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        污水處理廠檔案管理工作重要性及策略分析

        2020-03-27 12:23:05曹忠鈺
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:污水處理廠檔案信息化完整性

        曹忠鈺

        摘 要:污水處理廠的工程檔案,是對(duì)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,具有重要的留存價(jià)值和參考意義。但是由于存在重視業(yè)務(wù)開展、輕視檔案管理的情況,污水處理工程建設(shè)中的許多資料、文件,沒有被完好的保存和完整的收錄,檔案資料的利用價(jià)值被極大的削弱。此外,檔案管理方式落后,管理制度匱乏,這些客觀存在的問題也嚴(yán)重制約了檔案資料應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。污水處理廠的高層領(lǐng)導(dǎo)、在職的檔案工作人員,都應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的重要性有高度認(rèn)識(shí),進(jìn)而通過完善制度、人員培訓(xùn)等一系列措施,支持檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

        關(guān)鍵詞:污水處理廠;檔案管理;完整性;檔案信息化

        在污水處理標(biāo)準(zhǔn)不斷提高、污水處理設(shè)備更新?lián)Q代的背景下,各類檔案資料的數(shù)量也在持續(xù)的增加。作為一名檔案管理人員,一方面要結(jié)合本公司各部門的業(yè)務(wù)開展情況,做好文件資料的收集、歸檔和管理,另一方面還要嘗試運(yùn)用專業(yè)技能、信息技術(shù),對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行整合、利用,充分發(fā)揮檔案的參考價(jià)值。在污水處理廠改革發(fā)展的過程中,檔案管理工作的重要性得到了進(jìn)一步的突顯,探究檔案管理的優(yōu)化策略,成為現(xiàn)階段的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

        1 污水處理廠檔案管理工作的重要性

        1.1 保證了工程信息的完整性

        工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出立項(xiàng)審批,勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備拖工監(jiān)理驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字表格聲像,圖紙等各種載體材料,它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。在污水處理工程中,將所有的文件、資料全部收集起來,然后進(jìn)行篩選,將其中有留存價(jià)值的,整理歸檔形成檔案。這樣就可以最大程度上保證工程相關(guān)信息的完整性,以及檔案資料本身的安全性,避免了重要文件、資料丟失、損毀的問題。

        1.2 為后期設(shè)備管理提供了保障

        污水處理廠的工程項(xiàng)目在投入運(yùn)行一段時(shí)間后,由于部分設(shè)備的老化,或是新技術(shù)、新設(shè)備的推廣,必須要每隔一段時(shí)間進(jìn)行一次維護(hù)或升級(jí)。在這些工作中,都需要借助于以往工程建設(shè)相關(guān)的檔案資料,從而為工作人員進(jìn)行重要設(shè)備的檢修,以及整個(gè)工程的改造提供必要的參考。以污水處理工程的提標(biāo)改造為例,工程是在原有土地及建筑物和設(shè)施的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,而且工程建設(shè)都是在污水處理廠半運(yùn)行狀態(tài)下進(jìn)行的。如果原有工程檔案資料保存不完整,沒有地下管線圖紙等資料作保證,本次升級(jí)改造工程必將困難重重。

        1.3 為市政建設(shè)提供了參考

        污水處理廠的進(jìn)水泵房一般都是城市的比較低洼地段,城市的各種建筑物構(gòu)筑物都與地面標(biāo)高有直接聯(lián)系,現(xiàn)代城市的各種電纜管線都進(jìn)入地下,在地面上施工就必須查閱污水管網(wǎng)的標(biāo)高與走向,市政建設(shè)的相關(guān)管線必須接入污水處理廠要有污水處理廠的很多技術(shù)資料作為參考,包括處理能力瞬時(shí)流量污染因子等,因此完整而妥善保管的污水處理廠工程檔案會(huì)為市政建設(shè)提供重要參考。

        2 當(dāng)前污水處理廠檔案管理存在的問題

        2.1 檔案的完整性與安全性得不到保障

        很多污水處理廠,由于對(duì)檔案工作的重視程度有待提升,無論是工程文件、資料的收錄與歸檔,還是后期檔案的保存與管理,都存在諸多問題。例如,檔案管理人員對(duì)工程內(nèi)容不了解,收集資料、文件時(shí),沒有核對(duì)工程設(shè)計(jì)方案,導(dǎo)致一些重要的文件沒有被及時(shí)收集,檔案的完整性受到了影響。隨著檔案數(shù)量的增加,一些年代較為久遠(yuǎn)的檔案,由于長時(shí)間沒有使用,加上管理環(huán)境不理想,已經(jīng)出現(xiàn)了褪色、發(fā)霉等問題,其中的字跡、圖形等模糊不清,失去了利用價(jià)值。

