吳金鳳
摘 要:石化企業(yè)檔案管理是日常管理工作中的重要一項(xiàng)。檔案管理工作對于石化企業(yè)做好企業(yè)日常事務(wù)管理,加強(qiáng)企業(yè)建設(shè),促進(jìn)企業(yè)發(fā)展上具有重要作用。目前的石化企業(yè)檔案管理上取得了很大的進(jìn)步,但仍然有不足之處。本文將對提升石化企業(yè)檔案管理水平進(jìn)行探討分析。
關(guān)鍵詞:石化企業(yè);檔案管理;策略
石化企業(yè)檔案管理是日?;A(chǔ)性工作,但檔案管理的規(guī)范性,檔案文件的真實(shí)完整性,對于企業(yè)的正常運(yùn)行有著重要影響。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天,石化企業(yè)在檔案管理上更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),提高管理水平,促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。
1 石化企業(yè)在檔案管理上存在哪些問題
1.1 檔案管理技術(shù)和設(shè)備配備整體上還需提升
在石化企業(yè)檔案管理上,隨著企業(yè)的發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)的要求,企業(yè)在檔案管理的技術(shù)和設(shè)備的配備裝置上應(yīng)該隨之提升,對檔案資料的整理、利用、編研更加完整和全面,幫助石化企業(yè)在信息收集和利用、信息保護(hù)和存儲上更加精細(xì)化和科學(xué)化。相對落后的檔案管理技術(shù),加大了檔案管理人員的工作量,而且也增加了企業(yè)的運(yùn)營成本,不利于企業(yè)的檔案利用工作。
1.2 檔案管理信息化程度不高
石化企業(yè)在檔案管理上信息化程度不高,對于檔案資料信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完備,更多的還處于初級階段的信息的錄入和存儲,利用上也僅限于有需要的進(jìn)行檢索。隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,石化企業(yè)在進(jìn)行檔案管理和檔案信息使用上,需要更多的檔案信息的分析和編研推送工作,但現(xiàn)行的檔案資料信息數(shù)據(jù)庫在對信息的整理和分析上不夠深入,不成體系,缺乏針對性和有效性,這樣后期人員在需要資料查詢和分析時(shí),往往對檔案資料信息的利用水平過低。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天,石化企業(yè)更應(yīng)該利用信息技術(shù)手段提高自身檔案管理的水平,升級設(shè)備,提高信息化,提升檔案信息的整理和分析水平,重視發(fā)展檔案信息的編研工作,進(jìn)一步提高企業(yè)檔案的利用率。
1.3 企業(yè)管理人員對檔案管理不夠重視
企業(yè)管理人員對檔案管理認(rèn)識不足,認(rèn)為檔案管理就是對相關(guān)資料的錄入、存放、保管、查詢、利用,談不上現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案管理上缺乏現(xiàn)代化管理的意識,更缺乏檔案管理工作的探索研究,導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平難以提高。這就需要企業(yè)管理人員從思想上提高對石化企業(yè)檔案管理的重視,用先進(jìn)的思想觀念引領(lǐng)企業(yè)發(fā)展,從而滿足企業(yè)未來發(fā)展的需求,提高企業(yè)的整體管理水平。
2 石化企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的重要性
石化企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理的重視,企業(yè)檔案對于企業(yè)來講,記錄了這個(gè)企業(yè)整個(gè)的發(fā)展歷程,企業(yè)檔案不僅僅包含了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的相關(guān)資料、文件等,還有企業(yè)的從設(shè)立到發(fā)展的人事架構(gòu)資料、項(xiàng)目合同資料、文化活動(dòng)文件等,是具體而豐富的。這是石化企業(yè)重要的發(fā)展見證,是一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷史,這對于石化企業(yè)的企業(yè)文化建設(shè),加強(qiáng)企業(yè)宣傳等提供了重要依據(jù)。同時(shí)也有利于加強(qiáng)石化企業(yè)的集體凝聚力,形成良好的工作氛圍。
3 怎樣提高石化企業(yè)檔案管理水平
3.1 建立檔案管理人才隊(duì)伍
石化企業(yè)檔案管理上要堅(jiān)持人才戰(zhàn)略,檔案管理工作需要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),或者引進(jìn)具有豐富知識的專業(yè)人才。檔案管理工作較為細(xì)致復(fù)雜,對于通過的檔案類別,針對不同的檔案特征制定不同的檔案管理規(guī)范。對檔案資料,相關(guān)管理人員進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管,提高檔案管理的質(zhì)量和效率。面對檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性,石化企業(yè)要加強(qiáng)對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)能力。或者引進(jìn)具有檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)的人員,來提高企業(yè)管理的規(guī)范性和科
