔案管理人員形成責(zé)任意識(shí),轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的工作態(tài)度,提高工作效率,切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展。在制定檔案管理制度時(shí),對(duì)于工作內(nèi)容,要加強(qiáng)規(guī)范,保證工作具有較高的規(guī)范性和科學(xué)性。而對(duì)于工作人員,要堅(jiān)持以人為本的核心觀念,執(zhí)行人性化管理,從相應(yīng)制度層面,切實(shí)提高工作人員的積極性,推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

        3.3 推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)

        將檔案管理與信息化結(jié)合起來(lái),推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè),不僅可以輕松應(yīng)對(duì)當(dāng)前復(fù)雜的檔案管理內(nèi)容,還可以提高檔案管理效率和質(zhì)量。推動(dòng)檔案管理,信息化建設(shè),首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的資金投入,完善相關(guān)的信息化建設(shè)設(shè)施,為檔案管理信息化建設(shè)提供必要的物質(zhì)條件。其次,引入具有專(zhuān)業(yè)檔案管理背景與一定信息處理能力的復(fù)合型人才,將人才的力量滲透到實(shí)際工作中去,檔案管理工作質(zhì)量,使檔案管理工作切實(shí)為事業(yè)單位的發(fā)展而服務(wù)。

        3.4 加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人才

        在檔案人才培養(yǎng)方面,不僅要引入新鮮人才,還要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員按照其自身優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分類(lèi),對(duì)其他優(yōu)勢(shì)較為突出的工作人員可以調(diào)往他崗,而其他相關(guān)人員,事業(yè)單位要為其提供培訓(xùn)工作,通過(guò)對(duì)其專(zhuān)業(yè)課程與職業(yè)技能的培訓(xùn),提高其職業(yè)技能水平與綜合素質(zhì),可以切實(shí)滿足事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展需求。在落實(shí)檔案管理制度變革時(shí),要建立與檔案管理制度相應(yīng)的崗位管理制度,提高檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性,切實(shí)提高檔案管理工作效率,推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理提高服務(wù)水平,更好地為事業(yè)單位服務(wù),為社會(huì)大眾服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]阮毅.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究[J].傳媒論壇,2019,2(22):140-141.

        [2]王麗君.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略探究[J].才智,2019(22):226.

        [3]王莉莉.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(09):86+91.

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