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        企業(yè)人事檔案管理工作探究

        2020-03-27 12:23:05羅婉瑩
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:思路措施問(wèn)題

        羅婉瑩

        摘 要:人事檔案是人事工作中最重要的原始記錄,并直接反映干部的歷史情況,是一項(xiàng)連續(xù)性、專業(yè)性、保密性與政策性都很強(qiáng)的工作,也是HR管理工作的重要文件資料,不僅可以為人力資源規(guī)劃、工作分析、績(jī)效考評(píng)、人事晉升等工作提供參考,也是檔案管理工作的重要組成部分。如此重要的管理工作卻是許多單位不受重視的環(huán)節(jié),在檔案管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)歸檔不全,檔案管理不符合要求等情況,筆者以所在單位為例,就目前國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出應(yīng)對(duì)措施,供大家參考。

        關(guān)鍵詞:人事檔案管理;問(wèn)題;思路;措施

        1 人事檔案管理的重要性

        人事檔案管理是一種公共管理工具,是一個(gè)單位綜合管理的基礎(chǔ)組成部分,直接影響著人力資源管理的效率。它在一定程度上能夠反映本單位人員的構(gòu)成情況、過(guò)往經(jīng)歷,能見(jiàn)證其成長(zhǎng)歷程,為有針對(duì)性地管理員工提供了重要依據(jù)。

        2 人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

        我國(guó)現(xiàn)在運(yùn)行的相關(guān)人事檔案制度,是我國(guó)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制與干部制度的綜合產(chǎn)物。它是一種公共管理工具,曾經(jīng)在干部管理和經(jīng)濟(jì)發(fā)展等諸多方面作出了歷史性的貢獻(xiàn)。但是,隨著改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,人事檔案管理中的一些潛藏的問(wèn)題也逐漸顯露出來(lái),主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

        2.1 人事檔案管理工作意識(shí)不足

        首先,從管理者角度看,很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視,他們認(rèn)識(shí)不到人事檔案管理的作用和人事檔案資源的實(shí)用價(jià)值, 把檔案管理當(dāng)做一個(gè)簡(jiǎn)單的保存過(guò)程,把它看成了日常保管的事務(wù)性工作。領(lǐng)導(dǎo)的這種意識(shí)就導(dǎo)致了檔案工作沒(méi)有安排,沒(méi)有計(jì)劃。

        2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

        許多企業(yè)從根本上不夠重視檔案管理工作,沒(méi)有形成成熟的管理機(jī)制,更沒(méi)有為檔案管理工作配備專業(yè)工作人員。以筆者所在單位為例,筆者的單位為國(guó)企,檔案管理員為兼職,也沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí),不具備合格的專業(yè)技能以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),這便導(dǎo)致檔案管理工作人員只能對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理與歸檔,創(chuàng)新性工作更是無(wú)從談起。

        2.3 人事檔案管理制度不健全

        “重藏輕用”是很多企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀,因?yàn)闆](méi)有健全的管理制度,導(dǎo)致人事檔案的管理較為隨意,使用率也不高。就筆者所在單位為例,檔案管理工作僅限于簡(jiǎn)單的收集資料和歸檔,然后就束之高閣,無(wú)人問(wèn)津。因?yàn)闆](méi)有建立管理制度,導(dǎo)致檔案資料整理與統(tǒng)計(jì)工作無(wú)據(jù)可依,資料收集是否齊全、內(nèi)容是否翔實(shí)也得不到統(tǒng)一的審核與評(píng)定,檔案管理工作沒(méi)有什么科學(xué)性可言,甚至連檔案資料的真?zhèn)舞b定也無(wú)法保證。

        2.4 人事檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)陋

        隨著科技手段的不斷更新,檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn),但現(xiàn)狀卻非如此。而許多企業(yè)檔案管理設(shè)備及其簡(jiǎn)陋,仍然使用紙質(zhì)檔案,這就極大地限制了檔案管理的發(fā)展。筆者所在單位雖有專門(mén)的檔案室,設(shè)備僅有幾臺(tái)電腦而已,打印機(jī)、掃描儀、專業(yè)管理軟件、多功能保管柜(架)以及監(jiān)控等現(xiàn)代化設(shè)備根本沒(méi)有配備,常言道:巧婦難為無(wú)米之炊,沒(méi)有必要的設(shè)備,人事檔案管理工作怎么保障?工作創(chuàng)新、工作效率更是無(wú)從談起。

