林海鳳

摘 要：隨著市場法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場交易行為日趨規(guī)范，直接導(dǎo)致醫(yī)院在建設(shè)發(fā)展中產(chǎn)生的合同檔案數(shù)量與日俱增，合同類型種類繁多，給合同檔案管理工作增加了難度。傳統(tǒng)的合同檔案管理模式已無法滿足檔案管理工作需要，這就要求醫(yī)院在深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的同時，也需要相應(yīng)的轉(zhuǎn)變醫(yī)院的運行方式和經(jīng)營模式，需要檔案管理人員結(jié)合醫(yī)院實際，提升管理意識，樹立新觀念，與時俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理模式，全面推動落實檔案工作規(guī)范化管理，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量及服務(wù)效率雙提升，促進(jìn)醫(yī)院合同檔案管理穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：合同檔案;管理質(zhì)量;服務(wù)效率;雙提升

合同檔案，是指合同從簽訂到終止的整個過程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關(guān)的具有保存價值的其他文件材料。是解決醫(yī)患糾紛、保障合法權(quán)益、減輕經(jīng)濟(jì)損失的依據(jù)[1]。醫(yī)院在實際運營過程中會對外簽訂各種類型合同，有效規(guī)避風(fēng)險，確保醫(yī)院利益不受損失。

1 合同檔案管理存在的主要問題

1）對合同檔案管理工作的重視度還不夠。我院合同檔案管理基本上是采取年度分類法，按照合同的形成時間將同一年度的合同分為一類。隨著職能部門逐年增加，產(chǎn)生的合同份數(shù)和類別也越來越多，已經(jīng)出現(xiàn)了檢索利用率低下、查找費時費力等問題。因為合同檔案管理工作不會產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，目前在合同檔案管理方面投入較少，沒有建立完整的規(guī)章制度，出現(xiàn)設(shè)備不完備、管理機(jī)制不健全、管理手段落后等諸多問題，使得開展醫(yī)院合同檔案管理工作出現(xiàn)無章可循，各部門相互協(xié)作配合度不高，致使出現(xiàn)部分資料丟失、檔案資料不完整、檔案歸檔不及時、檔案歸檔時間不統(tǒng)一等情況，大大降低了合同檔案管理效率和管理質(zhì)量，制約了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2）合同檔案管理信息化程度還不夠高。信息技術(shù)的飛速發(fā)展給醫(yī)院的信息化建設(shè)帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，醫(yī)院也充分利用信息技術(shù)提高醫(yī)療服務(wù)能力。但是醫(yī)院并沒有過多地將信息技術(shù)運用于合同檔案管理，致使合同檔案管理信息化建設(shè)水平不高，管理手段落后，合同檔案管理系統(tǒng)信息化發(fā)展緩慢，依然依靠人工方式，檢索費時費力，即使有計算機(jī)輔助，也僅能提供簡單的檢索服務(wù)，準(zhǔn)確度差，也無法實現(xiàn)合同檔案信息資源共享，工作效率低下。

3）合同檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。合同檔案管理人員多為兼職人員，自身能力、責(zé)任心及專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，對合同檔案管理的認(rèn)知也存在偏差，導(dǎo)致職責(zé)不清，管理效率低下，檔案管理工作質(zhì)量不高。歸檔時，由于合同檔案管理人員審核不嚴(yán)謹(jǐn)，造成歸檔文件接收不夠及時，歸檔不夠全面，分類不夠明確，導(dǎo)致有價值合同檔案丟失，有可能給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)損失的潛在風(fēng)險。無價值合同檔案被歸檔，也占用了有限的檔案管理設(shè)備資源。

4）合同管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一。醫(yī)院形成合同的部門多，環(huán)節(jié)多，合同從策劃、起草、審核、簽署、履行到歸檔保管要經(jīng)過眾多環(huán)節(jié)，流轉(zhuǎn)周期長，歸檔不及時，容易出現(xiàn)合同滯留及漏歸檔等問題。另外合同歸檔時間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，我院規(guī)定合同歸檔時間統(tǒng)一為合同簽訂時間為準(zhǔn)，但在查閱合同檔案時發(fā)現(xiàn)個別檔案未按規(guī)定時間進(jìn)行歸檔，出現(xiàn)以合同終止時間或合同送至檔案室歸檔時間為準(zhǔn)，合同歸檔時間管理標(biāo)準(zhǔn)偏隨意性，影響合同檔案利用率。

2 提升合同檔案管理質(zhì)量及服務(wù)效率策略

合同管理是醫(yī)院日常管理的一項重要內(nèi)容，做好合同管理，對于醫(yī)院各類科研、技術(shù)交流活動的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義[2]。

1）建立完善的檔案管理制度，實現(xiàn)管理規(guī)范化。以《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實際，制定健全的檔案管理制度體系，明確各部門及檔案管理人員職責(zé)與權(quán)限，保障合同檔案管理工作有章可循，使得各部門間能相互協(xié)作，相互配合，共同推進(jìn)合同檔案管理程序化、規(guī)范化、便捷化。

