囤昌華

摘 要：文章說明了知識管理和檔案管理的共性，分析傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式中存在的主要問題，之后探討在知識管理背景下，如何進(jìn)行企業(yè)檔案管理，構(gòu)建新的檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：檔案管理;知識管理

1 引言

新時期，信息技術(shù)的應(yīng)用十分廣泛，信息資源成為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略性資源之一。檔案管理作為企業(yè)發(fā)展和運(yùn)營的重要工作內(nèi)容，在企業(yè)發(fā)展日新月異的情況下，也需要及時轉(zhuǎn)變管理理念和方法，才能跟得上企業(yè)發(fā)展的步伐。在檔案管理中，主要是對企業(yè)知識、資源和信息等的管理。在新的經(jīng)濟(jì)形勢下，為了保證企業(yè)的競爭地位，需要在檔案管理中引進(jìn)知識管理理念。知識管理是最新的管理理念，具體來說是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動，其與檔案管理相比，有一定的共性。在知識管理理念下開展的檔案管理，可以更好地發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢和作用，為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

2 知識管理與檔案管理的共性

知識管理是最新的管理思想與方法，融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念等內(nèi)容，是企業(yè)管理的一部分。對比知識管理和檔案管理，兩者的共性主要有四點：一是對象重疊，檔案管理是針對文件、檔案等書面或電子形式資料進(jìn)行的管理，知識管理是對知識與信息進(jìn)行的管理，其中文件與資料屬于知識的范疇。所以兩者在管理對象上存在一定重疊。二是目的相同，檔案管理是推動企業(yè)檔案信息實現(xiàn)共享，為服務(wù)對象提供更全面的信息查詢和使用服務(wù);知識管理是促使知識信息的價值得以實現(xiàn)，提高服務(wù)對象的能力。所以兩者都是給服務(wù)對象提供知識或檔案的服務(wù)類型，為了滿足服務(wù)對象對于知識與檔案的使用需求。三是流程相似，檔案管理包括檔案資料的收集、整理、歸檔、監(jiān)督、一體化管理等;知識管理包括知識的積累、匯合、整合、評價、傳輸?shù)?。兩者的管理流程十分相似。四是手段類似，在目前來說，兩者采取的管理方法基本都是信息化管理，借助信息技術(shù)和系統(tǒng)軟件等，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行智能化管理。

3 傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式中存在的主要問題

3.1 對其重要性認(rèn)識不足

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員不重視檔案管理工作的開展，對其重要性認(rèn)識不足。企業(yè)更重視業(yè)務(wù)工作的開展，忽視了對業(yè)務(wù)相關(guān)檔案資料的歸檔和管理，導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)活動的資料出現(xiàn)遺失;檔案管理人員在進(jìn)行管理時不夠仔細(xì)，敷衍了事，態(tài)度不認(rèn)真，影響資料歸檔和工作開展，而且也影響檔案收錄信息的真實性和完整性，存在很多錯漏;在互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，企業(yè)多是普及使用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，但是基礎(chǔ)設(shè)施配備不足，檔案管理人員的信息化水平不高，不注意進(jìn)行提升，影響信息化建設(shè)水平。

3.2 管理制度不規(guī)范

我國一直堅持推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作，建立了相應(yīng)的管理制度和辦法，但因為企業(yè)檔案管理工作涉及的內(nèi)容豐富，涉及面廣泛，政策性較強(qiáng)，變動較高，標(biāo)準(zhǔn)要求也較高，因此現(xiàn)有的管理制度和管理程序不太適合。特別是因為企業(yè)體制改革等事項的出現(xiàn)，使得檔案管理目前正處于新舊管理制度的交替時期，管理模式表現(xiàn)出舊制度的突破以及新制度的不足，所以導(dǎo)致整個檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化不足，在檔案資料的歸檔、分類管理以及保存等都存在一定不足。

3.3 檔案管理人員能力不足

企業(yè)檔案管理人員的能力不足，當(dāng)前企業(yè)招聘管理人員時對其專業(yè)性要求不高，很多時候都是關(guān)注表面工作，走后門現(xiàn)象非常普遍，所以真正有能力的檔案人員無法凸顯出來。很多檔案管理人員對自身的工作沒有責(zé)任心，法律意識不強(qiáng)，態(tài)度不認(rèn)真，積極性較差，甚至可能出現(xiàn)違法亂紀(jì)行為，影響工作開展。部分檔案管理人員未經(jīng)考核直接上崗，無法適應(yīng)崗位要求，也影響檔案管理工作的實效性。

4 知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式構(gòu)建策略

知識管理是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動。在新時期，隨著時代的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭越來越依賴于技術(shù)層面的競爭，因此企業(yè)所擁有的知識的力量對于占據(jù)良好的市場競爭地位有積極意義。但是如何借助知識管理為企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢，保證企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，是企業(yè)管理中遇到的挑戰(zhàn)。

4.1 創(chuàng)新管理理念

時代的發(fā)展使得信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用十分普遍，而檔案管理作為一項復(fù)雜的工作，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)可以提高管理效率。在市場競爭越來越激烈的背景下，檔案信息資源的獲取和價值挖掘?qū)τ谄髽I(yè)發(fā)展十分重要，這不僅是記錄企業(yè)發(fā)展歷程的資料，也是推動企業(yè)信息化建設(shè)的重要途徑。因此企業(yè)需要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式和方法，重視檔案管理工作。

4.2 完善信息化管理手段

在互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)檔案中的電子文件越來越多，使用傳統(tǒng)的管理模式無法統(tǒng)一管理，所以企業(yè)要認(rèn)識到信息化建設(shè)對于檔案管理的意義，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，實現(xiàn)信息化檔案管理。檔案管理人員要有能力借助信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的詳細(xì)分類、歸納和整理，并借助軟件進(jìn)行深入分析，分析檔案內(nèi)容的實際價值，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行管理;將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)整體信息化建設(shè)的框架中，配合企業(yè)信息化建設(shè)工作的開展，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，提供對檔案信息的實時更新、錄入、查詢等服務(wù)。另外要重視檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全水平，尤其是企業(yè)的電子檔案資料數(shù)目龐大，對于安全保存和保密有更高要求，需要重視網(wǎng)絡(luò)防護(hù)手段的提升。

4.3 建立科學(xué)檔案管理制度

在知識管理背景下，企業(yè)進(jìn)行檔案管理還需要建立科學(xué)的管理制度。企業(yè)要按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，針對知識管理的特點，建立科學(xué)的檔案歸類、整理、保存和利用程序和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)規(guī)范化管理，保證檔案資料完整、及時收集;建立崗位責(zé)任制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，對檔案資料和相應(yīng)活動內(nèi)容進(jìn)行查對，出現(xiàn)偽造、遺失等情況時要及時追究相關(guān)人責(zé)任。

5 結(jié)語

檔案管理是企業(yè)信息資源管理的重點內(nèi)容，在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略中發(fā)揮著重要作用。而知識管理是最新的管理理念，并與檔案管理表現(xiàn)出一定的共性。在知識管理背景下，企業(yè)需要創(chuàng)新管理理念，實施信息化管理，建立科學(xué)的檔案管理制度，提升檔案管理的水平和效率，從而為企業(yè)發(fā)展和決策提供合理依據(jù)，推動企業(yè)的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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