劉素云

摘 要：事業(yè)單位檔案管理的信息化與數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)代背景之下，全方位提升單位辦事效率的有效舉措之一。檔案管理的數(shù)字化能夠有效促進(jìn)單位與社會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行合理化利用，進(jìn)而促進(jìn)單位管理能力的提升。本文主要對(duì)檔案數(shù)字化的重要影響進(jìn)行探討，并提出現(xiàn)實(shí)存在問(wèn)題的可行性對(duì)策，希望可以給廣大事業(yè)單位提供有效的檔案管理思路借鑒，以促進(jìn)新時(shí)代事業(yè)單位的自身發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案數(shù)字化;管理;建設(shè)

影響事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理建設(shè)的原因是多方面的，而經(jīng)過(guò)對(duì)比分析之后我們發(fā)現(xiàn)存在于多個(gè)事業(yè)單位的共性原因有以下幾點(diǎn)：檔案管理制度不健全，資金設(shè)備技術(shù)等有所欠缺，工作人員檔案管理專業(yè)素質(zhì)較差。這些原因在各個(gè)上市單位當(dāng)中普遍存在，對(duì)于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)有著十分巨大的阻礙作用，因此想要建設(shè)數(shù)字化檔案首先就需要解決這幾大問(wèn)題。

1 數(shù)字化檔案建設(shè)的必要性

1）符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位與一般企業(yè)單位不同，它除了作為經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)當(dāng)中的一個(gè)主體之外，還在社會(huì)當(dāng)中履行一定的特殊職能，并且與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)建設(shè)息息相關(guān)。事業(yè)單位的信息化水平提高能夠有效提升該單位的辦事效率，從而提升事業(yè)單位對(duì)于社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的貢獻(xiàn)度，并最終方便人民，提高整體生活條件?；诖耍ㄔO(shè)數(shù)字化的檔案是事業(yè)單位對(duì)經(jīng)濟(jì)、對(duì)社會(huì)、對(duì)人民負(fù)責(zé)的要求，也是符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)和人民期望的事情。有效率的檔案管理能夠促使事業(yè)單位為社會(huì)各界提供更好的職能服務(wù)，在提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率的同時(shí)又能夠減少本單位人員的工作壓力，具有較大的社會(huì)效益。

2）提升管理水平的需求?，F(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)發(fā)展給事業(yè)單位檔案數(shù)字化提供了可能性，在外界諸多單位都開(kāi)始采用深入的信息化數(shù)字化檔案管理情況下，事業(yè)單位需要有跟得上時(shí)代的精神，不能作為時(shí)代浪潮下的被迫前行者，而應(yīng)該成為主動(dòng)出擊者。建立數(shù)字化信息檔案管理首要的任務(wù)是建立一個(gè)溝通群眾和事業(yè)單位群的信息化平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)為民眾服務(wù)、與各個(gè)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，這樣的整合一方面方便了群眾，另一方面也使得事業(yè)單位群在平臺(tái)作用下進(jìn)行信息整合，迅速發(fā)現(xiàn)服務(wù)灰色地帶，擴(kuò)大服務(wù)范圍，改善服務(wù)質(zhì)量。

3）檔案管理效率提升的需求。檔案管理數(shù)字化的最直接影響是對(duì)于管理檔案的工作人員來(lái)說(shuō)能夠用更少的精力做更多、質(zhì)量更好的工作。計(jì)算機(jī)的高效運(yùn)算和數(shù)據(jù)處理能力是人力遠(yuǎn)不能及的，除此之外計(jì)算機(jī)的運(yùn)算也能夠避免人為工作當(dāng)中的主觀性失誤，并且?guī)?lái)額外的查閱功能，綜合來(lái)說(shuō)降低原有的檔案管理工作成本，提升整體檔案管理效益。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題

檔案管理的數(shù)字化是指通過(guò)技術(shù)手段，例如紙張掃描、電子檔案存儲(chǔ)、檢索功能完善等達(dá)到無(wú)紙化管理檔案的目的。事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化之后能夠進(jìn)行高效的調(diào)用，但是就現(xiàn)在的情況看來(lái)建設(shè)過(guò)程當(dāng)中還存在著比較突出的幾項(xiàng)問(wèn)題。

1）資金、設(shè)備、技術(shù)有所欠缺。資金、設(shè)備是進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，而技術(shù)則是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要手段。當(dāng)這三個(gè)基礎(chǔ)性建設(shè)要素欠缺時(shí)，檔案的數(shù)字化建設(shè)將無(wú)法實(shí)現(xiàn)。部分事業(yè)單位的管理層人員對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)管理不夠重視，不能給予該項(xiàng)工作足夠的支持，具體表現(xiàn)為沒(méi)有充足的建設(shè)資金投入、未采用適合數(shù)字化檔案管理工作的設(shè)備，對(duì)于具有相關(guān)技術(shù)的工作人員不夠重視，導(dǎo)致在數(shù)字化檔案建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中困難重重。