        2.2 檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

        新時(shí)期的檔案管理人員,除了要保證工作效率外,還必須較高的職業(yè)素養(yǎng)。例如要具備精益求精的敬業(yè)精神,讓每一份有價(jià)值的檔案,都能夠得到完好的保存;還要樹立創(chuàng)新意識(shí)、進(jìn)取精神,能夠善于學(xué)習(xí)信息技術(shù),支持檔案管理向現(xiàn)代化、信息化、智能化方向發(fā)展。但是目前來看,一方面是公司提供的培訓(xùn)機(jī)會(huì)少,特別是一些年齡較大的檔案工作人員,知識(shí)更新緩慢,對(duì)新事物的接受能力較差,已經(jīng)不能勝任現(xiàn)階段的檔案管理要求。另一方面,部分檔案工作人員缺少自律能力,不能嚴(yán)格按照規(guī)章程序辦事,檔案管理不夠嚴(yán)謹(jǐn),工作失誤較多。

        2.3 檔案管理的方法缺少創(chuàng)新

        對(duì)檔案工作中采用的方式方法進(jìn)行創(chuàng)新,是一種必然趨勢(shì)。特別是進(jìn)入信息時(shí)代,利用RFID進(jìn)行文件、資料掃描,可以節(jié)省檔案收集的人力與時(shí)間;利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵字搜索,可以簡化檔案檢索程序。調(diào)查發(fā)現(xiàn),污水處理廠的檔案管理工作,雖然相比于以往也有了一定的改革,但是總體上來看還是沒有擺脫以人工為主的模式。由于檔案管理的方法、思維缺少創(chuàng)新,面對(duì)海量的檔案資料、文件,缺乏有效的資源挖掘和分析利用手段,這樣的檔案管理工作顯然無法適應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)開展需求。

        3 污水處理廠加強(qiáng)檔案管理的處理分析

        3.1 正確認(rèn)識(shí)檔案重要性,完善檔案管理制度

        要想推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作向高水平、高質(zhì)量方向發(fā)展,首先要求在污水處理廠內(nèi)部,自上而下的重視檔案工作。公司的高層領(lǐng)導(dǎo),要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)并未檔案管理工作創(chuàng)新提供各方面的支持,例如在檔案信息化背景下,劃撥專項(xiàng)資金用于檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。而在職的檔案工作人員,也必須強(qiáng)化崗位職責(zé)意識(shí),積極與工程管理部門溝通,將工程相關(guān)的所有文件、資料全部收錄起來,豐富檔案資源。另外,也要重視部門規(guī)章制度的建設(shè),包括檔案收錄程序、檔案查閱要求等,推動(dòng)檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

        3.2 著力打造一支現(xiàn)代化、復(fù)合型的檔案工作隊(duì)伍

        隨著檔案管理工作在工程維護(hù)與改造、市政工程參考等方面的價(jià)值進(jìn)一步突顯,近年來污水處理廠對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。為了適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理環(huán)境,一支復(fù)合型的人才隊(duì)伍不可或缺。例如,將業(yè)務(wù)技能與職業(yè)素養(yǎng)的復(fù)合。檔案管理的特殊性,決定了工作人員僅有熟練的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和扎實(shí)的專業(yè)技能是不夠的,還必須具備良好的職業(yè)素質(zhì)。例如創(chuàng)新創(chuàng)造精神,能夠通過自主學(xué)習(xí),運(yùn)用各類辦公軟件,熟練操作信息系統(tǒng)等。檔案管理人員要始終具備學(xué)習(xí)意識(shí),才能緊跟工作要求、行業(yè)形勢(shì)。

        3.3 積極推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程

        確保污水處理工程檔案的完整性,是進(jìn)行檔案開發(fā)與利用的必要條件。隨著污水處理工程數(shù)量增加、規(guī)模擴(kuò)大,各類檔案資料的總量也在持續(xù)的上升,傳統(tǒng)以人工為主的檔案收集與管理模式,顯然無法滿足當(dāng)下的工作需要。為此,要積極推進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè),利用計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等技術(shù),通過提高工作效率,在保證檔案完整性的基礎(chǔ)上,提高對(duì)檔案資源的開發(fā)、挖掘能力。在檔案存儲(chǔ)形式上,逐漸用電子檔案代替紙質(zhì)檔案,方便進(jìn)行管理。為了提高管理效率,在人工辦理各類檔案借閱、咨詢服務(wù)的同時(shí),還可以增設(shè)自助終端,用戶可以根據(jù)需要自助辦理檔案查詢、瀏覽等業(yè)務(wù)。

        4 結(jié)語

        檔案管理工作的開展成效,已經(jīng)成為影響污水處理廠業(yè)務(wù)開展和效益提升的重要因素。針對(duì)現(xiàn)階段在工程檔案管理中尚存在的一些突出問題,應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以人為本的理念,重點(diǎn)打造一支具有現(xiàn)代化思維、復(fù)合型能力的檔案管理人才隊(duì)伍,同時(shí)還必須重視信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值,通過提升檔案管理信息化水平,更好的支持污水處理廠檔案事業(yè)的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]崔靈芝.重大建設(shè)項(xiàng)目檔案分類、歸集研究——以市級(jí)污水處理廠為例[J].檔案管理,2017(6):155-157.

        [2]冷血,肖艷霞.提高基層事業(yè)單位人事檔案管理水平探究[C].決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì).2016.

        [3]柳春雨.充分利用市政公用設(shè)施檔案資源為城市建設(shè)提供科學(xué)依據(jù)[C].政用產(chǎn)學(xué)研一體化協(xié)同發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集(下).2015.

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