王嘉琪

人事檔案是人力資源管理的重要資料，人事檔案管理是交通運(yùn)輸部門管理的重要內(nèi)容，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，人事檔案管理模式也發(fā)生了較大的改變，信息化檔案管理取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。文章主要以交通運(yùn)輸部門為例，分析人事檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用價(jià)值。

人事檔案管理涉及范圍廣，是用人單位員工錄用、調(diào)動(dòng)等工作的重要依據(jù)，因此具有復(fù)雜性的特點(diǎn)，尤其是交通運(yùn)輸部門。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，隨著信息技術(shù)的推廣，人事檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要，對(duì)于提高人事檔案管理效率具有重要作用。

一、交通運(yùn)輸部門人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案包括了人的學(xué)歷證明、獎(jiǎng)罰記錄等多種相關(guān)資料，在管理過程中以確保檔案治療的安全性與保密性為主要任務(wù)。交通運(yùn)輸部門人員結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，因此在人事檔案管理中要想做到準(zhǔn)確分類、及時(shí)錄入具有一定的難度。領(lǐng)導(dǎo)要想了解員工最快捷、客觀的方式是查閱員工的檔案，根據(jù)檔案資料為員工安排合適的崗位與工作，提高單位工作效率的同時(shí)能夠更好的實(shí)現(xiàn)人才價(jià)值。在社會(huì)快速發(fā)展的過程中，各部門都需要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展所做出的改變，但是很多部門的人事檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，沒有積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力、效率低下，同時(shí)沒有深入挖掘檔案信息的深層價(jià)值。而人事檔案管理信息化建設(shè)，不但能夠解決上述問題，同時(shí)能夠提高團(tuán)隊(duì)的工作效率，因此需要重視人事檔案管理信息化建設(shè)。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

（一）檔案查找方便

人事檔案可以通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片格式并上傳至數(shù)據(jù)庫，然后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，可以對(duì)發(fā)黃、受潮而模糊的檔案文件進(jìn)行糾偏處理，從而更新檔案治療。然后對(duì)單位人員的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一錄入，之后由相關(guān)人員進(jìn)行校對(duì)，在確認(rèn)無遺漏或不準(zhǔn)確信息之后轉(zhuǎn)化為PDF格式，之后檢查文件數(shù)目，確認(rèn)無誤之后可以錄入單位人事檔案管理軟件。在需要查閱或打印檔案室只需要根據(jù)姓名或年份進(jìn)行查找，較為便捷，個(gè)別需要調(diào)動(dòng)的檔案可以直接通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行處理。

（二）資源共享

信息技術(shù)的應(yīng)用使得人事檔案管理更加簡(jiǎn)單，各種計(jì)劃報(bào)表可以直接利用軟件自帶的統(tǒng)計(jì)功能實(shí)現(xiàn)，傳統(tǒng)人事檔案管理模式則需要工作人員自行統(tǒng)計(jì)，不但工作量大且耗時(shí)長。而利用信息化的管理系統(tǒng)，則能夠簡(jiǎn)化這一工作。同時(shí)單位人員可以利用局域內(nèi)外查找相關(guān)治療，避免人工查找造成的問題。

（三）檔案的快速檢索

檔案信息檢索一直是檔案管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)管理方式在尋找檔案時(shí)不僅費(fèi)力且效率低下。而利用信息管理軟件進(jìn)行檢索，不但能夠準(zhǔn)確查找檔案，同時(shí)能夠根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行定位，對(duì)一類檔案或多個(gè)數(shù)據(jù)庫檔案進(jìn)行查找，從而更加快捷的找到自己想要的檔案，且具有較高的應(yīng)用價(jià)值。

三、推動(dòng)交通運(yùn)輸部門人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）完善管理制度

在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要制定完善的管理方案。要想確保各方面工作的有序開展，首先需要制定一個(gè)明確的管理制度，從而為管理工作實(shí)施提供相關(guān)依據(jù)。規(guī)章制度是確保一個(gè)工作合理、有序開展的重要前提，同時(shí)也是評(píng)價(jià)工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。交通運(yùn)輸部門需要對(duì)人事檔案管理制定明確的管理規(guī)范并進(jìn)行嚴(yán)格的控制，包括《收集整理制度》、《安全保密制度》、《調(diào)用轉(zhuǎn)遞制度》等相關(guān)規(guī)定，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性，確保檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。

（二）重視專業(yè)人才的培養(yǎng)

人事檔案管理信息化發(fā)展過程中，不僅僅需要信息技術(shù)的支持，更需要掌握信息技術(shù)操作技巧的工作人員來實(shí)現(xiàn)。同時(shí)人事檔案管理的重要性決定了該工作對(duì)于其實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范具有明確的要求，需要確保各方面的標(biāo)準(zhǔn)化。工作流程、采集方法、管理平臺(tái)以及平臺(tái)維護(hù)等工作都需要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。若管理人員只具備檔案管理能力，不具備操作能力，那么難以實(shí)現(xiàn)信息化管理。因此，部門需要重視專業(yè)管理人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)具備信息化檔案管理知識(shí)的人才。同時(shí)由于人事檔案管理的特殊性，在人才培養(yǎng)中還要重視思想作風(fēng)的培養(yǎng)，只有掌握較高的思想道德覺悟，才能夠確保其全心全意投入工作，避免檔案信息泄露的情況發(fā)生。

四、結(jié)語

人事檔案管理是人力資源管理的重要內(nèi)容，信息化人事檔案管理建設(shè)對(duì)于提高其工作效率具有積極影響，因此在實(shí)際人事檔案管理工作中，需要不斷完善人事檔案管理制度，同時(shí)要培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，從而提高人事檔案管理效率，推動(dòng)人力資源管理的現(xiàn)代化發(fā)展，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。（作者單位：山西交通控股集團(tuán)有限公司大同南高速公路分公司）