2）檔案管理制度不夠完善。制度的建設(shè)是一項(xiàng)工作開(kāi)展的綱領(lǐng)性基礎(chǔ)，相關(guān)制度的缺失是最關(guān)鍵的影響因素，沒(méi)有制度為前提，檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作就無(wú)法展開(kāi)。事業(yè)單位所制定的檔案管理制度一般而言是針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行的，要想進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)則必須在原有基礎(chǔ)上繼續(xù)完善建設(shè)檔案建設(shè)數(shù)字化的相關(guān)制度，明確檔案管理當(dāng)中的每一步人員職責(zé)和權(quán)利。在當(dāng)前已有的制度之下，人員分工不明導(dǎo)致嚴(yán)重的工作懈怠、工作流程不清導(dǎo)致責(zé)任相互推諉、新技術(shù)的使用得不到制度層面的支持導(dǎo)致該項(xiàng)工作永遠(yuǎn)只能停留在表面。

3）相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)需要提高。目前事業(yè)單位從事檔案管理的人員大部分是按照傳統(tǒng)的方法進(jìn)行檔案管理，即使仍舊需要技巧和專業(yè)知識(shí)，但是不能很好地與數(shù)字化檔案建設(shè)相契合。事業(yè)單位的檔案管理工作者是最后一項(xiàng)數(shù)字化建設(shè)工作的首要支持著和發(fā)動(dòng)者，因此工作人員首先需要學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理建設(shè)的相關(guān)技能。另外在已有的工作人員隊(duì)伍中，存在著一批不思進(jìn)取、不愿改變現(xiàn)狀的人，需要對(duì)這些人進(jìn)行思想上的教育，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新思想和責(zé)任態(tài)度，同時(shí)隊(duì)伍里也應(yīng)當(dāng)注入新鮮血液。

3 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)對(duì)方法

在我們步入一個(gè)以大數(shù)據(jù)和數(shù)字化、信息化技術(shù)為主進(jìn)行科技創(chuàng)新的新時(shí)代，檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在這樣的大背景之下，一味遵循傳統(tǒng)的事業(yè)單位只會(huì)在新時(shí)代的浪潮之中不斷被裹挾前行，而不能找到自身適合的發(fā)展方式，在時(shí)代不斷發(fā)展的過(guò)程中取得有效利用發(fā)展成果，成為更加有效率、更加現(xiàn)代化的事業(yè)單位。為了避免上述情況發(fā)生，需要對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行有計(jì)劃的數(shù)字化開(kāi)發(fā)建設(shè)，提高檔案的利用率，強(qiáng)化事業(yè)單位的服務(wù)能力。

1）完善事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度。制度建設(shè)是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，想要切實(shí)地進(jìn)行該項(xiàng)工作，首要條件是完善好相關(guān)制度。作為事業(yè)單位的管理層人員，應(yīng)當(dāng)具有前瞻性的眼光，即時(shí)轉(zhuǎn)變自身思想認(rèn)識(shí)，給予檔案數(shù)字化高度重視，對(duì)于建設(shè)當(dāng)中所需的資金、設(shè)備、人員等給予高度關(guān)注，保證建設(shè)過(guò)程中不出現(xiàn)資源缺失導(dǎo)致的停擺問(wèn)題。另外在制度完善過(guò)程中還應(yīng)當(dāng)明確數(shù)字化的檔案管理流程和職責(zé)，從制度層面給予數(shù)字化檔案建設(shè)指導(dǎo)性意見(jiàn)。

2）積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)工作的每一步都需要現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持，在我國(guó)信息化技術(shù)發(fā)展成果頗豐的基礎(chǔ)之上，事業(yè)單位可以利用信息化發(fā)展成果，幫助本單位進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。需要注意的是，事業(yè)單位的檔案管理需要更高的保密性和信息安全性，因此在應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行工作建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)密切結(jié)合本單位的檔案特征建立管理信息系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)化建設(shè)保障信息安全與信息共享的功能。

3）人才培養(yǎng)。事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)嶄新的工作，要求原有人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的重新學(xué)習(xí)，出需要對(duì)本職工作的相關(guān)知識(shí)深入掌握之外，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有所了解，保證在日常工作當(dāng)中能夠熟練操作、進(jìn)行簡(jiǎn)單的故障修復(fù)。人員的信息安全教育與工作責(zé)任感教育也十分重要，對(duì)于相對(duì)容易泄露的電子化信息，需要有高度安全意識(shí)與高度職業(yè)道德的人進(jìn)行管理。

4 總結(jié)

事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)勢(shì)在必行的工作，這項(xiàng)工作是在現(xiàn)代化背景下提升事業(yè)單位服務(wù)效率，擴(kuò)大社會(huì)效益的重要工作。建設(shè)數(shù)字化檔案需要制度層面的不斷完善、物質(zhì)層面的支持以及人才和技術(shù)層面的建設(shè)。落實(shí)相關(guān)解決措施，必然能夠?qū)n案數(shù)字化管理有重要的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王玲玲.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：74-75.

[2]馮麗博.數(shù)字化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作優(yōu)化[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015，14（05）：225-226.

[3]尤麗.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014（06）：63-65.

[4]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.