摘 要：新形勢下，如何把握檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢、發(fā)展規(guī)律，優(yōu)化人事檔案管理工作，是當(dāng)前人事檔案管理工作的重點。過去一段時間內(nèi)，部分單位人事檔案管理人員檔案思維局限、檔案管理理念落后，難以創(chuàng)新檔案管理模式。故此，有必要分析人事檔案管理工作中存在的不足，尋找人事檔案管理工作的突破路徑，幫助檔案管理人員更好地培養(yǎng)自身創(chuàng)新思維。文章對此加以研究，提出幾點個人建議，希望可以進(jìn)一步推動相關(guān)單位人事檔案管理工作朝著成熟化、現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案;新形勢;信息技術(shù);歸檔工作

人事檔案管理歷來是一項重要的工作，其直接影響人事工作的效率和質(zhì)量。高質(zhì)量的人事檔案管理能夠促進(jìn)人才的合理流動，增強選人用人的科學(xué)性、公平性以及合理性，提升單位整體工作實效。相反，如果人事檔案管理脫離時代發(fā)展軌道，則難以為人才戰(zhàn)略提供準(zhǔn)確的信息支撐以及數(shù)據(jù)參考。故此，從理論層面對人事檔案管理工作進(jìn)行探討具有現(xiàn)實意義。

1 新形勢下優(yōu)化人事檔案管理工作的迫切性

1.1 滿足檔案需求主體需求，彰顯人事檔案價值的內(nèi)在要求

社會個體工作實績、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、作風(fēng)品德、政治思想以及其他個人經(jīng)歷都需要通過人事檔案加以反映[1]。優(yōu)化人事檔案管理工作，可以更好地服務(wù)于相應(yīng)的人事工作，便于相關(guān)主體及時、快速和高效的檢索、查閱、調(diào)閱和保管人事檔案，滿足不同群體的檔案需求。除此之外，只有立足于時代特點以及單位發(fā)展需要來開展人事檔案管理工作，才能真正使人事檔案在社會服務(wù)、人事任命中的價值得以體現(xiàn)，幫助相關(guān)主體擬定更為科學(xué)合理的人事決策。

1.2 降低單位人事檔案管理成本的必然要求

新形勢下，只有切實立足于傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的矛盾開展工作，不斷優(yōu)化人事檔案管理程序、管理內(nèi)容，引入新型的信息技術(shù)，才能進(jìn)一步為單位降低人事檔案管理成本。一方面，優(yōu)化人事檔案管理程序、管理內(nèi)容，減少不必要的重復(fù)勞動，能夠進(jìn)一步提升人力資源利用率，降低人資成本。另一方面，將新型信息技術(shù)引入人事檔案管理工作當(dāng)中，推動人事檔案以數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)，可以更好地推動人事檔案管理與單位檔案管理系統(tǒng)相融合，夠減少單位在復(fù)印、打印以及紙質(zhì)消耗等層面的成本。

2 新形勢下優(yōu)化人事檔案管理工作中存在的不足

2.1 人事檔案歸檔工作不科學(xué)，影響檔案質(zhì)量

當(dāng)前，部分單位人事信息資料歸檔工作不科學(xué)，影響了人事檔案的質(zhì)量。一是人事檔案的歸檔流程過于泛化，人事信息資料在交接過程中不夠規(guī)范，容易出現(xiàn)人事信息資料丟失、損毀以及遺漏等問題[2]。二是人事信息補充報送制度缺失，無法及時發(fā)現(xiàn)人事檔案中缺少的關(guān)鍵內(nèi)容，難以要求相關(guān)部門、相關(guān)人員移交并補充所缺失的信息資料，影響人事檔案的完整性。三是人事檔案歸檔與人事檔案產(chǎn)生、人事檔案登記、人事檔案流轉(zhuǎn)缺乏必要的銜接，管理效率低下。四是過于關(guān)注人事檔案的保管，忽視從歸檔環(huán)節(jié)對員工進(jìn)行監(jiān)督與考核，難以從源頭上提升人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 信息化領(lǐng)域的投入不足，難以實現(xiàn)創(chuàng)新目標(biāo)

現(xiàn)階段，信息技術(shù)越來越被檔案管理工作者所認(rèn)可，其在人事檔案中的應(yīng)用范圍也不斷拓寬。然而，部分單位在信息化領(lǐng)域的投入不足，導(dǎo)致人事檔案利用率不高。一是技術(shù)升級與信息設(shè)備的更新緩慢，資金投入有限，難以推動人事檔案管理轉(zhuǎn)型。二是人事檔案管理系統(tǒng)的功能單一，難以適應(yīng)新形勢下人事檔案管理工作的需要。部分單位人事檔案管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)對人事檔案中數(shù)據(jù)的分析，難以進(jìn)一步對細(xì)化人事檔案的類別，更談不上對建設(shè)相應(yīng)的人事檔案管理