2）加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，提升履職能力。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是做好合同檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，因此提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提升檔案管理質(zhì)量的保障性措施。通過制定學(xué)習(xí)計劃，營造比學(xué)趕超的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵檔案管理人員及各部門合同經(jīng)辦人員利用網(wǎng)絡(luò)、書本、培訓(xùn)班等途徑加強(qiáng)檔案法律法規(guī)、專業(yè)知識學(xué)習(xí)，明晰檔案管理相關(guān)內(nèi)容，提升檔案歸檔及管理意識，從而在思想上具有較強(qiáng)的責(zé)任心及良好的職業(yè)操守，能嚴(yán)格遵守醫(yī)院各項規(guī)章制度，保守醫(yī)院各項機(jī)密，提高檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院管理人員不定期抽查檔案管理情況，對檔案資料不規(guī)范、檔案室各項安全措施不到位等問題，及時予以指正，并督促整改落實，切實加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任感，提升履職能力，促進(jìn)檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化。

3）做好合同檔案移交管理，確保檔案質(zhì)量。檔案移交首先是基層檔案管理部門重要職責(zé)，移交工作好壞直接反應(yīng)檔案管理水平[3]。檔案移交工作分兩個階段：一是檔案移交前，檔案形成部門應(yīng)確保檔案資料完整、齊全，記錄沒有缺項。二是檔案移交時，檔案管理人員要準(zhǔn)備好編號、卷盒，詳細(xì)檢查檔案資料的完整性，補(bǔ)齊合同簽訂日期、合同名稱等基本要素，對一些合同名稱不能準(zhǔn)確反映合同內(nèi)容的檔案，檔案管理人員要認(rèn)真閱讀原文，在合同名稱上注明合同主要內(nèi)容，以利于將來利用檢索。并按規(guī)定重新排序，詳細(xì)登記合同檔案形成部門、合同簽訂日期、合同份數(shù)、總金額、合同名稱、合同有效期、對方單位、合同附件等相關(guān)信息，最后雙方簽字確認(rèn)交接，避免日后產(chǎn)生不必要的糾紛。

4）做好合同檔案歸類管理，便于檢索利用。檔案歸類是一項比較瑣碎且需要檔案人員具有足夠耐心和毅力的工作，檔案的高效歸類是保證醫(yī)院日常工作有序化、正?；\營的重要基礎(chǔ)。對檔案進(jìn)行科學(xué)歸類，提高檔案歸類效率，促使檔案的利用效率和管理質(zhì)量得到雙提升。我院合同檔案管理是按科室進(jìn)行分類，將合同訂立、變更、履行及終止等相關(guān)檔案材料集中放置，不宜分散到其他案卷或件。每個單位可按分類習(xí)慣進(jìn)行統(tǒng)一編號，我院合同編號規(guī)則為“科室名稱前二字拼音首字母（如遇相同則取前三字首字母，以此類推）-保管期限（按國家規(guī)定分為長期、定期，分別以CQ、DQ表示）-簽訂日期（格式為6位數(shù)，如20191010）-主題詞（用少于五字表示即可）-合同編號（用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，如001）”。檔案分類時，先將合同檔案按不同年份區(qū)分，再按職能進(jìn)行區(qū)分，再次按照合同檔案的保管期限，最后形成一套完整有序的檔案資料歸檔。為了便于查閱檢索，在每個卷盒的脊背上用記號筆醒目標(biāo)注合同編號、年份及檔案所屬科室等信息。

5）實現(xiàn)合同檔案管理信息化，提升服務(wù)效率。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及“互聯(lián)網(wǎng)+”的高速發(fā)展，新媒體時代應(yīng)運而生，為人們提供全方位的數(shù)字化、多樣化、個性化的體驗，也加速了檔案信息化管理進(jìn)程。將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理中，應(yīng)用電子計算機(jī)處理和儲存，形成電子化檔案，其信息傳遞速度加快，利用信息技術(shù)超強(qiáng)的檢索查詢功能，使得檔案管理和利用更加準(zhǔn)確、高效。因此醫(yī)院只有將信息技術(shù)與傳統(tǒng)合同檔案管理模式有效融合，建立健全檔案管理系統(tǒng)，開通檔案管理、利用、查閱以及檢索等功能，不斷完善檔案電子化管理機(jī)制，實現(xiàn)合同檔案資料電子化、信息數(shù)字化、管理高效化的信息化動態(tài)管理，推進(jìn)合同檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，提高檔案利用效率，提升為醫(yī)院服務(wù)效能。

3 總結(jié)

順應(yīng)時代和社會發(fā)展，是提高檔案管理和檔案服務(wù)水平的必由之路，醫(yī)院要結(jié)合業(yè)務(wù)需求實際，考慮將來的發(fā)展需要，以信息技術(shù)為核心，落實檔案管理責(zé)任，建立檔案規(guī)范化管理制度，規(guī)范資料的收集整理、移交歸檔等程序，有序推進(jìn)醫(yī)院檔案管理建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]鐘心.新常態(tài)下醫(yī)院合同檔案的建立與管理[J].卷宗，2018（2）：47.

[2]林樺.醫(yī)院合同檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)用淺析[J].卷宗，2016，6（2）：493-494.

[3]郝莎.科技檔案移交管理分析[J].蘭臺世界，2016（3）：47-49.