        3 改進(jìn)人事檔案管理工作的思路和措施

        隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用以及信息化的快速傳遞,有很多部門(mén)和單位已經(jīng)意識(shí)到了人事檔案管理工作的重要性。所以要付諸行動(dòng)的不僅是在軟件的提升上,也要充分重視硬件上的配置,同時(shí)對(duì)資源和專業(yè)人才的配備都要給予相對(duì)的傾斜。針對(duì)以上問(wèn)題,我們應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手。

        3.1 轉(zhuǎn)變觀念,重視人事檔案管理工作

        首先,必須正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性與必要性,尤其是一些單位的領(lǐng)導(dǎo)者,要充分轉(zhuǎn)變觀念,不能把人事檔案管理當(dāng)作可有可無(wú)的工作,應(yīng)該把它放在與干部隊(duì)伍建設(shè)等同的位置,將其納入管理、議事日程,定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行督查和指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能及時(shí)解決;將人事檔案管理工作納入績(jī)效考核,進(jìn)行定性定量考核、升降動(dòng)態(tài)管理,從而進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

        3.2 加強(qiáng)培訓(xùn),提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

        檔案管理工作的開(kāi)展需要有與之相適應(yīng)的管理人員,因此,企業(yè)對(duì)已有的人事檔案管理工作者首先要進(jìn)行重新篩選,選出一批能堅(jiān)持原則、責(zé)任心強(qiáng)的隊(duì)伍,其次要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。如對(duì)《檔案法》等的相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具運(yùn)用知識(shí)的培訓(xùn),使其具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì),能運(yùn)用現(xiàn)代化手段使人事檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化。同時(shí),也要不同程度地配備一些相關(guān)的專業(yè)人才,逐步建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。

        3.3 完善制度,增強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性

        在信息化快速發(fā)展的今天,一些企業(yè)的檔案管理方式也發(fā)生了變化,這就要求管理制度也要相對(duì)完善。有了完善的制度,檔案管理工作才能有據(jù)可依,有章可循。如人事檔案的材料內(nèi)容和分類、收集與鑒別、排序和編目及其裝訂、保存等都要進(jìn)行明確的規(guī)定,讓檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。

        3.4 更新設(shè)備,促進(jìn)人事檔案管理的信息化

        在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下,為了使企業(yè)的檔案管理工作更好的進(jìn)行,配備先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)成為必然。比如,利用掃描儀使電子檔案代替紙質(zhì)檔案,以提高人事檔案的利用效率;利用攝像頭等監(jiān)控設(shè)備,以保證紙質(zhì)檔案的安全管理;利用專業(yè)管理軟件,以提升檔案管理的信息化建設(shè)。目前,企業(yè)大都進(jìn)入了無(wú)紙化辦公,先進(jìn)設(shè)備的配備使人事檔案的管理更趨向信息化和數(shù)字化,方便了調(diào)閱和查詢,提高使用率。

        4 結(jié)語(yǔ)

        隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇,HR已成為企業(yè)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力,越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始正視人事檔案管理工作的重要性,逐步向其傾斜更多的資源。因此,創(chuàng)新工作思路,優(yōu)化資源配置,提高工作質(zhì)量,管好、用好人事檔案,更好地服務(wù)于企業(yè)。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]王博藝.創(chuàng)造力導(dǎo)向的人力資源管理研究[M].上海:上海交通大學(xué)出版社,2015.12.

        [3]國(guó)網(wǎng)山東省電力公司人事董事編委會(huì).人事檔案管理實(shí)務(wù)[M].中國(guó)電力出版社出版時(shí)間,2017.08.

        [4]李秀云,李莉,段慧.淺談檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動(dòng)化的管理對(duì)策[J].中外醫(yī)學(xué)研究,2014(10).

        [5]馬茂盛教育改革背景下的檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].黑河學(xué)刊,2016(09).

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