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        高校檔案管理工作的新媒體創(chuàng)新分析

        2020-03-23 06:11:15郭俊霞
        卷宗 2020年1期
        關(guān)鍵詞:高校檔案管理策略

        郭俊霞

        摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的全面到來,新媒體技術(shù)獲得了迅猛的進(jìn)步,目前人們獲取信息的關(guān)鍵途徑便是新媒體平臺,在高校檔案管理工作中新媒體技術(shù)的有效應(yīng)用,極大地提升了檔案管理工作的效率和檔案管理工作質(zhì)量。本文主要針對高校檔案管理工作中新媒體的創(chuàng)新策略以及創(chuàng)新方案進(jìn)行探究,希望能夠促進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)一步提升。

        關(guān)鍵詞:高校檔案管理;新媒體創(chuàng)新;策略

        1 前言

        在新媒體背景下,社會加強(qiáng)了對大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算的關(guān)注程度,通過大計(jì)算技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行信息的整理分析和處理,能夠最大程度地體現(xiàn)數(shù)據(jù)的價(jià)值,更好地利用數(shù)據(jù)和存儲數(shù)據(jù)。高校檔案管理服務(wù)本質(zhì)上是對信息的管理服務(wù),應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)以及新媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)資源的信息化,建立起數(shù)據(jù)共享平臺,能夠更好地進(jìn)行檔案信息的管理及優(yōu)化。因此,需要加強(qiáng)對高校檔案管理工作中新媒體技術(shù)創(chuàng)新的重視,明確新媒體平臺所提供給高校檔案管理的新的路徑進(jìn)行的方法,促進(jìn)我國高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

        2 新媒體給高校檔案管理工作帶來的影響

        2.1 改變了高校檔案管理的目標(biāo)和載體

        在信息時(shí)代到來之前,以往的檔案管理的載體是存放在檔案管理的各種實(shí)體的資料以及實(shí)體的檔案,新媒體時(shí)代的到來使得高校檔案管理可以進(jìn)行數(shù)字化存儲和信息化存儲,通過數(shù)字化技術(shù)將信息整合和壓縮之后,使得信息的檢索、存儲以及傳播能夠更加廣泛和便捷,極大地拓寬了信息的傳播渠道,可以為廣大的師生群眾提供更加豐富以及高質(zhì)量的信息內(nèi)容。在新媒體背景下,高校檔案管理工作可以進(jìn)一步地利用信息和挖掘信息,充分利用新媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)共享技術(shù),實(shí)現(xiàn)區(qū)域高校之間的信息交流,加強(qiáng)信息的共享以及信息的合作,利用網(wǎng)絡(luò)交互功能連接不同院校之間的數(shù)據(jù)庫資源使得高校之間的合作和競爭能夠更加的深化和廣泛,極大地提高了信息資源的利用效率和利用質(zhì)量[1]。在以往的高校檔案管理過程中,主要以信息管理為目的,新媒體的發(fā)展加大管理工作轉(zhuǎn)變,需要專門的人員對管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和創(chuàng)新,并提供與現(xiàn)實(shí)需求相匹配的服務(wù),要求相關(guān)工作人員能夠全面掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的技術(shù),充分利用新媒體的信息化、電子化以及共享化,建立系統(tǒng)全面的檔案信息服務(wù)平臺,增強(qiáng)用戶、管理者以及檔案信息之間的互動(dòng)和交流,全面發(fā)揮檔案信息的作用和價(jià)值,激發(fā)工作人員的創(chuàng)造性和主觀能動(dòng)性。這在一定程度上也給高校檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn),需要高校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案管理工作對媒體創(chuàng)新的重要意義和價(jià)值,加強(qiáng)資金以及人員方面的支持,促進(jìn)高校檔案管理工作新媒體創(chuàng)新的順利開展[2]。

        2.2 新媒體創(chuàng)新對原有的工作方式和宣傳工作的影響

        隨著時(shí)代的不斷發(fā)展,檔案管理工作的方式也逐漸增加,但是從現(xiàn)實(shí)情況來看,很多高校檔案管理工作仍然延續(xù)著以往手工管理為主的方法,不僅需要消耗大量的人力資源和物力資源,而且在管理過程中容易出現(xiàn)偏差,影響檔案管理質(zhì)量和檔案管理效率。新媒體具有高效性和便捷性的特點(diǎn),在高校檔案管理過程中的應(yīng)用可以有效解決以往管理方式在資源方面的浪費(fèi),而且還可以全面提升檔案資源信息利用的效率,提高檔案資源信息管理質(zhì)量和應(yīng)用效果。其次,從宣傳方式上來看,很多高校沿用以往的傳媒方式,無法獲得更多人的關(guān)注。檔案管理生產(chǎn)工作在新媒體背景下,需要更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求,滿足當(dāng)前人們獲取檔案信息資源途徑多樣化的需求,進(jìn)一步提高檔案信息資源的流動(dòng)能力,加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳,提高人們對檔案管理工作的關(guān)注度,使得檔案管理的傳播更加系統(tǒng)和規(guī)范[3]。