系統(tǒng)。

2.3 人事檔案的內(nèi)容單一，信息資料來源渠道狹窄

當(dāng)前，部分單位人事檔案處于一個被動化的狀態(tài)。即某單位或者某部門將什么樣的人事檔案轉(zhuǎn)交至單位，單位就只對該人事檔案進(jìn)行保管，沒有進(jìn)一步補充人事檔案中各項內(nèi)容，由此導(dǎo)致人事檔案的利用價值被削弱[3]。除此之外，部分單位與行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位之間的合作力度不足，尚未形成互通共享的合作機(jī)制，導(dǎo)致信息資料來源渠道狹窄。

3 新形勢下優(yōu)化人事檔案管理工作的對策

3.1 抓好人事檔案歸檔工作，從源頭上控制檔案質(zhì)量

從宏觀上來看，人事信息資料歸檔是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性和長期性的工作，只有健全人事檔案歸檔制度，規(guī)范歸檔的各個環(huán)節(jié)，才能更好地抓好人事檔案歸檔工作，增強歸檔工作的可行性、規(guī)范性和科學(xué)性。具體而言：一是要規(guī)范人事檔案的歸檔流程，明確人事信息資料交接的手續(xù)，推動人事檔案歸檔專業(yè)化、流程化和信息化。二是要建立健全人事信息補充報送制度。檔案管理人員要嚴(yán)格對人事檔案的審核，第一時間發(fā)現(xiàn)人事檔案中所缺少的內(nèi)容，及時通知相關(guān)部門、相關(guān)人員報送原檔案中所缺失的信息，確保人事檔案的完整性。三是要細(xì)化人事檔案管理工作的各個流程，明確各個流程的負(fù)責(zé)人以及分工，確保歸檔工作與其他工作的有序銜接。單位要從人事檔案產(chǎn)生、人事檔案歸檔、人事檔案登記、人事檔案流轉(zhuǎn)等方面出臺相應(yīng)的規(guī)章制度。四是要定期對歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督與考核，避免人事檔案歸檔工作流于形式，強化歸檔人員以及其他員工的責(zé)任意識，增強人事檔案歸檔工作的精細(xì)化水平。

3.2 加大信息化領(lǐng)域的投入，推動人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級

人事檔案信息化建設(shè)所追求的是管理高效、服務(wù)高效以及利用高效等目標(biāo)，進(jìn)而更好地推動單位發(fā)展。一是要加快技術(shù)升級與信息設(shè)備更新的速度，投入相應(yīng)的資金。在采購相應(yīng)的信息技術(shù)以及信息設(shè)備過程中，要從單位具體實際出發(fā)，確保相應(yīng)的信息技術(shù)以及信息設(shè)備能夠滿足單位管理人事檔案的需求。二是要優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)的各項功能，進(jìn)一步提升人事檔案管理系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、云儲存技術(shù)之間的兼容性，探索新的發(fā)展模式。

3.3 豐富人事檔案的內(nèi)容，拓寬信息資料的來源渠道

新形勢下，單位人事檔案管理人要樹立主動管理意識、主動服務(wù)意識，推動人事檔案管理工作由被動化向主動化轉(zhuǎn)變。一方面，檔案管理人員可以結(jié)合當(dāng)前社會整體的用人環(huán)境、用人政策來思考人事檔案管理工作，尋找人事檔案中需要增加的內(nèi)容，探索人事檔案管理的新內(nèi)容。另一方面，單位要加強與相關(guān)行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位之間的聯(lián)動與合作，探索搭建互通共享的信息資料傳輸機(jī)制以及共享模式，拓寬人事信息資料的來源渠道。總而言之，只有不斷樹立創(chuàng)新意識、責(zé)任意識，才能更好地摸索未來人事檔案管理工作的路徑，實現(xiàn)嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)、高效率的管理目標(biāo)。

4 結(jié)束語

人事檔案中的信息資源具有很強的社會價值，能夠推動人事工作高效、有序開展，避免選人用人的盲目性以及隨意性。因此，各個單位一是要抓好人事檔案歸檔工作，從源頭上控制檔案質(zhì)量;二是要加大信息化領(lǐng)域的投入，推動人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級;三是要豐富人事檔案的內(nèi)容，拓寬信息資料的來源渠道。除此之外，人事檔案管理人員也要加強學(xué)習(xí)和勇于創(chuàng)新，嚴(yán)格按照法律法規(guī)以及制度行事，探索新的發(fā)展模式，為單位人事檔案管理工作作出積極貢獻(xiàn)。未來，隨著檔案事業(yè)進(jìn)一步向前發(fā)展，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)更加創(chuàng)新化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭新興.新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：170-171.

[2]朱玉.人事檔案信息利用與開發(fā)[J].蘭臺世界，2019（S2）：108-109.

[3]張波.關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].蘭臺內(nèi)外，2019（32）：35-36.

作者簡介

成黎花（1979-），女，江蘇省南通人，本科，畢業(yè)于江蘇省委黨校，助理管理員，研究方向：檔案管理。