學(xué)性。
3.2 提高企業(yè)檔案管理信息化水平
當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代,石化企業(yè)在檔案管理要依靠時(shí)代背景,提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。在企業(yè)內(nèi)部建立檔案管理數(shù)據(jù)庫,提高對檔案管理技術(shù)支持。通過加大對檔案管理上的資金投入,提高對信息化建設(shè)的力度,升級硬件設(shè)備,改善檔案管理的環(huán)境,建立健全檔案管理的數(shù)據(jù)庫體系,實(shí)現(xiàn)線上信息數(shù)據(jù)采集與錄入,通過互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)共享與分析,提高數(shù)據(jù)傳輸性能。更好更快的加強(qiáng)檔案信息整理與篩選,提高查詢檔案的效率。這樣也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的價(jià)值和目標(biāo),真正發(fā)揮檔案管理的作用,對于石化企業(yè)的日常工作起到促進(jìn)作用。
3.3 企業(yè)管理人員提高對檔案管理的重視程度
石化企業(yè)要提高對檔案管理的重視程度,從思想上轉(zhuǎn)變認(rèn)識,將檔案管理工作作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要任務(wù)。管理人員能夠清楚認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理對于石化企業(yè)的文化建設(shè)、企業(yè)發(fā)展、員工進(jìn)步、企業(yè)轉(zhuǎn)型等的重要作用。從上到下,推進(jìn)檔案管理,加強(qiáng)在企業(yè)內(nèi)部宣傳,提高企業(yè)員工的認(rèn)識,促進(jìn)各部門間的配合。本著促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的目的,加強(qiáng)企業(yè)檔案管理,立足企業(yè)實(shí)際,探究和形成科學(xué)、系統(tǒng)檔案管理制度。從根本上保證企業(yè)檔案管理的規(guī)范性。
3.4 加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督
石化企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督,檔案管理工作通常深入到企業(yè)內(nèi)部,了解到企業(yè)的重要商業(yè)信息,因此,企業(yè)檔案管理工作十分重要。需要具有較強(qiáng)責(zé)任心的員工進(jìn)行,加強(qiáng)保密原則。加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督,在企業(yè)內(nèi)部建立一套嚴(yán)格的檔案管理程序,嚴(yán)格要求相關(guān)當(dāng)事人進(jìn)行檔案資料的錄入和檔案資料的移交,檔案管理人員日常的管理活動(dòng)要嚴(yán)格按照企業(yè)程序進(jìn)行,對于重要資料的查閱與出借都要登記記錄,或者經(jīng)企業(yè)管理人員批準(zhǔn),才能進(jìn)行資料的出借。同時(shí)要及時(shí)進(jìn)行資料的回收工作,檢查資料的完整性,提高檔案管理的精細(xì)化程度。通過對檔案管理人員加強(qiáng)考核和監(jiān)督,督促相關(guān)工作人員提高業(yè)務(wù)技能,完善管理流程,實(shí)現(xiàn)對檔案管理的精細(xì)化管理。
4 結(jié)論
石化企業(yè)是我國重要的能源產(chǎn)業(yè),對我國的國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要作用。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,加強(qiáng)石化企業(yè)檔案管理水平勢在必行。石化企業(yè)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流,提高檔案管理水平,完善監(jiān)督機(jī)制,保障檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化,提升檔案管理的信息化程度,保障石化企業(yè)文化建設(shè),促進(jìn)企業(yè)的更好更快發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]宗婷,劉錄垚.加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效措施[J].中國石油石化,2016.
[2]劉華.事業(yè)單位人力資源管理存在的問題及解決策略[J].中國集體經(jīng)濟(jì),2017,04:83-84.
[3]黃滿.淺談?dòng)吞餀n案資料有效管理措施[J].中小企業(yè)管理與科技,2015.