        2.3 高校檔案管理工作新媒體創(chuàng)新的要求

        高校檔案管理工作新媒體創(chuàng)的信息化建設(shè)離不開軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)的支持,硬件系統(tǒng)主要包括檔案管理工作所需要的各種存儲設(shè)備以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng),主要目的是做好電子文件以及計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備的安全維護(hù)和數(shù)據(jù)備份管理。軟件設(shè)施主要包括各種各樣的具有創(chuàng)新功能,操作容易以及維護(hù)簡便的管理軟件,通過合理全面的應(yīng)用軟硬件設(shè)置,可以促進(jìn)高校檔案管理工作的順利穩(wěn)定開展。其次,在進(jìn)行高校檔案管理資料收集的過程中,需要以規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)明確數(shù)據(jù)格式,科學(xué)的整理各種各樣的電子文件資源,可以設(shè)置檔案管理信息中心系統(tǒng)作為存儲、收發(fā)以及整理電子文件的中轉(zhuǎn)站,提高信息收集的效率及保管的質(zhì)量。另外,還需要結(jié)合新媒體背景下檔案信息資源管理的需求,做好檔案管理系統(tǒng)的安全保密工作。對于具有一定密集的資料,保證檔案資料的真實(shí)完整和可靠性[4]。同時(shí),又要使得電子檔案數(shù)據(jù)庫處于可靠安全的狀態(tài),對于這些有一定密級的電子檔案的訪問,必須要經(jīng)過相應(yīng)授權(quán)后才可以執(zhí)行。

        3 高校檔案管理工作的新媒體創(chuàng)新策略

        3.1 促進(jìn)高校檔案管理工作的智能化和自動(dòng)化

        從當(dāng)前高校檔案管理工作新媒體創(chuàng)新的實(shí)際情況來看,很多高校檔案管理工作仍然沒有充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),通常采取手工操作的方式進(jìn)行檔案信息的輸入、開發(fā)以及存儲。手工操作的方法容易出錯(cuò),而且效率低下,因此,必須要進(jìn)一步提高檔案管理工作的智能化和信息化,充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行高校檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新,改進(jìn)高校檔案管理流程,開發(fā)專門的輸入工具。使得代碼轉(zhuǎn)換規(guī)則、代碼符號以及輸入格式能夠更加的統(tǒng)一和系統(tǒng),從而可以使得大信息的輸入更加快捷便利,滿足檔案管理后期使用需求的要求。

        3.2 充分挖掘新媒體的優(yōu)勢

        傳統(tǒng)的媒體方式都是不具備主動(dòng)性的被動(dòng)公開的,新媒體彌補(bǔ)了傳統(tǒng)媒體方式的缺陷。高校在檔案管理工作新媒體的創(chuàng)新的過程中,需要加強(qiáng)對檔案鑒定工作的重視程度,對外開放不具備保密價(jià)值的檔案,新媒體可以將檔案工作社會熱點(diǎn)以及工作要點(diǎn)充分結(jié)合起來,提高公眾對于檔案管理工作的關(guān)注程度。將新媒體創(chuàng)新方式融入檔案管理工作過程中,能夠使得人們獲得更多的檔案資源,有利于更好地順應(yīng)時(shí)代的潮流,方便檔案信息被人們所利用,滿足社會需求。

        3.3 建立起檔案數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)平臺

        高校檔案管理部門需要結(jié)合自身的檔案管理類型和檔案管理需求,將檔案資源分為黨政管理檔案、科研檔案、基建檔案、教學(xué)設(shè)備檔案、學(xué)籍檔案以及人力資源管理檔案等幾種類型,并結(jié)合檔案分類情況,建立起系統(tǒng)的檔案資料數(shù)據(jù)庫。同時(shí),還需要根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫要求建設(shè)共享網(wǎng)絡(luò)平臺。通過網(wǎng)絡(luò)平臺、社會機(jī)構(gòu)或者高校內(nèi)部都可以通過相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行檔案資料的查閱,提高檔案資料的使用效率和使用質(zhì)量。另外,還需要加強(qiáng)對高校檔案管理工作人員能專業(yè)技能的培訓(xùn),重點(diǎn)針對檔案管理軟件的使用、檔案管理理論以及管理資料的維護(hù)等相關(guān)層面對工作人員進(jìn)行教育和培訓(xùn),使得整體高校檔案管理水平能夠獲得有效提升。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,高校檔案管理工作的新媒體創(chuàng)新已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作的重要趨勢,對于高校檔案資源的進(jìn)一步利用以及高校檔案信息存在價(jià)值的挖掘具有至關(guān)重要的作用。因此,需要加強(qiáng)對高校檔案管理工作新媒體創(chuàng)新工作的分析,明確新媒體創(chuàng)新的相關(guān)策略以及在新媒體背景高校檔案管理工作的開展要求。加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè),拓寬信息傳播渠道,提高高校內(nèi)部的綜合競爭力。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王耀彬.探討新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(23):121.

        [2]吳錫.新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對策略[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2018(11):136.

        [3]譚偉貞,邱圣暉,曾智華.新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對策略[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào),2016(3):122-125.

        [4]王延勇.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作現(xiàn)狀及對策[J].云南檔案,2018(3):57-58.

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